11 Keterampilan Editorial yang Anda Butuhkan untuk Menjadi Editor yang Lebih Efisien

Ketika saya pertama kali mulai melatih keterampilan editorial saya di Blog Pemasaran HubSpot, saya tidak begitu menyadari berapa banyak waktu yang dibutuhkan setiap blog.

Bergantung pada panjang, topik, dan variabel lainnya, diperlukan waktu mulai dari 20 menit hingga satu sore untuk mengedit satu postingan blog.

Posting ini bukan tentang jalan pintas; ini tentang mengedit secara efisien. Itu terkadang berarti memberikan umpan balik yang lebih bijaksana di muka sehingga pekerjaan Anda lebih mudah ketika draf akhir benar- benar masuk. Di lain waktu, itu berarti menjaga beberapa situs web utama tetap berguna sehingga Anda dapat merujuknya dengan cepat – apakah Anda memeriksa matematika penulis atau menambahkan tombol "Pin It" Pinterest ke gambar.

Ingin beberapa cara untuk mengedit lebih efisien sambil mempertahankan integritas? Berikut adalah 12 cara untuk menghemat waktu ketika Anda duduk dan mencabut pena merah pepatah itu.

11 Cara Menghemat Waktu Saat Mengedit Sepotong Tulisan

1. Temukan ruang yang tenang untuk melakukan pengeditan Anda.

Jangan mencoba menyelesaikan pengeditan Anda dalam rapat, atau saat Anda berada di sekitar rekan kerja yang cerewet.

Penelitian menunjukkan bahwa multitasking seperti itu dapat membuat kita jauh kurang efektif dalam pekerjaan kita dan meningkatkan kesalahan dan stres. Dan saat Anda mengedit, Anda mencoba menangkap kesalahan itu sehingga Anda ingin lebih rajin.

Alih-alih, temukan tempat di mana Anda dapat memasang dan berkonsentrasi penuh pada bagian di depan Anda. Ketika Anda sampai di sana, matikan email sial dan pemberitahuan media sosial itu, dan letakkan ponsel Anda dalam mode pesawat (atau, lebih baik lagi, tinggalkan di tas Anda).

Faktanya, untuk setiap notifikasi yang Anda dapatkan, dibutuhkan waktu 23 menit untuk kembali ke jalur semula, menurut sebuah studi dari University of California.

Jika Anda sedang mengerjakan sebuah tulisan yang membutuhkan lebih dari beberapa jam pengeditan yang cermat, pertimbangkan untuk memblokir sebagian waktu tanpa gangguan dengan jeda kecil di antaranya – metode Pomodoro.

2. Pastikan topik selaras dengan strategi konten Anda.

Anda mungkin tergoda untuk menggali bagian dalam daging dan langsung mulai mengeditnya dengan cermat. Namun, sebagai editor, penting untuk memasukkan konten ke dalam konteks sebelum menyelami detailnya.

Pertama, lihat sekilas judul karya dan gagasan utama yang tercakup dalam karya tersebut. Pikirkan untuk diri sendiri:

• Apakah topik ini selaras dengan strategi konten kami?
• Akankah pembaca dan persona pembeli kami peduli?
• Apakah setiap bagian mengalir secara alami ke bagian berikutnya?

Jika Anda khawatir artikel tersebut bukan tentang topik yang akan diminati pembaca Anda, pikirkan tentang cara mengubah sudutnya.

Anda juga ingin merenungkan bagaimana karya tersebut cocok dengan apa yang telah Anda tulis di masa lalu — terutama jika karya tersebut adalah posting blog.

Mesin pencari seperti Google mungkin melihat posting kedua sebagai konten duplikat dan menghukum Anda dalam pencarian. Bahkan jika Google tidak menganggapnya duplikat konten, bersaing untuk peringkat kata kunci melawan posting lain dari blog Anda sendiri akan merusak strategi SEO Anda.

Pertanyaan yang harus diajukan di sini adalah:

• Sudahkah kita membahas topik ini secara komprehensif di masa lalu?
• Apakah ini menawarkan sudut dan perspektif yang segar?

Jika kedua jawaban adalah ya, Anda dapat mempertimbangkan untuk memperbarui dan memublikasikan ulang draf aslinya.

3. Baca konten dan ide terlebih dahulu, tata bahasa kedua.

Jangan pernah mulai menyelami suntingan terperinci sebelum Anda membaca keseluruhannya. Penting untuk merenungkannya secara holistik sehingga Anda dapat menentukan tempat di mana konten dan ide dapat ditingkatkan.

Ini mungkin tampak seperti kami menambahkan waktu di sini, tapi percayalah, ini akan menghemat banyak waktu dan rasa sakit Anda dalam jangka panjang. Jika Anda pernah mulai mengedit sepotong baris demi baris hanya untuk menyadari bahwa itu perlu direstrukturisasi sepenuhnya, Anda tahu apa yang saya maksud.

Takeaway kunci di sini adalah untuk mengenali ketika karya membutuhkan lebih banyak pekerjaan dari penulis.

“Terkadang, seorang penulis mengirimkan sebuah karya sebelum siap untuk diedit,” kata Corey Wainwright, ahli strategi & copywriter CRO Situs HubSpot di HubSpot. “Belajar mengenali contoh-contoh itu dapat menghemat banyak waktu karena jika tidak, Anda mulai menulis ulang saja, yang tidak membantu Anda berdua.”

Ginny Soskey, mantan manajer Blog Pemasaran di HubSpot, setuju.

“Tugas Anda, sebagai editor, adalah menjaga suara penulis Anda sambil memastikan mereka memenuhi standar kualitas Anda.”

Anda mungkin melihat potongan tidak mengalir dengan baik, atau pendahuluan perlu diperketat, atau tidak ada cukup poin dalam artikel untuk memenuhi standar kualitas Anda. Dalam hal ini, kirimkan umpan balik itu kepada penulis melalui email karena itu mungkin lebih produktif daripada mengalihkan segala sesuatu di sekitar Anda.

Jika karya tersebut membutuhkan banyak bantuan pengeditan, maka tulisan penulis mungkin tidak cocok untuk publikasi Anda – dan Anda akan menghemat banyak waktu dengan memberi tahu kontributor secara langsung.

4. Periksa tempat di mana penulis dapat mengisi bagian yang kosong.

Selain memberikan umpan balik yang lebih besar dan lebih luas, Anda juga harus membaca artikel tersebut untuk mengidentifikasi perbaikan yang lebih kecil yang mungkin Anda inginkan (atau butuhkan) dari bantuan penulis.

Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk ditanyakan pada diri sendiri:

• Apakah ada inkonsistensi struktural dalam karya tersebut? Misalnya, jika mereka menyertakan contoh di setiap bagian kecuali satu atau dua, Anda dapat meminta mereka untuk menemukan satu untuk setiap bagian tersebut.
• Apakah ada poin yang membutuhkan bukti, lebih banyak, atau lebih baik? Statistik dan data dapat meningkatkan kualitas konten Anda dan membuatnya lebih menarik bagi pembaca.
• Apakah ada sumber yang kehilangan kutipan? Ini adalah salah satu yang besar.

Saat Anda membaca, catat poin-poin ini dalam draf email kepada penulis. Setelah selesai, pastikan Anda membersihkan catatan agar mudah dipahami.

5. Tandai situs web yang bermanfaat untuk referensi cepat.

Setelah konten, ide, dan struktur karya siap untuk digunakan, Anda bisa turun ke seluk beluknya.

Di sinilah saya ingin menyimpan beberapa situs web yang ditandai untuk referensi. Berikut adalah yang saya lebih suka.

6. Simpan cuplikan kode yang berguna di dekat Anda.

Selain mem-bookmark situs web yang bermanfaat, sebaiknya Anda juga memiliki semua potongan HTML atau kode lain yang berguna yang cenderung Anda gunakan dengan mudah diakses.

Misalnya, Anda mungkin menggunakan kode khusus untuk menyertakan modul "Cuplikan Unggulan" di CMS Anda.

Untuk mempermudah proses ini, saya menyimpan cuplikan kode di Evernote saya. Ketika tiba saatnya untuk menambahkannya ke kode sumber posting blog saya, saya cukup menarik catatan dan memasukkan cuplikan sesuai kebutuhan.

Inilah pengantar mendalam tentang HTML sehingga Anda dapat mempelajari peretasan pengkodean yang bermanfaat.

7. Bacalah dengan lantang.

Pentingnya langkah ini tidak dapat dilebih-lebihkan.

Membaca dengan suara keras tidak hanya bagus untuk retensi memori, tetapi juga bagus untuk menemukan kesalahan. Anda cenderung menemukan kalimat yang kikuk dan hal-hal lain yang tidak dapat ditangkap oleh pemeriksaan ejaan jika Anda membacakan dengan keras.

Penulis terlaris David Sedaris menggunakan pendekatan verbal ini untuk menyempurnakan tulisannya.

Menurut Fast Company , Sedaris menguji karya-karyanya yang sedang dalam proses dengan membacanya keras-keras kepada penonton langsung karena hal itu membantunya melihat ketidaksempurnaan dalam teks. Saat dia membaca, dia akan melingkari semuanya mulai dari frasa yang membingungkan atau menyesatkan hingga kata-kata yang diulang-ulang.

“Dulu saya benci ketika sebuah buku keluar atau sebuah cerita diterbitkan dan saya akan menjadi seperti Sialan, bagaimana saya tidak menangkapnya?'” Kata Sedaris. "Tapi kamu selalu menangkapnya ketika kamu membaca dengan suara keras."

Membaca dengan keras akan membantu Anda menangkap kesalahan ini pada putaran pertama, yang akan menghemat waktu Anda nanti.

8. Gunakan "Temukan dan Ganti" untuk memperbaiki kesalahan umum dengan cepat.

Kita semua memiliki kata-kata yang membuat kita tersandung, tidak peduli berapa lama kita telah menulis atau mengedit.

Pikirkan tentang ini: Apa kesalahan yang cenderung Anda buat saat menulis atau mengedit? Hal apa yang cenderung kamu rindukan?

Mulailah melacak ini dan menambahkannya ke blog pribadi. Kemudian, saat Anda mengedit, lakukan "Temukan dan Ganti" sebelum menerbitkan untuk mengetahui kesalahan apa pun yang lolos dari celah. Ini adalah cara yang jauh lebih cepat untuk memoles sepotong daripada mencari contoh ini secara manual.

Untuk melakukan "Temukan dan Ganti," tekan Control + F di PC (atau Command + F di Mac), ketikkan kata atau frasa masalah Anda, dan klik "Temukan."

9. Lakukan pemeriksaan terakhir pada Microsoft Word.

Tidak peduli seberapa cermat Anda mengamati sebuah tulisan: Lebih sering daripada tidak, Anda akan menemukan kesalahan tambahan menggunakan pemeriksaan ejaan yang seharusnya Anda lewatkan.

Jika perangkat lunak penulisan Anda memiliki pemeriksaan ejaan, gunakan itu. Kami juga menyarankan untuk menempelkan konten ke dalam Microsoft Word (mengizinkan panjang) untuk pemeriksaan terakhir.

Ingatlah untuk memberikan dokumen beberapa detik ekstra untuk memproses bagian Anda setelah Anda menempelkannya di sana, karena Word membutuhkan waktu sedikit lebih lama untuk "membaca" bagian Anda dan mengungkap kesalahan apa pun.

Kemudian, Anda dapat melewatinya dan menilai garis berlekuk merah atau hijau yang Anda lihat.

10. Tahu kapan kontennya cukup bagus.

Saya tahu seperti halnya editor lainnya bahwa melepaskan perfeksionisme itu sulit. Tetapi ternyata perfeksionisme, meskipun membantu dalam konteks tertentu, dapat menjadi penghalang utama bagi produktivitas.

Akan selalu ada sesuatu yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan sebuah tulisan. Anda mungkin menganggap "selesai" sebagai menghabiskan setiap menit yang memungkinkan untuk meningkatkan, memoles, dan menyempurnakan bagian sampai dipangkas dengan sempurna.

Tapi apa yang Anda korbankan dengan membuat lebih banyak perbaikan kecil? Dan apakah pengorbanan itu realistis? Apakah mereka sepadan dengan waktu Anda? Pada titik tertentu, Anda perlu bertanya pada diri sendiri: " Kapan 'cukup baik' cukup baik?"

Tentu saja, mengetahui apa ambang batas untuk "cukup baik" lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Berikut adalah formula yang berguna untuk memberi Anda beberapa arahan:

1. Karya tersebut berhasil memecahkan masalah, memenuhi kebutuhan, atau menyampaikan pesan yang dimaksudkan.
2. Ini jelas dan jelas pada merek.
3. Kualitas pekerjaan konsisten dengan atau di atas tingkat pekerjaan sebelumnya.
4. Ini telah diteliti secara menyeluruh namun objektif oleh individu lain yang memenuhi syarat.
5. Keputusan akhir preferensi telah ditinggalkan di tangan pencipta.

Pastikan Anda menyelesaikan tugas pengeditan dan proofreading yang paling penting. Kemudian, setelah Anda menyempurnakan satu bidak untuk melanjutkan ... lanjutkan saja.

11. Simpan daftar periksa pra-publikasi ini.

Sebelum Anda menekan "terbitkan," saatnya untuk melakukan final sekali-over untuk memastikan Anda telah mencentang semua kotak.

Meskipun ini tampak seperti langkah ekstra lainnya, ingatlah bahwa ini adalah investasi waktu yang akan menyelamatkan Anda dari keharusan kembali ke bagian itu nanti untuk melakukan pengeditan dan penyesuaian.

Karena itu, gunakan daftar periksa pengeditan dan proofreading online ini saat melakukan pemeriksaan terakhir Anda. Jangan ragu untuk menambahkan juga ke daftar, karena Anda mungkin memiliki langkah-langkah tambahan dalam proses Anda.

Pada akhirnya, menjadi editor yang efisien membutuhkan konsentrasi, perhatian terhadap detail, dan kemampuan untuk mengetahui kapan harus berhenti. Dengan daftar ini yang Anda inginkan, Anda akan menjadi lebih baik dalam waktu singkat.

Catatan Editor: Posting ini awalnya diterbitkan pada April 2016 dan telah diperbarui untuk kelengkapan.