4 Tips Untuk Meningkatkan Efisiensi Alur Kerja Dalam Bisnis Anda

Sebagian besar kantor dan bisnis saat ini beroperasi dengan jadwal delapan jam. Anda mungkin berpikir ini cukup lama untuk menyelesaikan semua tugas yang harus dilakukan pada hari itu. Tapi, ketika Anda menggali lebih dalam bagaimana jam-jam itu dihabiskan, apakah Anda yakin bahwa setiap menit dihabiskan secara produktif? Atau, apakah ada jam yang terbuang karena tidak efisien dengan proses, alat, dan fungsi lain untuk menyelesaikan pekerjaan?

Saat ini, bisnis berada di bawah begitu banyak tekanan untuk berbuat lebih banyak, memberikan lebih banyak, dan menghasilkan lebih banyak dalam jumlah jam yang sama. Teknologi semakin maju, dan ada harapan bagi bisnis untuk menggunakan semua sumber daya yang tersedia untuk keuntungan mereka guna meningkatkan efisiensi alur kerja. Terserah bisnis Anda untuk mencari alat yang diperlukan dan membaca sumber, seperti bagan perbandingan CRM, sehingga Anda dapat membentuk keputusan yang tepat dalam mengotomatiskan alur kerja bisnis Anda. Ketika ini tercapai, bisnis Anda akan dapat melepaskan pemborosan waktu di tempat kerja, sehingga produktivitas dan profitabilitas bisnis Anda selanjutnya juga meningkat.

Dalam artikel ini, Anda akan memiliki empat tip terbaik tentang bagaimana Anda dapat meningkatkan efisiensi alur kerja secara keseluruhan dalam bisnis Anda. Jadi, baca terus!

1. Pelajari Cara Memprioritaskan Tugas

Salah satu hal yang mungkin mengganggu alur kerja Anda secara keseluruhan adalah ketika Anda tidak tahu bagaimana secara efektif memprioritaskan tugas-tugas tertentu yang harus Anda selesaikan. Tidak ada aturan keras dan cepat, tidak dapat dinegosiasikan dalam hal memprioritaskan tugas, karena melakukannya berbeda berdasarkan apa yang harus dilakukan pada hari itu dan tenggat waktu yang mendesak.

Tantangannya, bagaimanapun, mulai muncul ketika Anda merasa seolah-olah semua yang ada dalam daftar Anda penting untuk dicapai. Bagaimana Anda memprioritaskan satu di atas yang lain? Berikut panduannya:

Fokus pada tugas yang paling penting. Pilih, paling banyak, tiga tugas yang harus Anda tempatkan di bagian atas daftar prioritas. Ketiga tugas itu harus diselesaikan di pagi hari ketika Anda mungkin masih berada di musim paling produktif, secara mental. Dengan begitu, Anda akan memiliki 'waktu luang' di sore hari untuk menyelesaikan apa pun yang Anda bisa dalam daftar. Kemudian, mulailah siklus yang sama lagi pada hari berikutnya Anda melapor untuk bekerja.

Soroti apa yang mendesak, berdasarkan tenggat waktu. Melalui ini, Anda akan yakin bahwa Anda tidak akan melewatkan tenggat waktu yang akan datang dengan mengerjakan tugas-tugas tersebut terlebih dahulu dengan tenggat waktu yang masih cukup jauh.

Masuk kerja lebih awal. Jika Anda dapat membuatnya bekerja setidaknya 15 menit lebih awal dari jam kerja Anda yang biasa, itu benar-benar membuat perbedaan besar untuk menyelesaikan lebih banyak hal di pagi hari. Waktu yang tidak terganggu ketika tidak ada begitu banyak rekan kerja dapat memungkinkan Anda untuk lebih fokus pada sesuatu yang perlu Anda selesaikan. Karena Anda tiba 15 menit lebih awal, itu juga memungkinkan Anda meninggalkan tempat kerja 15 menit lebih awal dari orang lain.

Ketika Anda melakukan strategi di atas, Anda mungkin mulai menyadari perubahan dalam operasi bisnis Anda seperti yang Anda bisa sekarang, akhirnya, mampu menyelesaikan lebih banyak hal dalam sehari.

2. Analisis Proses Anda Saat Ini

Sebelum membuat perubahan dalam alur kerja bisnis Anda, penting juga untuk menganalisis proses alur kerja Anda saat ini. Ini penting agar Anda dapat yakin bahwa perubahan apa pun yang Anda terapkan di tempat kerja Anda adalah yang diperlukan agar lebih efektif. Saat Anda melakukan proses ini, Anda harus melibatkan semua orang, termasuk karyawan Anda. Dengan melakukannya, Anda bisa mendapatkan umpan balik yang diperlukan dari mereka untuk menentukan apa yang berhasil untuk karyawan tersebut dan apa yang tidak.

Untuk memastikan bahwa analisis alur kerja Anda berjalan efektif untuk bisnis Anda, perhatikan langkah-langkah dan strategi berikut:

Otomatiskan alur kerja Anda. Setelah Anda mengidentifikasi area nyeri dalam alur kerja Anda yang masih keras kepala Anda operasikan secara manual, ada baiknya mempertimbangkan untuk mengotomatiskannya, satu prosedur pada satu waktu.

Temukan hambatan tertentu dalam alur kerja Anda dan buat strategi. Kemacetan dalam alur kerja Anda adalah area masalah yang memperlambat kelancaran arus kerja. Misalnya, apakah ada langkah yang membutuhkan waktu lebih lama dari yang lain untuk diselesaikan? Apakah ada departemen yang berulang kali berjuang untuk menyelesaikan prosesnya? Itulah hambatan-hambatan yang perlu diatasi.

Analisis alur kerja menguntungkan bisnis Anda dalam banyak hal, membuatnya semakin penting untuk Anda lalui. Manfaat ini meliputi:

Meningkatkan efisiensi secara keseluruhan di tempat kerja Anda. Analisis alur kerja memungkinkan bisnis Anda memiliki pandangan baru tentang cara menyelesaikan tugas tertentu sehingga ketidakefisienan tersebut dapat diidentifikasi dan teknologi yang tepat juga dapat diperbarui.

Membuat pelanggan lebih bahagia. Perubahan yang diterapkan oleh analisis alur kerja juga dapat menghasilkan pelanggan yang lebih bahagia. Ketika keputusan harus dibuat tentang aspek dalam alur kerja Anda yang memengaruhi pelanggan, Anda dapat memiliki landasan alur kerja yang kuat, sehingga meningkatkan operasi bisnis.

Meningkatkan semangat kerja karyawan. Tentu saja, tidak ada karyawan yang ingin tertinggal masih menggunakan proses antik ketika karyawan di bisnis lain telah beralih ke sistem yang lebih modern.

3. Tetapkan Karyawan yang Tepat

Anda mungkin sudah memiliki proses perekrutan yang menyeluruh. Kemudian, perusahaan Anda juga telah berinvestasi pada alat yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan. Namun, Anda perhatikan bahwa masih ada gerakan lambat dari satu ujung alur kerja ke ujung lainnya. Ketika ini terjadi, masalahnya bisa jadi Anda menugaskan karyawan yang salah untuk pekerjaan itu, seperti menugaskan karyawan di departemen pemasaran ketika Anda bahkan belum melatih mereka untuk pemasaran digital.

Penugasan yang tepat sangat penting sehingga Anda akan mengetahui dengan pasti bahwa setiap karyawan sangat cocok dengan posisi yang diberikan kepada mereka. Mereka dapat melakukannya dengan baik, hanya karena fungsi pekerjaan mereka adalah kekuatan mereka. Ketika ini tercapai, bisnis Anda dapat menikmati kemungkinan sukses yang lebih tinggi.

Untuk memastikan bahwa karyawan yang tepat dicocokkan dengan fungsi pekerjaan yang tepat, berikut adalah tips yang telah dicoba dan diuji yang mungkin ingin Anda terapkan:

Kembangkan deskripsi pekerjaan yang akurat. Ini berarti bahwa deskripsi pekerjaan Anda harus, sebanyak mungkin, sangat spesifik. Meninggalkan deskripsi pekerjaan yang tidak jelas hanya akan menciptakan celah yang membuat perusahaan Anda lebih sulit untuk menguraikan apakah deskripsi pekerjaan tersebut benar-benar terpenuhi atau tidak.

Dukung pertumbuhan dan bakat setiap anggota tim Anda. Kapan pun ada peluang bagi setiap anggota tim Anda untuk berkembang, manfaatkan peluang itu sebaik-baiknya. Beri karyawan Anda kesempatan untuk tumbuh dan mengasah keterampilan mereka dengan mengirimkan mereka ke pelatihan dan seminar yang dibayar perusahaan. Itu mungkin tampak seperti biaya tambahan untuk perusahaan Anda, tetapi pengembalian ketika mereka dapat melakukannya dengan baik dan mencapai lebih banyak untuk bisnis Anda lebih besar.

Tetapkan tujuan yang jelas untuk setiap tugas sehingga setiap karyawan Anda memiliki gagasan tentang apa yang harus mereka selesaikan untuk setiap tugas. Memecah tanggung jawab menjadi tugas-tugas yang lebih kecil membuat proses lebih jelas dan efisien, menghapus kemungkinan area abu-abu ketika karyawan tidak yakin apa yang harus mereka capai untuk setiap tugas, serta membantu mereka menentukan apakah apa yang mereka lakukan atau tidak, pada kenyataannya, membawa hasil.

4. Prioritaskan Berbagi File Dan Dokumentasi

File adalah bagian yang tidak terpisahkan dari bisnis apa pun. Ada dokumen yang harus dibagikan dari satu ujung alur kerja ke ujung lainnya untuk memastikan bahwa ada arus informasi yang berhasil. Tidak peduli seberapa baik atau seberapa baik semua aspek lain dari alur kerja Anda diotomatisasi, Anda masih akan gagal mencapai tujuan Anda ketika tim Anda tidak memiliki pilihan lain selain secara manual menjangkau dokumen yang mereka butuhkan.

Salah satu tujuan Anda untuk mengotomatiskan efisiensi alur kerja Anda harus terkait dengan menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencapai target Anda daripada membuang waktu mencari dokumen tertentu yang seharusnya mudah ditemukan.

Dengan mengingat hal itu, berikut adalah tip yang dapat Anda terapkan untuk memastikan berbagi file yang aman melalui sistem otomatis:

· Pilih perangkat lunak berbagi file yang memungkinkan enkripsi ujung ke ujung untuk memastikan bahwa kata sandi dan langkah-langkah keamanan lainnya tersedia untuk menghindari pencurian data dan identitas.

· Jalankan audit file biasa sehingga Anda mendapatkan informasi terbaru tentang siapa yang memiliki akses ke file tertentu dan siapa yang saat ini memiliki kendali atas file. Proses audit file juga diperlukan untuk segera menghapus file yang tidak diinginkan dari sistem cloud Anda.

· Pilih sistem berbagi file tingkat bisnis karena sistem tingkat konsumen lebih rentan terhadap kebocoran, pelanggaran, dan pencurian, dengan langkah-langkah keamanan yang lebih rendah. Sistem berbagi file tingkat bisnis memungkinkan Anda memiliki lebih banyak kontrol keamanan, seperti kontrol kepatuhan dan visibilitas, di antara banyak kontrol lainnya.

· Latih dan didik tim Anda tentang metode berbagi file otomatis yang ada karena perangkat lunak berbagi file Anda akan tetap tidak berguna jika tim Anda bahkan tidak diperbarui sehubungan dengan cara menggunakannya dengan tepat dan untuk keuntungan bisnis Anda.

Kesimpulan

Kiat-kiat di atas berfungsi tidak peduli jenis bisnis yang Anda miliki dan tidak peduli departemen milik Anda. Ketika Anda menganggap setiap departemen sebagai bagian dari keseluruhan teka-teki, bisnis Anda dapat meningkat dan menjadi lebih produktif. Proses alur kerja sangat penting untuk menyelesaikan sesuatu, dan terserah Anda untuk memastikan bahwa semua proses Anda berkontribusi pada kemungkinan keberhasilan yang lebih tinggi untuk bisnis Anda. Ketika proses bisnis Anda mulai menjadi berlebihan, itu adalah sinyal yang baik bagi Anda untuk benar-benar bergerak dan menyesuaikan alur kerja Anda agar lebih efisien.