Cara Membuat Tabel Pivot di Excel: Tutorial Langkah-demi-Langkah

Tabel pivot adalah salah satu fungsi Microsoft Excel yang paling kuat — dan mengintimidasi —. Kuat karena dapat membantu Anda meringkas dan memahami kumpulan data yang besar. Mengintimidasi karena Anda bukan ahli Excel, dan tabel pivot selalu memiliki reputasi rumit.

Kabar baiknya: Mempelajari cara membuat tabel pivot di Excel jauh lebih mudah daripada yang mungkin Anda yakini.

Namun sebelum kami memandu Anda melalui proses pembuatannya, mari kita mundur selangkah dan memastikan Anda memahami dengan tepat apa itu tabel pivot, dan mengapa Anda mungkin perlu menggunakannya.

Dengan kata lain, tabel pivot mengekstrak makna dari tumpukan angka yang tampaknya tak berujung di layar Anda. Dan lebih khusus lagi, ini memungkinkan Anda mengelompokkan data dengan cara yang berbeda sehingga Anda dapat menarik kesimpulan yang bermanfaat dengan lebih mudah.

Bagian "poros" dari tabel pivot berasal dari fakta bahwa Anda dapat memutar (atau memutar) data dalam tabel untuk melihatnya dari perspektif yang berbeda. Untuk lebih jelasnya, Anda tidak menambah, mengurangi, atau mengubah data Anda saat membuat pivot. Sebaliknya, Anda hanya mengatur ulang data sehingga Anda dapat mengungkapkan informasi yang berguna darinya.

Untuk apa tabel pivot digunakan?

Jika Anda masih merasa sedikit bingung tentang fungsi tabel pivot, jangan khawatir. Ini adalah salah satu teknologi yang jauh lebih mudah dipahami setelah Anda melihatnya beraksi.

Tujuan tabel pivot adalah untuk menawarkan cara yang mudah digunakan untuk meringkas data dalam jumlah besar dengan cepat. Mereka dapat digunakan untuk lebih memahami, menampilkan, dan menganalisis data numerik secara mendetail — dan dapat membantu mengidentifikasi dan menjawab pertanyaan tak terduga di sekitarnya.

Berikut adalah tujuh skenario hipotetis di mana tabel pivot bisa menjadi solusi:

1. Membandingkan total penjualan produk yang berbeda.

Katakanlah Anda memiliki lembar kerja yang berisi data penjualan bulanan untuk tiga produk berbeda — produk 1, produk 2, dan produk 3 — dan Anda ingin mengetahui mana dari ketiga produk tersebut yang menghasilkan uang paling banyak. Anda dapat, tentu saja, melihat melalui lembar kerja dan secara manual menambahkan angka penjualan yang sesuai ke total berjalan setiap kali produk 1 muncul. Anda kemudian dapat melakukan hal yang sama untuk produk 2, dan produk 3 hingga Anda memiliki total untuk semuanya. Sepotong kue, kan?

Sekarang, bayangkan lembar kerja penjualan bulanan Anda memiliki ribuan baris. Menyortir semuanya secara manual bisa memakan waktu seumur hidup. Dengan menggunakan tabel pivot, Anda dapat secara otomatis menggabungkan semua angka penjualan untuk produk 1, produk 2, dan produk 3 — dan menghitung jumlahnya masing-masing — dalam waktu kurang dari satu menit.

2. Menampilkan penjualan produk sebagai persentase dari total penjualan.

Tabel pivot secara alami memperlihatkan total setiap baris atau kolom saat Anda membuatnya. Tapi itu bukan satu-satunya angka yang bisa Anda hasilkan secara otomatis.

Katakanlah Anda memasukkan angka penjualan triwulanan untuk tiga produk terpisah ke dalam lembar Excel dan mengubah data ini menjadi tabel pivot. Tabel akan secara otomatis memberi Anda tiga total di bagian bawah setiap kolom — setelah menambahkan penjualan triwulanan setiap produk. Tetapi bagaimana jika Anda ingin mengetahui persentase kontribusi penjualan produk ini terhadap semua penjualan perusahaan, bukan hanya total penjualan produk tersebut?

Dengan tabel pivot, Anda dapat mengonfigurasi setiap kolom untuk memberi Anda persentase kolom dari ketiga total kolom, bukan hanya total kolom. Jika tiga penjualan produk berjumlah $200,000 dalam penjualan, misalnya, dan produk pertama menghasilkan $45.000, Anda dapat mengedit tabel pivot untuk mengatakan bahwa produk ini menyumbang 22,5% dari semua penjualan perusahaan.

Untuk menampilkan penjualan produk sebagai persentase dari total penjualan dalam tabel pivot, cukup klik kanan sel yang membawa total penjualan dan pilih Tampilkan Nilai Sebagai > % dari Total Keseluruhan .

3. Menggabungkan data duplikat.

Dalam skenario ini, Anda baru saja menyelesaikan desain ulang blog dan harus memperbarui banyak URL. Sayangnya, perangkat lunak pelaporan blog Anda tidak menanganinya dengan baik dan akhirnya membagi metrik "tampilan" untuk satu posting di antara dua URL yang berbeda. Jadi di spreadsheet Anda, Anda memiliki dua contoh terpisah dari setiap posting blog individual. Untuk mendapatkan data yang akurat, Anda perlu menggabungkan total tampilan untuk setiap duplikat ini.

Di situlah tabel pivot berperan. Daripada harus secara manual mencari dan menggabungkan semua metrik dari duplikat, Anda dapat meringkas data Anda (melalui tabel pivot) berdasarkan judul posting blog, dan voila: metrik tampilan dari posting duplikat tersebut akan dikumpulkan secara otomatis.

4. Mendapatkan jumlah karyawan untuk departemen terpisah.

Tabel pivot berguna untuk menghitung secara otomatis hal-hal yang tidak dapat Anda temukan dengan mudah di tabel Excel dasar. Salah satunya adalah menghitung baris yang semuanya memiliki kesamaan.

Jika Anda memiliki daftar karyawan di lembar Excel, misalnya, dan di sebelah nama karyawan adalah masing-masing departemen milik mereka, Anda dapat membuat tabel pivot dari data ini yang menunjukkan nama setiap departemen dan jumlah karyawan. yang dimiliki departemen-departemen tersebut. Tabel pivot secara efektif menghilangkan tugas Anda untuk menyortir lembar Excel berdasarkan nama departemen dan menghitung setiap baris secara manual.

5. Menambahkan nilai default ke sel kosong.

Tidak setiap kumpulan data yang Anda masukkan ke Excel akan mengisi setiap sel. Jika Anda menunggu data baru masuk sebelum memasukkannya ke Excel, Anda mungkin memiliki banyak sel kosong yang terlihat membingungkan atau memerlukan penjelasan lebih lanjut saat menampilkan data ini kepada manajer Anda. Di situlah tabel pivot masuk.

Anda dapat dengan mudah menyesuaikan tabel pivot untuk mengisi sel kosong dengan nilai default, seperti $0, atau TBD (untuk "akan ditentukan"). Untuk tabel data yang besar, dapat menandai sel-sel ini dengan cepat adalah fitur yang berguna ketika banyak orang meninjau lembar yang sama.

Untuk memformat sel kosong tabel pivot Anda secara otomatis, klik kanan tabel Anda dan klik Opsi PivotTable. Di jendela yang muncul, centang kotak berlabel Sel Kosong Sebagai dan masukkan apa yang ingin Anda tampilkan saat sel tidak memiliki nilai lain.

Cara Membuat Tabel Pivot

1. Masukkan data Anda ke dalam rentang baris dan kolom.
2. Urutkan data Anda berdasarkan atribut tertentu.
3. Sorot sel Anda untuk membuat tabel pivot Anda.
4. Seret dan lepas bidang ke area "Label Baris".
5. Seret dan jatuhkan bidang ke area "Nilai".
6. Sempurnakan perhitungan Anda.

Sekarang setelah Anda memiliki pemahaman yang lebih baik tentang tabel pivot yang dapat digunakan, mari masuk ke seluk beluk cara membuatnya.

Langkah 1. Masukkan data Anda ke dalam rentang baris dan kolom.

Setiap tabel pivot di Excel dimulai dengan tabel Excel dasar, tempat semua data Anda disimpan. Untuk membuat tabel ini, cukup masukkan nilai Anda ke dalam kumpulan baris dan kolom tertentu. Gunakan baris paling atas atau kolom paling atas untuk mengkategorikan nilai Anda menurut apa yang diwakilinya.

Misalnya, untuk membuat tabel Excel dari data kinerja posting blog, Anda mungkin memiliki kolom yang mencantumkan setiap "Halaman Teratas", kolom yang mencantumkan "Klik" setiap URL, kolom yang mencantumkan "Tayangan" setiap posting, dan seterusnya. (Kami akan menggunakan contoh itu dalam langkah-langkah berikut.)

Langkah 2. Urutkan data Anda berdasarkan atribut tertentu.

Ketika Anda memiliki semua data yang ingin Anda masukkan ke dalam lembar Excel Anda, Anda akan ingin mengurutkan data ini dalam beberapa cara sehingga lebih mudah untuk mengelola setelah Anda mengubahnya menjadi tabel pivot.

Untuk mengurutkan data Anda, klik tab Data di bilah navigasi atas dan pilih ikon Urutkan di bawahnya. Di jendela yang muncul, Anda dapat memilih untuk mengurutkan data menurut kolom apa pun yang Anda inginkan dan dalam urutan apa pun.

Misalnya, untuk mengurutkan lembar Excel Anda menurut "Tampilan hingga Tanggal", pilih judul kolom ini di bawah Kolom lalu pilih apakah Anda ingin mengurutkan posting Anda dari terkecil ke terbesar, atau dari terbesar ke terkecil.

Pilih OK di kanan bawah jendela Sortir, dan Anda akan berhasil menyusun ulang setiap baris lembar Excel Anda dengan jumlah tampilan yang diterima setiap posting blog.

Langkah 3. Sorot sel Anda untuk membuat tabel pivot Anda.

Setelah Anda memasukkan data ke dalam lembar kerja Excel Anda, dan mengurutkannya sesuai keinginan Anda, sorot sel yang ingin Anda rangkum dalam tabel pivot. Klik Sisipkan di sepanjang navigasi atas, dan pilih ikon PivotTable . Anda juga bisa mengklik di mana saja di lembar kerja Anda, pilih "PivotTable," dan masukkan secara manual rentang sel yang ingin Anda sertakan dalam PivotTable.

Ini akan membuka kotak opsi di mana, selain mengatur rentang sel Anda, Anda dapat memilih apakah akan meluncurkan tabel pivot ini di lembar kerja baru atau menyimpannya di lembar kerja yang ada. Jika Anda membuka lembar baru, Anda dapat menavigasi ke dan dari lembar tersebut di bagian bawah buku kerja Excel Anda. Setelah Anda memilih, klik OK.

Atau , Anda dapat menyorot sel Anda, pilih PivotTable yang Direkomendasikan di sebelah kanan ikon PivotTable, dan buka tabel pivot dengan saran yang telah ditetapkan sebelumnya tentang cara mengatur setiap baris dan kolom.

Catatan: Jika Anda menggunakan versi Excel yang lebih lama, "PivotTable" mungkin berada di bawah Tabel atau Data di sepanjang navigasi atas, bukan "Sisipkan." Di Google Spreadsheet, Anda dapat membuat tabel pivot dari tarik-turun Data di sepanjang navigasi atas.

Langkah 4. Seret dan jatuhkan bidang ke area "Label Baris".

Setelah Anda menyelesaikan Langkah 3, Excel akan membuat tabel pivot kosong untuk Anda. Langkah Anda selanjutnya adalah menyeret dan melepaskan bidang — diberi label sesuai dengan nama kolom di spreadsheet Anda — ke dalam area Label Baris . Ini akan menentukan pengenal unik apa — judul posting blog, nama produk, dan sebagainya — tabel pivot akan mengatur data Anda.

Sebagai contoh, katakanlah Anda ingin mengatur banyak data blog berdasarkan judul posting. Untuk melakukannya, Anda cukup mengklik dan menyeret bidang "Halaman teratas" ke area "Label Baris".

Catatan: Tabel pivot Anda mungkin terlihat berbeda bergantung pada versi Excel yang Anda gunakan. Namun, prinsip umumnya tetap sama.

Langkah 5. Seret dan jatuhkan bidang ke area "Nilai".

Setelah Anda menetapkan apa yang akan Anda gunakan untuk mengatur data Anda, langkah Anda selanjutnya adalah menambahkan beberapa nilai dengan menyeret bidang ke dalam area Nilai .

Berpegang pada contoh data blog, katakanlah Anda ingin meringkas tampilan posting blog berdasarkan judul. Untuk melakukan ini, Anda cukup menyeret bidang "Tampilan" ke dalam area Nilai.

Langkah 6. Sempurnakan perhitungan Anda.

Jumlah nilai tertentu akan dihitung secara default, tetapi Anda dapat dengan mudah mengubahnya menjadi sesuatu seperti rata-rata, maksimum, atau minimum tergantung pada apa yang ingin Anda hitung.

Di Mac, Anda dapat melakukan ini dengan mengklik i kecil di sebelah nilai di area "Nilai", memilih opsi yang Anda inginkan, dan mengklik "OK." Setelah Anda menentukan pilihan, tabel pivot Anda akan diperbarui.

Jika Anda menggunakan PC, Anda harus mengklik segitiga kecil terbalik di sebelah nilai Anda dan pilih Pengaturan Bidang Nilai untuk mengakses menu.

Setelah Anda mengelompokkan data sesuai keinginan Anda, simpan pekerjaan Anda dan gunakan sesuka Anda.

Menggali Lebih Dalam Dengan Tabel Pivot

Anda sekarang telah mempelajari dasar-dasar pembuatan tabel pivot di Excel. Dengan pemahaman ini, Anda dapat mengetahui apa yang Anda butuhkan dari tabel pivot Anda dan menemukan solusi yang Anda cari.

Misalnya, Anda mungkin memperhatikan bahwa data di tabel pivot Anda tidak diurutkan seperti yang Anda inginkan. Jika demikian, fungsi Sortir Excel dapat membantu Anda. Atau, Anda mungkin perlu memasukkan data dari sumber lain ke dalam pelaporan Anda, dalam hal ini fungsi VLOOKUP bisa berguna.

Catatan editor: Posting ini awalnya diterbitkan pada Desember 2018 dan telah diperbarui untuk kelengkapan.