Menaklukkan kesulitan transformasi digital dan teknik informasi
Diterbitkan: 2022-03-14
Selama dua tahun terakhir, spesialis TI telah bergerak cepat memajukan tujuan transformasi digital organisasi mereka. Ketika pandemi melanda, langkah terobosan ini dipercepat.
Tiba-tiba, setiap tantangan harus diatasi dengan transformasi digital—mereka menjadi satu-satunya pilihan yang tetap layak dan terlindungi untuk diterapkan. Dan hanya dengan jangka waktu yang singkat untuk merespons gangguan total, perusahaan mengalami untuk bertindak cepat.
Akselerasi cepat dalam proses peralihan ke lingkungan terpencil ini membentuk kembali prioritas dan masalah transformasi elektronik. Sekarang, model kerja jarak jauh dan hibrida telah menunjukkan keberhasilan dan memberikan manfaat yang cukup besar (seperti organisasi yang memungkinkan untuk mengembangkan kumpulan keahlian mereka), itulah sebabnya pemerintah federal Inggris mengusulkan untuk memberikan semua karyawan yang ideal untuk meminta kinerja yang dapat disesuaikan ketika mereka mulai bekerja. pekerjaan baru.
Tetapi dengan begitu banyak karyawan yang secara permanen melakukan remote atau memilih model kinerja hibrida, hambatan terbaru untuk transformasi elektronik adalah terus berkembangnya perusahaan konten sprawl, dan bagaimana mereka dapat mengontrol barang elektronik mereka dengan aman dan sukses.
Apa itu material sprawl?
Penyebaran artikel terjadi ketika perusahaan membantu pengguna membuat, menyalin, dan memanfaatkan konten yang tidak dikelola untuk membantu pencarian mereka setiap hari.
Barang-barang informasi digital memiliki lebih banyak, membuat sejumlah besar informasi yang sulit untuk ditangani. Penyebaran konten tertulis akan menuntut pengguna akhir yang berhenti untuk menemukan apa yang mereka butuhkan, dan meningkatkan ancaman bahwa informasi disimpan di tempat yang tidak aman, yang terutama berkaitan dengan aturan privasi yang terus berkembang oleh pemerintah.
Organisasi perlu mengatasi masalah penyebaran materi konten yang berdampak negatif pada efisiensi dan meningkatkan tantangan kepatuhan dengan memperbarui manajemen informasi dan strategi tata kelola mereka untuk mengimbangi inisiatif transformasi elektronik lainnya.
Saat perusahaan memeriksa bagaimana mereka menggabungkan, memigrasikan, atau menghentikan konten tertulis dalam fungsi mereka, satu kendala yang dihadapi pembuat keputusan akhir adalah bagaimana memasukkan pengetahuan yang tidak terstruktur ke dalam tujuan mereka. Tenaga kerja yang tersebar ingin detail ini dapat diperoleh dan tersedia bagi staf, pelanggan, rekan, dan sistem di beberapa titik masuk, seperti item Microsoft.
Sebagian besar bisnis memiliki artikel yang tersebar di drive bersama, email, alat kolaboratif, VPN, dan tempat tambahan. Dalam upaya untuk menangani penyebaran material ini, perusahaan mengalami hambatan kritis berikut:
1. Bermigrasi ke awan
Penyimpanan material telah ditingkatkan untuk memandu infrastruktur kinerja-dari-rumah tangga organisasi dan dorongan untuk menurunkan biaya operasional. Bisnis sekarang melaporkan adopsi jawaban cloud yang lebih tinggi. Menurut Gartner, di seluruh dunia membayar layanan pakar cloud publik akan berkembang 26,7% pada tahun 2021 karena CIO dan pemimpin TI terus mengadopsi program yang dikirimkan cloud, seperti paket perangkat lunak sebagai perusahaan (SaaS).
Memanfaatkan cloud memberikan harga yang jauh lebih kuat dan saran yang fleksibel bagi organisasi untuk membuat konten dapat diperoleh. Meski begitu, tanpa tata kelola material yang berhasil, penyimpanan di cloud pada dasarnya menambah tantangan penyebaran materi konten, itulah sebabnya 69% bisnis mengungkapkan masalah yang melebihi jebakan stabilitas yang ditimbulkan oleh tenaga kerja yang bekerja dari properti.
Migrasi cloud yang berkembang pesat dan bebas biaya ancaman harus dimulai dengan mengenal luas dan dalamnya lanskap pengetahuan organisasi. Pemimpin TI perlu mengetahui bagaimana fakta dipertukarkan dan diubah pada penyimpanan cloud dan lokal yang sama untuk memperkirakan bagaimana migrasi cloud akan memengaruhi program dan perangkat. Merangkul sistem investigasi penyesuaian yang mengotomatiskan penemuan tentang bagaimana detail dibuat, disimpan, dan digunakan di seluruh bisnis dapat mengatasi tantangan ini.
2. Kurangnya informasi dan fakta tata kelola
Proses tata kelola informasi saat ini tidak cukup dengan meningkatnya penyebaran informasi. Meskipun bisnis berusaha untuk mengidentifikasi, mengenkripsi, dan memeriksa entri ke semua informasi sensitif, di bumi yang hebat, perusahaan benar-benar harus sepenuhnya yakin bahwa tata kelola mereka memberikan pengawasan yang kuat tentang bagaimana detail dikategorikan dan dikelola.
Bisnis harus benar-benar yakin bahwa strategi konten mereka meningkat berdasarkan efisiensi dan mematuhi prosedur internal dan spesifikasi peraturan eksternal. Misalnya, identifikasi dan keamanan data pengenal pribadi (PII) di seluruh lokasi geografis memiliki nilai khusus, terutama melihat meningkatnya tekanan peraturan di seluruh dunia (seperti di Cina, AS, dan UE).
Perusahaan perlu memiliki arsitektur yang terbuka, serbaguna, dan dapat diskalakan untuk mengelola material dalam jumlah besar. Solusi manajemen konten harus mengotomatiskan metode tata kelola detail untuk menangani siklus hidup informasi perusahaan dengan aman dan mengatur siapa yang dapat mengakses, menonton, dan mengubah info. Pembeli harus dilengkapi untuk mematuhi tata kelola perusahaan dan kebijakan administrasi yang mengatur meskipun mengakses materi konten yang harus mereka miliki.
Resolusi besar menetapkan kebijakan dan prosedur asuransi untuk informasi dan menetapkan kriteria untuk administrasi siklus hidup yang luas untuk merampingkan pemrosesan dan reaksi contoh meskipun memastikan kepatuhan terhadap peraturan.
3. Mengabaikan pertemuan staf
Organisasi yang menangani penyebaran materi konten melalui upaya transformasi digital mereka harus mempertimbangkan dampak pada staf dan memanfaatkan kesempatan untuk meningkatkan pengalaman orang.
Tujuan utama dari metode informasi apa pun harus benar-benar memberdayakan individu untuk melakukan peluang kerja mereka, mengakses layanan dan melaksanakan tanggung jawab dengan lebih berhasil meskipun mengurangi risiko yang terkait dengan penyalahgunaan informasi dan fakta. Ingatlah, meningkatkan pengalaman pengguna dalam jangka panjang akan bermanfaat dalam peningkatan produktivitas karena alur kerja disederhanakan dan diotomatisasi.
Untuk memiliki metode manajemen konten tertulis yang berpusat pada orang, organisasi harus memiliki aplikasi dengan antarmuka orang bawaan untuk menemukan dan mengendalikan data yang mereka perlukan. Konsumen dapat memperoleh perintah dan kesadaran dengan memiliki tempat fungsi yang modern dan terpusat untuk melaporkan, menjelajahi, melihat, dan menavigasi data.
Tanpa proses materi lari yang memakan waktu dan menegangkan, karyawan akan jauh lebih puas dan produktif.
4. Harus memiliki untuk otomatisasi
Otomatisasi sistem organisasi menjadi pertimbangan utama bagi para pemimpin TI saat mereka mengembangkan transformasi elektronik dan metode konten tertulis mereka, tetapi sering kali menyebabkan hambatan dalam mengidentifikasi apa dan bagaimana mengotomatisasi. Misalnya, persetujuan luar dan pengecualian sistem adalah tugas yang umumnya ditangani sebagai hasil dari email dan akan mendapat manfaat dari inisiatif otomatisasi. Dengan otomatisasi tugas individu, produktivitas dapat meningkat saat personel mengalokasikan kembali waktu mereka untuk pekerjaan yang lebih bermanfaat.
Pemrosesan tagihan vendor dan pelaporan keuangan juga merupakan alternatif yang cukup besar untuk otomatisasi. Secara instan menangkap dan secara sistematis memproses sejumlah besar data fiskal berbasis kertas yang dipindai dapat dicapai dengan opsi administrasi konten otomatis. Dengan otomatisasi meredakan beberapa kompleksitas proses ini, bisnis akan memiliki rute yang disederhanakan ke pelaporan keuangan.
Administrasi material jauh lebih penting daripada setiap saat untuk transformasi elektronik nyata
Saat ini, beberapa perusahaan sedang mencari transformasi digital untuk meningkatkan daya tanggap mereka terhadap perubahan terus-menerus dalam lanskap keuangan dan peraturan. Pada posisi ini, organisasi harus mempercepat perusahaan elektronik atau peluang pencapaian perusahaan.
Sementara mereka menavigasi biaya modifikasi yang lebih besar ini, sangat penting bahwa sistem manajemen konten yang kuat diterapkan untuk menangani masalah yang disebutkan sebelumnya sehingga bisnis dapat memasukkan aspek positif total dari konten tertulis mereka dan mengurangi risiko yang dapat mereka timbulkan. ketika tidak dikelola.