5 Perangkat Lunak Kolaborasi Dokumen Terbaik untuk Memberdayakan Tim Anda

"Kerja tim membuat mimpi bekerja." John Maxwell

Tidak ada yang bisa menyangkal pentingnya kerja tim di setiap organisasi, dari perusahaan teknologi raksasa seperti Apple atau Microsoft hingga perusahaan SMB.

Tidak berlebihan untuk mengatakan bahwa kerja tim dan kolaborasi adalah fondasi yang dapat membuat atau menghancurkan bisnis Anda. Ini dikenal sebagai salah satu dari 4 keterampilan paling vital bagi kesuksesan karyawan. Penelitian terbaru membuktikan bahwa kolaborasi dianggap penting oleh 75% karyawan.

Untuk membangun tim yang bekerja sama dengan baik dan produktif, selain semangat kolektif, Anda juga membutuhkan bantuan alat yang tepat agar semua anggota dapat bekerja sama secara efektif. Dengan demikian, perangkat lunak kolaborasi dokumen adalah sesuatu yang tidak boleh Anda lewatkan.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan secara singkat apa itu perangkat lunak kolaborasi dokumen dan mengapa itu bermanfaat bagi bisnis Anda. Kemudian kami akan memberi Anda daftar pilihan 5 alat kolaborasi dokumen terbaik. Fitur, pro, dan kontra mereka akan dibahas dengan cermat dalam posting ini.

• Apa itu Perangkat Lunak Kolaborasi Dokumentasi?
• Fitur Utama Perangkat Lunak Kolaborasi Dokumentasi
• #1 Google Dokumen
• #2 Senin
• #3 Dokumen360
• #4 ReSkript
• #5 Zoho

Apa itu Perangkat Lunak Kolaborasi Dokumentasi?

Alat kolaborasi dokumen memberi tim Anda peluang ideal untuk bekerja sama satu sama lain di dokumen yang sama. Ini bisa berupa file teks, spreadsheet, atau bahkan dokumen PDF.

Anggota tim dapat mengedit, membuat pembaruan, dan meninggalkan komentar di dokumen ini sambil melihat apa yang dilakukan orang lain. Ini tidak hanya membebaskan mereka dari keharusan menyimpan banyak file sekaligus tetapi juga mencegah konflik versi.

Manfaat Perangkat Lunak Kolaborasi Dokumentasi

Platform kolaborasi dokumentasi bermanfaat untuk bisnis Anda dalam berbagai cara. Ini membantu meningkatkan produktivitas tim, terutama tim jarak jauh dan pada saat yang sama membuat bisnis Anda lebih terorganisir dengan baik.

• Tingkatkan Produktivitas Karyawan

Diperkirakan produktivitas tim roket alat kolaborasi hingga 30%.

Membuat semua anggota mengerjakan dokumen yang sama memungkinkan Anda melacak alur kerja tim. Kesalahpahaman tugas yang diberikan atau pekerjaan orang lain tidak akan pernah terjadi.

Plus, setiap orang dapat menangani bagian tertentu dan mengetahui kemajuan tim. Mereka mampu melompat ketika diperlukan untuk memastikan hasilnya.

• Aktifkan Umpan Balik Cepat

Tanpa alat kolaborasi online, kotak masuk Anda akan berantakan karena email bolak-balik. Baik majikan dan karyawan tidak dapat membantu mengirim dan menerima banyak email per hari yang menghasilkan beberapa versi dokumen.

Untungnya, sebagian besar perangkat lunak kolaborasi memberi pengguna kemampuan untuk menambahkan komentar. Hal ini memungkinkan pemimpin tim atau pemberi kerja untuk memberikan umpan balik dengan cepat. Sejak saat itu, tim juga dapat melakukan modifikasi pada dokumen dengan cepat.

• Mendukung Kerja Jarak Jauh

Kerja jarak jauh semakin populer akhir-akhir ini, terutama di masa pandemi ini. Opsi kolaborasi yang tepat memungkinkan tim untuk mengunjungi lokasi fisik atau tinggal di rumah untuk melakukan proyek secara fleksibel. Perangkat yang terhubung ke Internet untuk mengakses file tim adalah sine qua non.

Model kerja ini masih mendorong tim untuk berbagi pemikiran dan ide mereka. Setiap orang dapat melakukan percakapan terbuka dengan cara yang sama seperti berada di kantor.

Fitur Utama Perangkat Lunak Kolaborasi Dokumentasi

Setiap alat dilengkapi dengan serangkaian fitur yang berguna untuk memenuhi tujuan tertentu. Sulit untuk menemukan solusi lengkap untuk kebutuhan setiap orang. Sebelum memilih platform yang dibuat khusus, mari kita lihat fungsionalitas yang harus dimiliki dari alat kolaborasi dokumen.

• Editor waktu nyata – Tentu saja, dokumen Anda “langsung” sehingga suntingan dan komentar pengguna diperbarui secara waktu nyata.
• Menyimpan file secara otomatis – Menyimpan kemajuan tim secara otomatis ketika ada pembaruan pada dokumen.
• Versi dokumen – Memungkinkan Anda menyimpan versi file yang berbeda, memberi Anda kesempatan untuk memulihkan versi lama.
• Komentar - Biarkan Anda memberikan umpan balik dan mengajukan pertanyaan di komentar. Ini tidak memengaruhi pekerjaan tim saat ini, dan pada saat yang sama membuat proses pengeditan lebih berwawasan.
• Penyimpanan cloud – Berikan penyimpanan besar yang memudahkan semua anggota tim Anda untuk mengakses dan menyimpan pekerjaan mereka.
• Notifikasi – Lacak semua perubahan pada dokumen. Perbarui anggota tim tentang penyesuaian apa pun di sana.

5 Alat Kolaborasi Dokumen Terbaik

Berikut adalah 5 alat teratas yang dapat Anda pertimbangkan untuk penyimpanan dan manajemen file online.

#1 Google Dokumen

Opsi pertama dalam daftar ini adalah Google Documents.

Perlu disebutkan bahwa Google Documents tidak membutuhkan banyak biaya untuk memulai. Anda hanya perlu memiliki ID Google atau akun Gmail untuk menggunakan aplikasi.

Ini seperti versi Microsoft Word berbasis cloud tetapi memungkinkan orang untuk mengakses file Anda melalui perangkat apa pun yang terhubung ke Internet, dari komputer hingga ponsel dan tablet. Anda dapat mengedit file dengan cara yang sama seperti Word dengan opsi bilah atas.

Berbagi file Google tidak pernah semudah ini berkat kemampuan berbagi tautannya. Anda dapat mengundang orang tertentu untuk mengakses dokumen atau membiarkan pintu terbuka untuk siapa saja. Untuk membatasi izin, Anda dapat membiarkan mereka mengedit, berkomentar, atau hanya melihat file.

Google menawarkan penyimpanan cloud 15GB secara gratis. Namun, Anda dapat meningkatkan ke akun premium untuk penyimpanan lebih banyak, terutama untuk tim besar. Harga bulanan adalah $10 untuk 100 GB untuk setiap pengguna.

kelebihan

• Hilangkan proses pendaftaran.
• Kirim pemberitahuan email saat Anda membagikan dokumen atau saat seseorang mengomentari file Anda.
• Lihat versi dokumen dan kembalikan yang sebelumnya.
• Hadir dengan antarmuka yang mudah digunakan.

Kontra

• Paksa konektivitas Internet untuk mengedit file.
• Batasi gaya dan tema.
• Kurangnya fitur-fitur canggih Word.

#2 Senin

Monday.com bertanggung jawab atas manajemen proyek yang sesuai dengan ukuran tim apa pun. Ini memberikan semua fitur yang diperlukan yang harus dimiliki oleh platform kolaborasi dokumen.

Anda dapat menetapkan tugas, mengikuti kemajuan anggota, dan menandai anggota dengan @. Selain itu, Anda dapat mengedit file secara real-time, menyimpan otomatis, berbagi komentar, dan menarik dan melepas teks tanpa memengaruhi rekan satu tim lainnya.

Terlihat, Monday.com terintegrasi secara mulus dengan banyak aplikasi sehingga Anda dapat membawa file dari aplikasi tersebut ke platform, misalnya, Google Drive dan Dropbox.

kelebihan

• UI yang keren, bersih, dan intuitif.
• Tersedia di Web, Android, iPhone, dan iPad.
• Menawarkan versi gratis.

#3 Dokumen360

Document360 membantu tim Anda dalam menangkap dan menyimpan informasi penting di suatu lokasi. Semua anggota dapat mengerjakan dokumen yang sama pada satu waktu dan pembaruan mereka akan disimpan secara otomatis. Anda juga dapat memulihkan versi.

Beberapa fitur utama lainnya dari Document360 termasuk riwayat versi, komentar, penandaan, dan pengingat ulasan.

Selain itu, perangkat lunak ini mendukung akses peran pengguna, memungkinkan Anda untuk mengontrol siapa yang dapat melihat atau mengedit dokumen mana.

kelebihan

• Memiliki antarmuka pengguna yang bersih.
• Integrasikan dengan aplikasi populer seperti Slack, Microsoft Teams, dan Chrome.
• Aktifkan pencadangan otomatis dan manual.

Kontra

• Sulit dilakukan karena keterbatasan dokumentasi dan materi pembelajaran.

#4 ReSkript

ReSkript ternyata menjadi salah satu perangkat lunak manajemen file dan kolaborasi dokumen online yang paling umum berkat berbagai fungsinya yang bermanfaat. Platform ini dirancang untuk mengelola alur kerja tim secara lebih efisien.

Alat ini memberi Anda gambaran besar tentang siapa yang mengakses file Anda, frekuensinya, berapa lama mereka menghabiskannya, dan bahkan ke bagian mana mereka menggulir ke bawah. Selain itu, Anda dapat mengatur file, memberi tag, dan mengomentari dokumen.

kelebihan

• Memiliki desain yang estetis dan UI yang mudah digunakan.
• Izinkan panggilan video dan obrolan.
• Bekerja pada ukuran tim apa pun.

#5 Zoho

Mirip dengan Google Documents, Zoho menangani pembuatan dokumen, spreadsheet, dan presentasi. Anda dapat berkolaborasi dengan orang lain untuk menambahkan, menyimpan, mengedit, dan berbagi file dengan mudah.

Ini memperkuat ikatan antara tim dan memelihara hubungan dekat dengan mengklasifikasikan file menurut tim, proyek, jenis file, dan penulis. Kolaborator juga dapat mengobrol dengan orang lain secara real-time untuk mempercepat peninjauan atau diskusi.

Apa yang paling mengesankan pengguna adalah kemampuannya untuk mengatur izin, melindungi kata sandi, dan kedaluwarsa file untuk memblokir akses yang tidak sah.

kelebihan

• Unggah musik, film, dan jenis file lainnya ke Zoho.
• Buat folder untuk organisasi dokumen yang lebih baik.
• Sinkronkan dengan desktop.
• Memiliki keamanan yang ketat.

Kontra

• Tidak ada versi gratis. Paket Pemula mulai dari $2,00 per pengguna setiap bulan.

Manakah Perangkat Lunak Kolaborasi Dokumen Ideal Anda?

Alat manajemen file online memberdayakan tim Anda untuk memproses pekerjaan pada dokumen yang sama. Ini membantu meringankan proyek kolaborasi tim dan mencapai tenggat waktu.

Kami telah memperkenalkan 5 perangkat lunak kolaborasi dokumen terbaik untuk Anda. Jika Anda mencari solusi sederhana dengan manajemen file dasar dan fitur berbagi, Google Documents adalah solusinya. Jika Anda mencari platform yang kuat dengan opsi keamanan yang kuat, gunakan Zoho.

Meskipun Google Doc dan Zoho tidak mengenakan biaya apa pun untuk memulai dan memberikan hingga 5GB, yang lain mengharuskan Anda untuk mendaftar ke paket premium.

Apa solusi favorit Anda? Bagikan dengan kami pemikiran Anda di bagian komentar di bawah!