Tips Ahli dari Konsultan Migrasi Office 365 untuk Transisi yang Lancar

Tingkat adopsi Office 365 meningkat seiring dengan popularitas dan kegunaannya seiring Microsoft menambahkan aplikasi bisnis tambahan ke dalam suite tersebut. Memperkenalkan alat produktivitas dan kolaborasi baru, seperti Microsoft Teams, Grup, dan Planner, menyederhanakan dan mempercepat komunikasi bisnis, meningkatkan daya tarik peralihan dari platform lain ke Office 365. Berikut adalah lima tips ahli untuk mempermudah transisi ke Office 365 bagi Anda perusahaan, apakah Anda sedang memikirkannya atau sudah memulainya.

Apa itu Office 365, dan mengapa Anda memerlukan transisi yang lancar ke Office 365?

Office 365, kumpulan perangkat lunak dan layanan serbaguna yang tersedia melalui paket berbasis langganan, menawarkan serangkaian manfaat yang disesuaikan dengan kebutuhan individu dan organisasi. Rangkaian ini mencakup aplikasi terkenal seperti Word dan Excel, dan keuntungan signifikan menggunakan Office 365 adalah memiliki akses ke versi terbaru aplikasi tersebut. Rangkaian fitur dan manfaat suite ini menyederhanakan berbagai aspek pekerjaan profesional.

Aspek penting dalam transisi ke Office 365 adalah kemampuan untuk menyimpan semua file perusahaan di cloud, sehingga dapat diakses dari lokasi mana pun dengan koneksi internet dan di berbagai perangkat. Aksesibilitas berbasis cloud ini sangat penting bagi bisnis yang mengutamakan mobilitas dan akses jarak jauh. Office 365 tidak hanya memfasilitasi akses mudah ke aplikasi dan file yang diperlukan saat karyawan tidak berada di kantor, namun juga memastikan keamanan yang kuat melalui langkah-langkah seperti autentikasi dua faktor. Fitur keamanan ini sangat penting dalam mencegah akses tidak sah ke data, bahkan jika perangkat disusupi.

Untuk memastikan transisi yang lancar dan efisien ke Office 365, peran tim ahli migrasi Office 365 dari EPC Group sangat diperlukan. Keahlian mereka mencakup berbagai layanan, termasuk memberi nasihat tentang penerapan Office 365, memfasilitasi adopsi pengguna, dan memandu evolusi Office 365 dalam perusahaan tertentu. Dengan memanfaatkan pengetahuan dan pengalaman para ahli, bisnis dapat secara efektif mengintegrasikan Office 365 ke dalam operasi mereka, memastikan ruang kerja digital yang aman, mudah diakses, dan terkini yang selaras dengan kebutuhan dan tujuan unik mereka.

Berikut tips para ahli:

Tip 1: Nilai keadaan infrastruktur TI Anda

Periksa infrastruktur TI Anda saat ini untuk melihat apakah infrastruktur tersebut dapat mendukung migrasi Office 365 sebelum Anda memulai proses migrasi. Dapatkan gambaran akurat dan terkini tentang arsitektur jaringan, DNS, email, dan aplikasi klien lainnya, solusi keamanan dan kepatuhan, desain direktori, server, dan konektivitas. Microsoft menawarkan alat pemeriksa kesiapan otomatis yang bermanfaat.

Tip 2: Perhatikan perencanaan

Buat rencana dan sesuaikan migrasi Office 365 Anda untuk transformasi digital bisnis Anda. Kunci sukses suatu langkah adalah persiapan. Daftar periksa mental yang perlu diingat:

• Bentuk tim multidisiplin: Untuk mengidentifikasi kebutuhan dan hal yang harus dimiliki layanan, tim harus mencakup anggota dari departemen bisnis, teknik, pemasaran, penjualan, dan dukungan.
• Pilih fitur yang Anda perlukan: Pilih fitur yang ingin Anda gunakan, urutan pembuatannya, dan dasarkan kebutuhan ini pada nilai bagi bisnis.
• Pilih jenis migrasi yang sesuai: Ini terdiri dari migrasi IMAP, migrasi bertahap, penerapan hibrid, dan migrasi peralihan sederhana. Pikirkan tentang penerapan program pengujian tanpa konsumen “sentuhan tinggi”.
• Tetapkan rencana komprehensif: Jelaskan kebutuhan Anda dan data yang ingin Anda transfer sesuai dengan tujuan perusahaan Anda.

Tip 3: Bicaralah dengan Pakar

Bicaralah dengan orang lain yang telah berhasil bermigrasi ke Office 365 untuk menghindari kesalahan yang dapat dihindari selama migrasi Anda sendiri. Nasihat mereka mungkin berguna. Selain itu, pertimbangkan untuk menyewa integrator atau konsultan cloud untuk transisi yang lebih lancar. Saat mereka berkolaborasi dengan tim Anda, mereka benar-benar meringankan beban.

Dalam hal keamanan, Office 365 tidak tertandingi. Ia secara ahli menjaga data Anda dari kecelakaan dan kerugian yang berada di bawah kendalinya, seperti kegagalan fungsi yang disebabkan oleh bencana alam. Namun hal ini tidak dapat melindungi Anda dari kecelakaan yang menimpa Anda. Akibatnya, Anda tetap rentan terhadap kehilangan data karena beberapa faktor risiko, termasuk virus, peretasan, kegagalan sinkronisasi, dan penghapusan yang tidak disengaja atau disengaja. Kehilangan data juga dapat terjadi pada sistem lokal, bahkan lebih parah lagi di cloud. Karena Anda pada akhirnya bertanggung jawab atas data Anda, Anda harus menjaganya di cloud. Ketersediaan dan keamanan data Anda dapat dipastikan dengan penggunaan program pencadangan dan pemulihan pihak ketiga seperti Spanning Backup untuk Office 365. Spanning menawarkan fungsionalitas pemulihan granular yang lengkap, tepat waktu, serta pencadangan otomatis yang komprehensif untuk Email, Kalender , OneDrive, dan SharePoint. Jika terjadi insiden yang dapat membahayakan kelangsungan bisnis, Anda akan dapat bangkit kembali dengan cepat dan lancar.

Tip 4: Siapkan Staf Anda

Ada perubahan dari prosedur dan standar yang telah ditetapkan saat berpindah ke platform baru atau cloud. Dengan mengajari staf Anda cara menggunakan alat baru dan menghilangkan ketakutan mereka, Anda dapat membantu mereka bersiap menghadapi perubahan. Beberapa rekomendasinya adalah sebagai berikut:

• Dimulai dengan Pemimpin Internal: Memiliki pemimpin pemangku kepentingan untuk perubahan akan membantu menggalang dukungan dari semua departemen dan melaksanakan program pelatihan bagi seluruh organisasi untuk memfasilitasi perubahan tersebut.
• Memperkenalkan Pekerja dengan Lembut: Latih anggota staf menggunakan tutorial singkat, lembar contekan, FAQ, dan rujukan ke Pusat Bantuan. Yang terpenting, lakukan modifikasi kecil dan bertahap dan promosikan keunggulannya. Hasilnya, dukungan karyawan terhadap transisi akan meningkat pesat, dan mereka akan lebih mampu memanfaatkan fitur dan kemampuan baru. Tetapkan alamat email khusus yang dapat digunakan oleh anggota staf untuk mengajukan pertanyaan tentang migrasi.
• Promosikan penyelidikan: Office 365 menawarkan banyak fitur dan peluang menarik. Ini lebih dari sekadar email. Dorong anggota staf untuk menggunakan kemampuan baru Microsoft Teams dan mendiskusikan kelebihannya.

Ratusan perusahaan telah memperoleh manfaat dari keberhasilan proyek migrasi yang dipimpin oleh para profesional migrasi Microsoft 365. Mereka akan memberikan solusi yang disesuaikan untuk mengurangi dampak terhadap perusahaan Anda menggunakan metode yang terbukti benar dan segudang pengalaman.