Pekerja modern menghadapi banyak gangguan yang harus dihadapi setiap hari, mulai dari pesan ping dan notifikasi email hingga media sosial dan gangguan pribadi lainnya.

Pekerja di AS, misalnya, rata-rata memeriksa email mereka setiap 37 menit. Ini berjumlah 15 kali sehari.

Bagi pekerja jarak jauh, rapat yang tidak perlu merupakan gangguan besar lainnya. Menurut Zippia, tugas bernilai rendah seperti ini menyita 51% hari kerja karyawan perusahaan. American Psychological Association menemukan bahwa jika tugas-tugas kecil ini terus mengganggu tugas-tugas lain yang lebih penting, hal ini akan menyebabkan penurunan produktivitas karyawan sebesar 40%.

Untuk mencegah kerugian finansial akibat penurunan produktivitas akibat gangguan kerja, Anda harus fokus membantu karyawan Anda menerapkan keterampilan manajemen waktu yang lebih baik.

Artikel ini menguraikan metode paling efektif untuk mengatur waktu kerja dengan benar dan meningkatkan produktivitas. Anda juga akan mempelajari cara memantau karyawan yang bekerja dari rumah untuk lebih mendukung dampak positif dari praktik manajemen waktu.

Manfaat Manajemen Waktu yang Efisien di Lingkungan Kerja Jarak Jauh

Menerapkan dan mengadaptasi strategi manajemen waktu ke dalam rutinitas harian tim jarak jauh Anda dapat membantu dalam berbagai cara:

1. Mengelola Gangguan: Lingkungan kerja jarak jauh terkadang dapat menghambat disiplin. Membantu karyawan Anda menerapkan metode manajemen waktu yang efektif dapat memudahkan mereka mengabaikan gangguan dan tetap mengerjakan tugas.
2. Peningkatan Produktivitas: Manajemen waktu yang terampil menghasilkan peningkatan fokus dan produktivitas. Setelah karyawan Anda memahami manajemen waktu yang efisien, mereka akan dapat melakukan pekerjaan yang lebih berkualitas dalam waktu yang lebih singkat.
3. Peningkatan Keandalan: Karyawan yang fokus dan produktif dapat dipercaya untuk menyelesaikan semua tugas mereka tepat waktu, di mana pun lokasinya. Dengan kata lain, untuk memiliki tenaga kerja yang andal dan efisien, pastikan karyawan jarak jauh Anda memiliki keterampilan manajemen waktu yang diperlukan.
4. Kualitas Kerja yang Lebih Baik: Menyisihkan waktu untuk tugas-tugas yang menuntut memberikan karyawan Anda kesempatan untuk memasuki kondisi kerja yang mendalam. Hal ini memastikan kualitas kerja yang lebih baik, meningkatkan kepuasan karyawan, dan mengurangi stres.
5. Keseimbangan Kehidupan-Kerja: Manajemen waktu yang buruk di tempat kerja sering kali mengakibatkan pekerjaan tertumpah ke waktu pribadi. Ketika Anda membantu karyawan Anda mengelola tugas mereka secara efisien, mereka dapat mencapai keseimbangan kehidupan kerja yang sehat dengan lebih mudah.

Strategi & Alat untuk Manajemen Waktu yang Lebih Baik

Berikut adalah strategi dan alat yang telah terbukti dapat membantu staf Anda mengatur waktu dan tugas mereka dengan lebih efisien:

1. Atur Rutinitas

Bekerja dari rumah bisa mendatangkan malapetaka pada kedisiplinan seseorang. Meskipun memiliki jam kerja yang fleksibel, sarankan karyawan Anda membuat jadwal harian dan berusaha semaksimal mungkin untuk menaatinya.

Mereka dapat mengatur waktu untuk keperluan pribadi dan waktu istirahat mereka dalam jadwal ini. Soroti bahwa anggota rumah tangga mereka harus mengetahui jadwal mereka.

Sarankan mereka untuk juga menyiapkan ruang kerja khusus. Dengan cara ini mereka mengurangi kemungkinan interupsi secara langsung dan menciptakan pola pikir terstruktur di hari kerja yang meningkatkan disiplin.

2. Tolak Gangguan

Menolak gangguan mungkin lebih sulit dilakukan di rumah dimana karyawan Anda adalah supervisor utama mereka sendiri.

Bicaralah dengan karyawan Anda dan tunjukkan hal-hal yang paling sering membuang waktu saat bekerja jarak jauh. Hal ini biasanya berupa TV, pekerjaan rumah, ponsel pribadi, dan akses ke konten hiburan.

Jelaskan bahwa yang terbaik adalah mereka memilih tempat kerja di mana mereka tidak dapat melihat atau mendengar gangguan apa pun yang biasa terjadi. Selain itu, ingatkan mereka untuk mematikan suara ponsel dan menetapkan beberapa waktu istirahat kerja untuk memeriksa notifikasi yang terlewat.

3. Tentukan Tujuan

Memiliki tujuan jangka pendek dan jangka panjang meningkatkan motivasi dan rasa akuntabilitas. Untuk membantu karyawan Anda menetapkan tujuan manajemen waktu mereka sendiri, pertimbangkan untuk mengatur sesi pelatihan.

Mengikuti kerangka SMART mungkin merupakan cara yang paling efektif untuk tujuan ini. Ini berarti menetapkan tujuan yaitu:

• Spesifik.
• Terukur.
• Dapat dicapai.
• Realistis.
• Tepat waktu.

Beberapa contoh tujuan manajemen waktu yang baik adalah:

• Mengurangi waktu media sosial menjadi 15 menit saat istirahat kerja
• Membuat rutinitas pagi lebih cepat untuk memulai hari kerja lebih awal

4. Tetapkan Prioritas

Perjelas tingkat prioritas setiap proyek. Ini akan membantu manajer memprioritaskan tugas dan memberikan informasi yang relevan kepada karyawan.

Sarankan karyawan Anda untuk membuat daftar tugas berdasarkan prioritas di awal setiap minggu. Merekomendasikan mereka membuat daftar harian serupa. Kemudian, mereka dapat membuat jadwal terperinci dan membatasi waktu untuk tugas-tugas yang sangat menuntut.

Ingatkan mereka untuk juga memasukkan waktu luang ke dalam jadwal mereka. Dengan cara ini mereka dapat menyesuaikan daftar tersebut jika muncul tugas baru yang mendesak.

5. Mengupayakan Produktivitas Maksimal

Untuk mencapai produktivitas maksimal, ada beberapa praktik manajemen waktu yang dapat diterapkan karyawan Anda:

Gunakan Pengetahuan Anda tentang Diri Anda

Sarankan karyawan Anda menjadwalkan tugas-tugas mereka yang paling menuntut selama jam-jam fokus puncak mereka. Jika mereka merasa tidak aman dengan beberapa tugas mereka, dorong mereka untuk memblokir waktu yang lebih lama untuk tugas tersebut.

Blokir Waktu untuk Pekerjaan Tanpa Gangguan

Blok pekerjaan tanpa gangguan memungkinkan produktivitas maksimum. Instruksikan karyawan Anda untuk menjadwalkan waktu fokus untuk tugas yang menuntut dan mematikan setiap sumber pemberitahuan pribadi dan terkait pekerjaan.

Cobalah Teknik Pomodoro

Beberapa orang bekerja lebih baik jika mereka istirahat singkat namun sering. Pomodoro terdiri dari periode kerja terfokus selama 25 menit, dikombinasikan dengan istirahat 5 menit. Bagian yang sulit di sini adalah tetap berpegang pada interval Anda.

6. Andalkan Perangkat Lunak Pemantauan

Menerapkan perangkat lunak pemantauan terutama membantu melacak waktu dengan lebih mudah. Namun, versi yang lebih canggih dari alat ini dapat membantu perusahaan dan karyawan Anda dalam banyak hal:

• Menolak gangguan dengan lebih mudah— Mengetahui bahwa gangguan tersebut sedang diawasi membantu karyawan menjadi lebih disiplin.
• Melacak seberapa baik karyawan mematuhi blok waktu yang ditentukan— Melacak waktu akan membantu karyawan Anda melihat dengan lebih baik berapa banyak waktu yang sebenarnya mereka habiskan untuk suatu tugas.
• Mengukur disiplin pekerja dengan lebih baik— Perangkat lunak pemantauan yang canggih mengukur setiap menit waktu menganggur, sehingga memberikan gambaran realistis tentang disiplin karyawan.
• Memberikan bukti kerja— Alat pemantauan komputer yang melacak sumber daya yang digunakan karyawan dan mengaktifkan tangkapan layar juga memberikan bukti kerja. Hal ini memungkinkan karyawan untuk mematikan notifikasi selama periode fokus kerja mereka dan tidak menjawab pesan apa pun tanpa khawatir manajer akan menganggap mereka malas.

Kesimpulan

Membantu karyawan Anda mempelajari dan memoles keterampilan manajemen waktu akan bermanfaat bagi perusahaan dan karyawan. Berkat organisasi yang lebih baik, karyawan dapat mencapai produktivitas puncak tanpa harus bekerja lebih lama. Dengan cara ini Anda memastikan stabilitas keuangan karena perusahaan Anda tetap kompetitif dan karyawan Anda tetap puas dan loyal.