10+ Strategi untuk Meningkatkan Tingkat Retensi Pasien

Ada pengamatan umum bahwa membangun hubungan baik dengan klien yang sudah ada seringkali lebih baik dan terkadang lebih mudah daripada menarik klien baru. Aspek ini sangat penting dalam bidang seperti layanan medis di mana masyarakat selalu tertarik untuk meningkatkan dan menjaga kesehatan mereka.

Misalnya, ketika dihadapkan pada pilihan untuk membeli baju, oven, atau meja baru sekaligus mengalami masalah kesehatan, jelas bahwa individu akan memilih untuk membayar layanan yang dapat meringankan rasa sakit mereka daripada menghabiskan uang tersebut untuk hiburan atau barang.

Mengenai subjek artikel kami, sebagai permulaan, mari kita pelajari lebih dalam pertanyaan tentang apa yang dimaksud dengan tingkat retensi pasien. Sangat mudah untuk menyimpulkan bahwa metrik ini adalah tingkat yang menunjukkan seberapa baik klien Anda dipertahankan atau seberapa efektif bisnis Anda dalam mengubah klien yang awalnya tertarik menjadi pelanggan berkelanjutan. Tarif ini sering kali dihitung dengan melacak jumlah pelanggan yang kembali dan membandingkannya dengan total basis pasien.

Misalnya, data statistik dari Forbes menyoroti pentingnya membangun hubungan baik dengan pasien dengan memberikan angka-angka berikut:

Kemungkinan pasien Anda mengunjungi praktik Anda untuk mendapatkan layanan kesehatan adalah 60%-70%. Untuk pasien baru, kemungkinannya adalah 5%-20%.

Melalui berbagai metode seperti memperkuat keterlibatan, meningkatkan komunikasi, dan memberikan layanan kesehatan berkualitas tinggi, praktik medis bertujuan untuk meningkatkan tingkat retensi pasien, memastikan klien yang stabil dan, sebagai konsekuensinya, bisnis perawatan kesehatan yang berkelanjutan dan berkembang. Pada bagian berikut, kami mengungkap sebelas strategi untuk membantu Anda menjawab pertanyaan, “Bagaimana cara meningkatkan retensi pasien?” dan mengubah klien Anda menjadi pelanggan kembali.

1. Komunikasi Pasien yang Dipersonalisasi dan Penuh Hormat

Izinkan saya memulai dengan kisah pribadi. Beberapa waktu yang lalu, saya mencari perawatan di klinik yang bereputasi tinggi. Selama kunjungan tersebut, saat mendiskusikan gejalanya dengan dokter, tanggapan yang diterima agak menyinggung. Tanpa mendalami secara spesifik percakapan tersebut, inti permasalahannya adalah sang dokter merasa lucu dan aneh bahwa penyakit semacam itu diberitahukan kepadanya. Lebih lanjut ia menyiratkan bahwa jika ada tindakan tertentu yang diambil – tindakan yang sebenarnya berada di luar kemampuan saya – permasalahan tersebut tidak akan muncul. Intinya, dokter menunjukkan ketidakmampuan pribadi saya, sehingga membuat pengalaman itu sangat tidak menyenangkan.

Sederhananya, jika dialog ini terjadi di sebuah pub Irlandia, maka wajar jika ucapan dokter tersebut ditanggapi dengan pukulan di wajah. Namun, lokasinya bukanlah sebuah pub Irlandia, dan mengingat kesusahan dan depresi yang saya alami karena masalah saya saat itu, reaksi seperti itu, meskipun mungkin diperlukan dalam keadaan lain, bukanlah suatu pilihan. Sebelum kejadian ini, saya sering mengunjungi klinik ini kapan pun diperlukan. Namun, setelah situasi ini, saya memutuskan untuk tidak kembali ke institusi medis ini lagi.

Pesan moral dari cerita ini adalah sangat penting untuk mempekerjakan orang-orang yang sangat sopan dan penuh hormat di institusi medis Anda. Terlepas dari pengalaman dan kualifikasi seorang dokter, tidak pantas untuk mengejek pasien atau melontarkan pernyataan yang menyinggung, terutama ketika mereka rentan. Meskipun hal ini mungkin tampak jelas, kenyataan menunjukkan bahwa beberapa klinik terkemuka pun mungkin memiliki personel yang tidak memadai.

Lebih tepatnya, berikut adalah aspek-aspek utama yang harus diterapkan di institusi Anda jika Anda ingin mengubah klien Anda menjadi pasien reguler, dan pada akhirnya meningkatkan tingkat retensi pasien. Beberapa poin akan disajikan sebagai rekomendasi “umum”, sementara poin lainnya akan ditujukan kepada dokter secara pribadi. Jadi, jika Anda adalah pemilik bisnis, sebaiknya mencari dan mempekerjakan individu yang memenuhi persyaratan berikut:

1. Sangat penting untuk memahami kondisi pasien dan keadaan emosi mereka selanjutnya. Orang-orang mengunjungi klinik terutama bukan untuk bersenang-senang atau bersenang-senang, namun biasanya karena masalah kesehatan yang mendesak. Meskipun masalahnya tidak mendesak, penting untuk memahami alasan yang mendorong mereka mencari bantuan medis.
   Walaupun terdengar klise, kemampuan untuk menempatkan diri Anda pada posisi pasien, atau setidaknya menunjukkan pengertian dan kasih sayang sangatlah penting. Hal ini dapat dicapai dengan lebih banyak mendengarkan dan lebih sedikit berbicara, menggunakan kata-kata yang mendukung, dan menghindari komentar yang tidak pantas.
2. Perluas dialog bahkan setelah kunjungan. Tindakan ini tidak hanya berfungsi sebagai tindakan bijaksana tetapi juga sebagai kesempatan untuk memeriksa kemajuan kesehatan pasien dan memberikan panduan lebih lanjut. Hal ini menekankan kepedulian Anda dan mengundang umpan balik, sehingga mendorong keterlibatan dua arah.
   Dengan kata lain, Anda cukup melacak hasil pengobatan untuk melihat apakah rekomendasi Anda memberikan hasil yang diinginkan atau tidak sesuai harapan.
3. Komunikasi yang transparan mengenai rencana perawatan, biaya, dan apa yang diharapkan selama kunjungan merupakan landasan peningkatan tingkat retensi pasien. Bersikap jujur ​​mengenai aspek-aspek ini membantu menyelaraskan harapan dan membangun landasan kepercayaan, yang sangat diperlukan untuk hubungan jangka panjang antara pasien dan praktisi.
4. Menjunjung tinggi kesucian privasi dan kerahasiaan dalam semua komunikasi bukan hanya merupakan persyaratan peraturan tetapi juga merupakan faktor lain yang membangun kepercayaan. Hal ini menggarisbawahi rasa hormat dan kepastian dalam hubungan medis, yang sangat penting untuk pengalaman layanan kesehatan yang bermanfaat.

2. Memanfaatkan Teknologi: Penjadwalan Janji Temu, Pengingat yang Dipersonalisasi, dan Tindak Lanjut

Kita hidup di zaman dimana segala sesuatu, mulai dari popok anak hingga pesawat terbang dan pabrik, dipamerkan, dijual, dan dibeli melalui Internet. Tidak terkecuali bidang layanan medis. Oleh karena itu, selain liputan media, sangatlah penting untuk memiliki situs web yang terlihat profesional dan dilengkapi dengan semua fitur penting untuk klinik. Fungsionalitas yang paling jelas dan penting adalah penjadwalan janji temu.

Ya, saat ini, sebagian besar janji temu untuk layanan medis dijadwalkan melalui situs web, jejaring sosial, atau messenger. Panggilan telepon menjadi kurang populer seiring berjalannya waktu. Lantas, bagaimana cara meningkatkan tingkat retensi pasien melalui pemanfaatan teknologi? Agar pelanggan dapat dengan lancar membuat janji temu dengan praktisi medis dari spesialisasi yang mereka inginkan, penting untuk menawarkan mereka kesempatan ini melalui perangkat lunak yang sesuai melalui web.

Contoh utama dari solusi digital semacam itu adalah plugin Pemesanan Janji Temu dari MotoPress. Kami akan meninjau beberapa fitur yang penting bagi institusi medis dan hadir dalam alat ini. Sebagai ilustrasi, kami akan memeriksa kemampuan ekstensi menggunakan template WordPress yang sesuai untuk institusi medis, yaitu Medmix, sebagai contoh:

Jadi, fungsi apa yang harus ditawarkan oleh situs web medis modern yang tepat?

Layanan dan Lokasi yang Disajikan dengan Baik

Jika Anda memiliki beberapa cabang, jelas semuanya harus ditampilkan di situs web Anda. Sekalipun saat ini Anda menawarkan layanan tertentu hanya di satu lokasi, dengan pengelolaan yang tepat, tidak ada yang menghalangi Anda untuk mengembangkan bisnis.

Selain itu, Anda dapat mempertimbangkan untuk bermitra dengan klinik lain untuk mencantumkannya di situs web Anda. Poin utamanya di sini adalah bahwa solusi teknis yang Anda pilih untuk kehadiran online Anda tidak boleh membatasi jumlah layanan dan lokasi yang dapat Anda daftarkan. Medmix, dikombinasikan dengan plugin Appointment Booking, menawarkan hal itu: fleksibilitas untuk mencantumkan layanan dan lokasi tanpa batas di situs Anda.

Praktisi dan Keahliannya

Dengan mencantumkan semua anggota staf beserta spesialisasinya, Anda memberikan platform yang transparan dan informatif bagi pasien untuk memilih praktisi yang tepat sesuai kebutuhan mereka. Medmix, bersama dengan plugin terkait yang disertakan dengan template gratis, memungkinkan Anda menampilkan anggota staf yang pada dasarnya tidak terbatas.

Daftar anggota tim untuk pengunjung website akan terlihat seperti ini:

Sedangkan area admin terkait muncul sebagai berikut:

Jadwal Pribadi yang Fleksibel

Aspek penting lainnya adalah kemampuan untuk menyesuaikan jadwal masing-masing dokter spesialis sesuai dengan preferensinya. Berbeda dengan kasus di mana semua anggota tim memiliki slot waktu yang sama, Medmix menyediakan sistem penjadwalan yang fleksibel.

Rencana hari kerja individu untuk setiap dokter dapat dibuat, termasuk waktu istirahat, makan siang, hari libur, dan hari libur. Hal ini memastikan bahwa pemesanan selalu selaras dengan ketersediaan staf medis, mencegah pemesanan berlebih dan memastikan kelancaran operasional fasilitas kesehatan.

Wizard Pemesanan Mudah dan Nyaman

Untuk menyederhanakan proses pemesanan dan memastikan bahwa janji temu berhasil dijadwalkan, tidak seperti contoh di mana calon pelanggan kesulitan dengan prosedur reservasi, Medmix menyertakan panduan pemesanan yang responsif (disediakan oleh plugin Pemesanan Janji Temu).

Alat ini memandu pasien melalui proses tiga langkah: memilih layanan, memilih dokter atau lokasi tertentu, memilih tanggal dan waktu, dan memberikan informasi pribadi. Fitur ramah pengguna ini menyederhanakan proses reservasi, sehingga meningkatkan pengalaman pengguna secara keseluruhan. Jadi, situs web Anda juga harus menawarkan kemampuan serupa.

Pemrosesan Pembayaran Online

Ketika pelanggan ingin membayar tagihan sebelum berkunjung, selama proses pemesanan, penting untuk menawarkan kesempatan ini. Meskipun seseorang mungkin memilih pembayaran di tempat untuk kunjungan pertama karena kekhawatiran awal, setelah mendapatkan pengalaman positif dengan klinik Anda, mereka mungkin lebih cenderung melakukan pembayaran secara online untuk kunjungan berikutnya.

Selain itu, Anda dapat memberi insentif pada proses ini dengan menawarkan diskon khusus untuk pembayaran online, yang juga dapat menguntungkan klinik Anda dengan arus kas yang lebih cepat. Mengenai contoh kami, Medmix memfasilitasi pemrosesan pembayaran online melalui gateway seperti PayPal dan Stripe, sekaligus menawarkan transfer bank langsung.

Pengingat Janji Temu

Menerapkan sistem otomatis untuk mengirimkan pengingat janji temu yang dipersonalisasi dapat mengurangi tingkat ketidakhadiran secara signifikan. Pengingat ini, yang dikirim melalui email, SMS, atau panggilan telepon, dapat menyertakan nama pasien, tanggal janji temu, waktu, dan nama praktisi, menjadikan komunikasi lebih personal dan informatif.

Templat teladan kami dilengkapi dengan kemampuan email otomatis untuk mengirimkan pemberitahuan kepada staf dan klien mengenai status pemesanan. Fitur ini memastikan bahwa semua pihak mendapat informasi lengkap tentang jadwal janji temu, perubahan, atau pembatalan, yang sangat penting untuk meningkatkan tingkat retensi pasien.

Pembayaran dan Manajemen Klien

Fitur penting untuk keberhasilan operasional bisnis yang berhubungan dengan medis adalah kemampuan untuk mengelola pemesanan janji temu, pembayaran, dan semua aspek penting lainnya dalam fungsi perusahaan Anda.

Misalnya, Medmix menyediakan pelacakan transaksi keuangan dan memelihara database informasi pelanggan yang terorganisir dengan baik, yang sangat penting untuk manajemen yang efektif dan kepatuhan terhadap peraturan layanan kesehatan. Seperti inilah tampilan halaman dasbor yang bertanggung jawab atas manajemen pemesanan untuk template layanan kesehatan kami:

Secara keseluruhan, jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang Medmix, contoh utama template WordPress yang memfasilitasi pembuatan situs web medis profesional dan berfitur lengkap, silakan tinjau video ini:

Tema Medmix WordPress untuk Demo Klinik dari plugin Pemesanan Janji Temu Medmix

Fitur Opsional Manakah yang Juga Patut Dipertimbangkan untuk Meningkatkan Tingkat Retensi Pasien?

Terlepas dari fungsi-fungsi yang disebutkan di atas yang disediakan oleh plugin Pemesanan Janji Temu oleh MotoPress, ada juga kemampuan tambahan lainnya yang patut dipertimbangkan untuk meningkatkan fungsionalitas situs web medis Anda, dan akibatnya, untuk meningkatkan tingkat retensi pasien. Mereka tercantum di bawah ini.

Tindak Lanjut Pasca Pengangkatan

Menindaklanjuti pelanggan setelah janji temu mereka sangat penting untuk mengumpulkan umpan balik dan memastikan bahwa mereka berada di jalur yang benar dalam rencana perawatan mereka. Pesan tindak lanjut otomatis yang menanyakan tentang kesejahteraan pasien, pemahaman tentang rencana perawatan, dan kepuasan terhadap layanan dapat membantu membangun hubungan yang langgeng.

Pengingat Pengobatan

Pengingat pengobatan otomatis sangat penting, terutama bagi individu dengan kondisi kronis atau mereka yang menjalani pengobatan kompleks. Notifikasi yang dipersonalisasi dapat membantu memastikan kepatuhan terhadap jadwal pengobatan, meningkatkan hasil pengobatan, dan menunjukkan kepedulian Anda terhadap kesejahteraan pasien.

Konsultasi Virtual

Menawarkan konsultasi virtual melalui platform konferensi video yang aman dapat memberikan kenyamanan, menghemat waktu, dan memastikan perawatan berkelanjutan ketika kunjungan langsung tidak memungkinkan. Jenis layanan ini umumnya disebut telemedis dan akan dibahas lebih rinci pada bagian selanjutnya.

Dengan mengintegrasikan strategi teknologi ini, praktik layanan kesehatan dapat memastikan tingkat komunikasi personal yang lebih tinggi. Hal ini menumbuhkan kepercayaan, meningkatkan kepuasan, dan berkontribusi pada peningkatan tingkat retensi pasien — penting untuk keberlanjutan dan pertumbuhan bisnis Anda.

3. Optimalkan Pengalaman Pasien Selama Waktu Tunggu

Selain merasa dimengerti, masyarakat pasti akan menghargai kenyamanan kecil selama menunggu di ruang tunggu dan selama berkonsultasi dengan dokter. Itulah mengapa elemen seperti musik santai atau permen di resepsi sangatlah penting: elemen tersebut menjadi contoh lain dari strategi retensi pasien yang paling efektif.

Misalnya saja di pusat perbelanjaan, ada penelitian yang menunjukkan bahwa aroma roti segar bisa mendongkrak penjualan. Oleh karena itu, aktivitas yang berhubungan dengan kenyamanan dan terkadang aspek halus ini dapat memainkan peran penting tidak hanya dalam mengubah klien Anda menjadi pelanggan kembali tetapi juga berpotensi meningkatkan angka penjualan bila diterapkan dengan bijak.

Menciptakan Lingkungan yang Nyaman

Saat seseorang masuk ke fasilitas kesehatan Anda, perjalanan untuk menciptakan suasana nyaman dimulai. Pastikan area resepsi bersih, cukup terang, dan mengundang. Pemilihan tempat duduk yang nyaman, warna-warna yang menenangkan, dan suasana yang tenang berdampak signifikan terhadap tingkat kenyamanan pasien:

• Suasana yang menyenangkan dengan alunan musik yang lembut, warna-warna netral, dan lingkungan yang bersih dapat membuat pelanggan merasa nyaman.
• Pastikan ruang konsultasi memberikan privasi dan cukup kedap suara, sehingga pasien dapat mendiskusikan masalah kesehatannya secara terbuka.
• Sediakan materi informatif seperti brosur atau majalah terkait kesehatan dan kebugaran untuk dibaca masyarakat sambil menunggu.

Mengurangi Waktu Tunggu

Waktu tunggu yang lama dapat menjadi sumber frustrasi bagi pelanggan. Menerapkan strategi untuk mengurangi waktu tunggu dan terus memberikan informasi kepada pasien jika penundaan tidak dapat dihindari:

• Kami telah merekomendasikan penggunaan solusi penjadwalan janji temu untuk menyederhanakan proses dan memastikan bahwa janji temu ditempatkan dengan tepat untuk mencegah kepadatan yang berlebihan. Di sini kami hanya sekedar menegaskan kembali pentingnya aspek ini dalam memberikan kenyamanan bagi masyarakat.
• Selalu berikan informasi kepada orang-orang tentang perkiraan waktu tunggu melalui notifikasi SMS atau email. Jika terjadi penundaan, segera komunikasikan hal ini.
• Sederhanakan operasi untuk mengurangi waktu yang dihabiskan pelanggan untuk menunggu. Hal ini dapat mencakup ketersediaan staf yang memadai untuk mengelola aliran pasien dan memastikan bahwa semua perlengkapan dan peralatan yang diperlukan tersedia.

4. Memberikan Layanan Pelanggan yang Luar Biasa

Ketika individu merasa dihargai dan diperhatikan dengan baik, mereka cenderung akan kembali dan merekomendasikan praktik Anda kepada orang lain. Bagian ini mengeksplorasi dua komponen penting yang berkontribusi terhadap interaksi yang luar biasa: melatih staf untuk keterlibatan yang berpusat pada pasien dan menangani keluhan pasien secara efektif.

Staf Pelatihan untuk Layanan yang Berpusat pada Pasien

Sebelumnya kita telah membahas pentingnya perilaku yang tepat dari sisi dokter. Namun, hal yang sama juga berlaku untuk asisten, perawat, resepsionis, dan anggota staf lainnya. Melatih pekerja Anda untuk mewujudkan nilai-nilai ini sangat penting untuk memberikan layanan pelanggan yang luar biasa:

• Terapkan program pelatihan berkelanjutan agar staf Anda selalu mendapat informasi terbaru tentang praktik terbaik untuk perawatan dan komunikasi pasien. Atau, setidaknya, pertimbangkan untuk mengadakan ujian berkala untuk memastikan bahwa tingkat keterampilan mereka tetap tinggi secara konsisten.
• Dorong staf untuk melatih empati, mendengarkan pelanggan dengan penuh perhatian, dan mengatasi kekhawatiran mereka dengan pengertian. Pertahankan tingkat profesionalisme yang tinggi setiap saat, pastikan bahwa interaksi dilakukan dengan sopan, penuh hormat, dan bermanfaat.

Menangani Keluhan Pasien Secara Efektif

Mengatasi keluhan dengan cepat dan efektif merupakan bukti komitmen Anda dalam memberikan layanan terbaik:

• Pertahankan saluran komunikasi terbuka bagi pelanggan untuk menyuarakan keprihatinan mereka. Bersikaplah mudah didekati, dan pastikan masyarakat mengetahui cara menyampaikan keluhan.
• Tangani keluhan dengan segera. Akui masalahnya, minta maaf bila perlu, dan ambil tindakan untuk memperbaiki situasi.
• Gunakan umpan balik dari keluhan sebagai kesempatan belajar. Analisis masalah yang berulang dan terapkan perubahan dalam operasi Anda untuk mencegah keluhan serupa di masa mendatang.

5. Menawarkan Harga Kompetitif

Meskipun pentingnya poin ini sangat bergantung pada sub-niche tempat Anda beroperasi (misalnya, hal ini mungkin kurang penting bagi klinik yang melayani klien premium), namun secara umum akan lebih bijaksana jika Anda menilai kebijakan harga pesaing. Jika memungkinkan, berikan biaya yang sebanding atau bahkan lebih menguntungkan di klinik Anda, namun tanpa mengorbankan aspek lainnya.

Menawarkan harga yang kompetitif, sambil mempertahankan standar layanan yang tinggi, dapat meningkatkan tingkat retensi pasien secara signifikan. Bagian ini berfokus pada dua aspek penting dalam penetapan harga — transparansi dan penyediaan rencana dan opsi pembayaran yang fleksibel.

Transparansi Harga

Hal ini tentang bersikap terbuka kepada pasien mengenai biaya yang akan mereka keluarkan untuk layanan yang diberikan. Hal ini membantu dalam membangun kepercayaan dan menetapkan ekspektasi yang jelas sejak awal:

• Berikan rincian biaya untuk setiap layanan, termasuk biaya tambahan yang mungkin berlaku.
• Pertimbangkan untuk menampilkan harga standar untuk layanan umum di situs web Anda agar calon pasien dapat mengukur keterjangkauan sebelum menjadwalkan janji temu.
• Pastikan semua komunikasi mengenai harga jelas dan lugas untuk mencegah kesalahpahaman atau kejutan.

Paket dan Opsi Pembayaran

Menyediakan rencana pembayaran yang fleksibel dan berbagai pilihan pembayaran dapat mengurangi tekanan finansial bagi pasien, menjadikan layanan kesehatan lebih mudah diakses dan mendorong kunjungan kembali:

• Menawarkan rencana pembayaran yang memungkinkan pasien membagi biaya pengobatan mereka selama periode waktu tertentu, sehingga layanan kesehatan lebih terjangkau dengan anggaran terbatas.
• Terima berbagai metode pembayaran termasuk uang tunai, kartu kredit/debit, dan asuransi untuk memenuhi preferensi pasien yang berbeda.
• Menawarkan bantuan dalam penagihan asuransi, membantu masyarakat memahami apa yang ditanggung dan apa tanggung jawab keuangan mereka.

6. Menerapkan Program Loyalitas Pasien untuk Meningkatkan Tingkat Retensi Pasien

Contoh lain dari strategi retensi pasien adalah penerapan program loyalitas. Insentif ini membantu keterlibatan berkelanjutan dan dapat menjadi landasan dalam mempertahankan pelanggan dalam jangka panjang. Mereka dapat disusun untuk menawarkan imbalan dan diskon khusus, sehingga membina hubungan yang saling menguntungkan antara penyedia layanan kesehatan dan pelanggannya.

Imbalan untuk Keterlibatan Berkelanjutan

Memberikan insentif untuk interaksi yang berkelanjutan dapat mendorong kunjungan berulang sekaligus menciptakan rasa penghargaan dan pengakuan. Berikut adalah beberapa saran mengenai cara menyusun insentif untuk interaksi yang berkelanjutan:

• Menerapkan sistem poin di mana pasien memperoleh poin untuk setiap kunjungan, yang nantinya dapat ditukarkan dengan layanan atau diskon.
• Buat tingkat keanggotaan berdasarkan frekuensi kunjungan, dengan setiap tingkat menawarkan peningkatan manfaat, seperti penjadwalan prioritas atau diskon layanan.
• Tawarkan bonus kepada pelanggan yang mereferensikan orang lain, promosikan komunitas keterlibatan berkelanjutan.

Diskon Spesial untuk Pasien Setia

Menawarkan pengurangan harga khusus kepada pelanggan setia merupakan ungkapan terima kasih yang nyata atas dukungan berkelanjutan mereka. Berikut cara mengatur penurunan harga tersebut:

• Memberikan diskon layanan untuk pasien setia, memastikan mereka melihat manfaat finansial dari loyalitas mereka.
• Buat penawaran eksklusif untuk pelanggan setia, seperti potongan harga untuk layanan baru atau paket khusus.
• Tawarkan diskon atau penawaran khusus pada hari ulang tahun pasien atau peringatan kunjungan pertama mereka sebagai sentuhan pribadi untuk menunjukkan penghargaan.

7. Memberikan Pelayanan Kesehatan yang Berkualitas

Meskipun bagian sebelumnya membahas strategi pemasaran umum dan perilaku sopan, kini kita telah sampai pada landasan keberhasilan praktik medis: penyediaan layanan kesehatan yang berkualitas. Pasien mencari dan kembali ke institusi medis dimana mereka merasa yakin dengan tingkat perawatan medis yang akan mereka terima.

Mempertahankan Standar Pelayanan Kesehatan yang Ketat

Menjunjung standar teladan dalam aspek ini tidak hanya memuaskan pasien tetapi juga memenuhi tanggung jawab hukum dan etika. Di bawah ini adalah aspek-aspek kunci untuk mencapai keunggulan tersebut, yang menghasilkan peningkatan tingkat retensi pasien:

• Pastikan kepatuhan yang ketat terhadap pedoman dan protokol medis yang ditetapkan untuk memastikan keselamatan dan kesejahteraan pasien.
• Memanfaatkan peralatan medis terkini dan memelihara fasilitas yang bersih dan terorganisir dengan baik untuk memberikan perawatan yang efektif dan pengalaman yang menyenangkan.
• Pastikan ketelitian dalam diagnosis dan pengobatan, luangkan waktu untuk memahami situasi kesehatan unik setiap pasien dan berikan rencana perawatan yang disesuaikan.

Peningkatan dan Pelatihan Berkelanjutan

Bidang medis terus berkembang dengan penemuan dan kemajuan baru. Mengikuti perubahan-perubahan ini dan memupuk budaya belajar berkelanjutan adalah hal yang terpenting. Begini caranya:

• Menyelenggarakan sesi pelatihan rutin bagi staf medis dan administrasi untuk memberikan informasi terkini tentang kemajuan medis terkini dan praktik terbaik layanan pelanggan.
• Tetapkan umpan balik dengan pasien dan staf untuk mengidentifikasi area perbaikan, dan menindaklanjuti umpan balik ini untuk meningkatkan pemberian layanan.
• Mendorong dan mendukung staf dalam upaya pengembangan profesional mereka, seperti menghadiri konferensi atau mengejar sertifikasi lebih lanjut.

8. Memanfaatkan Umpan Balik Pasien

Meskipun kami telah menyinggung perlunya masalah ini sebelumnya, kami telah mendedikasikan bagian terpisah untuk menggarisbawahi pentingnya hal ini. Memasukkan umpan balik pelanggan adalah langkah penting menuju peningkatan pengalaman pelanggan secara keseluruhan dan, lebih jauh lagi, tingkat retensi pasien. Hal ini memberikan wawasan yang sangat berharga mengenai sudut pandang pasien dan membantu dalam memahami bidang-bidang di mana praktik Anda unggul atau dapat ditingkatkan secara signifikan.

Cara Mengumpulkan Masukan Penerima Perawatan

Mengumpulkan masukan dari pelanggan Anda harus menjadi proses yang berkelanjutan dan terstruktur, bukan hanya sekali saja. Berikut adalah beberapa strategi untuk melakukan hal ini secara efisien:

• Sediakan formulir umpan balik di akhir setiap kunjungan, pastikan formulir tersebut sederhana dan cepat diisi. Seperti disebutkan sebelumnya, Anda dapat menawarkan bonus atau poin untuk mendorong individu mengisi formulir ini.
• Manfaatkan alat survei online untuk mengumpulkan umpan balik dari pasien pasca kunjungan. Ini dapat dilakukan melalui email atau melalui portal online praktik Anda.
• Pantau dan dorong ulasan di media sosial dan platform ulasan online. Ini adalah cara modern dan nyaman bagi orang-orang untuk berbagi pengalaman.
• Pertimbangkan untuk membentuk dewan penasihat pasien untuk mendapatkan masukan dan saran mendalam.

Melakukan Perbaikan Berdasarkan Masukan

Setelah umpan balik dikumpulkan, penting untuk menganalisisnya dan menerapkan perubahan jika diperlukan. Begini caranya:

• Carilah tema yang berulang dalam masukan untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.
• Tidak semua masukan akan menghasilkan perubahan; memprioritaskan komentar yang selaras dengan peningkatan perawatan dan pengalaman pasien.
• Buat penyesuaian yang diperlukan dalam latihan Anda berdasarkan kritik. Hal ini dapat berkisar dari perubahan kecil pada dekorasi kantor hingga perubahan signifikan dalam protokol perawatan medis.
• Beri tahu pelanggan Anda tentang perubahan yang dilakukan berdasarkan masukan mereka, yang menunjukkan bahwa Anda menghargai masukan mereka dan berkomitmen untuk meningkatkan pengalaman mereka.

9. Melibatkan Pasien dalam Pendidikan Kesehatan untuk Meningkatkan Tingkat Retensi Pasien

Mendidik individu tentang kondisi kesehatan dan tindakan pencegahannya merupakan aspek penting dalam membina hubungan pasien-dokter yang lebih baik dan meningkatkan tingkat retensi pasien. Jika mereka mendapat informasi yang baik, mereka akan lebih terlibat secara aktif dalam layanan kesehatan mereka, sehingga menghasilkan hasil dan kepuasan yang lebih baik.

Menyediakan Sumber Daya untuk Edukasi Pasien

Menawarkan sumber daya pendidikan yang jelas, mudah dipahami, dan dapat diakses dapat memberdayakan pasien, membuat mereka merasa lebih bisa mengendalikan kesehatannya. Berikut beberapa strateginya:

• Buat bagian di situs web Anda tempat orang dapat menemukan artikel, video, dan sumber daya lain yang berkaitan dengan kondisi atau kesehatan umum mereka.
• Tawarkan brosur, pamflet, atau buklet yang dapat dibawa pulang oleh orang-orang. Materi ini dapat mencakup berbagai topik terkait layanan yang Anda berikan, kondisi umum, atau tindakan perawatan pencegahan.
• Kirimkan buletin secara teratur berisi tips kesehatan, informasi terbaru tentang praktik Anda, dan informasi tentang masalah kesehatan umum. Hal ini tidak hanya mendidik tetapi juga menjaga praktik Anda tetap diingat pasien Anda.
• Jika memungkinkan, ada baiknya untuk menyesuaikan materi pendidikan dengan kebutuhan kesehatan unik setiap individu, yang dapat dibagikan selama kunjungan atau melalui email.

Menyelenggarakan Workshop dan Seminar Kesehatan

Jenis acara ini menyediakan platform interaktif bagi orang-orang untuk belajar dan mengajukan pertanyaan. Mereka juga menawarkan kesempatan bagi praktik Anda untuk menunjukkan keahlian dan filosofi perawatannya:

• Selenggarakan lokakarya tentang berbagai topik kesehatan, di mana praktisi Anda dapat memberikan saran, menjawab pertanyaan, dan berinteraksi dengan pasien dalam suasana yang tidak terlalu formal.
• Bermitra dengan pusat komunitas lokal atau penyedia layanan kesehatan lainnya untuk menyelenggarakan seminar yang lebih besar. Hal ini juga dapat membantu menjangkau khalayak yang lebih luas dan membangun praktik Anda di komunitas.
• Webinar online berfungsi sebagai alternatif yang nyaman bagi individu yang tidak dapat menghadiri acara secara langsung, menawarkan platform di mana individu dapat berinteraksi dengan praktisi Anda dari kenyamanan rumah mereka.
• Promosikan acara Anda melalui situs web, media sosial, dan email untuk memastikan jumlah pengunjung yang banyak. Pastikan untuk memberikan informasi yang jelas tentang topik yang akan dibahas dan manfaat menghadirinya.

10. Memperluas Cakupan Pelayanan yang Diberikan

Berbagai layanan yang ditawarkan oleh fasilitas kesehatan juga merupakan salah satu strategi retensi pasien yang paling efektif. Ketika individu tahu bahwa beragam kebutuhannya dapat terpenuhi di satu tempat, kemungkinan besar mereka akan kembali lagi.

Selain konsultasi medis, fasilitas tersebut sering kali menawarkan layanan diagnostik, prosedur medis, dan bahkan penjualan obat. Selain itu, kemitraan dengan lembaga lain dapat dibentuk untuk bertukar rujukan: misalnya, Anda dapat merekomendasikan mitra untuk layanan bedah, sementara mereka, sebagai imbalannya, dapat merekomendasikan klinik Anda untuk perawatan prenatal.

Memberikan Berbagai Layanan untuk Kebutuhan Pasien

Memperluas jangkauan layanan kesehatan dapat menjawab berbagai kebutuhan pelanggan, mengubah fasilitas medis Anda menjadi solusi komprehensif. Berikut beberapa pendekatannya:

1. Menawarkan berbagai layanan yang mencakup kebutuhan perawatan kesehatan umum. Hal ini dapat mencakup praktik umum, perawatan gigi, terapi fisik, layanan kesehatan mental, dan perawatan khusus.
2. Menyediakan layanan diagnostik di tempat seperti tes darah, pencitraan, dan prosedur diagnostik penting lainnya dapat memberikan kenyamanan dan hasil yang lebih cepat bagi pasien.
3. Menggabungkan layanan telemedis untuk melayani individu yang lebih memilih konsultasi jarak jauh atau tidak dapat mengunjungi klinik. Pilihan modern ini semakin diharapkan oleh pasien. Selain itu, menurut beberapa evaluasi, sektor ini diperkirakan akan tumbuh pesat di tahun-tahun berikutnya, terutama setelah munculnya COVID-19. Bahkan ada perusahaan yang hanya fokus pada layanan telemedis tanpa menawarkan kunjungan langsung.
4. Memberikan layanan di luar jam kerja standar dapat melayani pasien dengan jadwal berbeda, menunjukkan pemahaman dan akomodasi terhadap tuntutan gaya hidup mereka.

Kemitraan dengan Penyedia Layanan Kesehatan Lainnya

Membangun kemitraan dengan perwakilan sektor lain dapat memperluas jangkauan layanan yang ditawarkan tanpa memerlukan investasi besar dalam peralatan baru atau pelatihan staf. Berikut beberapa idenya:

• Ciptakan jaringan penyedia layanan kesehatan tepercaya yang dapat Anda rujuk pelanggan Anda untuk mendapatkan perawatan khusus. Pastikan institusi-institusi ini memiliki komitmen yang sama dengan Anda terhadap perawatan yang berpusat pada pasien.
• Berbagi fasilitas dengan penyedia layanan kesehatan lain untuk menawarkan solusi layanan kesehatan terpadu. Pengaturan ini juga dapat mendorong pendekatan multidisiplin dalam perawatan pasien.
• Berkolaborasi dengan pusat kesehatan masyarakat, apotek, dan penyedia layanan kesehatan lokal lainnya untuk menciptakan pengalaman layanan kesehatan yang lancar bagi pasien.

11. Pemasaran dan Penjangkauan Pasien

Pemasaran yang efektif dan penjangkauan pasien merupakan aspek penting tidak hanya untuk menarik pelanggan baru tetapi juga untuk mempertahankan pelanggan yang sudah ada. Dengan menampilkan layanan, kisah sukses, dan keterlibatan komunitas di fasilitas kesehatan Anda, Anda dapat membangun reputasi merek yang kuat dan menumbuhkan rasa memiliki di antara pasien Anda, sehingga meningkatkan tingkat retensi pasien.

Memanfaatkan Media Sosial dan Pemasaran Online

Memiliki kehadiran online yang kuat sangat penting bagi setiap fasilitas kesehatan yang ingin mempertahankan basis pasiennya. Berikut beberapa strategi untuk memanfaatkan pemasaran online dan platform media sosial:

• Buat dan bagikan konten informatif terkait topik perawatan kesehatan di situs web dan platform media sosial Anda. Hal ini dapat memposisikan fasilitas Anda sebagai sumber informasi kesehatan yang terpercaya.
• Bagikan kisah sukses untuk menunjukkan kualitas layanan dan hasil positif yang dicapai di fasilitas Anda. Hal ini dapat menumbuhkan kepercayaan dan mendorong orang lain untuk melanjutkan patronasenya.
• Dorong pelanggan yang puas untuk meninggalkan ulasan dan testimoni di platform online seperti Google Bisnisku dan Healthgrades. Ulasan positif dapat berdampak signifikan terhadap proses pengambilan keputusan calon pasien dan meyakinkan pasien yang sudah ada.
• Utilize SEO strategies to improve your healthcare facility's visibility online, making it easier for people to find and contact you.

Community Outreach and Collaboration

Engaging with the community can create a positive image and foster a deeper connection with your customer base. Here are some community outreach and education strategies:

• Participate in or organize community health fairs and offer free screenings. This not only provides valuable service to the community but also showcases your commitment to public health.
• Collaborate with local schools to provide health education, vaccinations, or screenings. Engaging with the younger population can also foster long-term relationships with families.
• Offer space for support groups or host meetings for individuals dealing with specific health conditions. This can create a supportive environment and provide additional resources for your patients.
• Partner with local businesses, gyms, or wellness centers to offer discounts or wellness programs to your customers. Local partnerships can extend the reach of your healthcare facility and provide added value to your patients.

Through a combination of online marketing and community engagement, your healthcare facility can foster a stronger connection with your customer base, enhancing satisfaction and encouraging long-term retention.

Kesimpulan

Providing excellent healthcare services is the cornerstone of a successful medical practice, but ensuring that people continue to choose your facility for their healthcare needs requires a strategic approach. This article has outlined several key strategies aimed at enhancing the patient experience, fostering trust, and ultimately, increasing patient retention rate. As we conclude, we'll recap the essential strategies discussed and encourage healthcare providers to implement these practices for a sustainable and thriving healthcare practice.

Recap of Key Strategies to Enhance Patient Retention Rate

1. Personalized Communication: Establishing a rapport with patients through personalized and respectful communication.
2. Technology Utilization: Employing digital solutions for appointment scheduling, reminders, and follow-ups.
3. Enhancing the Pre-Visit Experience: Creating a comfortable environment and reducing wait times.
4. Exceptional Customer Service: Training staff for customer-centric service and effectively handling patient complaints.
5. Competitive Pricing: Offering pricing transparency and flexible payment plans.
6. Loyalty Programs: Rewarding continuous engagement and offering special discounts for loyal customers.
7. Quality Healthcare: Maintaining high medical care standards and continuous staff training.
8. Patient Feedback: Collecting feedback and making improvements based on patient suggestions.
9. Health Education: Engaging people in health education through online or printed resources and organized events.
10. Comprehensive Service Offering: Broadening healthcare services to encompass common needs and forging partnerships with other healthcare providers for a holistic patient care experience.
11. Marketing and Outreach: Utilizing online marketing and engaging in community outreach for comprehensive patient outreach.

The journey towards enhanced patient loyalty is a continuous process that requires a committed effort from the entire healthcare team. By focusing on exceptional service, engaging with those you serve, and proactively addressing their needs and concerns, healthcare facilities can establish a loyal base, which, consequently will lead to high levels of patient retention rate.

We encourage healthcare providers to take proactive steps in implementing these strategies, continuously evaluate the results, and make necessary adjustments to ensure that your medical facility remains a preferred choice for patients.