5 ide penyimpanan informasi cloud terbaik untuk bisnis
Diterbitkan: 2022-01-31Jadi, Anda hanya memilih salah satu vendor penyimpanan cloud terbaik, dan memindahkan file data perusahaan Anda ke cloud. Tetapi apakah Anda mendapatkan yang paling efektif dari penyimpanan fakta cloud Anda, dan apakah Anda melakukan semua yang Anda bisa untuk menjaga informasi Anda tetap aman dan sehat dan terlindungi?
Penyimpanan cloud terbaik untuk bisnis memiliki beberapa kemampuan yang dapat memberi penghargaan kepada perusahaan Anda. Ini memungkinkan Anda untuk mengakses dokumen Anda dari mana saja, yang sangat bagus untuk staf yang melakukan pekerjaan dari rumah atau saat bepergian, dan juga memiliki banyak aplikasi kolaboratif yang dapat mempertimbangkan kesulitan teknologi dari kerja tim.
Selain itu, sebagian besar perusahaan cloud terkemuka membuat kinerja Anda terenkripsi dan aman, tetapi kemungkinan ada risiko stabilitas bagi Anda dan prospek Anda jika Anda tidak mengelola penyimpanan cloud Anda untuk pencadangan dengan benar.
Dalam artikel ini, kami akan memandu Anda melalui lima cara untuk meningkatkan pengalaman penyimpanan informasi cloud, dan mengamankan dokumen Anda.
1. Tahan nilai stabilitas tertinggi
Vendor penyimpanan informasi cloud utama memiliki perangkat perlindungan mutakhir dan secara rutin diperbarui, bersama dengan enkripsi dan firewall, sehingga file data Anda kemungkinan lebih aman di cloud daripada jika Anda menyimpannya di dalam negeri.
Bahkan sekarang ada potensi bahaya, tetapi sebagian besar dapat diatasi dengan memahami dan menggunakan kemampuan perlindungan ini secara efektif, dan melatih staf Anda dalam perlindungan online yang unggul.
Sangat penting bahwa semua pengguna memiliki kata sandi yang kuat. Banyak orang menggunakan kata sandi yang sama untuk semua akun internet mereka, yang berbahaya—jika 1 situs web yang memiliki akun pribadi seseorang diretas, maka peretas kemungkinan besar dapat memperoleh akun fungsinya juga.
Pilihannya adalah menggunakan pengelola kata sandi terbaik yang sangat aman, dan memungkinkan pembeli memiliki kata sandi khusus untuk semua akun mereka tanpa harus mengingat semuanya.
Pengguna akhir bisnis kecil cloud juga harus menggunakan otentikasi dua variabel, yang menandakan bahwa, bahkan jika kata sandi disusupi, ada lapisan stabilitas tambahan yang akan menghentikan peretas masuk ke akun. Sebagai admin, Anda harus berada dalam posisi untuk mewajibkan semua pembeli untuk mengatur ini.
Selain itu, peringatan akun jaminan diaktifkan. Ini menunjukkan bahwa, jika ada tindakan seperti indikasi masuk dari mesin baru, Anda akan diberi tahu. Sebagian besar waktu, peringatan ini hampir tidak perlu dikhawatirkan, tetapi itu membantu Anda bertindak cepat jika ada orang yang tidak berwenang mencoba mengakses informasi Anda.
2. Maksimalkan sinkronisasi
Keuntungan besar penyimpanan cloud adalah sinkronisasi cepat informasi dan folder Anda. Dengan perusahaan berbagi file paling efektif yang diberikan oleh perusahaan penyimpanan detail cloud, semua tenaga kerja Anda akan dapat mengakses file data terbaru di mana pun mereka berada, yang sangat membantu dengan semakin banyaknya pria dan wanita yang bekerja dari properti. .
Jika Anda bukan pecinta antarmuka penyimpanan cloud berbasis browser default, maka fitur praktis yang disediakan oleh banyak pemasok adalah kemampuan untuk menggabungkan folder cloud Anda ke dalam komposisi file sistem kerja Anda, seperti File Windows. Penjelajah atau Pencari Mac.
Segera setelah Anda mengunduh aplikasi penting, file yang disimpan di cloud akan muncul sebagai folder di komputer pribadi Anda, dan, selama Anda memiliki hubungan online, sinkronisasi harus terkomputerisasi dan lancar. Jika Anda memiliki banyak dokumen yang tidak disinkronkan secara teratur—misalnya, arsip informasi sebelumnya yang jarang dikonsultasikan—maka ada baiknya memeriksa apakah perusahaan penyimpanan Anda memiliki opsi untuk menjual dokumen ini secara "dingin".
Ini adalah saat dokumen disimpan di bagian-bagian kecil seperti pita, dan tidak hidup disinkronkan, jadi harus diambil secara manual untuk diakses. Keuntungannya adalah dapat menghemat banyak uang. Google dan Microsoft Azure adalah dua platform yang menawarkan penyimpanan dingin kepada Anda.
3. Tahan faktor yang diatur
Penyimpanan informasi cloud memungkinkan Anda untuk menyortir informasi hanya dalam konstruksi folder, seperti yang Anda lakukan pada hard push klasik. Jika Anda akan berbagi file dengan tim Anda, penting untuk memiliki kerangka kerja yang direncanakan dengan jelas, dan untuk membuat kebijakan untuk penamaan file yang andal sehingga setiap orang dapat menemukan informasi yang mereka butuhkan.
Lakukan ini dari awal, alih-alih menyortir saat Anda melanjutkan, atau Anda pasti akan berakhir dengan kekacauan yang tidak dapat dinavigasi. Struktur folder yang sangat baik juga penting untuk keamanan, terutama karena akan membantu Anda mengatur izin. Sebagai contoh, jika Anda membuat folder dan membatasi entri untuk supervisor organisasi, maka file apa pun yang Anda atur di dalamnya akan dirahasiakan. Ini jauh lebih mudah daripada menempatkan izin file untuk setiap file orang individu.
Selain teknik folder standar, Anda harus benar-benar melihat ke dalam sumber daya organisasi apa lagi yang disertakan dengan penyimpanan cloud Anda. Ini berubah dari satu penyedia layanan menjadi satu lagi, tetapi, sebagai contoh, satu perangkat lunak bermanfaat tertentu yang diamati di Google Travel yang mungkin tidak Anda ketahui adalah kemampuan untuk memasukkan pintasan ke file di berbagai folder.
Untuk melakukan ini, pilih file dan tekan Shift+Z. Anda kemudian akan dapat memutuskan folder kedua untuk menempatkan pintasan. Untuk tujuan pengeditan, ini adalah file yang sama persis, daripada menyimpan dua salinan independen. Ini berguna ketika sebuah file berlaku untuk lebih dari satu kelompok atau usaha.
4. Berkolaborasi dengan dokumen hidup
Dengan file data yang disimpan di drive area, Anda dapat mencoba untuk memiliki lebih dari satu staf membuka file yang tepat, hanya untuk menimpa kinerja masing-masing individu. Tetapi dengan penyimpanan data cloud, setiap dokumen dapat diakses dan diedit pada saat yang bersamaan, yang cenderung membuat banyak tugas menjadi lebih mudah.
Sebagai ilustrasi, jika Anda memiliki spreadsheet akun yang dihosting di Google Spreadsheet, maka siapa pun di staf akun Anda dapat secara bersamaan menambahkan rincian akun yang mereka gunakan dari gadget terpisah. Juga tidak perlu khawatir tentang menutup lembar sehingga orang lain dapat memperoleh tombol mengaksesnya!
Hal ini juga cukup rumit untuk memantau modifikasi. Jika pengawas tenaga kerja akun itu menganggap variasi dalam lembar itu salah, mereka dapat melihat catatan edit sel yang sesuai dan mengetahui siapa yang memasukkannya dan kapan, yang akan membantu menemukan bagaimana kesalahan itu terjadi. Meskipun aspek unik ini eksklusif untuk Google Push, perusahaan kolaborasi cloud lainnya menyertakan karakteristik rekaman edit mereka sendiri.
Anda tetap bisa merasa gugup tentang bagaimana, dengan banyak pembeli yang melakukan pekerjaan pada sebuah file, hanya satu pengguna yang dapat secara tidak sengaja menghapus pengguna lain yang melakukan pekerjaan itu. Tetapi banyak layanan pakar cloud menghadirkan versi—kemampuan untuk kembali ke model dokumen sebelumnya dengan sejumlah klik. Ini sangat berguna jika kabel disilangkan, dan Anda ingin membatalkan perubahan yang telah dirancang oleh anggota staf karena salah perhitungan.
5. Gunakan integrasi
Aplikasi lain yang Anda gunakan di perusahaan Anda dapat terintegrasi dengan penyedia layanan penyimpanan info cloud Anda, yang memungkinkan percakapan lancar di antara prosedur.
Sebagai contoh, Anda dapat menggunakan aplikasi obrolan Slack untuk interaksi staf. Itu dapat diintegrasikan dengan sejumlah perusahaan cloud, termasuk Google Travel dan Dropbox. Ini berarti Anda dapat mencari file Anda tanpa harus keluar dari aplikasi Slack, berbagi file cloud hanya dalam obrolan, atau bahkan memiliki konsep otomatis yang diposting ketika ada penyesuaian ke folder.
Ilustrasi lainnya adalah HelloSign, yang memungkinkan pelanggan untuk dengan cepat dan cepat menandai dokumen. Dengan integrasi ini terpasang ke Dropbox atau Google Drive, Anda dapat menunjukkan dokumen di penyimpanan Anda hanya dengan beberapa klik.
Dropbox sangat terintegrasi secara sempurna dengan Salesforce, metode administrasi kemitraan klien yang digunakan oleh banyak organisasi. Anda dapat mengaturnya untuk mentransfer informasi dari Dropbox langsung ke data Salesforce Anda, yang dapat menyederhanakan alur kerja Anda dan berarti Anda memiliki akses ke dokumen penjualan di mana pun Anda berada.
Ini hanyalah beberapa contoh dari beberapa integrasi di luar sana melalui beberapa penyedia cloud. Meskipun demikian, untuk terus menjaga pembersihan dan prosedur yang ekonomis dan untuk mengurangi potensi risiko keamanan, Anda harus ingat untuk secara berkala melihat aplikasi mana yang memiliki aksesibilitas ke penyimpanan pengetahuan cloud Anda, dan menghapus semua yang tidak dapat Anda gunakan lagi. .
Ringkasan
Dengan mengikuti kiat-kiat ini, Anda dapat yakin bahwa file data Anda di cloud aman dan terlindungi, dan banyak faktor dari pekerjaan Anda sehari-hari akan beroperasi secara signifikan lebih lancar berkat penghargaan yang tersedia dari penyimpanan data cloud .
Lebih jauh lagi melihat di penyimpanan cloud
Pastikan untuk memverifikasi tutorial kami ke penyimpanan cloud terbaik untuk bisnis, dan temukan strategi yang jauh lebih berguna terkait penyimpanan cloud dalam aspek kami tentang cara mengurangi harga penyimpanan cloud. Kami juga meninjau Dropbox Small business, dukungan bisnis platform untuk perusahaan.