11 Hack Email Gratis untuk Meningkatkan Efisiensi Anda

Jika Anda seperti saya, bagian kuat dari hari kerja Anda adalah memilah-milah kotak masuk Anda, mengirim pesan email ke sampah, dan menanggapi email yang sensitif terhadap waktu.

Harus mengaktifkan beberapa untuk mengendalikannya? Kami telah mendapatkan peretasan email gratis yang akan memungkinkan Anda mengontrol kotak masuk dengan lebih baik sehingga Anda dapat membidik hal-hal penting.

11 Hack Surat Elektronik Gratis untuk Meningkatkan Produktivitas Anda

1. Nonaktifkan notifikasi atau jeda email.

Selain media sosial, email adalah tempat kebanyakan orang dibanjiri notifikasi. Ini bisa menjadi salah satu penghalang terpenting untuk efisiensi mengingat kesadaran Anda tetap ditarik di tempat lain.

Larutan? Cukup matikan pemberitahuan email untuk fokus pada tanggung jawab Anda yang lebih mendesak. Jauh lebih baik lagi, Anda dapat menjeda email masuk bahkan muncul di kotak masuk Anda – jika perusahaan email Anda mengizinkannya.

Sumber Daya Grafis

Orang-orang Outlook dapat menjeda pemberitahuan sebagai hasil dari aplikasi Boomerang dan membatalkan jeda saat mereka siap menanganinya.

2. Blokir waktu untuk penilaian email batch.

Email dapat datang selama beberapa jam dalam satu hari kerja dan jika Anda melakukan pekerjaan dengan kru yang tidak sinkron, tidak ada jam istirahat.

Jadi, alih-alih terus-menerus memeriksa email Anda dan menanggapi setiap orang saat datang, sisihkan blok waktu sepanjang hari Anda untuk mengevaluasinya.

Ini bisa terjadi di pagi hari, sore hari, atau kapan pun Anda mengharapkan waktu istirahat.

Saran profesional: Setelah Anda menentukan blok waktu ini, masukkan ke kalender Anda untuk menghindari konflik dengan aktivitas kerja lainnya.

3. Hasilkan template.

Anda tahu bagaimana situs web memiliki bagian FAQ? Dalam pekerjaan kami yang berpengalaman, kami biasanya mengkomunikasikan detail yang sama lebih dari dan di atas kepada pelanggan, kolega, dan pemangku kepentingan kami.

Untuk membuatnya sedikit lebih mudah, buat template untuk menghindari memulai dari awal setiap kali Anda membuat draf email.

Template Anda akan didasarkan pada kueri yang paling sering Anda terima, frasa yang paling sering Anda gunakan, dan pesan yang paling sering Anda bagikan. Hal-hal seperti:

• Email dingin
• Pengalihan ke grup lain
• Pemberitahuan tim mingguan
• konsep OOO

Untuk mengatur ini di Gmail, navigasikan ke pengaturan Anda, klik tab Canggih, dan klik "Aktifkan" di bagian Template.

4. Menghasilkan folder.

Bisnis adalah hal terpenting untuk produktivitas dan pesan email sering kali gagal. Ironisnya, mereka cenderung menyimpan beberapa info paling penting yang kita gunakan dalam hari kerja kita sehari-hari.

Membangun folder di dalam email Anda tidak hanya akan membuat item lebih mudah ditemukan tetapi juga lebih mudah diatur saat memprioritaskan email Anda.

Misalnya, Anda dapat membuat kategori berdasarkan:

• Prioritas (mis. Tindakan yang diperlukan, informasional)
• Mengoperasikan (misalnya SDM, Keuangan, perlindungan Asuransi)
• Grup (misalnya Manajemen, pengalaman langsung, kolega, dan sebagainya)

5. Saring email masuk Anda.

Mengapa mengetik melalui pesan email ketika Anda dapat meminta penyedia email melakukannya untuk Anda secara mekanis?

Atribut filter – tersedia melalui sebagian besar penyedia email – memungkinkan Anda menyortir, menghapus, menandai, dan meneruskan pesan email.

Anda dapat melakukannya dengan menerapkan informasi berikut:

• Alamat surat elektronik
• Kata dan frase dan/atau frase
• Garis subjek
• Lampiran

Saat Anda membuat filter, Anda menetapkan tindakan tindak lanjut otomatis.

Kasus penggunaan termasuk memasukkan email dari manajemen ke folder tertentu, menghapus email sampah, menandai pengingat sebagai studi.

6. Gunakan penjadwal email.

Absen adalah hari-hari bangun jam 6 pagi hanya untuk mengirim email yang tidak dapat Anda kirimkan pada jam 10 malam sebelumnya ketika Anda menyusunnya.

Beberapa penyedia email memungkinkan Anda untuk menjadwalkan tanggal dan waktu untuk mengirimkan email Anda sehingga Anda dapat mengaturnya dan melupakannya – tanpa rasa takut.

Jika perusahaan Anda tidak memiliki aspek ini, pertimbangkan ekstensi seperti Boomerang, yang dapat Anda gabungkan dengan email Anda untuk merencanakan email.

7. Memberdayakan fungsi "unsend".

Kita semua melakukannya: Kirim email kemudian lakukan pembacaan ulang wajib dari email yang sekarang Anda periksa ulang lima kali sebelum mengirim HANYA dalam keadaan – meskipun Anda tidak dapat melakukan apa pun tentang hal itu. Sampai akhirnya sekarang.

Gmail dan penyedia email lainnya sekarang memungkinkan Anda untuk membatalkan pengiriman email selama beberapa detik setelah Anda mengklik "Kirim", hanya jika Anda melihat kesalahan atau hanya mengubah pikiran Anda.

Pro-saran: Tingkatkan penerima hanya saat surat elektronik Anda siap dikirim - dengan cara ini, Anda tidak akan pernah mengirim surat elektronik yang belum selesai lagi.

8. Pelajari jalan pintas.

Pintasan memungkinkan Anda menyelesaikan tugas email dengan cepat tanpa melewatkan penaklukan.

Dengan pintasan email, Anda dapat:

• Buat email baru.
• Sertakan penerima cc dan bcc.
• Sisipkan tautan masuk.
• Buka kiat ejaan.
• Format teks dengan berani, miring, garis bawah, indentasi, dan perataan.
• Arsipkan email

Dan itu hanya untuk beberapa nama. Jika ada fungsi yang sering Anda gunakan, kemungkinan besar ada jalan pintas untuk membawa Anda ke sana hanya dengan satu klik atau penekanan tombol.

Tentu saja, pintasan akan berbeda menurut perusahaan dan mesin. Jadi sebelum Anda mulai menggunakannya, pastikan Anda menggunakan yang terbaik.

9. Berhenti berlangganan.

Jika kotak masuk Anda hampir sama dengan milik saya, ada beberapa ribu email dari model yang hampir tidak pernah berinteraksi dengan Anda.

Meskipun menghapus email ini memakan waktu, Anda dapat mulai merapikan kotak masuk Anda dengan berhenti berlangganan email yang belum pernah Anda baca. Sayangnya, tidak semua model memiliki alur kerja pelepasan yang secara otomatis akan mengeluarkan Anda dari catatan pembacaan.

Dalam keadaan ini, Anda harus berhenti berlangganan secara manual. Percayalah, diri jangka panjang Anda akan berterima kasih.

10. Dapatkan ekstensi browser tata bahasa.

Sebagian besar dari kita membuat draf email langsung dari kotak "Draf Baru". Di sisi lain, metode itu memiliki beberapa bahaya – khususnya salah eja atau frasa yang canggung.

Aplikasi seperti Grammarly akan berfungsi sebagai korektor, menangkap kesalahan Anda segera setelah Anda membuatnya. Grammarly juga memiliki karakteristik rapi yang akan menyampaikan kepada Anda nada pesan Anda dan mengusulkan frasa alternatif.

Dengan perangkat ini, Anda tidak perlu khawatir tentang bagaimana Anda bersuara atau jika ada kesalahan ketik yang tersembunyi. Dibutuhkan semua tebakan sehingga Anda hanya bisa fokus menekan "Kirim."

11. Prioritaskan pesan email Anda.

Jika Anda terus berjuang untuk menangani email dalam jumlah besar yang Anda terima, cobalah mengikuti aturan populer ini: Jika email memerlukan tanggapan yang memakan waktu dua menit atau kurang, tanggapi dengan cepat.

Jika butuh waktu lebih lama, pertahankan untuk nanti. Taktik ini dimaksudkan untuk membantu Anda mengatasi kekacauan tanpa diatasi.

Itu dia – peretasan surat elektronik gratis yang akan membantu Anda mengatur kotak masuk dan mengoptimalkan produktivitas Anda.

Perhatian Editor: Artikel ini awalnya diterbitkan pada Agustus 2016 dan telah diperbarui untuk kelengkapan.