Mengadopsi teknologi untuk membuat kinerja operasional
Diterbitkan: 2022-02-03Efektivitas operasional: menghemat waktu, uang, dan aset kami. Ini bisa menjadi perbedaan antara organisasi yang secara reaktif memadamkan api hanya untuk menahan air yang disebutkan sebelumnya dan yang secara proaktif dapat bersiap-siap untuk masa depan, memberi mereka keunggulan dalam persaingan.
Maka, tidak diragukan lagi, itu adalah segala sesuatu yang kita semua perjuangkan.
Metode transformasi
Ada beberapa metode berbeda yang dapat kita gunakan untuk memperkuat efektivitas operasional kita, mari kita selami beberapa metode berikut:
Proses pemeriksaan secara rutin
Dengan kesadaran datang tenaga listrik dan ini secara khusus benar ketika berbicara tentang efisiensi operasional.
Kegagalan untuk memahami dan meninjau prosedur kami akan mengarah pada tidak adanya persepsi di mana area kami untuk peningkatan terletak. Jadi, kita harus memberdayakan diri kita sendiri dengan keahlian fungsi kita: mungkin pelatihan tambahan tentang suatu proses akan meningkatkan efisiensi, atau berinvestasi dalam teknologi baru akan sangat membantu kelompok kita – apa yang sebenarnya tidak kita ketahui, kita hanya tidak bisa menghadapi.
Merangkul peluang otomatisasi
Admin yang sangat sederhana atau tugas yang dapat diulang benar-benar tidak perlu memiliki kekuatan otak karyawan kami, mereka dapat dengan mudah diotomatisasi dengan teknologi. Melakukan hal itu akan membebaskan waktu staf kami, memungkinkan mereka untuk mengerjakan tanggung jawab ekstra penting dan, oleh karena itu, membuat peningkatan efisiensi operasi kami.
Mengaktifkan fungsi lintas departemen
Laki-laki dan perempuan kami adalah pusat dari solusi atau bantuan yang kami berikan, mereka semua memiliki tujuan akhir yang sama. Tapi terlalu sering tim tampil dalam silo, menduplikasi tanggung jawab dan menggunakan aset tambahan dari yang dibutuhkan. Menyatukan organisasi kami dengan memfasilitasi departemen untuk bekerja sama akan menghilangkan masalah ini. Kita dapat melakukan ini dengan mempekerjakan satu rumah untuk tim untuk berbicara, berbagi proses, dan sumber daya.
Sekarang, apa yang sering dilakukan setiap praktik ini? Pengetahuan.
penyebut yang sama
Di zaman modern ini, kehidupan kita dipimpin oleh inovasi teknologi. Smartphone adalah produk pokok di kantong kita, laptop menghubungkan kita dengan kehidupan sosial dan keterampilan kita dari mana saja, dan kita tidak dapat naik pesawat tanpa perlu pil yang dilengkapi dengan banyak acara dan video game! Akibatnya, kenyataan bahwa setiap cara ini memiliki inovasi teknologi sebagai penyebut yang sering dapat masuk akal.
Kecintaan kami pada teknologi menandakan bahwa organisasi secara teratur berusaha untuk memasuki pasar yang berkembang ini. Selanjutnya, metode elektronik yang ditawarkan kepada kita muncul ke permukaan hampir setiap hari. Sebagai perusahaan bisnis yang ingin meningkatkan kinerja operasional dengan inovasi teknologi, pasar saat ini dapat menjadi hal yang menakutkan untuk dimasuki – di mana Anda memulai!?
Mengadopsi ESM
Seperti yang telah kami jelajahi, ada banyak kemungkinan yang Anda inginkan. Tapi kita akan menemukan Enterprise Services Administration (ESM) sebagai tempat pengalaman saya, serta, menggabungkan setiap teknik di atas dan merupakan tempat yang bagus untuk memulai perjalanan Anda.
Tepatnya, ESM mengacu pada penggunaan pendekatan dan metodologi Administrasi Layanan TI selama keseluruhan bisnis untuk meningkatkan operasi perusahaan, layanan ahli, dan kinerja – dan oleh karena itu, efisiensi operasional.
Ini dimulai dengan penerapan jawaban yang memiliki kemampuan untuk membantu organisasi Anda dari yang terbaik ke dasar, misalnya, kinerjanya sama relevannya dengan TI seperti halnya untuk SDM dan layanan.
Divisi yang paling rasional untuk memulai adalah TI – setelah semua, kami sedang mencari untuk menggunakan taktik mereka untuk layanan pengiriman melalui organisasi kami (mereka umumnya saat ini menggunakan sistem yang sebanding untuk log/menyelesaikan tiket). Kemudian, inilah saatnya untuk membicarakan tantangan dengan tim penyedia lain di perusahaan bisnis dan mulai meluncurkannya kepada mereka satu per satu.
Sekarang, penjelasan bahwa efisiensi operasional kami kurang baik kemungkinan besar disebabkan oleh kenyataan bahwa departemen kami tidak bekerja dengan baik satu sama lain: mereka memiliki prosedur mereka sendiri dan biasanya dapat melindunginya. Jadi, ketika kita memulai diskusi tentang mencoba sesuatu yang baru, Anda mungkin menemukan keengganan untuk memperbaiki.
Untungnya bagi kami, manfaat tambahan dari ESM tidak terbatas, dan kami dapat menggunakan ini untuk keuntungan kami untuk mendapatkan masukan mereka untuk resolusi teknologi baru ini:
Mengelola indikator efisiensi utama (KPI) dengan lebih baik
Setiap tim akan memiliki KPI sendiri yang menghasilkan apa yang mereka lakukan dan bagaimana mereka menyelesaikan pekerjaan. Ini bisa berupa X jumlah proses permintaan, X saran dari pelanggan, atau X berbagi skor umpan balik. Aplikasi ESM akan memungkinkan kami untuk melaporkan target kami dengan cepat dan mudah, kami dapat mengekspor informasi dan menilai secara rutin, biasanya dengan grafik yang mudah dipelajari.
Jadi, sebagai alternatif untuk mempelajari melalui spreadsheet excel untuk mengetahui di mana mereka sesuai dengan KPI, tim dapat membantu Anda menghemat waktu dan memungkinkan perangkat lunak melakukannya untuk mereka.
Menawarkan pertemuan klien yang ditingkatkan dan produktif
Departemen penyedia organisasi Anda akan didorong oleh orang-orang mereka – bagaimana jika Anda dapat memberdayakan mereka untuk mampu menghadirkan pengalaman berbelanja yang jauh lebih baik? Program ESM memiliki solusi untuk memanfaatkan portal penyedia mandiri, tempat di mana pun pembeli Anda dapat pergi alih-alih menghubungi/menelusuri departemen.
Anda dapat menambahkan sarana ke portal untuk menginspirasi penyelesaian sendiri (yang berarti meja penyedia bisa jauh lebih berhasil), memungkinkan pengembangan permintaan hanya dalam beberapa klik, dan mengizinkan pengguna untuk mendapatkan penyedia 24/ 7 – itu adalah aspirasi pelanggan!
Menghemat waktu untuk tugas-tugas duniawi
ESM sering diproduksi oleh orang-orang IT untuk orang-orang IT, maka Anda dapat yakin bahwa aplikasi tersebut akan up to date dengan teknologi terbaru. Misalnya, kecerdasan buatan (AI) dan otomatisasi.
Ini praktis untuk departemen kami karena mereka dapat menggunakan pengetahuan ini untuk mengotomatiskan alur kerja yang dipilih untuk membuat hidup mereka lebih mudah, atau bahkan menggunakan chatbot AI di portal perusahaan mandiri sehingga mereka tidak terus-menerus menjawab masalah yang sama.
Bekerja lebih baik secara kolektif
Jika semua yang disebutkan sebelumnya tidak mendorong mereka, maka ada fakta sederhana bahwa dengan ESM kita dapat menyatukan seluruh organisasi.
Akan ada satu rumah di mana kelompok dapat dengan mudah memanfaatkan pengetahuan rekan-rekan mereka tanpa masalah divisi apa, berbicara segera sehingga tidak ada lanjutan berikutnya di email segera setelah surat elektronik atau berlari ke sisi lain dari bisnis untuk meminta bantuan, dan berbagi prosedur yang beroperasi dan memecahkan masalah yang benar-benar tidak.
Pengetahuan sangat penting untuk kinerja operasional
Menjadi efisien adalah sesuatu yang kita semua inginkan, terutama sebagai pemimpin perusahaan. Tapi kita tidak bisa berharap bahwa kinerja operasional suatu hari akan muncul begitu saja, kita perlu menyadari secara spesifik di mana letak kelemahan organisasi kita dan menemukan bagaimana kita dapat memperkuatnya.
Inovasi teknologi menampilkan resolusi terbaik untuk mengembangkan efektivitas operasional, khususnya jika kami menemukan sumber daya elektronik yang berguna yang dapat meningkatkan semua bidang perusahaan bisnis kami. ESM adalah salah satunya, tetapi ada orang lain juga – ini tentang mendapatkan fungsi apa untuk perusahaan, pekerja, dan pelanggan Anda.
Luis adalah Direktur Pengendali di TOPdesk United kingdom.