Pertimbangan saat memilih penyedia penyimpanan cloud bisnis
Diterbitkan: 2022-04-07Penyimpanan data yang cepat dan andal sangat penting untuk menjalankan bisnis Anda, memungkinkan Anda untuk menyimpan, mencadangkan, dan berbagi file dengan cara yang aman dan terjamin.
Bergantung pada bisnis Anda, Anda mungkin perlu mengelola data dalam jumlah besar dari berbagai sumber—profil pelanggan, penjualan, keuangan bisnis, proses operasional, kebijakan, informasi karyawan, dan banyak lagi. Dengan berbagai macam informasi penting, bagaimana Anda menemukan penyedia penyimpanan cloud (terbuka di tab baru) terbaik?
Tempat terbaik untuk memulai adalah memahami dengan tepat apa yang dibutuhkan bisnis Anda dari penyimpanan cloud. Apakah Anda memerlukan pencadangan harian atau berkelanjutan? Apakah Anda akan berbagi file di penyimpanan cloud? Jenis enkripsi apa yang Anda butuhkan? Bagaimana penyimpanan data Anda akan terintegrasi dengan sistem yang ada? Ini semua adalah pertimbangan penting.
Dalam panduan ini, kami akan membongkar masing-masing, mencakup semua area terpenting untuk membantu Anda memilih penyimpanan cloud terbaik untuk bisnis Anda (terbuka di tab baru) .
Mari kita masuk ke dalamnya.
Langkah 1: Tentukan keseimbangan yang tepat dari penyimpanan bisnis lokal dan berbasis cloud
Bisnis semakin beralih ke perangkat lunak, sistem, dan penyimpanan berbasis cloud, tetapi itu tidak berarti semua orang siap untuk meninggalkan data yang disimpan secara lokal. Penyimpanan lokal sangat bervariasi, mulai dari menggunakan hard drive komputer Anda untuk bisnis satu atau dua orang, hingga server file khusus untuk UKM, atau seluruh pusat data untuk bisnis dan perusahaan yang lebih besar.
Penyimpanan cloud bisnis dapat menggantikan atau bekerja bersama dengan solusi manajemen data lokal melalui penyimpanan cloud hybrid (terbuka di tab baru) . Anda mungkin memutuskan untuk menyimpan hampir semua data secara lokal dengan pencadangan berkala ke cloud, atau memindahkan semua informasi Anda secara online, secara eksklusif menggunakan SaaS dan produk serupa untuk mengakses data melalui koneksi internet.
Untuk sebagian besar bisnis, keseimbangan antara keduanya diinginkan—menggunakan kecepatan dan kenyamanan file lokal, dikombinasikan dengan keamanan cadangan berbasis cloud di luar lokasi. Saat Anda memutuskan campuran penyimpanan informasi yang tepat untuk kebutuhan Anda antara cloud dan penyimpanan lokal (terbuka di tab baru) , pikirkan tentang bagaimana Anda akan benar-benar menggunakan, mencadangkan, membagikan, dan mengelola data Anda. Gunakan pemahaman itu untuk memandu pilihan Anda tentang penyedia penyimpanan bisnis yang tepat.
Langkah 2: Pahami kebutuhan bisnis Anda untuk menemukan solusi penyimpanan data terbaik
Penyimpanan cloud bisnis terbaik akan bekerja bersama dengan persyaratan manajemen data Anda, daripada memaksa Anda untuk beradaptasi dengan cara penyedia melakukan sesuatu. Berikut cara menentukan dengan tepat apa yang Anda butuhkan dari solusi penyimpanan data.
Apakah Anda perlu berbagi dan berkolaborasi pada file, atau hanya ingin mencadangkannya?
Beberapa bisnis terutama akan menggunakan sistem berbasis cloud untuk pencadangan data di luar lokasi. Jika Anda melakukan sebagian besar pekerjaan Anda di komputer lokal dan menyimpan file ke hard drive Anda, maka solusi cadangan saja adalah pilihan yang bagus. Anda akan membuat file dan informasi secara lokal, kemudian sistem berbasis cloud dapat memindai komputer Anda untuk file yang diperbarui dan mengunggahnya dengan aman untuk melindungi Anda dari kehilangan data.
Bisnis lain ingin berbagi file antar pengguna (terbuka di tab baru) , memungkinkan setiap karyawan memperbarui file sesuai kebutuhan. Jenis layanan ini biasanya akan menautkan ke direktori tertentu pada dua atau lebih komputer lokal, dan memperbarui file dengan perubahan terbaru di setiap direktori setelah file tersebut disimpan dan ditutup. Ini adalah cara yang baik untuk mengelola data di beberapa PC, selama Anda tidak memerlukan kolaborasi waktu nyata.
Jika Anda ingin mengizinkan dua pengguna untuk mengerjakan file atau informasi secara bersamaan, maka Anda memerlukan jenis solusi penyimpanan berbeda yang memungkinkan banyak penulis dan editor. Dalam jenis penyimpanan ini, pengguna dapat melihat perubahan yang dibuat oleh orang lain secara real time, memungkinkan kolaborasi dan berbagi yang sebenarnya.
Apakah Anda juga mencadangkan data lokal atau drive jaringan?
Bisnis kecil dengan satu atau beberapa karyawan mungkin hanya membuat file pada hard drive PC individu. Ini adalah kasus penggunaan yang mudah untuk penyedia penyimpanan cloud bisnis terbaik—perangkat lunak mereka akan memindai hard drive Anda untuk mencari file dan mengunggah informasi terbaru apa pun ke cloud.
Ketika bisnis semakin besar, kebutuhan penyimpanan data mereka menjadi lebih kompleks. Organisasi-organisasi ini akan sering memiliki server file jaringan—ini adalah perangkat keras lokal bersama yang berisi drive jaringan tempat pengguna dapat menyimpan informasi. Tidak semua jenis cadangan penyimpanan data cloud (terbuka di tab baru) berfungsi dengan server file, jadi jika Anda menggunakan pendekatan ini, Anda harus memilih vendor yang mendukung drive jaringan.
Apakah Anda sudah menyimpan data di cloud melalui aplikasi SaaS khusus atau layanan lain?
Banyak bisnis sudah menggunakan perangkat lunak berbasis cloud sebagai platform layanan (SaaS) untuk menjalankan operasi mereka. Ini mungkin termasuk manajemen hubungan pelanggan, situs web dan e-niaga, komunikasi, atau pembuatan faktur dan pembukuan.
Jika Anda menggunakan aplikasi SaaS, maka data Anda sudah dicadangkan di cloud, dan kemungkinan besar Anda dapat berbagi dan berkolaborasi pada file dengan mudah. Dalam kasus ini, Anda mungkin tidak memerlukan penyimpanan cloud tambahan di luar apa yang telah disediakan oleh platform SaaS. Faktanya, banyak vendor SaaS bahkan tidak menyediakan akses langsung ke informasi root dan file Anda, meskipun Anda sering dapat mengekspor data secara ad hoc.
Mungkin juga Anda sudah menggunakan beberapa jenis penyimpanan data atau solusi kolaborasi. Misalnya, jika Anda menggunakan Google Drive (buka di tab baru) atau Documents, maka data Anda sudah tersimpan secara online. Demikian juga, jika Anda menyimpan file ke OneDrive (terbuka di tab baru) dari Microsoft Office, file tersebut juga disimpan secara online. Sangat membantu untuk memahami layanan yang sudah Anda gunakan, sehingga Anda dapat memilih penyedia penyimpanan cloud bisnis yang melengkapi solusi yang ada.
Langkah 3: Tentukan enkripsi, keamanan, dan persyaratan penyimpanan data khusus Anda
Sangat penting untuk mengamankan data Anda setiap saat melalui penyimpanan cloud aman terbaik (terbuka di tab baru) —apakah Anda mengunggah, mengunduh, atau hanya menyimpan informasi di cloud. Itu berarti mencari penyedia penyimpanan cloud bisnis yang menawarkan penyimpanan cloud terenkripsi terbaik (terbuka di tab baru) .
Untungnya, enkripsi hadir sebagai standar dengan sebagian besar vendor, dengan data Anda diacak secara kriptografis saat "dalam perjalanan" atau "dalam keadaan diam". Ini mempersulit pelaku jahat untuk mencegat dan memecahkan kode informasi bisnis sensitif Anda.
Penyimpanan cloud yang aman (terbuka di tab baru) adalah salah satu area yang dapat membuat perbedaan pada keamanan data Anda, khususnya dalam hal cara Anda login dan mengakses penyimpanan cloud bisnis Anda. Umumnya, Anda ingin memilih penyedia yang menawarkan autentikasi dua faktor (terbuka di tab baru) atau multifaktor (terbuka di tab baru) . Perlindungan masuk ini memerlukan nama pengguna, kata sandi, dan beberapa faktor keamanan lainnya seperti kode pesan teks atau kunci otentikasi satu kali untuk mengakses data.
Bergantung pada jenis data yang Anda simpan, vendor Anda mungkin perlu memenuhi kepatuhan dan peraturan tambahan. Misalnya, jika Anda menyimpan data warga negara Eropa, penyimpanan data Anda harus sesuai dengan GDPR (terbuka di tab baru) . Jika Anda mengelola informasi medis, maka Anda perlu memperhatikan HIPAA. Jika Anda berurusan dengan pembayaran kartu kredit, maka vendor yang sesuai dengan PCI DSS akan diperlukan.
Langkah 4: Integrasikan dengan proses pemulihan bencana yang ada
Kehilangan data dapat terjadi dalam beberapa keadaan yang berbeda. Kegagalan perangkat keras, bencana alam, kesalahan manusia, perubahan yang salah konfigurasi, malware, dan peretasan dapat merusak atau menghancurkan informasi. Kurangnya rencana pencadangan berdampak buruk bagi bisnis—lebih dari separuh perusahaan kehilangan data (terbuka di tab baru) karena pencadangan yang tidak memadai. Kehilangan data bencana adalah penyebab utama kegagalan bisnis (terbuka di tab baru) dan kebangkrutan.
Bisnis sering menggunakan kerangka kerja seperti pemulihan bencana (DR) (terbuka di tab baru) atau perencanaan kesinambungan bisnis (BCP) untuk menentukan dan mengelola bagaimana mereka akan terus beroperasi dan pulih jika terjadi kehilangan data. Saat Anda memilih penyimpanan cloud bisnis terbaik, penting untuk memahami apakah Anda memiliki kebijakan atau prosedur DR atau BCP. Dengan begitu, Anda dapat memahami langkah-langkah yang harus Anda ikuti untuk mengelola masalah informasi, dan memastikan penyedia penyimpanan data Anda akan berintegrasi dengan proses tersebut.
Jika Anda belum memiliki proses DR atau BCP, maka sangat penting untuk mengembangkannya. Anda dapat membuat jadwal pencadangan data, memutuskan jenis pencadangan yang diperlukan, dan menguji proses pemulihan. Dengan begitu, Anda akan siap jika terjadi bencana!
Langkah 5: Pertimbangan lain untuk penyedia penyimpanan cloud bisnis
Setiap area yang telah kami cantumkan akan membantu Anda menentukan apa yang Anda butuhkan dari penyimpanan cloud bisnis Anda, namun berikut ini beberapa pertimbangan tambahan untuk mempermudah pencarian Anda.
Trade off antara kustomisasi dan kegunaan
Banyak solusi pencadangan dan berbagi data bisnis dirancang agar cepat dan mudah digunakan. Ini berarti mereka tidak terlalu canggih ketika memungkinkan Anda memilih apa yang akan dicadangkan, seberapa sering, kapan, atau di mana. Ini tidak akan menjadi masalah bagi sebagian besar bisnis, tetapi jika Anda memerlukan penyesuaian yang lebih mendalam, maka Anda mungkin memerlukan solusi yang lebih khusus.
Perjanjian tingkat layanan untuk mencadangkan dan memulihkan informasi
Sebagian besar penyedia penyimpanan data menawarkan waktu aktif yang sangat baik, ketersediaan lebih dari 99,5%. Ini lebih dari cukup untuk sebagian besar kebutuhan bisnis—tetapi, jika Anda memiliki persyaratan pencadangan dan pemulihan yang sangat ketat, cari vendor yang menawarkan perjanjian tingkat layanan komersial dengan jaminan waktu kerja yang lebih baik lagi.
Penyiapan awal dan biaya dukungan untuk penyimpanan data berbasis cloud
Pencadangan data berbasis cloud memiliki harga yang terjangkau (terbuka di tab baru) , sering kali didasarkan pada seberapa banyak data yang ingin Anda simpan. Anda biasanya akan membayar penyimpanan secara berlangganan bulanan atau tahunan, tanpa biaya di muka. Anda sering dapat menemukan penyimpanan data bisnis dengan biaya $100 atau kurang selama setahun. Itu sangat murah jika Anda membandingkannya dengan potensi biaya kehilangan data dan tidak dapat memulihkannya.
Langkah enam: Buat daftar kebutuhan Anda dan mulai pencarian Anda
Topik yang telah kami jelajahi dalam panduan ini harus mencakup sebagian besar pertimbangan Anda untuk memilih penyedia penyimpanan cloud bisnis yang sempurna. Telusuri masing-masing area ini secara bergantian, dan ajukan pertanyaan kepada diri Anda dan kolega Anda, berdasarkan kebutuhan bisnis Anda saat ini dan di masa depan. Ini akan membantu Anda membuat daftar persyaratan "harus dimiliki" yang dapat Anda gunakan untuk mempersempit pencarian Anda.
Dalam hal mencocokkan kebutuhan Anda dengan vendor dan solusi penyimpanan yang tepat, kami telah melakukan banyak pekerjaan berat. Kami telah membuat beberapa panduan mendalam yang mengulas penyimpanan cloud terbaik untuk bisnis, dengan detail tentang banyak area dalam artikel ini, termasuk: penyimpanan cloud terbaik (terbuka di tab baru) ; penyimpanan cloud terbaik untuk bisnis (terbuka di tab baru) ; aplikasi terbaik untuk berbagi file (terbuka di tab baru) ; dan penyimpanan cloud terenkripsi terbaik (terbuka di tab baru) .
Setelah Anda meninjau opsi terbaik untuk kebutuhan penyimpanan cloud Anda, saatnya untuk menguji solusi untuk menemukan yang tepat untuk Anda.
Bacaan lebih lanjut tentang penyimpanan cloud
Lihat panduan pembelian kami yang lain yang mencakup penyimpanan cloud, termasuk penyimpanan cloud terbaik untuk foto (terbuka di tab baru) dan layanan pencadangan cloud terbaik (terbuka di tab baru) , yang untuknya kami telah menguraikan panduan tentang cara memilih penyimpanan cloud untuk cadangan (terbuka di tab baru) . Kami juga telah menjelaskan cara terbaik untuk memilih dan menggunakan penyimpanan cloud (terbuka di tab baru) , dan jika Anda mencari penyimpanan dengan anggaran terbatas, jelajahi layanan penyimpanan cloud gratis terbaik.