Cara Sukses Menjalankan Virtual Event di Tahun 2023, Plus Best Practices Menurut CMO Eventbrite

Sebagai akibat dari pandemi, telah terjadi pergeseran dalam beberapa tahun terakhir ke konferensi virtual.

Tetapi strategi konferensi virtual tidak bisa menjadi salinan dan tempel dari strategi fisik. Konferensi virtual hadir dengan tantangan unik, dan membutuhkan perspektif baru untuk berhasil.

Di sini, mari jelajahi manfaat konferensi virtual, lihat beberapa contoh konferensi virtual yang sukses untuk menginspirasi Anda, dan lihat beberapa alat yang dapat membantu Anda merencanakan konferensi Anda sendiri.

Selain itu, simak dari Tamara Mendelsohn, CMO Eventbrite, tentang praktik terbaiknya dalam menyelenggarakan acara virtual yang sukses pada tahun 2023 dan seterusnya.

Lewati ke depan:

Manfaat Konferensi Virtual

Ada banyak manfaat utama untuk menyelenggarakan konferensi virtual.

Pertama, ini dapat menurunkan harga tiket masuk, memungkinkan bisnis kecil dengan anggaran terbatas untuk membeli tiket konferensi Anda dan menawarkan wawasan unik mereka sendiri.

Ini juga menurunkan biaya yang harus dibayar bisnis Anda untuk ruang konferensi, staf siap pakai, katering, keamanan, dan banyak lagi.

Selain itu, ini memungkinkan orang-orang dari seluruh dunia untuk berinteraksi satu sama lain tanpa perlu menghabiskan jumlah yang terlalu tinggi untuk penerbangan dan hotel. Bayangkan betapa mudahnya bagi pemasar dari India, Irlandia, Australia, dan AS untuk berkolaborasi secara virtual , daripada mencoba berkumpul secara langsung.

Ini juga dapat membantu Anda menarik pembicara dengan permintaan tinggi yang tidak memiliki waktu untuk berkomitmen pada konferensi langsung, tetapi dengan senang hati berbagi hasil industri melalui panggilan video cepat atau presentasi yang direkam sebelumnya.

Selain itu, konferensi online memungkinkan Anda membuat produk — rekaman dari konferensi Anda — yang dapat terus Anda bagikan dan gunakan sebagai alat penghasil prospek selama berbulan-bulan dan bertahun-tahun setelah peluncuran langsung awal.

Dan, akhirnya, ada yang jelas: terkadang keadaan yang tidak terduga, seperti pandemi global, dapat membuat konferensi tatap muka di lokasi tertentu menjadi tidak mungkin dilakukan.

Emily Raleigh, Manajer Pemasaran Kemitraan Merek dan Strategis HubSpot, memberikan beberapa saran jika Anda tiba-tiba mengubah acara tatap muka menjadi acara virtual: “Jika Anda beralih dari acara langsung, cobalah untuk menambahkan nilai ekstra kepada pemirsa yang sekarang disetel secara online. Lakukan sesi tambahan. Tawarkan lebih banyak waktu Tanya Jawab. Berikan penawaran ekstra istimewa. Temukan cara kreatif untuk menambahkan momen kesenangan ekstra .”

Selain itu, Raleigh menyebutkan, “Acara virtual dapat dengan mudah kehilangan salah satu manfaat terbaik dari acara langsung: hubungan manusia. Untuk mengurangi itu, pertahankan acara tetap menarik dan libatkan penonton.

Sekarang setelah kita menjelajahi beberapa manfaat, mari selami kiat Mendelsohn untuk menyukseskan acara virtual Anda berikutnya.

6 Praktik Terbaik Acara Virtual, Menurut CMO Eventbrite

1. Identifikasi audiens Anda.

Saat Anda duduk bersama tim untuk menyelenggarakan acara virtual, pertama-tama Anda harus memutuskan untuk siapa acara tersebut — juga dikenal sebagai audiens target Anda. Audiens target Anda akan memengaruhi hampir setiap aspek acara Anda, seperti pembicara yang Anda pilih, topik yang Anda liput, dan bahkan waktu Anda menyelenggarakan acara tersebut.

Mendelsohn memberi tahu saya, “Gali siapa yang Anda inginkan untuk menghadiri acara Anda, dan pahami tantangan dan tujuan mereka. Apa yang akan menginspirasi mereka untuk mendaftar? Nilai apa yang Anda berikan? Bagaimana cara terbaik Anda mewujudkannya dalam lingkungan virtual?”

Dia menambahkan, “Ingatlah bahwa acara virtual dapat memperluas audiens Anda melampaui batasan fisik secara langsung, jadi ini adalah kesempatan untuk terhubung dengan audiens baru — bahkan berpotensi secara global.”

Ini adalah salah satu manfaat utama dari acara virtual: Peluang untuk menjangkau audiens yang lebih luas daripada yang bisa Anda lakukan. Tentu saja, saat menentukan audiens target, Anda perlu mempertimbangkan wilayah mana yang paling cocok untuk acara Anda.

Misalnya, apakah topik Anda cukup luas untuk menjadi global, atau lebih baik menyelenggarakan satu sesi untuk peserta Anda di Amerika Utara, dan satu lagi untuk wilayah tertentu di Amerika Selatan atau Eropa? Alternatifnya, mungkin lebih baik memulai dengan grup kecil di satu kota, dan berkembang dari sana.

2. Susun strategi acara Anda.

Selama pandemi global, banyak pemasar bergegas mengemas ulang acara tatap muka menjadi acara virtual. Namun kenyataannya, acara virtual membutuhkan strategi yang sama sekali berbeda. Lagi pula, medianya berbeda, teknologinya berbeda, dan cara peserta berinteraksi — Anda dapat menebaknya — berbeda.

Strategi menyeluruh harus menguraikan tujuan, anggaran, dan rencana tindakan Anda untuk hari besar, menurut Mendelsohn.

Tempat yang baik untuk memulai adalah menjawab “mengapa”, atau tujuan acara Anda. Di sisi bisnis, apa yang ingin Anda capai? Misalnya, mungkin Anda ingin membangun kesadaran merek, mendorong pendapatan, atau menumbuhkan keanggotaan. Penting juga untuk mempertimbangkan apa yang diinginkan peserta dari acara Anda. Ini bisa berupa jaringan, pendidikan, hiburan, atau gabungan dari ketiganya.

Mendelsohn memberi contoh salah satu pencipta Eventbrite, studio kaca khusus UrbanGlass, yang menyelenggarakan pelatihan yang dipimpin instruktur tentang kerajinan kaca. Setelah kehadiran lebih rendah dari yang diharapkan, mereka meninjau kembali strategi mereka untuk memahami alasannya. Mereka menyadari peserta sedang mencari komunitas dan kesempatan untuk bekerja sama.

Dengan bereksperimen dengan kelas grup virtual mereka untuk memastikan mereka menawarkan rasa komunitas dan kolaborasi yang lebih baik, UrbanGlass akhirnya menemukan lebih banyak kesuksesan.

3. Permudah audiens Anda untuk berinteraksi dan berjejaring.

Sudah sulit untuk membuat orang terlibat secara langsung, tetapi begitu Anda mengalihkan acara ke online, Anda harus bersaing dengan gangguan yang tidak diinginkan.

Yang mengatakan, Anda tidak harus puas dengan keterlibatan rendah. Faktanya, 47% orang lebih cenderung mengajukan pertanyaan di acara virtual, dan 37% lebih cenderung berbicara dengan seseorang di stan virtual daripada di stan nyata. Kuncinya adalah menemukan peluang bagi orang untuk berinteraksi.

“Bangun peluang untuk partisipasi penonton. Ini bisa berupa jajak pendapat atau pemeriksaan nadi di awal acara, curah pendapat di tengah, atau sesi tanya jawab di akhir, ”kata Mendelsohn kepada saya.

Dia melanjutkan, “Jika sesuai untuk acara Anda, kirim peserta ke ruang kerja kelompok. Orang-orang lebih mungkin untuk berpartisipasi dalam kelompok yang lebih kecil.”

Jika acara Anda memiliki komponen fisik — seperti sesi yoga atau kelas memasak — akan lebih mudah melibatkan audiens. Tetapi jika tidak ada, Mendelsohn merekomendasikan untuk berpikir di luar kotak: "Mendorong audiens Anda untuk bangun, bergerak, atau berpartisipasi dalam aktivitas kelompok bisa sangat menyenangkan dan kuat."

4. Promosikan acara Anda sebelum, selama, dan sesudahnya.

Baik acara Anda secara langsung atau virtual, Anda tetap membutuhkan peserta — dan itu berarti promosi acara. Menurut Mendelsohn, ini harus terjadi sebelum, selama, dan setelah acara Anda.

Dia berkata, “Ini dapat memerlukan promosi berbayar atau mitra, posting media sosial langsung selama acara, dan email 'terima kasih' setelahnya. Pastikan untuk memanfaatkan jaringan Anda dan meminta orang lain untuk menyebarkan berita.”

Branding acara adalah aspek penting lain dari promosi. Ini bisa apa saja mulai dari logo dan tagline Anda, hingga situs web dan materi promosi Anda. Bagi Mendelsohn, ini semua tentang menciptakan branding yang kuat dan menjaganya tetap konsisten di seluruh program Anda.

5. Jadwalkan latihan teknologi.

Acara virtual bergantung pada teknologi — tetapi teknologi tidak selalu dapat diandalkan. Inilah mengapa Mendelsohn merekomendasikan latihan teknologi.

Dia menyarankan, "Selenggarakan sesi latihan dengan pembicara dan kru Anda — dan buat rencana cadangan jika terjadi hal yang tidak terduga."

Kesalahan lain dengan teknologi adalah menganggap semua peserta Anda paham teknologi. Pada kenyataannya, orang memiliki tingkat kenyamanan yang berbeda-beda dalam hal teknologi.

Mendelsohn menggarisbawahi poin ini: "Bagi orang yang tidak sering menghadiri acara online, bahkan menemukan tautan Zoom atau mengetahui cara memasukkan kode sandi bisa jadi rumit."

Untuk mengatasi tantangan ini, pertimbangkan untuk melakukan uji coba acara dari sudut pandang peserta. Klik tautan mana saja, kirim pesan di obrolan, dan luncurkan sesi yang berbeda.

Selain itu, Anda dapat menguji menggunakan berbagai platform untuk meningkatkan aksesibilitas berdasarkan preferensi platform orang.

Misalnya, Mendelsohn memberi tahu saya, “Salah satu pencipta Eventbrite, Eastwind Books of Berkeley, melihat tantangan ini saat mereka memperkenalkan pemrograman virtual. Solusi mereka? Streaming di berbagai platform, seperti Facebook Live, lalu mengarsipkan acara di YouTube, sehingga orang dapat hadir melalui teknologi pilihan mereka dan mengunjunginya lagi nanti.”

6. Tunjukkan kerendahan hati, dan nikmati prosesnya.

Akhirnya — bersenang-senanglah, dan bersedialah untuk menunjukkan kerendahan hati jika sesuatu tidak berjalan sesuai rencana.

Mendelsohn berkata, “Pada KTT RECONVENE kami tahun lalu, Victoria Luisi dari Kebun Binatang Lincoln Park mengatakan sesuatu yang melekat pada saya: 'Virtual sekarang menjadi taman bermain kami untuk mencoba hal-hal yang belum pernah kami coba sebelumnya.' Pendekatan ini dapat memperluas pemikiran kami tentang acara virtual secara keseluruhan, dan ini sangat bermanfaat untuk melibatkan audiens virtual.”

Dia menambahkan, “Kita semua berada di dunia virtual/hybrid yang berkembang ini bersama-sama. Rangkullah saat-saat kesembronoan ketika hal-hal tidak berjalan sesuai rencana dan gunakan itu sebagai cara untuk lebih memanusiakan diri Anda di depan kamera dan menjalin hubungan baik dengan audiens Anda.

Sekarang kita telah menjelajahi beberapa praktik terbaik, mari selami alat yang dapat membantu Anda membuat konferensi virtual Anda sendiri.

Alat Konferensi Virtual

1. Berharap

Hopin adalah platform all-in-one untuk merencanakan konferensi online, menawarkan segalanya mulai dari resepsi virtual hingga sesi breakout, panggung utama, dan acara networking.

Alat jaringan sangat membantu, dengan pengatur waktu yang dapat Anda atur untuk setiap peserta untuk berbaur dengan yang lain hanya beberapa menit sebelum pindah ke percakapan berikutnya (dan, jika percakapan berjalan dengan sangat baik, mereka dapat mengklik "Hubungkan" untuk menerima kontak informasi peserta lain untuk ditindaklanjuti nanti).

Acara Anda dapat menyertakan webinar dan streaming langsung, dan fungsi Obrolan Langsung memungkinkan peserta untuk mengajukan pertanyaan secara waktu nyata. Selain itu, peserta dapat menggunakan stan virtual untuk mempromosikan produk atau layanan mereka, dan juga menawarkan diskon.

Sumber Gambar

2. Wah

Aplikasi Acara Whova telah menjadi pemimpin dalam keterlibatan dan jaringan peserta sejak 2014. Selama empat tahun berturut-turut, Whova telah menerima penghargaan Aplikasi Acara Terbaik dan Penghargaan Pilihan Orang dari Penghargaan Teknologi Acara.

Penyelenggara acara dapat menggunakan Whova untuk membantu membuat acara online menjadi sangat interaktif, menyenangkan, dan produktif sebelum, selama, dan setelah acara. Alat ini langsung terintegrasi dengan streaming langsung dan alat hosting video seperti Zoom, Google Hangout, YouTube, Vimeo, dll. Ini juga menyediakan tanya jawab langsung, jaringan peserta, papan diskusi, pertandingan pertemuan, ruang peserta pameran virtual, dan bahkan pertemuan virtual -UPS.

Banyak penyelenggara menyediakan akses ke aplikasi Whova sebelum acara mereka untuk memungkinkan peserta bersosialisasi secara virtual dan mendiskusikan berbagai topik, satu lawan satu atau dalam grup virtual, membuat semua orang merasa lebih terhubung saat acara tiba. Setiap peserta memiliki profil profesional, memungkinkan mereka menemukan orang lain yang memiliki minat yang sama. Pemecah kebekuan dan obrolan dalam aplikasi, khususnya, membuatnya menyenangkan bagi orang asing untuk mengenal satu sama lain secara pribadi dan berkomunikasi dengan teman baru dan lama.

Sumber Gambar

3. Akselerasi

Accelevents adalah platform acara yang dapat disesuaikan dan fleksibel untuk menjalankan konferensi virtual, hybrid, dan tatap muka.Ini adalah platform tangguh yang menawarkan pendaftaran yang kuat, pelabelan putih sejati, streaming langsung terintegrasi, analitik mendalam, dan banyak peluang peserta pameran dan sponsor. Meskipun platformnya intuitif, mereka tetap menganggap serius dukungan dengan waktu respons rata-rata kurang dari 30 detik.

Mereka dikenal dengan rangkaian alat jaringan yang memberikan keterlibatan peserta yang kuat. Di antara alat jaringan adalah lounge, lokakarya, video peserta 1:1, jaringan kecepatan otomatis, dan obrolan peserta langsung.

Selain itu, peserta pameran dan sponsor memiliki kemampuan untuk menyesuaikan stan mereka sendiri dan terlibat dalam obrolan video dengan prospek yang mengunjungi stan mereka. Alat gamifikasi bawaan dan pemberitahuan push adalah cara yang bagus untuk mendorong keterlibatan lebih lanjut selama acara berlangsung. Mereka juga dapat beriklan di spanduk yang ditampilkan di seluruh platform dan memiliki akses mudah untuk memimpin manajemen dan analitik peserta pameran yang berwawasan luas.

Sumber Gambar

Contoh Konferensi Virtual

Konferensi Pengembang Game

Konferensi Pengembang Game (GDC) 2022 mengalihkan konferensi langsungnya ke streaming versi rekaman di saluran GDC Twitch. Konferensi masih akan mengadakan upacara untuk The Independent Games Festival (IGF) dan Game Developers Choice Awards (GDCA), dan akan mengalirkan konten sesi mulai pukul 09.00 PT setiap hari, 16-20 Maret.

GDC memiliki jadwal yang terorganisir dengan baik yang diposting di situs web mereka, dengan sesi breakout yang dipimpin oleh influencer dan pakar di industri Gaming.

Selain itu, Anda dapat menjeda sesi Langsung jika Anda tertarik untuk menonton di lain waktu, dan GDC telah menyertakan "Saluran yang Direkomendasikan" dengan jumlah kepala di sisi kiri layar. Dengan beberapa sesi yang membangkitkan lebih dari 30.000 pemirsa, dapat dikatakan bahwa GDC telah berhasil meluncurkan versi virtual dari acara tatap muka pertama mereka.

2. Hari Mitra HubSpot

Pada 7-8 April 2020, HubSpot meluncurkan Hari Mitra virtualnya sendiri. Tim Mitra menggunakan Zoom, alat konferensi video populer, dan mengirimkan “kit video” kepada setiap penyaji dengan mikrofon, kamera, pencahayaan, dan latar belakang, sehingga peserta dapat merasakan pengalaman menonton yang optimal dari setiap pembicara virtual hari itu. Selain itu, peserta menggunakan Zoom untuk berjejaring dengan mitra lain.

Saya berbicara dengan Arden Brust, Manajer di tim Pemasaran Mitra HubSpot, untuk mempelajari beberapa tantangan yang mungkin Anda alami saat merencanakan pengalaman virtual Anda sendiri.

Brust memberi tahu saya: “Saat merencanakan acara online, Anda harus tetap fleksibel dan berpikiran terbuka. Dengan acara virtual, Anda menghadapi risiko masalah teknologi, serta masalah penjadwalan yang mungkin tidak Anda pertimbangkan jika Anda mengundang semua orang secara langsung (termasuk masalah zona waktu). Untuk mengatasi hal ini, teruskan iterasi dengan tim Anda dan rencanakan untuk melakukan pivot — jangan terlalu terpaku pada rencana A sehingga Anda tidak mempertimbangkan bagaimana rencana B dapat bekerja dengan lebih baik.”

3. Bagaimana Saya Membangun Ini, oleh Women In Product

Dengan bantuan alat konferensi virtual Run The World, organisasi nirlaba Women In Product meluncurkan acara yang sepenuhnya virtual pada 7-8 Maret 2020. Konferensi Women In Product mencakup peserta dari China, India, Kanada, dan Silicon Valley.

Konferensi tersebut menghadirkan 10 pembicara yang telah membuat produk sukses — termasuk Direktur Produk di GoDaddy, Pimpinan Produk PayPal, dan Manajer Produk Senior di Ebay. Acara virtual tersebut mencakup obrolan di samping api unggun, pembicara utama, dan acara jejaring yang memungkinkan wanita mendengar tentang tantangan dan keberhasilan peluncuran produk di pasar yang berbeda.

4. KTT Penguasaan Webinar

Jon Schumacher telah menyelenggarakan webinar online untuk sementara waktu dengan hasil minimal ketika dia meluncurkan Webinar Mastery Summit, konferensi virtual untuk orang-orang yang ingin meningkatkan keterampilan webinar mereka.

KTT virtual pertamanya menampilkan 25 pakar, dan menghasilkan 7.000 pelanggan email baru dan pendapatan lebih dari $55.000 dengan penjualan All-Access Pass miliknya. Dengan All-Access, pesertanya menerima akses seumur hidup ke 17 sesi video ahli, rekaman MP3 lengkap dari semua sesi, perangkat lunak pembuatan kursus selama tiga bulan, dan akses ke komunitas pribadi untuk jaringan tambahan.

Pada akhirnya, dengan konferensi virtual, Anda dapat membuat konten terpaket yang direkam untuk perolehan prospek dan penjualan di masa mendatang bahkan setelah peluncuran langsung awal — sesuatu yang tidak dapat dilakukan oleh konferensi tatap muka, untuk semua manfaat jaringannya.

5. Grup Pengguna HubSpot (HUG)

Meghann Keogh, Manajer Pemasaran HubSpot yang bertanggung jawab atas Grup Pengguna dan Acara HubSpot, telah mengalami keadaan di mana dia merasa perlu untuk membatalkan acara tatap muka dan membuat acara virtual. Keogh memberi tahu saya bahwa dia mengadakan acara HUG virtual untuk San Francisco, NYC, Berlin, London, Helsinki, Paris, Bogota & Mexico City.

Selain itu, dia membuat obrolan api unggun virtual, termasuk yang akan datang dengan CEO & Co-Founder Brian Halligan & Christian Kinnear, VP of Sales & Managing Director EMEA.

Ketika ditanya bagaimana menjalankan acara virtual yang sukses, Keogh memberi tahu saya — “Baik secara langsung atau virtual, orang sangat ingin terhubung. Umpan balik yang kami terima sejauh ini sangat positif. Bukan hanya kota yang terhubung, tapi juga negara.”

“Apa yang membuat acara virtual kami sukses sejauh ini? Pembicara luar biasa kami yang menginspirasi, mengedukasi, dan berinovasi di komunitas HUG kami.”

Keogh menambahkan, “Kami berkomitmen untuk menghadirkan konten yang relevan ke HUG kami, baik secara langsung maupun virtual. Kami ingin memastikan komunitas kami masih memiliki kesempatan untuk terlibat satu sama lain, dan kami berdedikasi untuk mewujudkannya.”