Gérer vos fichiers avec succès dans WordPress à l'aide d'un système de gestion de documents : Guide complet (2022)

En tant que système de gestion de contenu (CMS), WordPress est supérieur à presque toutes les autres solutions du marché, comme le montrent les chiffres. Cependant, il n'est pas parfait dans toutes les situations. Par exemple, WordPress en tant que système de gestion de documents (DMS) est sans doute décevant. À ce titre, il est important de vous poser une question : votre façon actuelle d'organiser les fichiers est-elle la plus efficace et la plus logique pour vos besoins ?

Malgré certains des inconvénients, WordPress peut être livré en tant que DMS, car il présente un certain nombre d'avantages. Par exemple, il centralise vos fichiers, vous pouvez les taguer et les catégoriser, et les retrouver sans transpirer. C'est la raison pour laquelle les entreprises de commerce électronique telles que les e-libraires utilisent WordPress. Cette industrie repose sur l'organisation et la gestion des fichiers, et une erreur dans le système coûte du temps, de l'argent et des clients.

Dans ce didacticiel, nous allons vous montrer comment créer un système de gestion de documents dans WordPress en utilisant certains des meilleurs outils disponibles. Nous proposerons une approche étape par étape plus tard, mais d'abord, discutons d'une méthode manuelle.

Comment utiliser WordPress comme système de gestion de documents (manuellement)

Compte tenu de la flexibilité et des options de personnalisation de la plateforme, il est possible de créer un système de gestion de documents WordPress manuel. En théorie, cela prend quelques étapes. Tout d'abord, vous voudrez créer une page dédiée sur votre site pour héberger les liens de téléchargement.

Vous aurez également besoin d'un moyen de télécharger et de télécharger des documents à partir de votre site. Dans certains cas, vous pouvez utiliser le protocole SFTP (Secure File Transfer Protocol) :

Cependant, ce n'est pas axé sur l'utilisateur. Au lieu de cela, vous pouvez opter pour un formulaire HTML :

Cela fournit une belle interface mais ne vous aide pas à gérer les fichiers sur votre système. Tout comme vous le feriez sur votre propre ordinateur, vous devrez également réfléchir à la meilleure façon d'organiser les fichiers de votre serveur. Une approche typique consiste à nommer, classer et classer les fichiers par date. Par exemple, vous pouvez opter pour un format tel que :

nom-du-document-AAAA-MM-JJ

Cependant, cet ordre peut être tout ce que vous reconnaissez. WordPress utilise un système basé sur des dossiers divisés en différentes périodes :

Le but est de s'en tenir au système que vous mettez en place comme si tout écart n'était pas négociable. Si vous faites cela, le système lui-même n'a pas d'importance - c'est la cohérence.

Pour afficher la liste des téléchargements, vous souhaiterez créer une page pour les contenir (l'extension Page Addon de Download Monitor peut vous aider). Cela inclura les téléchargements spécifiques, classés par date dans de nombreux cas. Votre thème et votre objectif choisis dicteront à quoi cela ressemblera. Bien entendu, les sites de commerce électronique fournissent souvent une liste de produits, tandis que d'autres sites peuvent transférer les liens dans une liste non ordonnée standard. Le choix ici vous appartient.

Dans l'ensemble, cela devient vite un bon système qui s'enlise dans la gestion manuelle et se limite aux applications que nous avons proposées. Au lieu de cela, il existe un meilleur moyen d'atteindre les objectifs ci-dessus et de bénéficier également de certains avantages supplémentaires.

Pourquoi devriez-vous utiliser un plugin WordPress au lieu de la méthode manuelle ?

Dans l'ensemble, une approche manuelle offre certains avantages : pour commencer, vous obtenez un contrôle total sur le processus et pouvez adapter et adapter la solution à vos propres besoins. Cependant, d'un autre côté, le temps et l'argent que vous dépensez pourraient éroder les avantages que vous tirez du processus.

Bien sûr, l'un des plus grands inconvénients de l'utilisation d'une approche manuelle est que vous avez besoin de connaissances techniques. Cela ne s'arrête pas à la construction du système de gestion de documents. Vous devrez également entretenir votre système.

Une solution comme celle-ci aura beaucoup de pièces mobiles. C'est bon en termes de convivialité, mais cela signifie qu'il y a beaucoup d'éléments qui pourraient échouer et se cascader les uns dans les autres. Dans l'ensemble, vous passerez probablement plus de temps et d'efforts à comprendre comment entretenir et réparer un système manuel qu'à l'utiliser.

En revanche, un plug-in de gestion de fichiers et de documents robuste peut offrir un certain nombre d'avantages substantiels :

• Vous pouvez définir des documents et fichiers individuels à télécharger et implémenter divers canaux d'accès, tels que le traitement des paiements.
• Par extension, vous pouvez également définir des autorisations avancées pour les fichiers, dossiers et documents. Cela vous permet de décider quels utilisateurs ont accès aux fichiers et de renforcer la sécurité globale de votre site.
• Combinés, ces deux avantages permettront aux membres de votre équipe de trouver plus facilement les documents dont ils ont besoin, avec moins de temps nécessaire pour les tâches administratives.
• En général, tout le monde peut mieux gérer les documents dans l'écran d'administration de WordPress, ce qui permettra d'économiser du temps et de l'argent à long terme.

En plus de ce qui précède, un système de gestion de documents de premier ordre peut vous aider à accomplir un certain nombre de tâches :

• Vous pouvez partager des téléchargements tels que des fichiers PDF avec les utilisateurs de manière simple, familière et accessible.
• Vous pourrez vendre des cours en ligne et des abonnements qui nécessitent des téléchargements ou d'autres accès aux fichiers par défaut.
• Vous aurez la possibilité de gérer des bibliothèques ou des documents et des fichiers multimédias plus volumineux, tels que des vidéos, des images et de l'audio. Pour une entreprise naissante, cela va être un bonus important.
• Un système de gestion de documents peut également vous permettre de partager sans erreur des documents importants avec les bons membres de l'équipe et de protéger vos données en fonction des droits d'accès que vous avez définis.

Un plugin de gestionnaire de fichiers WordPress sera le meilleur moyen de gérer et d'organiser vos fichiers, et en tant que tel, vous voudrez choisir la meilleure option pour vous. Ensuite, nous allons jeter un oeil à certains d'entre eux.

Certains des meilleurs plugins de gestion de documents disponibles

Dans cette section, nous allons examiner quelques plugins de gestion de documents différents. Il y en a plus que les trois ici, mais nous pensons que chacun des éléments ci-dessous apporte quelque chose à la table que vous devriez considérer.

Bien sûr, Download Monitor est le choix numéro un pour un système de gestion de documents WordPress :

Des entreprises telles que Patreon, Tripadvisor et American Express utilisent toutes le plugin pour gérer leur bibliothèque de documents. Cependant, vous pouvez faire plus que simplement gérer vos fichiers. Par exemple, vous pouvez présenter plusieurs versions d'un fichier dans différents formats, ainsi que des emplacements miroirs, afin que vos utilisateurs puissent accéder aux documents où qu'ils se trouvent dans le monde.

De plus, vous pouvez protéger ces fichiers, suivre l'utilisation et utiliser ces chiffres pour mieux servir les utilisateurs. Avec la possibilité d'afficher les numéros de téléchargement sur le front-end et d'enregistrer l'accès à vos documents, vous avez un plugin superstar en attente.

Une autre solution est WordPress Download Manager :

Comme Download Monitor, vous pouvez gérer vos téléchargements à partir du tableau de bord WordPress et protéger ces fichiers depuis la médiathèque. Il existe également un ensemble solide de fonctionnalités de sécurité pour vous aider à garder vos fichiers entre de bonnes mains.

Enfin, vous devriez également envisager Easy Digital Downloads :

Il s'agit d'une plate-forme de commerce électronique numérique populaire à part entière, mais fonctionne également comme un plugin de gestion de documents WordPress. Il existe des fonctionnalités similaires à Download Monitor, telles que le contrôle d'accès aux fichiers et les journaux avancés. Il prendra également en charge les plates-formes de stockage tierces, telles que Dropbox et Amazon S3, entre autres.

Comment utiliser Download Monitor pour gérer vos documents sur votre site WordPress

Ensuite, nous vous proposerons un aperçu approfondi de la façon de commencer avec Download Monitor. Vous aurez besoin d'un site WordPress avec une connexion Internet solide, mais à part cela, nous mentionnerons tout ce dont vous aurez besoin pour suivre les étapes ci-dessous.

1. Installez Download Monitor sur votre site

Tout d'abord, vous devrez installer la version gratuite de Download Monitor. Vous pouvez le faire à partir de votre tableau de bord WordPress, en particulier la page Plugins > Ajouter un nouveau , car il se connecte à WordPress.org. Ici, recherchez "Télécharger Monitor":

Ensuite, cliquez sur le bouton Installer maintenant et, lorsqu'il change, choisissez Activer . Lorsque WordPress termine l'installation, vous accédez à l'écran Plugins - vous remarquerez ici une bannière qui vous demande de terminer le processus d'installation.

Nous en reparlerons ensuite, mais nous reviendrons sur le processus d'installation plus tard.

2. Configurer le moniteur de téléchargement

Avant de chercher à utiliser Download Monitor, vous devrez créer des pages. Cependant, vous n'aurez peut-être pas besoin de tous les créer. Dans tous les cas, Download Monitor peut gérer cela pour vous.

Si vous avez cliqué sur le lien sur la page Plugins plus tôt, vous serez déjà sur le bon écran. Une fois que vous avez cliqué sur les trois boutons, Download Monitor créera les pages nécessaires.

Sinon, vous pouvez toujours créer les pages dans WordPress. Vous aurez besoin d'une page Pas d'accès à afficher pour les utilisateurs restreints, et éventuellement d'une page Panier et Paiement si vous vendez des téléchargements.

Notez qu'il existe également une page de paramètres complète ( Téléchargements> Paramètres ):

Cela vous permet d'ajuster le moniteur de téléchargement à vos besoins exacts. Par exemple, l'onglet Général vous permet de choisir un modèle pour vos boutons de téléchargement, et d'activer le mode Boutique . Cela vous permet de vendre vos téléchargements via le plugin.

L'onglet Avancé a un contrôle plus précis sur la configuration des pages requises, ainsi que la fonctionnalité de liste de blocage, la journalisation des activités, la génération de hachages, etc. :

Vous remarquerez qu'il existe de nombreuses options qui nécessitent une extension pour y accéder. C'est quelque chose que nous examinerons dans la section suivante, mais avant cela, montrons comment utiliser Download Monitor à un niveau de base.

3. Utilisez Download Monitor pour gérer vos documents WordPress

La fonctionnalité principale de Download Monitor est simple : définissez un téléchargement et laissez les utilisateurs le télécharger avec un bouton. Pour commencer, dirigez-vous vers l'écran Téléchargements> Ajouter un nouveau . Cela fera apparaître une page d'édition, où vous pourrez donner un titre et une description à votre téléchargement :

Notez que vous n'utilisez pas le bouton Ajouter un média pour inclure votre téléchargement ici : à la place, vous utiliserez la métabox Fichiers/Versions téléchargeables en bas :

Ici, remplissez tous les champs pertinents - plus il y en a, mieux c'est - puis cherchez à ajouter une URL pour votre fichier. Le bouton Télécharger le fichier agit comme le téléchargeur standard de la médiathèque. Cependant, le bouton Rechercher un fichier vous donne un accès au niveau du serveur à vos fichiers. De cette façon, vous pouvez tout stocker dans un dossier approprié ici, et créer un lien vers celui-ci :

Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez publier votre téléchargement. Cependant, vous voudrez peut-être consulter la barre latérale : il y a les options typiques que vous verrez concernant les images de fonctionnalités et les taxonomies, mais aussi une boîte d' options de téléchargement :

Cela vous permet de définir des téléchargements réservés aux membres ou en vedette, entre autres options, et vous devez les utiliser avant de publier le lien de téléchargement.

Ajoutez des extensions pour améliorer les fonctionnalités de Download Monitor

Download Monitor propose un certain nombre de modules complémentaires ou d'extensions pour vous aider à améliorer les fonctionnalités de votre site et à créer un système de gestion de documents unique.

Vous aurez remarqué qu'il existe un certain nombre de panneaux et d'options qui vous invitent à vérifier une extension. Une fois que vous en avez acheté un, téléchargez le fichier ZIP et installez l'extension, les options seront à votre disposition.

Cependant, vous devez d'abord installer l'extension. C'est simple : tout d'abord, retournez à l'écran Plugins > Add New , et cliquez sur le bouton Upload Plugin :

Cela ouvrira un téléchargement et vous pourrez soit faire glisser et déposer le fichier ZIP, soit le rechercher sur votre ordinateur. Quoi qu'il en soit, une fois que vous avez choisi Installer maintenant , WordPress fera le nécessaire.

À partir de là, vous aurez accès aux fonctionnalités proposées et pourrez utiliser les options à partir des écrans Téléchargements> Paramètres ou de l'éditeur de téléchargement si nécessaire.

Les avantages de l'utilisation de Download Monitor : un résumé

Cet article a jeté beaucoup d'informations sur la façon de créer un système de gestion de documents WordPress. Pour résumer, un système idéal devrait vous offrir les avantages suivants :

• La possibilité de présenter des fichiers et des documents sur le front-end de votre site.
• Un moyen d'afficher des documents dans une archive.
• Contrôle total sur la façon dont vous accordez aux utilisateurs l'accès à vos documents.
• La possibilité de créer et de gérer des fichiers téléchargeables.

Download Manager peut réaliser toutes ces choses ; De plus, vous pouvez étendre les fonctionnalités du plugin en achetant un pack premium. Cela vous donne beaucoup de fonctionnalités supplémentaires, telles que :

• Un moyen de créer des limitations de téléchargement avancées, à la fois au niveau global et par téléchargement.
• Vous pouvez créer des boutons de téléchargement personnalisés sans codage ni modification de fichier.
• Vous pourrez ajouter la prise en charge de Google reCAPTCHA, afin de pouvoir vérifier les utilisateurs avant qu'ils n'effectuent un téléchargement.
• Pour plus de sécurité, les utilisateurs peuvent remplir certains champs prédéterminés. Par exemple, vous pouvez demander une adresse e-mail, lire et accepter les conditions générales, envoyer un Tweet, etc. avant de pouvoir télécharger un fichier.
• Vous pouvez également recevoir une notification par e-mail lorsqu'un utilisateur télécharge un fichier.
• Vous pourrez créer une page de téléchargement dédiée à l'aide d'un shortcode. Cela listera vos fichiers disponibles, affichera les taxonomies et présentera des informations supplémentaires sur vos téléchargements pour les utilisateurs.
• Si vous en avez besoin, Download Monitor vous permet également d'exporter ou d'importer des téléchargements qui incluent des catégories et des balises, des numéros de version de fichier, etc., dans un fichier CSV.

La meilleure nouvelle est que Download Monitor est proposé à un prix raisonnable à partir de 39 $ par an pour une licence de base !

Emballer

L'un des grands avantages de l'utilisation de WordPress est sa flexibilité. Par exemple, réfléchissez à la création d'un système de gestion de documents WordPress. La plate-forme vous permet de choisir la meilleure approche pour vos besoins uniques et votre cas d'utilisation.

Cependant, un plugin dédié est votre meilleur pari, car il peut faire partie de votre écosystème WordPress et évoluer avec votre entreprise. Il peut s'agir d'une colonne vertébrale stable pour le reste de vos opérations, et une solution qui fonctionne bien vous permettra de vous concentrer sur les besoins de votre entreprise plutôt que sur ceux de votre site.
Download Monitor est le moyen fiable de créer un système de gestion de documents WordPress en un clin d'œil. Plus de 100 000 utilisateurs comptent sur Download Monitor pour gérer leurs fichiers, surtout si vous cherchez à vendre des téléchargements numériques à partir de votre site. De plus, vous pouvez étendre Download Monitor pour répondre à vos propres besoins - c'est un plugin qui fonctionne pour vous, sans imposer votre flux de travail !