Menghentikan spiral: Cara mengatasi harga layanan online Anda
Diterbitkan: 2022-01-28Populer jarak jauh dan hibrida melakukan pekerjaan telah mendorong banyak perusahaan untuk menjadi jauh lebih bergantung pada layanan online. Dengan memperoleh solusi elektronik pribadi mereka atau solusi outsourcing, organisasi telah ditekan untuk mendapatkan teknik baru untuk menjalankan operasi sehari-hari yang mendasar.
Dan penyerapannya masih meningkat, bahkan ketika banyak organisasi ingin beralih lagi ke beberapa diploma yang berpusat pada kantor melakukan pekerjaan. Faktanya, kinerja hybrid sekarang telah menjadi sangat disukai di antara karyawan sehingga survei YouGov terbaru, yang ditugaskan oleh Microsoft, menemukan bahwa 51% personel mengklaim mereka akan berhenti jika operasi hybrid dihentikan.
Mulai dari menyederhanakan SDM dan rekrutmen, hingga mengurangi jejak karbon organisasi, ada solusi dukungan online untuk hampir semua kebutuhan perusahaan. Namun, sementara semua pilihan ini dapat menguntungkan, pengawas TI harus berhati-hati ketika mempelajari biaya dan manfaat tambahan yang terkait dengan hampir setiap dukungan sebelum melakukan kontrak yang diperpanjang dan umumnya mahal.
Namun dengan begitu banyaknya berbagai kemungkinan yang tersedia, dari mana para ahli IT memulai ketika memilih layanan internet yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis? Selain itu, apa strategi terbaik untuk memantau biaya dan menghindari investasi yang tidak perlu?
Berikut adalah beberapa masalah paling umum yang terkait dengan biaya bisnis online yang harus benar-benar diberitahukan kepada perusahaan untuk menghindari membayar lebih dari kemungkinan untuk sesuatu yang tidak sebanding dengan fungsi bisnis kecil.
Memeriksa pemanfaatan data dengan benar
Salah satu tindakan yang paling masuk akal, namun sering diabaikan, yang dapat dilakukan perusahaan untuk menurunkan biaya perusahaan bersih adalah dengan menilai penggunaan informasi secara akurat dan realistis. Ini mungkin tampak seperti usaha yang mudah: pastikan berapa banyak informasi yang Anda gunakan dan kemudian bayar untuk jumlah itu. Namun, bagaimana Anda secara akurat mengevaluasi kebutuhan info bisnis Anda?
Beberapa organisasi harus membayar jumlah yang berlebihan untuk rincian yang tidak digunakan, baik karena alasan bahwa mereka tidak menyadari apa yang diinginkan, atau karena perhitungan penggunaan informasi yang tidak akurat. Biasanya, perusahaan merasa sulit untuk memperkirakan secara realistis jumlah pengguna dan kebutuhan info, hanya karena penggunaan pengetahuan hampir tidak pernah teratur – hal itu tunduk pada lonjakan dan periode tindakan yang sama.
Salah satu teknik pertama dalam menurunkan harga layanan online adalah dengan menetapkan bagaimana perjanjian Anda memperhitungkan lonjakan yang mengejutkan dalam detail. Salah satu faktor penyedia besar yang biasanya ditekankan oleh perusahaan cloud adalah cara mereka untuk meningkatkan dan menurunkan kemampuan untuk memenuhi permintaan informasi yang berubah, tetapi ini biasanya akan ada harganya. Administrator TI harus melihat apakah ini adalah pengeluaran yang ingin mereka bayar, atau dukungan yang bahkan akan mereka butuhkan. Mungkin lebih hemat nilai untuk menyewa penyedia perusahaan cloud yang bergantung pada perhitungan pemanfaatan pengetahuan yang benar.
Beberapa masalah lain yang perlu dipertimbangkan meliputi: apakah penyedia Anda menawarkan skalabilitas yang baik untuk pengembangan di masa mendatang? Apakah perjanjian Anda dapat disesuaikan untuk mengakomodasi kebutuhan dan prioritas perusahaan bisnis yang berubah? Dan, apakah harga yang Anda keluarkan untuk solusi Anda sebanding dengan layanan ahli yang Anda terima?
Singkatnya, bersikaplah realistis saat mengevaluasi kebutuhan data Anda dan menilai solusi – ini dapat menghemat uang dalam pengoperasian yang lama!
Apakah Anda mendapatkan dukungan yang ideal?
Mendatang, sangat penting untuk mengevaluasi kebutuhan logistik organisasi dan memastikan tingkat dukungan yang benar. Saat memilih penyedia layanan penyedia web, Anda menghabiskan lebih dari sekadar infrastruktur fisik yang sebenarnya - Anda juga harus membayar administrasi produk itu dan bantuan teknologi penting.
Ini bisa menjadi aspek yang sangat berharga dari produk dan layanan online, tetapi juga di mana pengeluaran dapat mulai meningkat. Sebanding dengan tetap mengetahui detail persyaratan penggunaan, penting untuk secara teratur menilai persyaratan layanan dan memeriksanya dengan apa yang harus Anda bayar. Mengenali bantuan yang Anda belanjakan tetapi tidak perlu sama bermanfaatnya, seperti halnya mendeteksi layanan yang Anda lewatkan.
Setelah Anda memiliki pemahaman yang lengkap tentang keinginan bantuan perusahaan, nilailah ini dari kesepakatan dengan perusahaan – bukan hal yang aneh untuk menemukan bahwa tingkat penyedia ditetapkan terlalu signifikan untuk apa yang secara realistis harus Anda miliki. Jika Anda membayar untuk sesuatu yang tidak Anda gunakan, tampaknya memilikinya diambil dari SLA Anda.
Sudahkah Anda menganggap hibrida?
Ketika pandemi menyerang dan beberapa organisasi segera menjauh, penyimpanan lokal bukanlah pilihan dan sebagian besar operasi terpaksa beralih ke cloud untuk memberdayakan kontinuitas. Meskipun demikian, sekarang orang akan kembali ke lingkungan kantor, atau setidaknya memiliki preferensi untuk beroperasi di tempat, cloud tidak lagi menjadi satu-satunya solusi penyimpanan informasi yang layak.
Sementara komputasi awan dapat menjadi perangkat yang luar biasa nyaman, harganya bisa sangat tinggi dan bukan lingkungan yang optimal untuk menyimpan beberapa jenis dokumen. Sebagai contoh, file data besar seperti AutoCAD secara substansial lebih cocok untuk penyimpanan di tempat dan dapat menambah biaya penyimpanan awan jika disimpan di luar tempat.
Memanfaatkan alternatif hibrida juga dapat memungkinkan pengelolaan kedaulatan data jika bisnis yakin bahwa detail paling penting dan sensitif mereka disimpan di tempat, di mana Anda memiliki manajemen yang lebih ketat dan terperinci atas perlindungan dan kontinuitas Anda.
Apakah 'selalu aktif' biasanya diperlukan?
Ketika berbicara tentang cloud, hanya satu frasa yang akan Anda lihat waktu dan sekali lagi adalah 'selalu aktif', artinya penyedia tersedia setiap saat. Ini adalah salah satu detail pemasaran utama yang digunakan penyedia pusat pengetahuan untuk mendorong perusahaan mereka. Namun demikian, penting untuk memilih mundur lagi dan mempertimbangkan, apakah organisasi Anda benar-benar menginginkan entri 24/7?
'Selalu aktif' bisa sangat mahal jika tidak dioptimalkan – dan sebagian besar organisasi tidak pernah harus memilikinya. Banyak staf hanya di internet selama jam pertunjukan, tetapi perusahaan harus membayar untuk siaga segera setelah bisnis tutup. Dan biaya ini benar-benar termasuk. Sangat layak untuk menganalisis permintaan info Anda dan sangat mempertimbangkan jika 'selalu aktif' adalah prasyarat utama perusahaan. Jika tidak, periksa opsi dengan penyedia layanan cloud Anda berapa penghematannya jika Anda memilih keluar dari pengeluaran untuk jam siaga.
Bicara terjangkau
Dan terakhir, komunikasikan secara konsisten kepada perusahaan jasa Anda. Itu benar-benar membayar bagi pakar TI yang menyimpan dana untuk membuka dialog yang jujur tentang harapan dan keinginan. Dengan cara ini, penyedia dapat terbuka dan transparan tentang biaya dan lebih selaras dengan kebutuhan perusahaan Anda untuk mengubah layanan ahli untuk mendukung ini. Jika penyedia bantuan Anda tidak puas bisa fleksibel untuk memenuhi kebutuhan dan keuangan, mungkin sudah saatnya untuk melihat ke tempat lain.
Setiap penyedia layanan terkemuka harus siap meluangkan waktu untuk memahami infrastruktur dan kebutuhan bantuan Anda dan, jika sebelumnya Anda telah memahami penggunaan pengetahuan yang diharapkan dan kebutuhan layanan, Anda akan melihat perbedaan pada intinya.
Terry Storrar sedang Mengurus Director United kingdom di Leaseweb .