Cara Mengelola Prospek Secara Efektif di Setiap Tahap di Corong Penjualan Anda

Manajemen prospek penjualan yang efektif adalah salah satu prinsip inti dari setiap bisnis yang sukses. Ini membantu orang yang tepat menjadi pelanggan Anda dan memudahkan mereka untuk membeli dari Anda lagi di masa mendatang.

Ketika Anda mendapatkan manajemen prospek yang benar, Anda dapat mengubah lebih banyak prospek menjadi pelanggan, merampingkan operasi, dan meningkatkan pengalaman penjualan. Namun tidak selalu jelas bagaimana membuat proses manajemen prospek yang efektif. Apakah ini tentang merespons prospek dengan cepat, menjaga CRM Anda tetap rapi, atau menggunakan tag dan daftar yang tepat?

Jawaban singkatnya adalah tentang semua hal di atas. Kami akan menjelajahi lebih banyak di bawah ini.

• Apa itu manajemen prospek penjualan?
• 5 Tahapan Sistem Manajemen Timbal
• Praktik Terbaik untuk Manajemen Prospek Penjualan yang Efektif

5 Tahapan Sistem Manajemen Timbal

Manajemen prospek penjualan pada akhirnya adalah tentang manajemen data plus membangun hubungan. Salah satu cara terbaik untuk melihat strategi manajemen prospek Anda adalah melalui lensa Data Lifecycle Management (DLM).

DLM terdiri dari lima tahap:

• Pengumpulan data.
• Penyimpanan data.
• Pemeliharaan data.
• Penggunaan data.
• Pembersihan data.

Setiap prospek (dan data terkaitnya) melewati tahapan yang serupa dengan bisnis Anda, jadi sangat penting untuk mendapatkan masing-masing prospek yang tepat untuk manajemen prospek yang efektif.

Tanpa basa-basi lagi, berikut adalah lima tahapan sistem manajemen prospek.

1. Koleksi Timbal

Sistem manajemen prospek yang sukses dimulai dengan memiliki aliran prospek yang stabil. Ini adalah fondasi di mana semua tahapan lainnya dibangun. Tanpa petunjuk, tidak ada orang untuk dipasarkan dan dijual.

Langkah ini melibatkan orang-orang yang mengunjungi situs web Anda, mengklik iklan, atau menghadiri acara perusahaan, untuk mengisi detail kontak mereka. Orang tersebut kemudian dapat menerima magnet utama, uji coba gratis, demo produk, panggilan penjualan, atau mendaftar ke daftar email Anda.

2. Penyimpanan Timbal

Setelah prospek memberikan detail kontaknya, praktik terbaik adalah menyimpannya di sistem CRM (Customer Relationship Management). Hal ini memungkinkan tim lintas fungsi untuk mengatur dan merampingkan informasi prospek agar mudah diakses.

Tanpa penyimpanan prospek yang tepat, Anda mungkin mengabaikan calon pelanggan atau mengandalkan data yang tidak konsisten.

Konsekuensinya? Potensi pendapatan sia-sia.

3. Memimpin Pemeliharaan Data

Setiap prospek tidak akan menjadi pelanggan. Jadi, bagaimana Anda memastikan bahwa Anda memfilter dan menargetkan prospek yang tepat pada waktu yang tepat? Dengan secara aktif memelihara data prospek.

Tahap ini melibatkan penambahan data prospek yang disimpan dalam CRM untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang setiap individu, mendiskualifikasi prospek yang tidak sesuai, dan juga memeringkat prospek berdasarkan kemungkinan pembeliannya.

Waktu adalah uang, dan ini menjadi landasan bagi tim penjualan untuk memperhatikan prospek yang tepat, meningkatkan efisiensi penjualan.

4. Penggunaan Data Timbal

Apakah Anda akan membeli produk dari iklan acak yang muncul di feed Facebook Anda untuk pertama kalinya? Kemungkinannya, sepertinya tidak.

Tetapi setelah mendaftar ke daftar email mereka dan menerima email yang digerakkan oleh nilai, membaca blog perusahaan, melihat iklan yang lebih relevan, memeriksa testimonial, dan mengklarifikasi pertanyaan apa pun melalui obrolan Instagram, Anda mungkin lebih cenderung mengklik tombol "beli" atau pesan panggilan penjualan.

Inilah yang dimaksud dengan tahap ini - menjangkau, memupuk hubungan, dan memelihara prospek melalui titik kontak yang sering. Sederhananya, tahap ini adalah tempat data dimasukkan ke dalam tindakan.

5. Membersihkan Data Timbal

Sangat penting untuk membersihkan dan memperbarui data Anda secara berkala untuk memelihara database prospek yang andal dan akurat. Anda dapat melakukannya dengan:

• Memverifikasi semua entri.
• Menghapus data usang.
• Memperbaiki kesalahan dan ketidakkonsistenan.

Data mendorong keputusan, dan data yang buruk akan merugikan Anda dalam jangka panjang. Menurut survei terhadap 300 insinyur data, 47% memperkirakan bahwa kualitas data yang buruk memengaruhi seperempat atau lebih pendapatan perusahaan mereka.

Singkatnya, membersihkan data timbal sangat mirip dengan mengunjungi dokter gigi. Ini bukan tugas yang menyenangkan tetapi perlu dilakukan secara teratur untuk memastikan kesehatan database Anda.

Setiap tahapan di atas memainkan peran penting dalam manajemen prospek penjualan. Untuk membantu Anda memaksimalkan efisiensi di setiap tahap, berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk diterapkan dalam bisnis Anda.

Praktik Terbaik untuk Manajemen Prospek Penjualan yang Efektif

Praktik Terbaik untuk Pengumpulan Prospek

1. Diversifikasikan sumber prospek.

Seperti disebutkan sebelumnya, aliran prospek yang berkelanjutan sangat penting untuk pertumbuhan perusahaan. Tapi sumber prospek apa yang paling berhasil?

Sebuah survei terhadap 1000+ profesional penjualan mengungkapkan bahwa rujukan dari pelanggan yang sudah ada menghasilkan prospek dengan kualitas terbaik. Itu tidak mengherankan — dari mulut ke mulut adalah alat pemasaran yang ampuh.

Sumber prospek berharga lainnya menurut survei termasuk media sosial, pemasaran jarak jauh, pameran dagang dan acara, pemasaran masuk, blog, dan SEO.

Ingin menjadi lebih kreatif dengan metode pengumpulan prospek Anda? Berikut adalah beberapa ide lain untuk dicoba.

2. Optimalkan formulir untuk menangkap prospek dan entri data yang akurat.

Bayangkan ini: Seseorang membaca blog Anda di ponselnya dan akhirnya mengeklik pop-up yang menawarkan ebook, siap mendaftar untuk mengakses konten Anda.

Tapi mereka disambut dengan formulir yang berantakan dengan 25 kolom input wajib yang tampak tidak selaras di ponsel. Apakah menurut Anda mereka akan mendaftar? Sepertinya tidak.

Itu adalah prospek potensial yang hilang. Jadi, penting untuk mengoptimalkan formulir Anda untuk meningkatkan perolehan prospek. Misalnya, formulir di bawah ini jelas dan to the point. Ini memiliki ruang putih yang memadai dan hanya meminta detail yang diperlukan.

Sumber Gambar

Cara Anda mengumpulkan prospek juga menentukan seberapa terorganisir hal-hal selanjutnya. Bantulah diri dan kolega Anda di masa depan dengan mengumpulkan prospek dengan cara yang terstandarisasi, teratur, dan akurat. Ini termasuk menyesuaikan bidang formulir untuk mengumpulkan data yang benar dengan cara terbaik.

3. Ingat peraturan perlindungan data.

Undang-undang perlindungan data dan privasi telah diberlakukan di 137 negara secara global.

Di antara yang paling terkenal adalah GDPR (Peraturan Perlindungan Data Umum) di Eropa. Bagian inti dari undang-undang ini adalah perlindungan data berdasarkan desain. Ini berarti membangun keamanan data dan penggunaan etis ke dalam fondasi bisnis Anda.

Sangat penting untuk memastikan bahwa setiap prospek yang Anda tambahkan ke database Anda telah memberikan izin yang jelas agar data mereka disimpan. Simpan hanya untuk waktu dan tujuan yang Anda tetapkan dalam syarat dan ketentuan Anda.

Lihat formulir pendaftaran demo produk di bawah ini untuk melihat beberapa praktik yang direkomendasikan dalam tindakan.

Formulir meminta persetujuan Anda untuk berlangganan blog pemasaran (tidak otomatis berlangganan Anda) dan menyediakan akses mudah ke kebijakan privasi.

Sumber Gambar

Penyimpanan Timbal

4. Pusatkan semua prospek di CRM Anda.

Anda tidak dapat mengelola prospek secara efektif jika tersebar di antara beberapa platform atau dalam sistem lama yang tidak dirancang untuk manajemen kontak.

Untuk tetap di atas semua prospek, pilih sistem CRM yang membantu tim Anda memberikan pengalaman pelanggan yang luar biasa. Pusat Pemasaran dan Pusat Penjualan HubSpot adalah dua opsi.

Jadi apa manfaat utama dari CRM? Inilah yang dikatakan penjual:

• CRM bertindak sebagai database yang terorganisir dan terpusat.
• CRM membantu mengidentifikasi peluang berharga.
• Mereka merampingkan siklus penjualan.
• CRM memfasilitasi berbagi data di seluruh organisasi.
• Anda dapat meningkatkan produktivitas.
• CRM membantu Anda memahami pelanggan dan kebutuhan mereka.

5. Buat cadangan yang aman.

Jika semua data prospek Anda terpusat pada satu platform, penting untuk melakukan pencadangan secara rutin. Salah satu cara efektif untuk melakukannya adalah dengan sinkronisasi otomatis ke sistem berbasis cloud lainnya.

Pencadangan yang aman dan andal memudahkan untuk memastikan perlindungan data dan privasi kontak Anda.

Memimpin Pemeliharaan Data

6. Permudah pengelolaan prospek untuk penjualan.

Proses manajemen prospek yang mengandalkan input manual tidak efisien. Ini adalah resep untuk kesalahan manusia.

Untuk meminimalkan kesalahan, buat manajemen prospek seintuitif mungkin untuk tim Anda. Anda dapat melakukannya dengan:

• Proses otomatis.
• Alat manajemen prospek khusus. (Perangkat lunak manajemen prospek HubSpot adalah tempat yang bagus untuk memulai secara gratis.)
• Pembatasan entri data untuk memastikan format yang tepat digunakan.

7. Perkaya data Anda.

Data prospek berkualitas tinggi adalah data prospek yang diperkaya.

Apa artinya ini? Ini berarti bahwa perwakilan penjualan Anda tidak hanya diberi nama dan alamat email untuk bekerja sama, tetapi juga pandangan yang komprehensif dan canggih dari setiap prospek.

Ini dapat mencakup industri prospek, ukuran perusahaan, dan bahkan sasaran berdasarkan interaksi sebelumnya dengan konten pemasaran dan formulir progresif. Aplikasi pengayaan data juga merupakan cara praktis untuk memasukkan lebih banyak wawasan ke dalam setiap catatan kontak.

8. Segmentasikan prospek Anda.

Segmentasi penting untuk setiap departemen.

Segmentasi memungkinkan pemasar mengirimkan pesan dan iklan yang paling relevan kepada prospek. Tenaga penjualan dapat menggunakannya untuk menciptakan proses pembelian yang disesuaikan. Dan, tim layanan dapat memastikan bahwa pelanggan mengetahui fitur paling berharga dari produk atau layanan Anda.

Dengan tag, label, grup, dan daftar keanggotaan, Anda dapat mengatur prospek ke dalam segmen yang paling relevan untuk seluruh perjalanan pelanggan Anda. Berikut adalah contoh daftar tersegmentasi di CRM.

Sumber Gambar

9. Sinkronkan prospek antar aplikasi.

Sebagian besar bisnis menggunakan beberapa aplikasi untuk mengelola data prospek. Ini standar untuk memiliki beberapa platform untuk tujuan yang berbeda dalam satu departemen.

Sinkronisasi otomatis antara aplikasi Anda dapat mencegah sakit kepala dan data yang kontradiktif. Dengan alat seperti Operations Hub, Anda dapat memastikan bahwa setiap orang selalu melihat data prospek terbaru dan paling diperkaya di setiap aplikasi.

10. Gunakan penilaian prospek.

Salah satu cara tercepat untuk membuat manajemen prospek penjualan Anda lebih efektif adalah dengan penilaian prospek.

Ini adalah fitur umum dari CRM tingkat lanjut, meskipun sering kali tertutup di belakang paket yang lebih tinggi. Penilaian prospek langsung memberikan poin positif atau negatif ke prospek berdasarkan informasi yang mereka berikan dan interaksi yang mereka lakukan dengan perusahaan Anda. Ini memungkinkan tim penjualan Anda untuk secara instan mengidentifikasi prospek yang paling siap untuk penjualan setiap saat.

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat ditindaklanjuti yang dapat membantu Anda memulai penilaian prospek.

Penggunaan Data Prospek

11. Pelihara prospek Anda.

Manajemen prospek penjualan yang efektif membuat prospek tetap terlibat dan bergerak melalui corong. Di sinilah peran memelihara prospek. Salah satu cara untuk mencapainya adalah dengan urutan email yang tepat waktu dan relevan yang memandu setiap prospek menuju tujuan yang ditetapkan, seperti meminta demo penjualan.

12. Pelihara juga pelanggan yang sudah ada.

Dalam perlombaan untuk menghasilkan dan mengonversi prospek baru, penting untuk tidak melupakan pelanggan Anda saat ini. Memperkuat hubungan dengan pelanggan Anda dapat meningkatkan loyalitas. Hal ini dapat menyebabkan peluang upselling dan cross-selling.

Upselling menyumbang 11-30% pendapatan untuk 47% perusahaan, menurut Laporan Strategi & Tren Penjualan 2022 HubSpot. Itu persentase yang cukup besar.

Selanjutnya, 86% mengatakan bahwa mereka akan merekomendasikan merek yang setia kepada mereka, menurut survei KPMG International terhadap 18.000+ orang.

Ingat stat tentang rujukan dari pelanggan yang sudah ada menghasilkan sumber prospek kualitas terbaik? Semua gabungan ini membuat nilai memelihara pelanggan Anda yang sudah ada menjadi tidak perlu dipikirkan lagi.

13. Gunakan otomatisasi untuk penjangkauan tercepat.

Sebagian besar pekerjaan berat dalam manajemen timbal dapat dikurangi dengan otomatisasi. Beberapa cara terbaik untuk mengotomatiskan pengelolaan prospek mencakup penskoran prospek, menetapkan prospek, dan menyinkronkan data prospek antar aplikasi.

Otomatisasi juga sangat baik untuk memelihara prospek melalui corong penjualan sambil tetap memberikan pengalaman yang dipersonalisasi. Faktanya, hampir 80% pemimpin bisnis yakin konsumen membelanjakan lebih banyak dengan pengalaman yang dipersonalisasi.

Ini dapat dilakukan melalui segmentasi, iklan bertarget, personalisasi email, dan rekomendasi produk atau konten yang disesuaikan berdasarkan perilaku utama.

14. Buat dasbor pelaporan yang berwawasan.

Dengan memvisualisasikan data prospek, Anda dapat memahami dengan tepat bagaimana kinerja tim Anda. Untuk wawasan terbaik, buat laporan yang mengelompokkan kinerja menurut tahapan corong. Di sini, Anda dapat memahami di mana tim Anda berkembang atau di mana efisiensi menurun.

Sumber Gambar

15. Secara otomatis menetapkan prospek ke pemilik terbaik.

Cara praktis lainnya untuk menggunakan otomatisasi adalah dengan perutean prospek, yang mengarahkan setiap prospek siap penjualan baru ke staf penjualan atau agen pendukung yang tepat.

Anda dapat merutekan prospek berdasarkan lokasinya, persyaratan produk, ukuran bisnis, atau atribut lainnya.

16. Kembangkan konten pemberdayaan penjualan.

Lebih dari separuh profesional penjualan yang menggunakan konten pengaktifan penjualan mengatakan bahwa konten tersebut memainkan peran "sangat hingga sangat penting" dalam menghasilkan penjualan.

Jadi jenis konten apa yang harus Anda investasikan? Data mengatakan:

• Demo produk.
• Riset pasar.
• Kesaksian dan ulasan pelanggan.
• Konten media sosial.
• Skrip panggilan dan template email.
• Analisis pesaing.
• Studi kasus.

17. Bawa penjualan dan pemasaran di halaman yang sama.

Manajemen timbal tumpang tindih antara departemen pemasaran dan penjualan. Jadi penting bahwa setiap tim tidak beroperasi dalam silo.

Delapan puluh lima persen pemimpin penjualan dan pemasaran percaya bahwa menyelaraskan keduanya memberikan peluang terbesar untuk meningkatkan kinerja bisnis. Tapi apa yang harus disejajarkan dengan kedua tim?

Tenaga penjualan merasa bahwa aspek vital tertentu meliputi strategi pemasaran secara keseluruhan, berbagi informasi dan umpan balik pelanggan, berbagi riset pasar, persona pembeli, pembuatan konten, dan pemasaran berbasis akun.

Tonton Debbie McClure, Wakil Presiden Penjualan Dropbox, berbagi kiat tentang apa yang ingin diketahui oleh tim penjualan untuk pemasaran.

Membersihkan Data Timbal

18. Lakukan pembersihan rutin.

Tata graha yang sering adalah bagian penting dari pengelolaan data prospek. Itu membuat data Anda tetap segar dan andal. Tanpa itu, data yang membusuk dapat dengan cepat menjadi tidak terkelola dan mahal untuk diperbaiki.

19. Tetapkan standar dan proses entri data.

Menetapkan standar untuk entri data CRM (baik manual atau otomatis) mengatasi masalah ketidakkonsistenan dan informasi yang hilang di akarnya. Ini membantu memastikan bahwa data yang tepat dapat ditemukan di tempat yang tepat dalam format yang tepat.

20. Hindari duplikat.

Memiliki kontak duplikat di database Anda merupakan penghalang untuk manajemen prospek yang efektif. Untuk menghindari duplikat, fokuskan pada:

• Mencegah duplikat kontak dengan sinkronisasi kontak dua arah antara aplikasi Anda. Ini tidak menghapus duplikat tetapi memungkinkan Anda menyinkronkan data terbersih untuk menghindari duplikat dan secara cerdas menggabungkan data yang mungkin tumpang tindih.
• Memperbaiki kontak duplikat dengan fitur bawaan yang ditawarkan oleh aplikasi Anda, atau dengan solusi pihak ketiga.

Maksimalkan Prospek Anda

Manajemen prospek penjualan yang efektif bergantung pada cara Anda mengumpulkan, menyimpan, memelihara, menggunakan, dan membersihkan data prospek Anda. Dengan bantuan CRM yang hebat, proses yang solid untuk pemeliharaan dan otomatisasi, serta tata graha rutin, Anda akan berada di jalur yang tepat untuk merampingkan corong Anda.