Cara Menjalankan Rapat Kickoff yang Sempurna

Memulai proyek Anda tanpa pertemuan awal seperti mendaki tanpa peta. Tentu, Anda mungkin menikmati jalur yang keren, tetapi Anda mungkin akan tersesat tanpa peta dan rencana yang jelas.

Hal yang sama terjadi ketika meluncurkan proyek tanpa pertemuan awal. Hanya dengan komunikasi dan rencana yang solid, Anda dapat menjaga proyek Anda tetap pada jalurnya. Ini seperti GPS yang membantu Anda mencapai tujuan Anda.

Mari kita pelajari lebih lanjut tentang hal itu.

Daftar isi

Apa itu pertemuan perdana?

Pertemuan awal menetapkan tahapan keberhasilan dengan memperjelas tujuan proyek, menentukan peran dan tanggung jawab, dan menguraikan garis waktu proyek.

Secara keseluruhan, hal ini menghasilkan pelaksanaan proyek yang lancar. Anggap saja ini sebagai permulaan resmi proyek Anda — seperti upacara pembukaan Olimpiade.

Ada dua jenis kickoff – internal dan eksternal . Kickoff internal fokus pada penyelarasan tim internal, sedangkan kickoff eksternal mempertemukan pemangku kepentingan atau mitra eksternal yang terlibat dalam proyek.

Manfaat Pertemuan Kickoff

1. Peningkatan Keselarasan dan Komunikasi

Indahnya pertemuan awal? Mereka memungkinkan setiap orang untuk berbagi prioritas, wawasan, dan rencana mereka. Ini berarti tim Anda dapat menyelaraskan dan menyepakati elemen-elemen penting sejak awal.

Sage Journals melakukan penelitian berbasis komunitas yang menyoroti pentingnya acara awal untuk proyek penelitian.

Acara-acara ini melibatkan kolaborasi di setiap tahap pertemuan, membangun hubungan dengan saling menantang perspektif, dan berbagi keahlian.

Pertemuan awal disarankan untuk memfasilitasi dialog antar anggota tim dan mendorong kemitraan yang adil.

Kiat profesional: Buka dialog untuk memanfaatkan keahlian kolektif tim Anda, menghasilkan wawasan berharga, dan menumbuhkan rasa kepemilikan bersama.

2. Perencanaan dan Eksekusi Proyek yang Efisien

Kickoff seperti peluit awal sebuah permainan — Anda menetapkan peran dan mengenali potensi konflik.

Hal ini membantu tim menghemat banyak energi dan waktu, sehingga Anda dapat mulai bekerja dengan rencana manajemen proyek yang solid.

Heather Negley memperkuat poin ini dalam bukunya yang berjudul The Salesforce Consultant's Guide: Tools to Implement or Improve Your Client's Salesforce Solution:

“Pertemuan awal adalah salah satu pertemuan terpenting dalam sebuah proyek.

Ini adalah waktu di mana tim membuat kesan pertama yang sangat penting dan berbicara dengan klien tentang tujuan proyek mereka. Metodologi proyek juga diajarkan kepada klien.

“Selama penemuan, tim proyek melakukan analisis bisnis menggunakan berbagai teknik untuk mendapatkan pemahaman tentang proses saat ini dan masa depan. Anggota proyek menulis cerita pengguna untuk mempersiapkan fase pembangunan.”

3. Hapus Milestone dan Tenggat Waktu

Bayangkan sekelompok individu yang bermotivasi tinggi berkumpul untuk mewujudkan rencana menjadi kenyataan.

Mereka dengan cermat melaksanakan setiap pencapaian mulai dari tahap perencanaan hingga ujian akhir, mengawasi waktu dan berkomunikasi secara terbuka tentang kemajuan mereka.

Tingkat kolaborasi ini memastikan proses yang lancar dan pengiriman produk jadi tepat waktu. Jean Kang, manajer program strategis di Figma, mengatakan:

“Luncurkan program Anda secara luar biasa dengan mengadakan pertemuan awal selama 30 menit.

• Tetapkan tujuan, perkenalkan anggota tim, dan tetapkan rencana pelaksanaan.
• Tentukan sumber kebenaran sumber daya, siapa yang harus dituju untuk apa, dan saluran komunikasi yang tepat (Slack, Intake form, Microsite).
• Bagikan kerangka pengambilan keputusan seperti DACI, RACI, atau RAPID.”

4. Umpan Balik Awal

Lima alat dan teknik manajemen proyek teratas yang paling umum digunakan adalah “pertemuan awal”, “pertemuan kemajuan”, “laporan kemajuan”, “analisis kebutuhan”, dan “daftar aktivitas”, menurut Joao Varajao, Gabriela Fernandes, dan Helio Silva .

Metode-metode ini sangat penting untuk keberhasilan proyek karena memungkinkan tim menerima umpan balik awal dan membuat penyesuaian yang diperlukan secara real-time , sehingga menghasilkan penyelesaian proyek yang lebih akurat dan efisien.

Kiat pro: Gunakan awan emoji Slido untuk mengajukan pertanyaan sederhana dan mendapatkan masukan dengan menggunakan emoji. Dengan gamifikasi ini, Anda dapat mengumpulkan umpan balik kualitatif dan kuantitatif serta mengurangi perasaan tegang dan tidak nyaman.

Sumber Gambar

4 Jenis Pertemuan Kickoff

Rapat Pembukaan Internal

Terbaik untuk: Tim Proyek

Kickoff internal adalah pertemuan penting yang menyatukan tim proyek dan menentukan arah untuk proyek yang lebih besar atau yang akan datang. Ini biasa disebut permulaan proyek dan memungkinkan anggota tim untuk saling mengenal.

Tujuan dari pertemuan awal internal:

• Tetapkan saluran komunikasi, frekuensi pertemuan, dan alur kerja yang jelas.
• Identifikasi potensi hambatan dan kembangkan garis waktu untuk memitigasinya.
• Pastikan semua anggota tim memiliki pemahaman yang sama tentang informasi proyek.
• Menyelaraskan prioritas dan harapan untuk proyek tersebut.

Idealnya, permulaan internal harus mencakup peran anggota tim, latar belakang proyek, kerangka proyek, dan tujuan.

Pertemuan Pembukaan Musiman

Terbaik untuk: Musim Depan

Peluncuran musiman membantu memberi energi pada perusahaan untuk musim atau tahun mendatang dan juga merayakan pencapaian tahun/musim sebelumnya.

Perusahaan besar sering kali mengadakan pertemuan awal musiman pada awal tahun keuangan, musim baru, atau tahun baru.

Acara internal ini dapat bersifat spesifik departemen atau untuk seluruh perusahaan. Biasanya berlangsung selama sehari, meski bisa selesai dalam beberapa jam.

Tujuan pertemuan awal musiman:

• Memperkuat budaya perusahaan dan kepercayaan tim.
• Tetapkan prioritas dan tujuan untuk musim baru.
• Selesaikan beberapa masalah masa lalu.
• Memotivasi semua orang untuk pekerjaan yang akan datang.

Pertemuan Kickoff Tim Baru

Terbaik untuk: Membangun Kepercayaan pada Anggota Tim Baru

Permulaan tim yang baru, juga dikenal sebagai pertemuan “mengenal Anda”, memastikan perkenalan dan keselarasan yang tepat di antara anggota tim baru dan saat ini.

Biasanya diadakan di luar lokasi, pertemuan ini menawarkan kesempatan untuk membangun jaringan, pidato yang menginspirasi, bertukar pikiran secara kolaboratif, dan sesi terobosan yang produktif.

Pada akhirnya, anggota tim pulang dengan pemahaman yang jelas tentang cara bekerja sama secara efektif dan mencapai tujuan mereka.

Tujuan pertemuan kickoff tim baru:

• Tanamkan sikap positif.
• Tunjukkan peran semua orang.
• Tentukan frekuensi pertemuan, saluran komunikasi, dan banyak lagi.
• Bangun kepercayaan dan kenali semua orang.

Pertemuan Kickoff Eksternal

Terbaik untuk: Bersatu Dengan Klien

Bayangkan bertemu klien baru untuk pertama kalinya. Anda tidak tahu gaya kerja mereka, preferensi mereka, atau harapan mereka. Di sinilah kickoff eksternal berperan.

Pertemuan ini mempertemukan perusahaan dan klien untuk menyelaraskan tujuan mereka, menentukan ruang lingkup proyek, dan membangun jalur komunikasi yang jelas.

Selama kickoff eksternal, tetapkan ekspektasi untuk tinjauan pekerjaan dan tentukan cara terbaik untuk berkolaborasi. Dek formal juga akan menjadi tambahan yang bagus. Jelajahi templat dek pertemuan awal.

Tujuan pertemuan perdana eksternal:

• Tentukan ruang lingkup proyek.
• Buat peta jalan proyek.
• Identifikasi dan libatkan pemangku kepentingan proyek.
• Tetapkan protokol untuk laporan status reguler.

Sumber Gambar

Cara Menjalankan Kickoff Meeting yang Sukses

Jika Anda belum pernah merencanakan kickoff, panduan langkah demi langkah berikut akan menunjukkan cara melakukannya.

1. Persiapan

Tentukan peserta rapat dan durasi kickoff. Detail seluk beluknya bergantung pada formalitas dan tujuan pertemuan awal . Berikut adalah beberapa faktor dasar yang perlu dipertimbangkan selama persiapan:

• Selesaikan daftar undangan.
• Jadwalkan durasi dan waktunya, dan sisakan waktu untuk bertanya.
• Buatlah agenda.

Anda dapat menggunakan daftar periksa permulaan pra-proyek ini.

Sumber Gambar

Kiat profesional: Tetapkan seorang pencatat sehingga setiap peserta yang tidak hadir dapat menerima rekapnya. Selain itu, jika kickoff diadakan secara virtual, rekamlah.

2. Intro

Memperkenalkan anggota tim baru atau bertemu dengan klien untuk pertama kalinya? Jangan meremehkan nilai perkenalan yang hangat. Memulai dengan nada positif dapat menentukan arah pertemuan yang produktif dan sukses.

Contoh:

“HubSpoters, mari kita sambut anggota tim terbaru kita, Sarah! Sarah adalah pakar Pemasaran yang tidak sabar untuk membagikan kebijaksanaannya kepada kami. Kami senang Anda ada di sini!

“Sarah, maukah kamu menceritakan lebih banyak tentang dirimu kepada kami?”

Kiat profesional: Pertimbangkan pertanyaan pemecah kebekuan yang lucu untuk mencairkan suasana. Misalnya, “Ceritakan kepada kami tentang hari rambut terburukmu.” Namun pastikan responden merasa nyaman dengan pertanyaan seperti itu.

3. Tujuan Proyek

Pastikan semua orang di tim memiliki pemahaman yang sama. Mereka semua harus mengetahui mengapa proyek ini penting dan hasil apa yang dapat mereka harapkan.

Sayangnya, 74% karyawan merasa tidak terhubung dengan tujuan perusahaan mereka. Sebenarnya, mereka bahkan tidak memahami bagaimana pekerjaan mereka cocok dengan gambaran yang lebih besar, dan hal ini cukup menyedihkan. Jangan biarkan tim Anda terjerumus ke dalam statistik tersebut.

Sebaliknya, luangkan waktu untuk menjelaskan tujuan Anda kepada setiap anggota tim. Dan yang paling penting, tunjukkan kepada mereka mengapa peran mereka penting dalam mencapai kesuksesan.

Kiat profesional: Pastikan untuk melakukan pembicaraan 1:1 dengan semua orang (jika memungkinkan).

4. Rencana Proyek

Sertakan komponen super penting ini dalam agenda rapat agar peserta dapat mengetahui detailnya sebelum acara.

Selama permulaan, fokuslah pada informasi utama yang benar-benar penting — hasil inti, pencapaian penting, dan jadwal proyek.

Kiat pro: Dorong pertanyaan selama fase ini.

Sumber Gambar

5. Ruang Lingkup Proyek

Setelah Anda menguraikan rencana inti proyek, perjelas apa yang termasuk dalam cakupan dan apa yang tidak.

Hal ini membuat semua orang memiliki pemahaman yang sama dan mencegah kebingungan seputar hasil kerja dan kejutan tak terduga di kemudian hari. Kemudian, tentukan dengan jelas batasan-batasan proyek.

Kiat pro: Sertakan halaman arahan, sumber daya, tujuan, dan tuntutan materi iklan dalam lingkup proyek Anda.

6. Peran Proyek

Tentukan peran proyek Anda — siapa yang akan menjadi sponsor eksekutif dan kontak utama? Apakah akan ada pemberi persetujuan untuk proyek tersebut?

Hal ini akan memberikan kejelasan dan arahan bagi tim. Ingat, sedikit perencanaan di awal dapat menyelamatkan banyak sakit kepala di kemudian hari.

Kiat pro: Bagikan bagan RACI sebagai item tindakan. Ini adalah kerangka kerja manajemen proyek yang berguna untuk memperjelas peran dan tanggung jawab untuk tugas dan hasil tertentu.

Sumber Gambar

7. Pembaruan dan Data Proyek

Kita semua cenderung membuang banyak waktu untuk menjelajahi dokumen dan mengumpulkan informasi. Hasil? Lebih sedikit waktu untuk fokus pada pekerjaan berdampak tinggi.

Oleh karena itu, tetapkan sumber kebenaran utama untuk informasi terkait proyek. Ketika anggota tim mengetahui ke mana harus mencari informasi yang mereka perlukan, Anda dapat mengharapkan produktivitas yang lebih tinggi.

Kiat profesional: Pastikan pembaruan, hasil, pencapaian, dan dokumen secara real-time dapat diakses di tempat yang mudah ditemukan. Gunakan Notion, misalnya, sebagai pusat pengetahuan Anda.

8. Pertanyaan

Setelah rapat selesai, jangan tinggalkan tim Anda dalam kegelapan. Biarkan mereka mengajukan pertanyaan mengenai proyek tersebut. Langkah ekstra ini dapat menghasilkan keselarasan dan wawasan yang lebih besar.

Kiat profesional: Dorong partisipasi aktif dengan mendedikasikan waktu yang cukup untuk bertanya.

9. Agenda Rapat Perdana

Untuk mempermudah Anda memahaminya, kami telah menyusun contoh agenda pertemuan awal .

Perkenalan

Izinkan peserta rapat untuk memperkenalkan diri. Permudah suasana dengan mengajukan beberapa pertanyaan menyenangkan dan inventif yang pasti akan membuat Anda tersenyum.

Informasi latar belakang

• Jelaskan mengapa proyek ini penting untuk tujuan tim Anda dan kesuksesan perusahaan.
• Bagikan informasi yang sesuai tentang proyek sebelumnya dan klien untuk membantu tim memahami ruang lingkup proyek dan apa yang dipertaruhkan.

Tujuan proyek

• Diskusikan ruang lingkup dan tujuan proyek secara rinci.
• Tentukan metrik untuk mengukur keberhasilan proyek.

Tugas & Garis Waktu Terkemuka

• Pertahankan proyek Anda pada jalurnya dengan menguraikan garis waktu yang jelas beserta pencapaian-pencapaian penting.
• Tentukan peran setiap anggota tim untuk memastikan semua orang mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.
• Diskusikan garis waktu dan pencapaian secara rinci, dan perjelas tanggung jawab setiap anggota tim.

Sumber Gambar

Logistik

• Tetapkan saluran dan protokol komunikasi yang jelas untuk memastikan kolaborasi yang efektif.
• Bagikan informasi kontak untuk semua anggota tim untuk memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi.
• Sepakati taktik dan frekuensi pelaporan agar semua orang mendapat informasi dan tetap pada jalurnya.

Kemungkinan Aset & Tantangan

• Diskusikan peluang potensial yang mungkin muncul selama proyek berlangsung dan bertukar pikiran tentang cara memanfaatkannya.
• Evaluasi sumber daya yang ada dan tentukan apakah sumber daya tambahan diperlukan.

Anda juga dapat menggunakan templat Smartsheet untuk mencatat kehadiran dan notulen rapat awal proyek Anda.

Ini mencakup item agenda, item tindakan, rencana tindak lanjut, peraturan pertemuan, tujuan proyek, peran dan tanggung jawab, dan potensi masalah.

Sumber Gambar

6 Praktik Terbaik Pertemuan Kickoff

Menguasai pertemuan membutuhkan latihan bertahun-tahun. Untungnya, bagian terakhir dari panduan kami akan membagikan sedikit kebijaksanaan untuk lebih meningkatkan keterampilan awal Anda.

1. Memancarkan energi positif.

Tinggalkan pakaian formal dan tinggalkan penampilan dingin Anda di depan pintu. Sebaliknya, hadirkan watak ceria dan kehangatan Anda.

Adrian Neumeyer, Pencipta di Tactical Project Manager, membagikan lima tips pribadi terbaiknya untuk mencapai permulaan yang fenomenal:

Menurut Neumeyer, kunci awal yang baik adalah energi positif. Dengan menerima tantangan dan kemunduran dengan sikap “bisa melakukan”, Anda dapat memotivasi tim Anda dan meletakkan dasar untuk keberhasilan proyek.

2. Tentukan tujuan.

Kesuksesan memiliki arti yang berbeda-beda bagi setiap perusahaan dan tim, jadi tanyakan pada diri Anda apa definisi kesuksesan dan bagikan kepada semua orang. Tetapkan tujuan yang terukur sehingga anggota tim dapat secara otomatis mengambil tindakan dan melakukan upaya untuk mencapainya.

Tanyakan kepada anggota tim bagaimana proyek dapat berhasil, diskusikan target untuk setiap metrik, dan tentukan cara mengukur semuanya.

“Bagian penting dari setiap pertemuan awal yang sukses adalah menentukan tujuan keseluruhan proyek. Anda harus meluangkan waktu untuk menjelaskan mengapa proyek khusus ini penting dan bagaimana proyek tersebut sesuai dengan tujuan atau misi perusahaan Anda secara keseluruhan.

Dengan melakukan hal ini, semua orang di tim akan memahami mengapa pekerjaan mereka penting – dan lebih termotivasi untuk menyelesaikan tugas mereka dengan tepat,” kata Thad Heiges, manajer proyek kontrak pemerintah AS di ANDECO Institute dan pelatih PM.

3. Awasi perasaan setiap orang.

Kadang-kadang, anggota tertentu mungkin merasa proyeknya melenceng atau mungkin kecewa karena kurangnya kolaborasi. Tentu saja, tidak ada manajer proyek yang ingin anggota timnya tidak terlibat atau apatis.

Kiat profesional: Kami merekomendasikan untuk berbagi pemikiran dan perasaan setelah pertemuan untuk memastikan semua orang selaras. Jika Anda melihat seorang anggota tim berperilaku agak tidak beres, ajaklah mereka 1:1 sesegera mungkin untuk mendengarkan dan mengatasi penyebabnya.

Juga, pertimbangkan cara kreatif Stephanie Middaugh dalam mendapatkan umpan balik dari tim setelah acara atau pelatihan.

Stephanie, CEO di Phoenix GTM Consulting, menjadi Kahoot! kuis menjadi survei dan menemukan sebagian besar tim penjualan menginginkan informasi langsung.

Middaugh mengatakan penting untuk beradaptasi dengan masa-masa sulit saat ini dan menggunakan berbagai metode untuk mengumpulkan masukan.

4. Bagikan tugas terlebih dahulu.

Bagikan semua dokumen penting dengan tim Anda sebelum kickoff.

Daripada mengirim email membosankan dengan tumpukan lampiran, atur materi dalam satu pusat pengetahuan. Dorong anggota tim untuk menjelajahinya terlebih dahulu, mengajukan pertanyaan, dan berbagi pemikiran mereka.

5. Mendukung keterlibatan.

Ya, Anda mungkin manajer proyek. Namun bukan berarti hanya Anda yang boleh berbicara selama rapat.

Dorong tim dan pemangku kepentingan Anda untuk berbagi pemikiran dan ide mereka. Mereka mungkin akan mengejutkan Anda dengan kontribusi cemerlang mereka.

Kiat pro: Pertimbangkan untuk memberikan kesempatan kepada anggota tim yang berbeda untuk menjalankan bagian kickoff yang berbeda. Hal ini tidak hanya mengurangi tekanan Anda tetapi juga membuat pertemuan lebih interaktif dan menyenangkan bagi semua orang yang terlibat.

6. Kirim email tindak lanjut.

Pukul selagi setrika masih panas dan kirimkan email tindak lanjut dalam waktu 24 jam setelah rapat. Jangan menunggu sampai lawan bicara Anda melupakan semua interaksi Anda.

Gunakan templat tindak lanjut:

Halo semuanya,

Pertemuan awal yang luar biasa yang kami lakukan! Saya beruntung bisa memimpin tim yang fantastis dan penuh motivasi. Mari kita lanjutkan dengan merangkum diskusi kita dan menyoroti langkah kita selanjutnya.

• Rekap. Selama pertemuan tersebut, kami membahas [jadwal waktu proyek, peran dan tanggung jawab tim, dan potensi hambatan]. Kami juga melakukan brainstorming beberapa ide kreatif untuk hasil proyek kami dan mendiskusikan cara untuk tetap berada pada jalur dan berkomunikasi secara efektif. Ini adalah:…
• Langkah selanjutnya. Selama beberapa hari ke depan, saya akan mengirimkan item tindakan dan tugas terperinci berdasarkan diskusi kita. Kami akan menjadwalkan pertemuan tim berikutnya untuk meninjau kemajuan kami dan tetap terhubung pada 19-09-2023T11:00:00Z.

Terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua orang yang telah berkontribusi pada kesuksesan pertemuan perdana kami. Prestasi kami adalah upaya tim.

Terbaik,

Namamu

Selesaikan Kickoff Anda Seperti Bos

Ledakan! Anda kini dipersenjatai dengan alat, templat, dan kerangka kerja untuk mengendalikan permulaan Anda seperti seorang bos. Biarkan energi dan antusiasme Anda bersinar dan membuat semua orang merasa dihargai dan terinspirasi.