5 Tips Memilih Perangkat Lunak Manajemen Proyek Terbaik untuk Bisnis Anda

Memiliki proyek bukanlah masalah besar, tetapi mengelola semuanya secara efisien. Dan, jika Anda pernah merasa bahwa Anda entah bagaimana kurang di arena itu, panduan ini ditujukan untuk Anda! Pikirkan cara ini! Anda memiliki banyak proyek, katakanlah 11, di ember Anda. Tidak heran Anda bekerja keras untuk menyelesaikan proyek, tetapi Anda tidak dapat mengelola semuanya secara bersamaan karena tanggal pelaporan atau tenggat waktu lainnya berbenturan. Lalu bagaimana Anda akan mengatasinya? Inilah Perangkat Lunak Manajemen Proyek, sebagai penyelamat. Tidak diragukan lagi rencana proyek Anda sempurna, bahkan pelaksanaannya juga benar-benar selaras, tetapi tanpa memiliki perangkat lunak manajemen proyek yang tepat yang tidak hanya terbaik tetapi sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda diperlukan untuk keberhasilan pelaksanaan proyek. Dan, mengapa tidak?

Antarmuka yang Ramah Pengguna

Ini adalah perangkat lunak manajemen proyek, yang membantu tim mengelola pekerjaan yang dilakukan secara efisien, di mana pun atau bagaimana mereka bekerja. Namun, beberapa solusi perangkat lunak manajemen proyek telah meledak dalam beberapa tahun terakhir. Bagi mereka yang tidak sadar, Alat Manajemen Proyek terdiri dari antarmuka pengguna yang dibangun untuk meningkatkan kolaborasi di antara anggota tim dan menawarkan berbagai kemampuan pelaporan untuk membuat semua orang tetap terhubung. Itu cukup bagus! Tetapi juga meninggalkan pertanyaan yang sangat penting: “Perangkat lunak mana yang tepat untuk saya atau bisnis saya?” Pilihan Anda akan berdampak pada bagaimana Anda mengelola pekerjaan Anda, bagaimana tim Anda berkolaborasi, dan bagaimana pekerjaan Anda dirancang dan disetujui. Nah, jangan panik! Poin-poin di bawah ini akan membantu Anda. Tapi sebelum itu mari kita pahami dulu apa itu software.

Apa itu Perangkat Lunak Manajemen Proyek?

Perangkat lunak manajemen proyek adalah alat yang memberdayakan tim untuk memajukan proyek dari awal hingga selesai, termasuk penganggaran, perencanaan, pengelolaan tugas, pengalokasian sumber daya, pelacakan dan pelaporan kemajuan, dan banyak fungsi lainnya. Bisnis menggunakan alat manajemen proyek untuk menyelesaikan proyek dan memfasilitasi pencapaian tujuan dan sasaran dengan lebih efektif dan efisien. Perangkat lunak manajemen proyek terbaik, sarat dengan alat, memberdayakan tim untuk bekerja sama dan membantu mereka mengatur, mengoordinasikan, dan melacak pekerjaan yang diperlukan untuk menyampaikan proyek yang sukses dari awal hingga akhir.

5 Poin Yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Perangkat Lunak Manajemen Proyek Terbaik

1. Mudah Digunakan (Tidak Memakan Waktu untuk Bekerja)

Pada awalnya, Anda perlu memastikan bahwa perangkat lunak apa pun yang Anda investasikan mudah dipahami dan digunakan! Belum lagi, tetapi banyak Alat Manajemen Proyek sangat rumit dan pengguna memerlukan beberapa hari pelatihan untuk mengerjakannya. Produk terbaik adalah satu-satunya yang menurut Anda tidak rumit untuk dikerjakan, dan itu juga cocok untuk bisnis Anda. Banyak alat menawarkan uji coba gratis, jadi Anda akan melihat apakah itu yang terbaik untuk Anda sebelum memutuskan untuk membelinya.

2. Memudahkan Mengelola Tugas

Ini adalah salah satu fitur penting yang tidak hanya memungkinkan Anda untuk membuat daftar semua tugas tetapi juga menugaskan anggota tim untuk masing-masing tugas. Dengan cara ini, Anda dapat berkonsentrasi pada preferensi tertinggi dan menetapkan tenggat waktu, sehingga semua orang dengan mudah mengetahui apa yang perlu diselesaikan dan oleh siapa. Beberapa alat manajemen proyek memungkinkan Anda membagi dua tugas dengan cara yang rapi. Misalnya, berdasarkan sumber daya, tugas, hari penyelesaian, kategori, dll., sehingga Anda dapat menemukan dan mengatur informasi dengan cepat. Untuk memastikan tugas selesai tepat waktu, ada fitur di sebagian besar alat untuk memberi tahu anggota tim yang bertanggung jawab ketika tenggat waktu mendekat.

3. Komunikasi tim yang efektif

Komunikasi yang efektif adalah kunci untuk mempercepat kolaborasi dan memastikan tugas diselesaikan dengan ahli. Karena semakin banyak orang bekerja dari jarak jauh atau tersebar di seluruh kantor di lokasi yang berbeda, terutama di masa pandemi, kebutuhan akan komunikasi yang efisien menjadi semakin penting. Oleh karena itu, dengan alat ini, semua anggota tim dengan cepat berkomunikasi satu sama lain secara real-time tanpa harus memilah-milah tumpukan email. Selain itu, untuk mempercepat, anggota tim lain dapat melihat sekilas melalui utas, alih-alih meminta seseorang menggali folder email lama. Ini tidak diragukan lagi membantu memfasilitasi kolaborasi dan transisi.

4. Dasbor Visual

Baik dengan grafik, bagan, metrik visual, atau indikator kinerja utama (KPI), Dasbor membantu agar semua orang selalu mengetahui status proyek, menawarkan tampilan status proyek tingkat tinggi bersama tim. Laporan grafis ini juga menyampaikan status proyek kepada pemangku kepentingan dan sponsor yang mungkin tidak ingin melihat detail yang disajikan dalam laporan tertulis.

5. Antarmuka Pengguna

Bukan rahasia lagi bahwa antarmuka yang buruk dan berantakan dapat mempersulit tim Anda untuk menemukan apa yang mereka butuhkan, dan juga dapat menghambat produktivitas tim Anda. Antarmuka yang jelas, sederhana, dan profesional tidak hanya membuat pengalaman pengguna lebih menyenangkan tetapi juga membantu anggota tim menjadi bersemangat menggunakan perangkat lunak. Selain itu, antarmuka online yang dirancang dengan baik juga penting jika Anda menggunakan komponen yang menghadap klien dari alat manajemen, terutama untuk komunikasi klien. Desain yang profesional dan kontemporer akan meningkatkan citra merek perusahaan Anda. Banyak perangkat lunak bahkan menawarkan antarmuka visual unik yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda, memungkinkan Anda membuat informasi lebih jelas dan mudah dikelola. Dan, jangan lupa, itulah tujuan sebenarnya dari memiliki Perangkat Lunak Manajemen Proyek!

Mengapa Ayoa Software Manajemen Proyek Terbaik?

Setelah menggunakan beberapa proyek, saya menemukan Ayoa yang terbaik. Ini memiliki semua alat yang Anda butuhkan untuk mempermudah pengelolaan setiap aspek proyek Anda. Selain itu, dari awal hingga akhir, ini membantu Anda mencapai semua faktor seperti kepemimpinan, motivasi, organisasi, produktivitas, dan banyak lagi dengan memberi Anda tempat khusus untuk mengumpulkan ide, membagikan tugas kepada anggota tim, menetapkan tenggat waktu, dan melacak kemajuan untuk beberapa proyek.

Beberapa fiturnya yang paling saya suka adalah:

• Orientasi tim yang mudah
• Satu platform untuk setiap proyek
• Jadikan proyek lebih kolaboratif
• Pembaruan instan tentang kemajuan tugas
• Komunikasi tim yang produktif
• Pandangan yang berbeda untuk proyek yang berbeda

Yang terpenting, Anda dapat mulai mengerjakannya secara gratis kapan pun Anda mau. Jadi, apa yang Anda tunggu? Masuklah!