Panduan Pemula untuk Diagram Aliran Data

Tanyakan kepada atlet profesional atau eksekutif bisnis mana pun bagaimana mereka menjadi sukses, dan mereka akan memberi tahu Anda bahwa mereka menguasai suatu proses. Dengan mengetahui kebiasaan mana yang membawa kesuksesan dan mana yang tidak, mereka meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Namun menerapkan suatu proses ke dalam bisnis, departemen, atau bahkan tim adalah hal yang sangat berbeda dengan mengasah proses pribadi Anda. Dengan banyaknya bagian yang bergerak, bagaimana Anda melacak dan menyempurnakan setiap aspek proses bisnis Anda?

Diagram aliran data memberikan cara yang mudah dan efisien bagi organisasi untuk memahami, menyempurnakan, dan menerapkan proses atau sistem baru. Itu adalah representasi visual dari sistem Anda, sehingga mudah untuk dipahami dan dipangkas.

Sebelum kita menyelami bagaimana diagram aliran data dapat membantu menyempurnakan sistem atau proses bisnis Anda, mari kita bahas apa sebenarnya diagram aliran data itu.

Sumber Gambar

DFD menjadi populer pada tahun 1970an dan tetap digunakan secara luas karena mudah dipahami.

Ada dua jenis DFD — logis dan fisik. Diagram logika menampilkan proses teoretis dalam memindahkan informasi melalui suatu sistem, seperti dari mana data berasal, ke mana perginya, bagaimana perubahannya, dan ke mana data berakhir.

Diagram fisik menunjukkan proses praktis memindahkan informasi melalui suatu sistem. Ini dapat menunjukkan bagaimana perangkat lunak, perangkat keras, file, karyawan, dan pelanggan spesifik sistem Anda memengaruhi aliran informasi.

Anda dapat menggunakan diagram logis atau fisik untuk menggambarkan aliran informasi tersebut. Anda juga dapat menggunakannya secara bersamaan untuk memahami suatu proses atau sistem pada tingkat yang lebih terperinci.

Manfaat Diagram Aliran Data

DFD adalah representasi visual yang dapat membantu hampir semua orang memahami logika dan fungsi sistem atau proses. Selain mudah diakses, panduan ini juga memberikan kejelasan yang sangat dibutuhkan dan meningkatkan produktivitas. Begini caranya.

Aksesibilitas

Karena informasi visual lebih mudah dicerna, DFD biasanya menjelaskan konsep kompleks lebih baik dibandingkan dengan blok teks.

Presentasi visual tentang cara kerja suatu proses juga dapat menarik perhatian orang lebih lama — sehingga memudahkan penyimpanan informasi.

Kejelasan

DFD memperjelas sistem dan proses yang diperlukan tim Anda untuk melakukan pekerjaan terbaiknya. Baik menerapkan sistem baru di seluruh perusahaan atau menyempurnakan proses yang ada di departemen, DFD membawa Anda dan tim pada pemahaman yang sama.

Membuat DFD juga akan memberi Anda kejelasan tentang operasional bisnis. Pemahaman yang lebih jelas memungkinkan Anda menyempurnakan dan melacak proses bisnis Anda dengan lebih sedikit hambatan.

Produktifitas

Aksesibilitas dan kejelasan yang diciptakan dengan DFD akan mengurangi ruang kesalahan. Tim Anda akan menguasai sistem dan proses dengan lebih baik karena mereka memahaminya.

Pemahaman yang lebih baik – dipadukan dengan proses yang berulang – kemungkinan besar akan meningkatkan efektivitas dan produktivitas tim.

Pada tingkat yang lebih luas, DFD dapat membantu Anda menyederhanakan operasi bisnis Anda. Saat memetakan proses Anda, Anda akan mendapatkan wawasan tentang apa yang berhasil dan tidak.

Wawasan ini membantu meningkatkan produktivitas Anda dan tim Anda. Sebagai bonus, Anda dapat membagikan praktik terbaik apa pun ke seluruh departemen.

Simbol Diagram Aliran Data

Sebelum menggunakan DFD, Anda perlu mengetahui simbol-simbol yang digunakan untuk mendeskripsikannya.

Simbol diagram aliran data adalah notasi standar, seperti persegi panjang, lingkaran, panah, dan label teks pendek. Simbol-simbol ini mewakili arah aliran data sistem, masukan, keluaran, titik penyimpanan, dan subproses.

Empat metode notasi umum yang digunakan dalam DFD: Yourdon & De Marco, Gene & Sarson, SSADM, dan Unified.

Semuanya menggunakan label yang sama dan bentuk serupa untuk mewakili empat elemen utama DFD — entitas eksternal, proses, penyimpanan data, dan aliran data.

1. Entitas Eksternal

Entitas eksternal — yang juga dikenal sebagai terminator, sumber, sink, atau aktor — adalah sistem luar yang mengirim atau menerima data ke dan dari sistem yang digambarkan.

Mereka bisa menjadi sumber atau tujuan informasi, sehingga biasanya ditempatkan di tepi diagram.

Simbol entitas eksternal serupa di semua model kecuali Unified, yang menggunakan gambar figur tongkat, bukan persegi panjang, lingkaran, atau persegi.

2. Proses

Proses adalah prosedur yang memanipulasi data dan alirannya dengan mengambil data yang masuk, mengubahnya, dan menghasilkan keluaran. Suatu proses dapat melakukan hal ini dengan melakukan komputasi dan menggunakan logika untuk mengurutkan data atau mengubah arahnya.

Proses biasanya dimulai dari kiri atas DFD dan berakhir di kanan bawah diagram.

3. Penyimpanan Data

Penyimpanan data menyimpan informasi untuk digunakan nanti, seperti file dokumen yang menunggu untuk diproses. Masukan data mengalir melalui suatu proses dan kemudian melalui penyimpanan data, sedangkan keluaran data mengalir keluar dari penyimpanan data dan kemudian melalui suatu proses.

4. Aliran Data

Aliran data adalah jalur yang diambil informasi sistem dari entitas eksternal melalui proses dan penyimpanan data. Dengan panah dan label ringkas, DFD dapat menunjukkan arah aliran data.

Tingkatan DFD

DFD dapat berkisar dari ikhtisar sederhana hingga representasi sistem atau proses yang kompleks dan terperinci dengan berbagai tingkatan, dimulai dari tingkat 0.

DFD yang paling umum dan intuitif adalah DFD level 0, disebut juga diagram konteks. Ini merupakan ikhtisar tingkat tinggi yang mudah dicerna tentang aliran informasi melalui suatu sistem atau proses, sehingga hampir semua orang dapat memahaminya.

Tingkat 0: Diagram Konteks

Tingkat DFD ini berfokus pada proses atau fungsi sistem tingkat tinggi dan sumber data yang mengalir ke atau darinya. Diagram Level 0 dirancang untuk menjadi gambaran umum proses atau sistem yang sederhana dan lugas.

Level 1: Proses Dekomposisi

Meskipun DFD tingkat 1 masih merupakan ikhtisar luas dari suatu sistem atau proses, DFD ini juga lebih rinci — DFD ini memecah node proses tunggal sistem menjadi beberapa subproses.

Level 2: Penyelaman Lebih Dalam

DFD tingkat berikutnya menyelami lebih dalam lagi dengan memecah setiap proses tingkat 1 menjadi subproses granular.

Level 3: Meningkatnya Kompleksitas

DFD tingkat 3 dan lebih tinggi jarang ditemukan. Hal ini sebagian besar disebabkan oleh banyaknya detail yang diperlukan, sehingga tidak sesuai dengan tujuan awalnya yaitu mudah dipahami.

Contoh Diagram Aliran Data

Profesional di berbagai industri, seperti rekayasa perangkat lunak, TI, e-niaga, serta manajemen & desain produk, dapat menggunakan DFD untuk lebih memahami, menyempurnakan, atau menerapkan sistem atau proses baru.

Namun seperti apa diagram aliran data dalam praktiknya — dan bagaimana hal itu membantu bisnis Anda? Berikut tiga contoh untuk membantu Anda mengontekstualisasikan dampak DFD.

1. DAD Tingkat 0

DFD Level 0 ini memberikan peta kontekstual platform perdagangan efek.

Data mengalir dalam satu arah dari asisten layanan pelanggan dan broker ke platform. Itu juga mengalir dalam dua arah dari pelanggan ke platform dan kembali lagi.

2. DFD Tingkat 1

DFD Tingkat 1 ini menguraikan proses nasabah secara lebih rinci, memperluasnya hingga mencakup pembuatan rekening, penarikan tunai, dan transaksi sekuritas pada akhirnya.

3. DFD Tingkat 2

DFD Tingkat 2 ini menguraikan proses “Pemesanan” untuk mengontekstualisasikan langkah-langkah yang diperlukan untuk melakukan pemesanan — baik oleh pelanggan atau broker.

Bahkan ada pusat bursa pihak ketiga di mana rincian transaksi diteruskan setelah pesanan dilakukan.

1. Ketahui dasar-dasarnya.

Sebelum Anda mulai memetakan diagram aliran data, Anda perlu mengikuti empat praktik terbaik untuk membuat DFD yang valid.

1. Setiap proses harus memiliki setidaknya satu masukan dan satu keluaran.
2. Setiap penyimpanan data harus memiliki setidaknya satu aliran data masuk dan aliran data keluar.
3. Data yang disimpan suatu sistem harus melalui suatu proses.
4. Semua proses dalam DFD harus terhubung ke proses atau penyimpanan data lain.

2. Pilih sistem atau proses.

Mulailah dengan memilih sistem atau proses tertentu yang ingin Anda analisis. Meskipun sistem atau proses apa pun dapat diubah menjadi DFD, semakin besar prosesnya, semakin rumit diagramnya dan semakin sulit untuk dikontekstualisasikan.

Jika memungkinkan, mulailah dengan fungsi atau proses kecil yang ingin Anda tingkatkan.

3. Mengkategorikan kegiatan usaha yang terkait.

Selanjutnya, kategorikan semua aktivitas yang terkait dengan proses ini ke dalam entitas eksternal, aliran data, proses, dan penyimpanan data.

Pertimbangkan sistem pemesanan makanan restoran. Pelanggan adalah entitas eksternal, sistem pemesanan makanan adalah sebuah proses, dan interaksi antara pelanggan dan sistem (yang berjalan dua arah) adalah alirannya.

Juga perlu diperhatikan? Sistem pemesanan berfungsi ganda sebagai penyimpanan data, jadi untuk model SSADA, ini berarti menggambarnya sebagai persegi panjang dengan sudut membulat dengan dua garis horizontal di dalamnya untuk mewakili fungsi gandanya.

4. Gambarlah DFD konteks.

Sekarang saatnya mulai menggambar. DFD dapat dibuat dengan tangan, menggunakan templat gratis yang tersedia online, atau melalui ekstensi browser.

Mulailah dengan DFD Level 0 yang sederhana: Mulailah dengan proses atau sistem Anda, lalu petakan semua koneksi dan alur dasar.

5. Periksa pekerjaan Anda.

Sebelum mendalami DFD yang lebih kompleks, periksalah pekerjaan yang telah Anda lakukan untuk memastikan keakuratan dan kelengkapannya.

Jika Anda melewatkan (atau menambahkan) suatu proses, entitas, atau alur, DFD tingkat berikutnya mungkin tidak masuk akal, dan Anda mungkin terpaksa memulai dari awal.

6. Buat diagram anak.

Untuk setiap proses atau sistem yang dijelaskan dalam DFD Level 0 Anda, buatlah diagram anak baru dengan entitas dan alurnya sendiri. Pada akhirnya, Anda dapat menggunakan diagram anak ini untuk menghubungkan proses bersama-sama.

7. Perluas proses ke dalam DFD Level 1.

Dengan menggunakan diagram anak Anda, Anda harus memetakan hubungan yang lebih mendalam antara setiap proses.

Dalam kasus contoh restoran kita, hal ini bisa berarti menggali lebih dalam sistem pemesanan makanan dan hubungannya dengan pemasok, manajer, pelanggan, dan staf dapur.

8. Ulangi sesuai kebutuhan.

Setiap proses – tidak peduli seberapa besar atau kecilnya – dapat dibayangkan kembali sebagai diagram konteks Level 0, dan siklusnya dapat dimulai lagi.

Ulangi langkah-langkah ini seperlunya untuk membuat DFD sebanyak yang diperlukan, atau bagi proses lebih lanjut untuk mengembangkan DFD Level 2, 3, dan seterusnya.

Menyempurnakan Proses Anda

Meskipun tidak ada diagram aliran data yang “sempurna”, praktik yang berkelanjutan dapat membantu menyederhanakan proses dan memberikan wawasan penting tentang apa yang berhasil, apa yang tidak, dan di mana bisnis Anda dapat melakukan perbaikan yang berdampak.

Pilihan terbaikmu? Ingat aturannya: Tetap sederhana. Mulailah dengan konteks, bangun proses yang terhubung, dan ulangi sesuai kebutuhan untuk memetakan koneksi, alur, dan entitas utama di seluruh organisasi Anda.