Cara Membuat Panduan Gaya Penulisan [+Panduan & Contoh Gratis]

Panduan gaya penulisan sangat penting untuk bisnis apa pun — terutama jika ada banyak penulis konten dalam tim.

Saat Anda membuat lebih banyak konten di situs web dan blog Anda, inkonsistensi pasti akan muncul. Salah satu alasannya? Kurangnya kejelasan tentang gaya yang ingin Anda gunakan untuk menulis. Komunikasi yang terputus-putus di antara banyak pembuat konten di organisasi Anda juga bisa menjadi penyebabnya.

Either way, kegagalan untuk memutuskan pedoman editorial yang diterima adalah resep untuk pesan yang tidak konsisten. Itu sebabnya pada titik tertentu, sebagian besar perusahaan perlu mengembangkan panduan gaya penulisan.

Panduan gaya penulisan menunjukkan aturan dasar penulisan yang disetujui semua orang untuk diikuti untuk memastikan konsistensi di semua konten, seperti apakah Anda harus menggunakan huruf besar "a" setelah titik dua.

Catatan: Jika Anda menulis konten untuk HubSpot, Anda tidak boleh menggunakan huruf besar “a.”

Tapi tunggu… jika itu masalahnya, mengapa saya menggunakan huruf besar “Jika” dalam tanda kurung terakhir itu? Karena "Jika Anda menulis konten untuk HubSpot, Anda harus ..." adalah kalimat lengkap, sehingga menjamin modal "Jika."

Konvensi ini ditentukan dalam panduan gaya penulisan kami.

Jika Anda menemukan bahwa alur pemikiran itu sangat dangkal, Anda mungkin berpikir bahwa panduan gaya menulis adalah hal yang paling membosankan di dunia dan memiliki keinginan membara untuk mengklik sekarang juga. Au contraaire, mon frere.

Mengapa Panduan Menulis Itu Penting

Panduan gaya penulisan menyelamatkan Anda dari perdebatan tentang apakah harus ada spasi sebelum dan sesudah elips, apakah Anda menggunakan huruf kapital "untuk" dalam sebuah judul, atau kapan sebuah angka harus ditulis secara lengkap.

Jika panduan gaya penulisan membuat Anda bosan, bayangkan betapa hambarnya debat itu. Adanya panduan gaya berarti Anda dapat dengan mudah memiliki panduan gaya sebagai buku aturan penulisan kecil Anda tanpa harus duduk melalui perdebatan tentang blockquotes.

Kedua panduan berbeda dalam konten tetapi sama dalam fungsi. Mereka memainkan peran penting dalam cara calon konsumen melihat, berinteraksi, dan mengingat perusahaan Anda.

Dalam upaya membantu Anda memulai dengan panduan gaya Anda sendiri, posting blog ini akan memandu Anda melalui cara membuat panduan gaya penulisan dan elemen penting mana yang perlu Anda sertakan.

Sebelum kita menyelami elemen penting yang harus Anda sertakan dalam panduan gaya penulisan Anda, mari kita bahas langkah-langkah membuatnya. Panduan Anda harus mencerminkan bisnis Anda, tujuannya, dan audiens target Anda. Untuk memulai, Anda harus:

1. Tinjau misi dan nilai merek Anda.

Mengapa Anda memulai bisnis Anda? Apa tujuannya? Ini adalah dua pertanyaan penting yang Anda tanyakan pada diri sendiri ketika Anda mulai merencanakan dan membangun perusahaan Anda. Jika tidak, tanyakan pada mereka sekarang. Tentukan pernyataan misi Anda. Uraikan nilai inti merek Anda. Informasi ini akan memandu bagaimana Anda membentuk koneksi Anda dengan audiens Anda. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengembangkan ide tentang bagaimana Anda berencana untuk berkomunikasi dengan mereka.

Misi dan nilai merek Anda harus memandu keputusan Anda dan memastikan bahwa Anda secara aktif bekerja menuju tujuan Anda. Mereka mendefinisikan dan mempengaruhi budaya perusahaan dengan membimbing bisnis Anda untuk membuat keputusan yang bermanfaat bagi perusahaan dan pelanggan Anda.

Penting untuk dicatat bahwa informasi ini dapat berubah. Bahkan, seharusnya. Seiring berjalannya waktu dan perusahaan Anda berkembang, penting untuk meninjau dan memperbarui misi dan nilai merek Anda untuk secara akurat mencerminkan model dan operasi bisnis Anda saat ini.

2. Buat persona pembeli untuk audiens target Anda.

Untuk membuat panduan gaya penulisan Anda, Anda perlu tahu dengan siapa Anda berbicara. Bayangkan memiliki satu percakapan dengan baby boomer dan lainnya dengan milenium. Cara Anda berkomunikasi dengan mereka kemungkinan besar akan berbeda. Nuansa tersebut berbicara tentang pentingnya menciptakan persona pembeli.

Persona pembeli adalah representasi semi-fiksi berbasis penelitian dari target pelanggan Anda. Informasi ini harus berasal dari riset pasar serta data aktual dari pelanggan Anda yang sudah ada. Saat membuat persona pembeli Anda, bayangkan pelanggan ideal Anda. Seperti apa hari-hari mereka? Bagaimana mereka membuat keputusan? Tantangan apa yang mereka hadapi? Pada akhirnya, persona pembeli Anda harus melihat demografi pelanggan, pola perilaku, motivasi, dan tujuan.

Setelah Anda mengidentifikasi audiens target Anda dan persona pembeli mereka, Anda akan memiliki ide yang lebih baik tentang bagaimana mendekati komunikasi.

3. Tentukan suara dan nada perusahaan Anda.

Menetapkan suara dan nada perusahaan Anda dapat menjadi tantangan karena kedua konsep tersebut mudah dikacaukan.

Suara perusahaan Anda adalah bagaimana Anda ingin dilihat oleh audiens Anda. Ini mencakup bagaimana pesan merek Anda akan disampaikan. Apakah Anda ingin tampil jenaka atau ramah? Misalnya, sementara suara merek Starbucks ekspresif, Coca-Cola positif. Saat mendefinisikan suara Anda, ingatlah bahwa ini tidak akan berubah sepanjang tulisan Anda. Jika Anda menetapkan perusahaan Anda sebagai "ramah", itu harus dimasukkan ke dalam semua pesan Anda.

Meskipun suara merek Anda harus tetap sama, nada Anda mungkin berubah. Nada merek mengacu pada bagaimana Anda berencana untuk mengekspresikan suara Anda. Kehalusan nada terletak sepenuhnya pada siapa audiens Anda. Bayangkan seorang teman bertanya apakah Anda ingin bergabung dengan mereka untuk makan malam, dan Anda menjawab “Oke.” Isyarat budaya kemungkinan akan membuat mereka berpikir bahwa Anda tidak terlalu tertarik untuk hadir. Namun, jika Anda menjawab dengan “Pasti!” mereka mungkin berpikir Anda bersemangat untuk pergi. Meskipun kedua respons menunjukkan bahwa Anda bersedia makan malam bersama mereka, konotasinya berubah di antara kata-kata.

Saat Anda membangun suara dan nada, putuskan emosi apa yang ingin Anda ambil dari tulisan Anda. Apakah akan positif, netral, negatif, atau di antaranya? Sekali lagi, pilihan Anda harus mencerminkan audiens target Anda.

4. Buat garis besar kata dan frasa bermerek.

Apa kata kunci dan frasa yang terkait dengan bisnis Anda? Untuk menjaga konsistensi di seluruh bisnis Anda, identifikasi kata-kata ini untuk panduan gaya Anda. Ini harus mencakup ejaan dan huruf besar tertentu.

Ambil MSNBC misalnya. Saluran kabel memiliki dua logo, satu dengan huruf kecil dan satu lagi dengan huruf besar. Namun, ketika saluran ditulis dalam bentuk salinan, selalu menggunakan huruf kapital penuh. Ini akan menjadi sesuatu yang perlu diperhatikan dalam panduan gaya penulisan.

Ini juga harus dibawa ke dalam slogan atau frasa apa pun yang terkait dengan perusahaan Anda. Untuk slogan mereka “Betcha tidak bisa makan hanya satu,” Lay's perlu memastikan bahwa pemandu mereka menentukan ejaan “Betcha” dan tidak ada tanda baca akhir. Agar terlihat kohesif dan profesional, sangat penting untuk menjaga konsistensi ini di seluruh pengiriman pesan.

5. Tetapkan pedoman untuk pemformatan.

Selain berfokus pada apa yang tertulis dalam panduan gaya Anda, Anda juga harus fokus pada cara penulisannya. Panduan gaya penulisan Anda harus mencakup panduan untuk:

• Header
• Hyperlink
• Tebal, miring, dan teks biasa
• Poin-poin versus daftar bernomor

Pemformatan akan memungkinkan pembaca Anda membaca sekilas dan mencerna konten Anda dengan cepat. Selain itu, saat mereka mengenal gaya Anda, mereka akan mengharapkan kehancuran organisasi perusahaan Anda. Setiap bisnis memiliki otonomi untuk memilih bagaimana format kontennya. Pastikan Anda mengembangkan format yang mengalir secara efektif untuk pembaca Anda.

6. Gunakan template panduan gaya.

Unduh Template Pemula Gratis Anda

Saat Anda mengerjakan langkah-langkah di atas untuk membangun panduan gaya penulisan Anda, Anda mungkin tidak mengetahui cara memformatnya. Gunakan templat. Banyak perusahaan memiliki panduan gaya mereka yang tersedia untuk umum. Temukan perusahaan yang ingin Anda tiru, gunakan sebagai titik awal, dan sesuaikan panduan hingga menjadi representasi bisnis Anda. Lihat bagian "Contoh Panduan Gaya Menulis" di bawah ini untuk panduan gaya dari perusahaan seperti Mailchimp, Google, dan NASA.

Apa yang Harus Disertakan dalam Panduan Gaya Menulis Anda

Ada beberapa bagian penting untuk disertakan dalam panduan gaya Anda.

1. Panduan Gaya

Manual gaya adalah buku referensi yang memberi tahu penulis cara menangani tata bahasa, tanda baca, dan kasus penggunaan khusus apa pun. Sebagian besar bisnis mengadopsi AP Stylebook atau Chicago Manual of Style. Terserah Anda untuk memutuskan manual mana yang Anda ingin perusahaan Anda ikuti.

Anda dapat membeli langganan online untuk manual ini untuk referensi karyawan Anda, login yang juga harus Anda sertakan di bagian panduan gaya editorial ini untuk mempermudah akses. Anda mungkin menemukan karyawan lebih cenderung untuk merujuk alat ini ketika disediakan dengan langganan online yang berisi fungsi pencarian daripada buku kertas di mana mereka harus membalik untuk menemukan jawaban mereka.

Meskipun panduan gaya ini memberikan titik referensi yang baik untuk aturan tata bahasa dasar, Anda mungkin ingin membuat beberapa pengecualian pada aturan demi merek, nada, dan gaya.

Gunakan bagian panduan gaya editorial Anda untuk menguraikan pengecualian tersebut dan juga untuk menyoroti beberapa aturan yang biasanya muncul saat menulis untuk perusahaan Anda. Idealnya, penulis Anda akan memasukkan aturan-aturan ini ke dalam ingatan, terlepas dari apakah itu selaras atau bertentangan dengan gaya rumah. Sebagai contoh:

• Apa yang Anda kapitalisasi? Apakah Anda menggunakan huruf besar untuk nama produk Anda? Apakah ada preposisi tertentu yang ingin Anda gunakan dengan huruf kapital di judul Anda meskipun ada rekomendasi dari buku gaya Anda?
• Apa yang Anda singkat? Bagaimana Anda memberi tanda baca pada singkatan tersebut? Apakah Anda akan mengetik "aka" atau "aka"? "Oke" atau "Oke"? Atau "Oke"?
• Apakah Anda menggunakan koma Oxford?

Mencantumkan jawaban atas pertanyaan umum seperti ini di bagian pertama panduan gaya editorial Anda akan memberi orang sumber referensi yang mudah yang akan menghemat waktu Anda dan mendorong konsistensi. Jangan ragu untuk terus menambahkan ke daftar ini karena lebih banyak kebingungan muncul dan diselesaikan selama proses pembuatan konten. Anda sedang membuat panduan gaya Anda sendiri, jadi silakan meminjam aturan yang berbeda dari panduan gaya yang berbeda. Yang penting adalah Anda menggunakan aturan yang sama secara konsisten di seluruh konten yang Anda buat.

2. Kata-kata yang Biasanya Merepotkan

Sumber Gambar

Sebagian besar perusahaan memiliki terminologi yang khusus untuk industri mereka, dan tidak semua terminologi tersebut memiliki ejaan yang disepakati secara universal. Misalnya, jika Anda banyak menulis tentang pemasaran digital seperti yang kami lakukan di HubSpot, Anda akan menemukan banyak inkonsistensi seputar ejaan dan kapitalisasi kata-kata seperti ini:

• ebook vs. Ebook vs. e-book
• e-commerce vs. e-commerce
• internet vs. internet
• situs web vs. situs web
• Suka Facebook vs. Suka Facebook
• Retweet vs. retweet vs. reTweet vs. ReTweet

Alih-alih memperdebatkan cara mengeja, menggunakan huruf besar, atau memberi tanda hubung pada kata-kata ini, sertakan bagian dalam panduan gaya Anda yang disebut "Kata-Kata yang Biasanya Mengganggu" sehingga penulis dapat dengan mudah mencari ejaan yang tepat dari kata-kata ini sesuai dengan panduan gaya rumah Anda.

Saran untuk Perusahaan Global

Jika Anda memiliki pembaca global dan membuat konten untuk pasar tertentu dengan bahasa yang sama, Anda harus menyertakan catatan tentang apakah Anda mengubah ejaan untuk pasar tersebut atau mempertahankan gaya rumah Anda.

Misalnya, jika pemasar dari kantor HubSpot Dublin menulis posting blog, haruskah editor Amerika mengubah ejaan "favor" menjadi "favor"? "Internasionalisasi" menjadi "Internasionalisasi"? Pertanyaan-pertanyaan ini harus dijawab dalam panduan gaya Anda, dan bagian "Kata-kata yang Biasanya Merepotkan" adalah lokasi yang logis untuk melakukannya.

Demikian pula, jika Anda membuat konten dalam berbagai bahasa, panduan gaya harus dibuat untuk setiap bahasa.

3. Suara dan Nada

Sumber Gambar

Bagian panduan gaya editorial ini harus membahas sesuatu yang kurang konkret daripada aturan tata bahasa tetapi bisa dibilang lebih penting, dan begitulah seharusnya konten Anda terdengar bagi pembaca.

Bisakah penulis menggunakan orang pertama? Bagaimana perasaan Anda tentang penggunaan jargon industri? Pikirkan tentang kata-kata yang akan Anda gunakan untuk menggambarkan konten Anda di dunia yang ideal. Kata sifat mana yang Anda ingin dibangkitkan oleh konten Anda? Percakapan, pendidikan, akademik, lucu, kontroversial, atau objektif?

Anda mungkin berpikir Anda ingin konten Anda menjadi semua hal di atas, tetapi paksa diri Anda untuk memprioritaskan beberapa saja. Jelaskan mengapa penting untuk mencapai gaya dan nada ini dalam konten Anda, dan berikan contoh konten (kutipan boleh saja) yang berhasil melakukannya, terutama jika kutipan tersebut sudah ada di situs Anda sendiri.

Jika ada karakteristik gaya yang seharusnya tidak dimiliki konten Anda, sertakan juga informasi tersebut. Sekali lagi, contoh apa yang tidak boleh dilakukan sangat membantu di sini demi ilustrasi komparatif.

Saat memutuskan gaya dan nada, pastikan untuk mempertimbangkan audiens target dan persona pembeli Anda dalam prosesnya. Gaya dan nada mana yang paling sesuai dengan mereka? Ini membawa kita ke bagian berikutnya.

4. Persona

Persona pembeli terikat erat dengan gaya dan nada, jadi penting untuk menyertakan bagian ini sebelum atau sesudah bagian "Gaya dan Nada" pada panduan gaya Anda. Mengapa sangat penting untuk menyertakan persona? Karena gaya dan nada yang Anda adopsi harus diinformasikan oleh audiens target Anda, yaitu orang-orang yang akan membaca semua hal yang Anda tulis ini.

Karena itu, persona dalam panduan gaya editorial Anda tidak perlu sedalam persona yang dibuat oleh tim penjualan dan pemasaran Anda. (Itu mungkin termasuk informasi terperinci seperti keberatan yang muncul dalam proses penjualan dan cara mengatasinya, atau kiat untuk mengidentifikasi persona ini "di alam liar" atau saat Anda menerimanya di telepon.)

Persona dalam panduan gaya editorial Anda harus lebih singkat, cukup dengan menarik sorotan yang menjelaskan secara singkat siapa audiens target Anda, poin rasa sakit mereka, bagaimana mereka ingin dikomunikasikan, nilai yang diberikan perusahaan Anda, dan gambaran untuk diberikan kepada penulis visual yang perlu diingat saat membuat konten.

Menyertakan persona dalam panduan gaya Anda sangat berguna saat Anda bekerja dengan penulis lepas. Jika Anda melakukan pekerjaan yang baik dengan manajemen penulis lepas, Anda akan memberikan konteks yang cukup untuk menginformasikan konten yang mereka tulis. Persona, dan bagaimana hal itu menginformasikan nada dan gaya penulisan, harus selalu disertakan saat memulai proyek penulis lepas baru.

5. Grafik dan Pemformatan

Sumber Gambar

Saya tahu, saya katakan sebelumnya untuk tidak masuk ke seluk beluk dengan pedoman visual. Ini masih benar. Tim desain atau agensi Anda harus membuat panduan gaya desain merek terpisah yang membahas hal-hal visual yang lebih bernuansa. (Dapatkah Anda mengatakan bahwa saya bukan seorang desainer?)

Namun, Anda harus menambahkan sedikit informasi ke panduan gaya tertulis Anda jika penulis Anda pernah bertanggung jawab untuk menciptakan aset visual dan/atau menyalin aset visual yang dibuat oleh desainer. Berikut adalah beberapa pertanyaan umum yang mungkin muncul yang akan berdampak pada penulis atau editor:

• Di mana penulis dapat memperoleh gambar, dan bagaimana mereka mengaitkannya dengan benar?
• Kapan gambar harus disejajarkan ke kanan, ke kiri, atau di tengah?
• Haruskah teks membungkus gambar?
• Apa kode RGB dan hex untuk teks dan header Anda?
• Jenis huruf apa yang bisa digunakan?
• Bisakah penulis menggunakan huruf miring, tebal, atau garis bawah? Jika demikian, apakah penggunaan terbatas pada kesempatan tertentu, seperti header dan hyperlink yang dicetak tebal?
• Jenis peluru apa yang harus digunakan (persegi, bulat, atau lainnya), dan bagaimana mereka harus menyelaraskannya dengan teks lainnya?
• Bagaimana seharusnya daftar bernomor muncul: "1", "1." atau "1.)"?

Banyak dari elemen grafis ini dapat hadir dalam sistem manajemen konten Anda, tetapi mereka dapat dengan mudah diganti ketika penulis menyalin dan menempelkan konten dari tempat lain dengan pemformatan terlampir, atau oleh penulis yang terlalu bersemangat dengan bakat desain. Uraikan harapan ini dalam panduan gaya editorial Anda, dan rujuk mereka yang memiliki kebutuhan lebih lanjut ke panduan gaya merek Anda.

6. Konten yang Disetujui dan Tidak Disetujui

Konten hebat sering mengutip penelitian dan data dari sumber pihak ketiga. Buat pekerjaan penulis Anda lebih mudah dengan menyediakan sumber daya industri yang disetujui dari mana mereka dapat menggambar, dan yang lebih penting lagi, sumber daya yang tidak dapat mereka gambar. Bagi bagian panduan gaya editorial Anda menjadi dua bagian: sumber daya industri yang direkomendasikan dan disetujui, dan sumber daya “jangan disebutkan”.

Informasi di bagian "jangan disebutkan" harus mencakup pesaing dan sumber daya yang tidak dapat diandalkan, dan juga harus menyebutkan topik dan pendapat kontroversial yang harus dihindari dengan cara apa pun. Misalnya, banyak perusahaan melarang keras penyebutan politik atau agama dalam konten mereka, atau memiliki ketentuan yang menjelaskan kapan boleh menyertakan dan bagaimana membingkai diskusi. Demikian pula, banyak perusahaan bekerja dalam batasan hukum tertentu, dalam hal ini bagian panduan gaya ini mungkin memberikan instruksi untuk menerima persetujuan hukum sebelum menerbitkan suatu konten.

Ini adalah bagian dari panduan gaya editorial Anda untuk menjelaskan seluk-beluk kontroversi yang terkait dengan merek Anda sehingga Anda dapat mencegah bencana manajemen reputasi.

7. Sumber

Sumber Gambar

Dengan penelitian yang hebat, ada tanggung jawab besar… dan banyak pilihan, sayangnya. Hilangkan kebingungan seputar cara mengutip penelitian dengan benar dengan memutuskan satu metodologi dan mendokumentasikannya dalam panduan gaya editorial Anda. Jelaskan cara membuat catatan kaki, referensi, tautan ke situs eksternal, atau bahkan bibliografi jika relevan dengan perusahaan Anda.

Bagian panduan gaya editorial Anda ini tidak perlu panjang. Tulis saja aturannya dan berikan beberapa contoh kutipan yang tepat sehingga penulis dapat dengan mudah mengaitkan sumbernya dengan benar.

8. Contoh untuk Menunjukkan Apa yang Benar dan Salah

Sumber Gambar

Setiap bagian dari panduan gaya editorial Anda dapat mengambil manfaat dari contoh kehidupan nyata dari konsep yang Anda jelaskan, apakah Anda menyertakan contoh tersebut di halaman yang sama atau sebagai lampiran di akhir panduan.

Misalnya, ketika berbicara tentang pemformatan yang tepat, sertakan contoh visual dari posting blog yang diformat dengan baik dengan info yang merinci mengapa elemen tersebut berhasil. Jika Anda mendiskusikan penggunaan tata bahasa, berikan contoh yang salah, lalu tandai untuk menunjukkan bagaimana penulis dapat memperbaikinya agar selaras dengan panduan gaya editorial Anda.

Menjembatani kebutuhan Anda dengan eksekusi yang tepat dari situs web Anda yang sebenarnya akan membantu mengilustrasikan konsep-konsep ini dengan lebih jelas dan mengurangi pertanyaan lanjutan dan contoh pengecualian terhadap aturan yang telah Anda buat.

Apa yang Tidak Termasuk Dalam Panduan Gaya Anda

Mungkin tergoda untuk membuat panduan gaya paling komprehensif sepanjang masa. Tetapi ketika dokumen menjadi sangat panjang, itu bisa menjadi sedikit sulit untuk digunakan sehari-hari. Bertujuan untuk "komprehensif, namun dapat digunakan" dengan sengaja memotong beberapa bagian. Bagian umum yang harus Anda hilangkan dari panduan gaya Anda meliputi:

Catatan Operasi Konten

Sementara operasi konten adalah tulang punggung proses pembuatan konten Anda, informasi rinci tentang proses tidak boleh disertakan dalam panduan gaya penulisan. Tindakan mengirimkan konten ke tim editorial Anda adalah langkah yang tak tergantikan dalam membuat konten dipublikasikan; namun, ini tidak menambah nilai pada gaya yang akan digunakan penulis Anda dalam berkreasi. Catatan operasi konten tambahan yang dapat diabaikan dari panduan gaya Anda termasuk meminta slot pada kalender editorial atau siklus revisi.

Rekomendasi Gaya Visual Kecil

Banyak tim gagal menyadari bahwa logo merek dapat memengaruhi SEO. Bagi mereka yang mengetahui informasi ini, Anda mungkin tergoda untuk memasukkan aturan seputar penggunaan logo atau elemen panduan gaya visual lainnya dalam panduan gaya penulisan Anda. Jangan. Dengan beberapa pengecualian dasar, ini akan disimpan untuk panduan merek atau gaya visual yang terpisah.

Elemen Desain

Seperti yang disebutkan sebelumnya, panduan gaya penulisan tidak ada hubungannya dengan elemen desain visual merek. Mereka mempengaruhi bagaimana tulisan terlihat, tetapi mereka tidak melayani penulis Anda saat mereka membuat. Elemen desain berikut harus ditinggalkan dari panduan gaya penulisan Anda.

Tipografi

Bagian ini mencantumkan font yang akan digunakan merek Anda dan di mana mereka dapat diakses. Bagian tipografi juga memberikan informasi rinci tentang kapan dan di mana menggunakan font yang berbeda, serta ukuran dan variasi yang dapat diterima.

Logo & Variasi

Sama pentingnya dengan logo Anda untuk identitas merek Anda, itu tidak terlalu penting di mata penulis Anda. Memberikan gambar logo Anda kepada penulis Anda dapat membantu mereka terhubung dengan tampilan dan nuansa merek; namun, detail tambahan tentang variasi dan kapan menggunakannya pada konten cetak atau digital tidak penting.

Palet warna

Saat memilih warna merek, mereka biasanya selaras dengan nuansa merek. Warna cerah digunakan untuk melambangkan merek 'bahagia' atau 'segar', sedangkan warna yang lebih gelap dapat membuat merek tampak lebih berani dan berani. Sementara palet warna dapat membantu memperkuat nada merek bagi penulis, itu tetap tidak perlu. Semua yang perlu mereka ketahui harus diungkapkan saat Anda mendefinisikan suara dan nada perusahaan Anda.

Panduan gaya editorial Anda hanya akan memandu penulis dengan memberikan seperangkat standar yang harus mereka patuhi saat membuat konten untuk situs web Anda. Ini menghilangkan kebingungan, dugaan, dan perdebatan tentang apa yang bermuara pada masalah opini editorial di antara geek tata bahasa dan konten.

Jika Anda pernah tidak yakin apakah sesuatu harus ada atau tidak ada dalam panduan gaya tertulis Anda, kembalilah pada penggunaan untuk menginformasikan keputusan Anda. Jika terlalu panjang untuk dapat digunakan, potonglah; jika terlalu pendek untuk menjawab pertanyaan yang paling umum, perkuat.

Cara Membuat Orang Lain Menggunakan Panduan Gaya Anda

Jika Anda memasukkan semua pekerjaan ini untuk membuat panduan gaya yang komprehensif, akan sangat disayangkan jika tidak ada yang menggunakannya.

Inilah kebenarannya: Beberapa orang tidak akan menggunakannya, tidak peduli seberapa mudah Anda membuatnya bagi mereka untuk melakukannya. Jadi, terima saja. Tetapi setelah Anda selesai berduka, ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan kemungkinan adopsi:

1. Libatkan orang lain dalam pembuatannya sejak awal.

Alih-alih mewajibkan aturan yang harus digunakan seluruh perusahaan Anda saat menulis, kumpulkan beberapa orang untuk membantu membuat panduan gaya sebagai sebuah kelompok. Idealnya, komite kecil ini akan menjangkau lebih dari satu departemen untuk meningkatkan kemungkinan adopsi secara luas.

2. Buatlah mudah ditemukan dan digunakan.

Panduan gaya kami tersedia di repositori internal kami, sehingga mudah bagi orang untuk menemukan, menandai, dan Ctrl+F untuk mendapatkan jawaban atas pertanyaan dengan cepat. Jadikan milik Anda mudah diakses dan digunakan.

3. Update terus.

Panduan gaya Anda dimaksudkan untuk menjadi dokumen hidup. Saat pertanyaan baru muncul, permudah penulis untuk mengajukan pertanyaan tentang penggunaan yang tepat dan mendapatkan resolusi, dan pastikan resolusi tersebut tercermin dalam versi terbaru dari panduan gaya.

Contoh Panduan Gaya Menulis

Jika Anda ingin melihat panduan gaya penulisan beraksi, lihat contoh di bawah ini dari perusahaan terkenal seperti Apple, Shopify, dan Intuit.

1. Google

Dalam panduan gaya Google, mereka sangat eksplisit dengan prinsipnya untuk membuat teks yang jelas, akurat, dan ringkas. Perusahaan menawarkan arahan yang jelas untuk menulis secara sederhana dan langsung, menyapa pengguna dengan jelas, dan banyak lagi.

Mereka juga dengan terampil menunjukkan contoh tentang apa yang harus dan tidak boleh dilakukan oleh karyawan. Misalnya, alih-alih mengatakan, "Lihat dokumentasi yang disertakan dengan ponsel Anda untuk instruksi lebih lanjut," penulis mereka harus menulis sesuatu yang mirip dengan "Baca instruksi yang disertakan dengan ponsel Anda." Dengan panduan ini, Google memastikan bahwa teksnya inklusif untuk siapa saja, terlepas dari perbedaan budaya atau bahasa mereka.

2. Intuisi

Anda mungkin mengenali Intuit untuk program seperti TurboTax dan Quickbooks. Sementara beberapa perusahaan memiliki panduan gaya penulisan yang diformat sebagai dokumen formal, Intuit mengambil pendekatan yang berbeda. Panduan mereka muncul sebagai papan pesan.

Pada salah satu pembaruan terbaru mereka, mereka membagikan panduan baru tentang kapan dan bagaimana merayakan kemenangan pelanggan. Saat Anda menelusuri panduan mereka, Anda akan menemukan contoh suara dan nada, pembaruan daftar kata, dan prinsip tentang cara mengidentifikasi dan mengganti bahasa yang berbahaya.

3. Shopify

Platform eCommerce, Shopify, memiliki panduan gaya konten ekstensif yang memandu penulisnya melalui suara dan nada, bahasa yang dapat diakses dan inklusif, tata bahasa dan mekanik, serta penamaan. Saat menguraikan pedoman suaranya, itu mengingatkan penulis bahwa ketika berbicara sebagai suara Shopify, mereka harus "nyata, tetapi tidak terlalu keras atau terlalu akrab."

Ini mengarahkan penulis untuk proaktif tanpa memaksa dengan menawarkan dorongan tulus dan saran praktis kepada pelanggan mereka. Selain pedoman ini, Shopify telah membuat daftar kosakata dan singkatan yang dapat diterima untuk memastikan pesannya konsisten dan jelas bagi pedagangnya.

4. Microsoft

Hangat dan santai, jernih dan jelas, dan siap membantu: Itulah pendekatan Microsoft dalam menulis untuk pelanggannya. Microsoft adalah perusahaan lain dengan pandangan berbeda tentang cara menyajikan panduan gaya penulisannya. Dengan satu halaman web di tengahnya, ini menautkan ke informasi berharga, termasuk "10 tips teratas untuk menguasai gaya dan suara Microsoft."

Halaman tersebut mencantumkan konten lain yang direkomendasikan, seperti informasi tentang komunikasi bebas bias dan arahan tentang cara menulis petunjuk langkah demi langkah. Baik konten untuk aplikasi, situs web, atau buku putih, panduan ini menjaga semua komunikasi Microsoft tetap jelas, ringkas, dan konsisten.

5. Apel

Dalam panduan gaya penulisan Apple, mereka langsung mengungkapkan misi mereka. Merefleksikan keragaman pelanggannya, mereka menekankan tujuan panduan — untuk menulis secara sadar dan inklusif.

Pengaturan yang digunakan Apple juga sangat sesuai merek. Panduan gayanya memiliki tombol "sebelumnya" dan "berikutnya", yang meniru tutorial langkah-demi-langkah yang akrab jika mereka mengenal produk Apple. Apple juga mendorong penulisnya untuk kembali untuk pembaruan. Penulisan berubah dari waktu ke waktu, jadi penulisnya perlu beradaptasi dengan perubahan yang dibuat Apple pada panduan gaya penulisannya saat itu terjadi.

6. Simpanse surat

Menulis salinan untuk sebuah merek bisa membingungkan. Saat Anda beralih di antara media, ada nuansa tertentu yang mungkin harus Anda pertimbangkan. Mailchimp melakukan pekerjaan yang baik dengan memecah komponen-komponen ini dalam panduan gayanya. Ini mencakup prinsip-prinsip untuk menulis konten teknis, konten hukum, buletin email, dan media sosial.

Untuk memfasilitasi proses bagi penulisnya, panduan gaya konten Mailchimp memiliki bagian hyperlink yang memungkinkan pengguna menavigasi halaman web dengan cepat.

7. NASA

Badan Penerbangan dan Antariksa Nasional (NASA) dikenal dengan kompleksitas luar angkasa. Dalam panduan gaya, disebutkan bahwa tujuannya adalah untuk konsisten dalam gaya penulisan dan penggunaan, sehingga pembacanya menghindari gangguan dari istilah dan konsep yang membingungkan.

Panduan ini mengarahkan para penulisnya untuk menggunakan The Chicago Manual of Style tetapi juga menyediakan topik-topik khusus, termasuk tinjauan umum gaya editorial mereka serta bagian-bagian tentang bahasa, singkatan, dan gambar serta tabel khusus gender.

8. Yokel Lokal

Contoh ini berasal dari HubSpot Partner Yokel Local. Panduan gaya penulisan mereka menjaga kontributor internal dan pekerja lepas mereka pada halaman yang sama saat menulis dan mengedit konten pemasaran untuk klien.

Anda akan melihat bahwa mereka juga tidak pergi terlalu jauh di rumput liar. Seluruh panduan ini terdiri dari 15 halaman dengan huruf besar dan menarik, dan apa pun yang tidak disebutkan secara eksplisit dalam panduan ini diserahkan kepada AP Stylebook dan kamus Merriam-Webster. Kesederhanaannya efektif, dan mereka jelas bersenang-senang merancang dokumen agar kohesif dengan pedoman merek mereka.

Poles Gaya Editorial dan Konten Anda

Ketika datang untuk menjalankan bisnis Anda, Anda mungkin berasumsi bahwa kata-kata Anda memiliki bobot yang kecil jika dibandingkan dengan produk atau layanan Anda. Anda akan salah. Meskipun produk Anda merupakan pusat bisnis Anda, cara Anda berbagi informasi — kata-kata yang Anda gunakan — sangat penting untuk mendapatkan pelanggan baru dan mempertahankan pelanggan yang sudah ada.

Konsistensi merupakan faktor penting dalam mengelola bisnis yang sukses. Dengan panduan gaya penulisan, Anda akan mengurangi konten dan komunikasi yang tidak konsisten. Anda akan melengkapi tim Anda dengan alat dan sumber daya untuk menyampaikan pesan yang kuat dan kohesif yang menarik audiens target Anda. Saat Anda bekerja untuk membuat atau memoles panduan gaya penulisan Anda, artikel ini akan menjadi panduan Anda untuk mencapainya.

Catatan editor: Posting ini awalnya diterbitkan pada Mei 2015 dan telah diperbarui untuk kelengkapan.