Bagaimana Cara Memilih Perangkat Lunak Bisnis Kecil yang Mengotomatiskan Sistem Anda?

Berkat gelombang pengusaha baru dan inovatif yang berani mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan karir mereka, usaha kecil tumbuh dalam jumlah. Jika orang berpikir bisnis kecil lebih mudah dikelola daripada organisasi skala menengah atau besar, mereka salah. Mengoperasikan usaha kecil tidak lepas dari tantangan karena keterbatasan anggaran, ruang lingkup, dan jangkauan. Jadi, ketika subjek otomatisasi dalam operasi bisnis muncul, usaha kecil sering diabaikan. Namun, jika ada orang yang dapat memperoleh manfaat besar dari prosedur ini, perusahaan kecil berada di urutan teratas.

Sebuah usaha kecil harus memiliki pandangan ke depan untuk memahami bahwa pertumbuhan tidak dapat dihindari jika mereka bertujuan untuk berhasil dalam industri. Otomasi yang diadopsi sejak awal akan melayani bisnis kecil saat mereka tumbuh dengan kecepatan masing-masing. Blog ini akan membahas semua pemilik usaha kecil yang perlu tahu tentang memilih perangkat lunak usaha kecil yang tepat untuk membantu mereka beroperasi lebih efisien sambil memaksimalkan kekuatan mereka.

Apa itu Otomasi Melalui Perangkat Lunak Bisnis Kecil?

Otomasi sepertinya merupakan kata yang sangat mewah, yang mengintimidasi beberapa pemilik usaha kecil dan pengusaha untuk mengeksplorasi manfaat yang dapat dibawanya ke dalam operasi dan proses mereka. Otomasi mengacu pada merampingkan berbagai proses yang terlibat saat menjalankan bisnis untuk menyederhanakan dan merampingkan fungsi sehari-hari. Ini bisa sesederhana seperti mengintegrasikan ke dalam perangkat lunak akuntansi yang menangani transaksi bisnis dari atas ke bawah yang melibatkan keuangan atau perangkat lunak yang menjalankan semua proyek Anda yang sedang berlangsung, masuk, dan selesai dengan banyak tim. Berinvestasi dalam "Perangkat Lunak Bisnis Kecil" menggantikan kebutuhan untuk mempekerjakan berbagai profesional untuk melakukan pekerjaan yang sama atau menghabiskan jumlah modal yang tidak perlu untuk komunikasi ekstensif ketika instalasi sederhana dapat melakukan pekerjaan itu.

Bagaimana Cara Memilih Perangkat Lunak Bisnis Kecil yang Tumbuh Bersama Bisnis Anda?

Seseorang dapat menggunakan beberapa parameter untuk mengukur apakah perangkat lunak bisnis kecil akan melayani kebutuhan organisasi Anda dengan baik.

1. Temukan Aspek yang Memerlukan Otomatisasi Dalam Bisnis Kecil Anda

Area bisnis mana yang dapat Anda sederhanakan untuk menghemat waktu, tenaga kerja, dan uang? Beberapa organisasi padat karya dan produksi, yang memerlukan manajemen inventaris, sementara yang lain berorientasi pada kecerdasan dan layanan yang membutuhkan manajemen proyek. Terserah pemilik bisnis untuk memahami jenis perangkat lunak untuk menyederhanakan operasi, tergantung pada jenis bisnis.

2. Buat Rangkaian Perangkat Lunak Bisnis Kecil

Memilih untuk mengotomatisasi bisnis kecil Anda menggunakan paket perangkat lunak akan menghemat kerumitan dan modal Anda. Setelah Anda memiliki ikhtisar aspek yang memerlukan perampingan, Anda dapat mengelompokkan proses ini ke dalam kategori, sehingga Anda mengurangi jumlah perangkat lunak bisnis kecil yang harus Anda beli. Ada beberapa perusahaan perangkat lunak yang sangat baik yang menyediakan rangkaian layanan lengkap yang digabungkan ke dalam paket untuk tujuan yang sama. Misalnya, Anda dapat menemukan satu yang melayani solusi akuntansi lengkap atau membuat, menghosting, dan memelihara situs web Anda dalam satu paket.

3. Biaya untuk Nilai

Anda akan menemukan beberapa paket perangkat lunak bisnis kecil yang terjangkau yang memenuhi tuntutan bisnis Anda saat ini; beberapa bahkan gratis untuk digunakan dengan berbagai layanan yang luar biasa untuk ditawarkan selama Anda mendaftar ke platform mereka. Untuk memilih salah satu yang sesuai untuk Anda, pertimbangkan perbandingan biaya langganan atau pemasangannya dengan nilai yang diberikannya kepada Anda. Jangan terburu-buru untuk memilih yang pertama Anda temukan; sebagai gantinya, pilih tiga teratas dari setiap kategori perangkat lunak bisnis kecil dan buat penilaian paralel mengenai mana yang mencakup semua basis kebutuhan bisnis Anda dan memberikan rasio biaya terhadap manfaat tertinggi.

4. Instalasi Satu Kali Vs. Berlangganan

Pada nilai nominal, beberapa perangkat lunak bisnis kecil terbaik mungkin tampak mahal sebagai pembelian satu kali untuk akses tak terbatas dibandingkan dengan langganan bulanan, triwulanan, atau tahunan. Namun, jika Anda membandingkan biaya langganan Anda selama bertahun-tahun, Anda akan menyadari bahwa instalasi perangkat lunak satu kali menguntungkan, bahkan dengan pembaruan tepat waktu yang terlibat. Menurut pendapat kami, memilih salah satu yang memiliki cakupan fleksibel untuk berkembang seiring pertumbuhan bisnis kecil memiliki lebih banyak manfaat daripada sering mengubah rencana berlangganan.

Jenis Perangkat Lunak Bisnis Kecil Apa yang Dapat Dibutuhkan Bisnis Kecil?

Jika Anda bertanya-tanya apa jenis perangkat lunak bisnis kecil yang dapat digunakan bisnis Anda, berikut adalah beberapa yang digunakan untuk mengotomatisasi proses bisnis mendasar. Saat menelusuri opsi, Anda akan menemukan perangkat lunak untuk usaha kecil yang melayani banyak fungsi untuk kebutuhan yang berbeda. Jika Anda memerlukan pendekatan yang lebih disesuaikan untuk bisnis Anda, Anda dapat membangun model Anda menggunakan platform ini karena mereka juga membuat paket yang disesuaikan untuk industri dan persyaratan khusus skala.

1. Perangkat Lunak Akuntansi

Perangkat lunak akuntansi menangani semua transaksi organisasi dan harus dimiliki oleh usaha kecil untuk melacak semua pengeluaran, pendapatan, penjualan, inventaris, gaji, dan aspek lain dari kepatuhan akuntansi. Perangkat lunak ERP tersebut juga membuat laporan akun dan laporan kepatuhan yang diperlukan, membuatnya mudah untuk diajukan jauh sebelum tanggal jatuh tempo.

2. Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Jika Anda memiliki banyak tim yang mengerjakan proyek yang berbeda, secara internal atau jarak jauh, perangkat lunak manajemen proyek akan membantu merampingkan semua tugas dengan menyatukan semuanya dalam satu sistem. Di sini, mereka akan dapat melihat kemajuan seluruh proyek, aspek yang diselesaikan atau tertunda, sambil melacak kemajuan mereka. Perangkat lunak ini juga memungkinkan tim untuk memprioritaskan tugas dan proyek tergantung pada kepentingan, kesulitan, dan tenggat waktu yang akan datang. Ini membawa akuntabilitas dan transparansi pribadi dalam jumlah yang lebih signifikan dalam operasi sambil menghindari kebingungan, campur aduk, dan kemunduran antara tim dengan proyek yang tumpang tindih dan karyawan yang mengerjakan banyak proyek.

3. Perangkat Lunak Pemasaran

Perangkat lunak pemasaran akan membantu bisnis kecil memaksimalkan kekuatannya untuk menjangkau audiens yang signifikan melalui analitik, filter khusus untuk kumpulan audiens, SEO, dan membuat corong yang sesuai. Perangkat lunak pemasaran multisaluran membuat penerapan strategi lebih efisien dengan beroperasi seperti jarum jam dengan parameter yang ditetapkan.

4. Perangkat Lunak Komunikasi Tim

Komunikasi antara hierarki horizontal, ke atas, dan ke bawah dari suatu organisasi sangat penting untuk menjaga stabilitas operasi. Sejak tahun 2020 telah mengakibatkan sebagian besar organisasi menerapkan bekerja dari rumah, komunikasi yang efektif bahkan lebih diperlukan dalam keadaan saat ini. Alih-alih menghabiskan banyak uang untuk tagihan telepon perusahaan, bisnis kecil dapat berinvestasi dalam perangkat lunak komunikasi tim di mana pertemuan rutin dapat diadakan di berbagai anggota, seluruh organisasi, atau pemimpin tim hanya menggunakan perangkat mereka dan koneksi internet yang baik.

5. Perangkat Lunak Manajemen SDM

Menggunakan perangkat lunak untuk merampingkan proses rekrutmen, penilaian pekerjaan, perhitungan gaji, dan pembayaran serta menangani keluhan karyawan merupakan persyaratan penting untuk menghadapi bisnis yang sedang berkembang. Anda mungkin merasa mudah untuk mengelola staf Anda sekarang, tetapi akan menjadi tantangan untuk melacak karyawan Anda ketika bisnis Anda tumbuh. Oleh karena itu, yang terbaik adalah memilih perangkat lunak Manajemen SDM yang fleksibel yang dapat menangani persyaratan kepegawaian seiring pertumbuhan bisnis Anda dari awal untuk menghemat waktu penyesuaian di kemudian hari atau menghabiskan waktu untuk pekerjaan manual yang dapat dihindari saat ini.

6. Perangkat Lunak Pembuatan Situs Web

Membangun, menghosting, dan memelihara situs web biasanya membutuhkan pengembang internal, yang pada awalnya merupakan investasi mahal untuk bisnis kecil. Alih-alih mempekerjakan pengembang penuh waktu, mereka dapat menggunakan perangkat lunak pembuatan situs web yang akan menyesuaikan struktur, halaman, estetika, dan konten bisnis Anda sambil menyediakan platform untuk meng-host domain Anda dan pemeliharaan situs reguler. Perangkat lunak tersebut memiliki langganan tahunan dengan paket alat analitik yang menarik juga.

Bagaimana Seseorang Dapat Mendapatkan Manfaat Dengan Menggunakan Perangkat Lunak Bisnis Kecil?

Ada beberapa manfaat yang dibawa oleh perangkat lunak bisnis kecil melalui solusi otomatisasi mereka, seperti yang diberikan di bawah ini:

1. Kemampuan beradaptasi

Perangkat lunak bisnis kecil membantu Anda beradaptasi dengan permintaan pasar dengan memberikan tingkat fleksibilitas tertentu untuk menghadapi pertumbuhan bisnis dengan kelincahan alami. Misalnya, perubahan permintaan pasar selama "musim permintaan tinggi" akan membutuhkan pemilik bisnis untuk menyewa tangan ekstra untuk menangani lonjakan volume pesanan yang tiba-tiba. Alih-alih, perubahan ini dapat dianggap sebagai perubahan alami yang diharapkan oleh perangkat lunak yang dapat menangani pesanan massal dan mengirimkan semua inventaris ke pelanggan masing-masing tepat waktu sambil juga memeriksa stok untuk menghindari kehabisan barang dengan harga tinggi. permintaan- semua sambil menghemat biaya tenaga kerja musiman yang mahal.

2. Minimalkan Ruang Untuk Kesalahan Manusia

Karena perangkat lunak bisnis kecil dijalankan pada parameter yang telah ditentukan sebelumnya dan sistem yang dibuat oleh pengembang ahli, ini mengurangi ruang untuk kesalahan manusia dalam perhitungan atau tenggat waktu yang hilang untuk transaksi, aktivitas, dan pengarsipan penting. Setelah diatur agar sesuai dengan kebutuhan Anda, perangkat lunak akan melakukan tugasnya sambil membutuhkan masukan terbatas dari staf manusia, terutama dalam hal-hal seperti sumber daya manusia, akuntansi, dan manajemen inventaris.

3. Maksimalkan Pemirsa dan ROI

Perangkat lunak bisnis kecil dapat membantu organisasi meningkatkan pemasaran dan jangkauannya untuk memaksimalkan ROI-nya. Usaha kecil sering kali terbatas pada zona audiens tertentu. Untuk mencapai jumlah audiens potensial yang lebih signifikan, perangkat lunak pemasaran bisnis jarak jauh dilengkapi dengan alat analitik yang dapat digunakan seseorang untuk mempelajari lingkungan, pelanggan, dan pesaing mereka untuk menjangkau lebih banyak orang. Jika dilakukan dengan benar, ini akan menghasilkan pemaksimalan tingkat konversi dan ROI.

4. Mengurangi Persyaratan dan Biaya Kepegawaian

Perangkat lunak bisnis kecil dapat menggantikan beberapa staf Anda yang diperlukan untuk melakukan tugas dan fungsi tambahan yang sama. Ini juga membebaskan staf Anda yang ada dari melakukan waktu berharga untuk melakukan tugas-tugas yang berlebihan dan biasa di mana keterampilan mereka dapat digunakan di tempat-tempat yang membutuhkan perhatian segera. Akibatnya, ini menghemat biaya besar karena membayar cicilan atau biaya berlangganan untuk satu paket perangkat lunak mencakup semua pekerjaan mekanik. Pada saat yang sama, sumber daya manusia Anda sekarang berkontribusi pada pekerjaan yang produktif dan membawa pertumbuhan bisnis nyata Anda.

5. Komunikasi Tim Jarak Jauh yang Lebih Baik

Komunikasi antara tim jarak jauh dan pekerja individu dapat menjadi rumit jika tidak disederhanakan karena jadwal dan zona waktu yang berbeda. Perangkat lunak manajemen proyek yang berfungsi ganda sebagai alat komunikasi tim memastikan bahwa semua anggota organisasi Anda dibawa ke satu platform untuk bekerja bersama. Hal ini meningkatkan kelancaran operasi, akuntabilitas, semangat tim, dan ikatan antar anggota, sehingga membantu Anda memanfaatkan lingkungan kerja jarak jauh yang terbaik, selama karyawan Anda memiliki perangkat dan koneksi internet.

6. Kepuasan Karyawan

Menggunakan perangkat lunak solusi sumber daya manusia akan membantu Anda menangani permintaan dan keluhan staf secara tepat waktu. Juga telah diamati bahwa tim bekerja lebih baik ketika mereka telah diberikan seperangkat alat (perangkat lunak) yang benar untuk membuat pekerjaan mereka lebih mudah dilacak dan dikoordinasikan dengan anggota organisasi lainnya. Kepuasan karyawan adalah tentang alasan mereka didukung dan pengalaman yang mereka miliki saat bekerja untuk organisasi Anda. Produktivitas sambil menerima kerjasama dan kesempatan untuk tumbuh di semua dimensi membuat karyawan puas, yang dapat diberikan dengan menggunakan paket sumber daya manusia yang sangat baik.

7. Konsistensi dalam Layanan Pelanggan

Layanan pelanggan adalah salah satu aspek bisnis Anda yang akan menjadi yang terdepan tidak peduli barang atau jasa apa yang Anda sediakan di sektor ekonomi apa pun. Menggunakan perangkat lunak bisnis kecil untuk layanan pelanggan akan membantu Anda memberikan bantuan yang terikat waktu, cepat, dan efisien ke basis klien Anda dengan merampingkan prosesnya.

Membungkus:

Seperti yang terlihat di atas, beberapa aspek bisnis kecil memerlukan bantuan perangkat lunak agar operasinya berjalan lancar. Karena pertumbuhan menuntut pemilik bisnis untuk keluar dari zona nyaman mereka, menggunakan perangkat lunak tersebut membebaskan ruang untuk pekerjaan produktif yang berkontribusi terhadap ekspansi tersebut sambil membawa lebih banyak peluang untuk memaksimalkan keuntungan mereka. Berinvestasi dalam perangkat lunak bisnis kecil tidak hanya menyederhanakan cara kerja organisasi saat ini, tetapi juga menyiapkannya untuk bertransisi dengan lancar menuju pertumbuhan yang tak terhindarkan dengan keahlian. Memilih perangkat lunak yang paling dibutuhkan bisnis Anda, tergantung pada sifat industri tempat Anda beroperasi, adalah investasi yang besar. Deskera memberi Anda paket perangkat lunak bisnis kecil terbaik untuk memenuhi dinamika perubahan bisnis Anda.