Cara Mengatur Email Anda: 11 Alat Manajemen

Kebanyakan orang memiliki hubungan cinta-benci dengan kotak masuk email mereka. Di satu sisi, email bisa sangat berguna — baik Anda membuat kemajuan dengan klien, mengganti rapat dengan rangkaian email (yang jauh lebih efisien), atau menerima undangan ke pertemuan sosial yang menyenangkan.

Namun, di sisi lain, email bisa sangat membebani — terutama jika Anda kehilangan kendali. Dan mudah sekali kehilangan kendali. Banyak dari kita yang sering dibombardir oleh email baru, dan sangat menegangkan mengetahui bahwa kita mungkin melewatkan hal-hal yang benar-benar penting di tengah membanjirnya hal-hal yang kurang relevan.

Untungnya, ada banyak alat dan aplikasi gratis untuk startup yang dapat membantu kita menjadi lebih terorganisir. Dalam postingan ini, kami akan membahas cara terbaik mengatur email Anda dan menyarankan beberapa alat untuk mempermudah prosesnya.

Lewati ke:

Bagaimana Mengatur Email Anda

Sebelum kita mendalami alat yang dapat membantu Anda mengendalikan kotak masuk, mari kita bahas beberapa praktik dasar terbaik yang dapat membantu Anda menjaga organisasi email semaksimal mungkin. Inilah tiga aturan emas kami:

• Singkirkan email lama yang tidak Anda perlukan. Saya masih memiliki email undangan ke acara-acara tahun 2006, yang sebagian besar bahkan tidak pernah saya hadiri. Apakah saya membutuhkannya? Tidak. Haruskah saya menghapusnya? Ya. Kosongkan kotak masuk Anda dari apa pun kecuali email baru dan email sebelumnya yang benar-benar perlu Anda rujuk nanti.
• Berhenti berlangganan. Dengan serius. Kita semua punya email-email yang saya-bersumpah-Anda-akan-membaca-buletin-ini-segera-segera setelah saya punya waktu sebentar. Anda tidak akan membacanya — singkirkan saja. Beberapa alat di bawah ini akan membantu Anda melakukan ini secara massal.
• Gabungkan beberapa akun email. Saya sangat yakin untuk memisahkan email kerja dan email pribadi — namun terkadang, harus beralih di antara keduanya tidak kondusif untuk tetap teratur. Beberapa alat di bawah ini dapat membantu Anda menggabungkan alamat email yang berbeda — Mail dan iCal di perangkat Mac, misalnya, memungkinkan Anda menyederhanakan beberapa akun di satu tempat.

Cara Terbaik untuk Mengatur Email

Sekarang kita telah membahas beberapa dasar pengorganisasian email, mari kita gali cara terbaik untuk melakukan tugas tersebut.

1. Gunakan Label dan Folder

Anda tidak bisa menghapus semua email begitu saja, jadi salah satu cara mudah untuk mengaturnya adalah dengan membuat label dan folder untuk hal-hal penting. Menyimpan email dalam folder akan menjauhkannya dari kotak masuk utama Anda dan mengurangi kekacauan.

Anda dapat memberi nama folder ini seperti “membutuhkan respons secepatnya” atau setelah proyek tertentu jika Anda menerima banyak email terkait dengan satu topik. Label adalah alat organisasi lain yang dapat Anda terapkan. Setiap penyedia email akan sedikit berbeda tetapi jika menggunakan Gmail, label berfungsi seperti catatan tempel dan tidak memindahkan email dari kotak masuk Anda seperti yang dilakukan folder. Sebagai gantinya, Anda akan mencari nama label dan melihat semua email dengan label tertentu.

2. Bintangi atau Tandai Email Penting

Sebagian besar penyedia email dilengkapi dengan fitur bintang atau bendera (atau keduanya) yang memungkinkan Anda menandai email yang ingin Anda kunjungi lagi nanti. Menandai email dengan bendera atau bintang tidak menghapusnya dari kotak masuk Anda, namun dapat dengan cepat memberi Anda representasi visual tentang email apa yang harus Anda fokuskan selanjutnya.

Di Gmail, cukup buka kotak masuk Anda dan klik bintang di sisi kiri pesan. Jika Anda ingin melihat semua email yang berkilau bintangnya, klik “Berbintang” dari menu sebelah kiri seperti foto di bawah.

Di Outlook, alih-alih bintang, Anda bisa menandai email. Buka kotak masuk Anda dan tekan kolom bendera di sebelah pesan yang ingin Anda tandai. Dari sana, Anda akan memiliki opsi untuk menetapkan tanggal jatuh tempo untuk ditindaklanjuti.

3. Siapkan Filter

Akan selalu ada aliran email baru yang masuk ke kotak masuk Anda, tidak peduli seberapa baik Anda mengaturnya. Menerapkan filter dapat membantu Anda mengelola email baru yang masuk. Filter adalah aturan yang dapat Anda terapkan pada pesan masuk yang secara otomatis akan mengirimnya ke folder yang benar, menambahkan label yang benar, mengarsipkan, atau menghapusnya.

Menyiapkan filter bisa jadi rumit pada penyedia email lain, namun bagi pengguna Gmail, hal ini cukup mudah. Untuk membuat filter baru di Gmail:

1. Buka kotak masuk Anda
2. Di kotak pencarian di bagian atas, klik Tampilkan opsi pencarian.
3. Masukkan kriteria pencarian Anda. Jika Anda ingin memeriksa apakah pencarian Anda berfungsi dengan benar, lihat email apa yang muncul dengan mengklik Cari.
4. Di bagian bawah jendela pencarian, klik Buat filter.
5. Pilih apa yang Anda ingin filter lakukan.
6. Klik Buat filter.

Untuk pengguna Outlook, Anda dapat menemukan petunjuk langkah demi langkah untuk membuat aturan email di sini.

4. Gunakan Fitur Arsip

Terkadang Anda mungkin memiliki email yang tidak penting atau tidak mendesak seperti email lainnya, namun juga belum siap untuk dihapus. Untuk ini, Anda dapat menggunakan fitur arsip yang menghapusnya dari kotak masuk Anda dan menyimpannya untuk nanti.

Misalnya, Anda dapat mengarsipkan email untuk tugas mendatang. Setelah Anda siap untuk menyelesaikannya, Anda dapat menarik email tersebut, menyelesaikan tugas, dan menghapusnya setelah selesai.

5. Bersihkan Kotak Masuk Anda Secara Teratur

Kami membersihkan dan merapikan rumah kami secara teratur dan hal yang sama juga berlaku untuk kotak masuk email Anda. Kita dibanjiri email setiap hari dan mudah untuk membiarkannya lepas kendali — bahkan saat menggunakan peretasan pengorganisasian di atas.

Itu sebabnya penting untuk merapikan kotak masuk Anda secara teratur agar tidak terlalu membebani. Pertimbangkan untuk mengosongkan kotak masuk Anda setiap bulan atau setiap tiga bulan. Untuk daftar periksa yang lebih detail, lihat tips kami untuk mengelola kotak masuk email Anda.

11 Alat untuk Mengatur Email Anda

1. Penjualan HubSpot

Harga: Gratis; Tersedia Versi Berbayar

Pernah ingin tahu siapa yang membuka email Anda dan kapan, berapa banyak waktu, dan dari mana? Saat Anda mengunduh ekstensi HubSpot Sales Chrome, Anda dapat ikut serta untuk mendapatkan pemberitahuan langsung setiap kali seseorang membuka atau mengeklik tautan di email Anda. Ini terintegrasi dengan Gmail dan Outlook.

Fitur keren lainnya adalah sidebar informasi kontak yang muncul saat Anda membuka thread email. Ini mencakup semua informasi relevan tentang orang yang Anda kirimi email, termasuk riwayat kontak masa lalu (seperti fungsi “tab hubungan” LinkedIn), konten media sosial, hubungan timbal balik, dan sebagainya. Ekstensi ini akan segera memungkinkan Anda menjadwalkan email untuk dikirim nanti.

Versi gratis dari Sales Hub menyediakan pemberitahuan email terbuka — serta kemampuan untuk menjadwalkan email untuk dikirim nanti, dan beberapa fungsi lainnya. Untuk notifikasi buka-dan-klik tanpa batas (dan sejumlah fungsi lain yang ditingkatkan), Anda dapat meningkatkan ke Starter seharga $45 per bulan.

2. Pergeseran

Harga: Gratis; Tersedia Versi Berbayar

Shift memungkinkan Anda mengakses dan menggunakan semua akun email Anda dari satu aplikasi desktop yang nyaman. Tidak hanya itu, Anda dapat mengakses banyak aplikasi dan ekstensi, termasuk HubSpot Sales, Grammarly, Asana, WhatsApp, dan masih banyak lagi.

Shift juga memiliki fungsi pencarian luar biasa yang berfungsi di seluruh akun Anda, sehingga Anda dapat dengan cepat mengambil dan menghidupkan kembali percakapan. Manfaat terbesar menggunakan sesuatu seperti Shift adalah semua pekerjaan dan alur kerja Anda berada di satu tempat. Anda dapat menghemat banyak waktu untuk beralih antara aplikasi dan akun email menggunakan ini.

Sumber Gambar

3. Buka gulungan saya

Harga: Gratis

Langkah pertama untuk menghilangkan kotak masuk Anda dari semua email itu adalah dengan berhenti berlangganan semua buletin yang Anda langgani selama bertahun-tahun. Namun berhenti berlangganan secara manual dari puluhan, mungkin ratusan buletin akan memakan waktu lama.

Masuk ke Unroll.me, alat gratis yang memungkinkan Anda berhenti berlangganan massal semua buletin yang tidak Anda baca. Anda dapat menghapus semuanya dan berhenti berlangganan semuanya sekaligus, atau Anda dapat memilih.

Sumber Gambar

4. Tindak LanjutKemudian

Harga: Gratis; Tersedia Versi Berbayar

Inilah alat lain yang sederhana namun berguna, kali ini untuk mengingatkan Anda — dan bahkan klien Anda, jika Anda mau —untuk menindaklanjuti email tertentu.

Begini cara kerjanya: Tulis email, lalu sertakan [kapan saja]@followupthen.com di bidang “Bcc”, “Cc”, atau “Kepada” di email Anda. “ kapan pun “ Kata-kata di sini cukup fleksibel: Bisa berupa ”[dilindungi email], “”[dilindungi email], “”[dilindungi email], “”[dilindungi email], “”[dilindungi email],” dan seterusnya.

Apa yang terjadi pada email tersebut ketika Anda mengeklik “kirim” bergantung pada di mana Anda meletakkan alamat email @followupthen.com tersebut:

• Bcc: Anda akan mendapat tindak lanjut terkait email tersebut (tanpa mengganggu penerima aslinya).
• Cc: Alat ini akan menjadwalkan pengingat untuk Anda dan penerima.
• Kepada: Alat ini akan mengirimkan email ke diri Anda di masa depan.

Berikut video yang menjelaskan alat ini secara lebih detail:

Ini berfungsi untuk setiap klien email, dan gratis hingga 50 tindak lanjut per bulan. Anda dapat meningkatkan jumlah tindak lanjut dan menambahkan fitur seperti integrasi kalender untuk tim seharga $4 per bulan, per pengguna.

5. IFTTT

Harga: Gratis

IFTTT, singkatan dari “If This Then That,” adalah alat produktivitas luar biasa yang membantu Anda menghubungkan aplikasi dan perangkat yang Anda gunakan setiap hari dengan pernyataan “jika ini, maka itu” — yang mereka sebut “resep.”

Dalam hal produktivitas kotak masuk, IFTTT dapat melakukan keajaiban dalam mengotomatiskan beberapa tugas manual yang lebih membosankan. Berikut beberapa favorit saya:

• Dapatkan pesan teks ketika orang tertentu mengirimi Anda email.
• Kirim lampiran email ke Dropbox.
• Simpan email berbintang ke Evernote.
• Jadwalkan pengingat besok untuk email yang Anda bintangi di kotak masuk Anda hari ini.
• Tambahkan email “tanda terima” atau “pesanan” ke spreadsheet Google.
• Lacak jam kerja Anda dengan menambahkan entri ke spreadsheet Google setiap kali Anda tiba atau meninggalkan kantor.
• Ubah email menjadi kartu Trello.

Sumber Gambar

6. Gmail “Bintang Istimewa”

Harga: Gratis

Saya tidak dapat menulis postingan blog tentang organisasi kotak masuk tanpa menyertakan strategi utama saya untuk mencapai — dan mempertahankan — kotak masuk nol. Alat ini bukan tambahan; ini adalah metodologi yang dikembangkan oleh Andreas Klinger. Ini menggunakan dua fitur bawaan di Gmail: “bintang khusus” (sistem pelabelan yang sedikit lebih bagus daripada label Gmail) dan beberapa kotak masuk. Sejak menulis postingan tersebut tahun lalu, banyak orang mengatakan kepada saya bahwa ini telah mengubah cara mereka menggunakan email dan membuat hidup mereka jauh lebih mudah. Saya sangat merekomendasikannya.

Hanya ada satu, penting peringatan: Tidak ada bintang khusus selain bintang kuning yang didukung oleh aplikasi seluler Gmail, sehingga Anda tidak akan dapat melihat daftar Anda di perangkat seluler. Jika Anda sering menggunakan perangkat seluler untuk menyortir email, cobalah Urutkan , yang berikutnya dalam daftar.

7. Urutkan

Harga: Gratis; Tersedia Versi Berbayar

Sortd pada dasarnya adalah versi yang lebih bersih dari metodologi Bintang Khusus Gmail yang saya jelaskan di atas, karena Anda tidak perlu memberi bintang, memberi label, atau menandai email Anda dengan cara apa pun. Namun aplikasi ini berfungsi dengan baik di Gmail: Tim mereka menyebutnya sebagai “Smart Skin for Gmail,” artinya aplikasi ini langsung ada di dalam kotak masuk Gmail Anda sehingga Anda tidak perlu keluar dari aplikasi sama sekali.

Fungsinya adalah memperbaiki masalah email-email penting yang hilang di paro bawah — yang paling penting, dengan memperluas kotak masuk Anda ke dalam serangkaian daftar yang fleksibel, disusun dengan rapi ke dalam kolom-kolom. Hal ini memungkinkan email, daftar tugas, dan prioritas Anda berada bersama di satu tempat, dan memungkinkan Anda dengan mudah menarik dan melepas email dari kolom ke kolom.

Mantan Wakil Presiden Pemasaran HubSpot Meghan Keaney Anderson adalah penggemar beratnya Urutkan . “Saya menganggap kotak masuk saya sebagai semacam ban berjalan yang membawakan saya rangkaian permintaan, sumber daya, dan tugas yang berurutan,” katanya kepada saya. “Triase email berarti mengikuti arus masuk tanpa membiarkan apa pun lolos. Sebelum saya menemukannya Urutkan , Saya menandai email apa pun yang memerlukan tindakan lebih lanjut sebagai 'belum dibaca' dengan harapan dapat kembali lagi ke email tersebut untuk menyelesaikan peninjauan atau tindak lanjut. Ini bekerja seburuk yang Anda harapkan.”

Ini adalah tampilan kotak masuk Anderson setelah dia menggunakan Sortd:

“ Urutkan menggabungkan kotak masuk Anda dengan daftar tugas seret dan lepas, sehingga saya dapat dengan cepat mengevaluasi urgensi sebuah email dan kemudian memutuskan apa yang harus dilakukan dengannya,” kata Anderson. ”Saya menyeretnya ke kategori respons yang sesuai dan mengganti namanya menjadi ringkasan singkat tentang tindakan yang diperlukan. Kemudian, saya bisa melihat sekilas pekerjaan saya selama seminggu.”

“Yang paling menyenangkan adalah Urutkan memungkinkan saya menambahkan tugas yangbelummasuk melalui email, misalnya permintaan yang ditanyakan seseorang kepada saya melalui chat atau secara langsung,” tambahnya. ”Jadi kotak masuk saya benar-benar menjadi perintah utama saya. Saya memiliki kolom untuk item tindakan segera, tugas untuk minggu ini, simpanan untuk minggu depan, dan sumber daya yang ingin saya miliki dengan cepat.”

Keuntungan lain untuk Urutkan atas bintang spesial? Anda dapat menggunakannya di ponsel jika Anda mengunduhnya Urutkan Aplikasi Pendamping Seluler di iOS atau Android. (Ingat, semua bintang khusus kecuali satu bintang tidak didukung oleh aplikasi seluler Gmail — jadi ini adalah opsi terbaik jika Anda ingin mengurutkan email di perangkat seluler.)

8. Kotak Sane

Harga: Mulai dari $7/Bulan; Opsi Premium Tersedia

Jika Anda ingin mengotomatiskan prioritas setiap email yang masuk, Anda mungkin ingin mencoba SaneBox. Tidak ada yang perlu diinstal di sini: Pada dasarnya, ini berfungsi dengan klien email apa pun untuk membuat folder baru seperti SaneLater dan SaneNews. Saat email baru masuk ke kotak masuk Anda, SaneBox dengan cepat menganalisisnya untuk menentukan seberapa penting email tersebut. Analisis ini didasarkan pada interaksi Anda sebelumnya dengan kotak masuk Anda. Jika SaneBox menganggap email baru itu penting, SaneBox akan menyimpannya di kotak masuk Anda. Jika tidak, ia akan mengirimkannya ke salah satu folder tersebut.

Nantinya, Anda akan mendapatkan intisari email yang dikirimkan ke ketiga folder tersebut sehingga Anda dapat memutuskan apakah ada di antara email tersebut yang memerlukan perhatian Anda saat Anda punya waktu. Seiring waktu, Anda “melatih” SaneBox untuk memfilter jenis email tertentu ke dalam setiap folder ini.

SaneBlackHole adalah folder keempat yang akan membantu Anda menghapus email dan berhenti berlangganan email tersebut dalam satu gerakan. Saat Anda menyeret email secara manual ke folder SaneBlackHole, email tersebut akan dihapus dan berhenti berlangganan dari sumbernya secara otomatis.

Ada juga fitur keren lainnya di sini, seperti fitur “lampiran” yang secara otomatis mengirimkan semua lampiran email ke folder Dropbox.

9. Pemeriksa Ditambah

Harga: Gratis

Checker Plus adalah ekstensi Chrome untuk Gmail yang membantu Anda mengelola beberapa akun Gmail sekaligus sehingga Anda tidak perlu membolak-balik banyak kotak masuk. Salah satu fitur utamanya adalah notifikasi email instan bahkan saat Gmail tidak terbuka. Jadi jika Anda penggemar notifikasi, Anda akan menyukai yang ini.

Tanpa membuka Gmail di browser Anda, Checker Plus akan memberi Anda notifikasi desktop saat Anda menerima email baru, bersama dengan opsi untuk membaca, mendengarkan, atau menghapus email.

Saya penggemar berat fitur pemberitahuan suara ekstensi ini. Jika saya menerima email saat sedang sibuk memasak makan malam atau apa pun, saya dapat memilih agar ekstensi tersebut membacakan email tersebut dengan lantang, meskipun Gmail tidak terbuka. (Ingatlah untuk mematikannya saat Anda berangkat ke kantor.)

10. Burung Surat

Harga: Gratis; Tersedia Versi Berbayar

Ada klien email lain di luar sana, tetapi Mailbird berhasil menonjol.

Meskipun hanya berfungsi untuk pengguna Windows, klien email ini menyatukan kotak masuk Anda dengan aplikasi Anda dengan menggabungkan email dan semua aplikasi kalender, tugas, dan perpesanan Anda ke dalam satu antarmuka lengkap. Dan ini adalah antarmuka pengguna yang sederhana, yang dapat Anda sesuaikan dalam berbagai warna dan tata letak.

Berikut ini contoh tampilan tata letak dengan integrasi email dan WhatsApp:

Sumber Gambar

Mailbird berfungsi untuk pengguna Windows di desktop dan seluler. Versi Lite gratis, tetapi jika Anda menginginkan fungsi lain yang lebih canggih — seperti kemampuan untuk “menunda” email — maka Anda harus mendapatkan versi berbayar seharga $3,25/pengguna/bulan.

11. Cukup File

Harga: Mulai dari $47,88/tahun

Meskipun Outlook tidak memiliki alat organisasi sebanyak klien email lainnya, berikut ini satu alat khusus untuk pengguna Outlook yang akan membantu Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengarsipkan email. SimplyFile menambahkan toolbar (atau “tab pita”) ke kotak masuk Anda, dengan file berbeda yang dapat disesuaikan, yang mudah diakses sehingga Anda dapat mengarsipkan email baru dengan cepat.

Saat email masuk, cukup seret ke folder yang sesuai. Anda dapat mengatur pesan yang Anda terima di kotak masuk, serta pesan yang Anda kirim — yang dapat Anda arsipkan saat Anda mengirimkannya.

Kendalikan Kotak Masuk Anda

Siap untuk memulai? Besar. Mulailah menjelajahi alat-alat ini, dan atur kotak masuk Anda — untuk selamanya.

Catatan Editor: Artikel ini pertama kali diterbitkan pada Oktober 2017 dan telah diperbarui agar lebih komprehensif.