Cara Menulis Memo [Templat & Contoh]

Memo (juga dikenal sebagai memorandum, atau “pengingat”) digunakan untuk komunikasi internal mengenai prosedur atau urusan resmi dalam suatu organisasi.

Berbeda dengan email, memo adalah pesan yang Anda kirim ke sekelompok besar karyawan, seperti seluruh departemen atau semua orang di perusahaan. Anda mungkin perlu menulis memo untuk memberi tahu staf tentang acara mendatang atau menyiarkan perubahan internal.

Jika Anda perlu memberi tahu karyawan Anda tentang urusan internal resmi, kami akan menunjukkan cara menulis memo untuk mengomunikasikan pesan Anda dengan lebih baik. Namun sebelum kita menguraikannya, mari kita bahas tentang banyak tujuan memo.

Memorandum dibagikan untuk memberi informasi kepada pembaca tentang informasi baru dan dapat diterapkan untuk berbagai komunitas dan bisnis.

Komunitas dapat menggunakan memo untuk memberitahu orang-orang di dalamnya tentang pedoman keselamatan publik, mempromosikan berbagai acara, meningkatkan kesadaran tentang hal-hal yang mempengaruhi kehidupan mereka.

Bisnis dapat menggunakan memo untuk menyampaikan informasi yang melibatkan pembaruan kebijakan, perubahan prosedur, atau membujuk karyawan untuk mengambil tindakan, seperti menghadiri pertemuan mendatang, konvensi, atau perayaan pencapaian organisasi.

Selanjutnya, kami akan memandu Anda dalam menulis memo Anda sendiri.

Anda dapat menyusun memo dalam beberapa langkah singkat. Semua memo harus mencakup hal-hal berikut:

1. Tulis judulnya.

Apa pun jenis memo yang Anda tulis, Anda harus menyertakan judulnya. Bagian ini harus mencantumkan untuk siapa memo itu (apakah individu atau departemen), tanggal, dari siapa memo itu berasal, dan baris subjek.

Baris subjek Anda harus pendek, menarik perhatian, dan memberikan gambaran umum kepada pembaca tentang isi memo tersebut.

2. Tulis pendahuluan.

Pendahuluan Anda harus merangkum tujuan memo Anda dalam dua hingga tiga kalimat. Ini harus menyoroti masalah atau masalah dan solusi yang Anda putuskan untuk dilanjutkan.

3. Berikan latar belakang permasalahan tersebut.

Di bagian ini, jelaskan alasan di balik memo tersebut. Misalnya, perubahan anggaran, restrukturisasi perusahaan, atau penerapan prosedur baru. Penjelasan ini harus memberikan justifikasi atas perubahan yang diterapkan.

4. Garis besar item tindakan dan garis waktu (Opsional).

Tergantung pada tujuan memo Anda, Anda mungkin memiliki item tindakan yang harus diselesaikan oleh karyawan atau memberikan garis waktu kapan perubahan akan dilakukan. Misalnya, mereka mungkin perlu menyelesaikan tugas atau memberikan informasi dalam batas waktu tertentu. Bagian ini harus mencakup hal-hal berikut:

• Ketika karyawan dapat mengharapkan perubahan untuk diterapkan
• Perubahan apa yang telah dilakukan dan apa yang diharapkan di masa depan
• Batas waktu yang harus mereka patuhi

Jika tidak ada tindakan yang diperlukan atas nama karyawan tersebut, Anda dapat mengabaikan bagian ini.

5. Sertakan pernyataan penutup.

Pernyataan penutup Anda akan mencakup informasi apa pun yang ingin Anda perkuat. Apakah ada kontak khusus yang harus dihubungi pembaca jika ada pertanyaan? Jika ya, sertakan mereka di sini.

6. Tinjau dan koreksi sebelum dikirim.

Langkah ini mungkin tampak mudah, tetapi penting untuk meninjau dokumen Anda sebelum mengirimkannya. Memo dimaksudkan untuk memberi tahu pembaca tentang perubahan yang akan datang dan menyampaikan informasi penting. Anda tidak ingin mengambil risiko menyebabkan kebingungan karena kesalahan ketik atau salah saji.

Untuk mulai membuat memo bisnis Anda sendiri, berikut adalah templat memo bisnis yang mudah diikuti dengan contoh cara menggunakannya untuk memenuhi berbagai kebutuhan sebagai panduan.

Templat Memo Bisnis

NOTA

KE:

DARI:

TANGGAL:

SUBJEK:

Saya menulis ini untuk memberi tahu Anda bahwa [alasan menulis memo].

Seiring pertumbuhan perusahaan kami… [bukti atau alasan untuk mendukung paragraf pembuka Anda].

Tolong beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan. Sementara itu, saya menghargai kerja sama Anda selama [informasi bisnis resmi] berlangsung.

Format Templat Memo Bisnis

Format templat memo bisnis dirancang untuk mengomunikasikan pesan Anda secara efektif. Sebuah memo harus menyebarkan informasi yang diperlukan dengan cara yang mudah dicerna oleh banyak karyawan.

Baris subjek yang akurat akan mengingatkan mereka bahwa memo ini relevan bagi mereka secara spesifik. Dan memulai dengan ringkasan eksekutif memungkinkan penerima memahami pesan umum sebelum mereka menyelami lebih dalam detailnya. Informasi latar belakang memberikan konteks pada pesan, dan ikhtisar serta garis waktu harus menjawab pertanyaan yang mungkin muncul.

Tajuk:

Di header Anda, Anda ingin memberi label dengan jelas pada konten Anda “Memorandum” sehingga pembaca Anda tahu persis apa yang mereka terima. Seperti disebutkan sebelumnya, Anda ingin memasukkan “TO”, “FROM”, “DATE”, dan “SUBJECT”. Informasi ini relevan untuk menyediakan konten, seperti siapa yang Anda tuju, dan alasannya.

Paragraf Satu:

Di paragraf pertama, Anda ingin menyatakan tujuan memo Anda dengan cepat dan jelas. Anda dapat memulai kalimat Anda dengan kalimat, “Saya menulis ini untuk memberi tahu Anda…” atau “Saya menulis ini untuk meminta… “. Memo dimaksudkan untuk singkat, jelas, dan langsung pada sasaran. Anda sebaiknya menyampaikan informasi paling penting terlebih dahulu, lalu menggunakan paragraf berikutnya sebagai peluang untuk menyelami lebih detail.

Paragraf Kedua:

Di paragraf kedua, Anda ingin memberikan konteks atau bukti pendukung. Misalnya, memo Anda memberi tahu perusahaan tentang reorganisasi internal. Jika ini kasusnya, paragraf kedua seharusnya berbunyi seperti, “Seiring dengan pertumbuhan perusahaan kami, kami memutuskan bahwa lebih masuk akal untuk memisahkan tim produksi video dari tim konten. Dengan cara ini, tim-tim tersebut dapat lebih fokus pada tujuan individu mereka.”

Paragraf Tiga:

Di paragraf ketiga, Anda ingin menyertakan permintaan khusus dari setiap karyawan — jika Anda merencanakan tamasya tim, ini adalah kolom yang akan Anda sertakan, “Silakan RSVP dengan pembatasan diet,” atau “Silakan kirim email kepada saya dengan pertanyaan.”

Sebaliknya, jika Anda memberi tahu staf tentang pembangunan gedung yang akan datang, Anda dapat berkata, "Saya menghargai kerja sama Anda selama ini." Bahkan jika tidak ada tindakan spesifik apa pun yang Anda harapkan dari karyawan, ada baiknya untuk menyertakan bagaimana Anda berharap mereka akan menangani berita tersebut dan apakah Anda mengharapkan mereka melakukan sesuatu sebagai tanggapan terhadap memo tersebut.

Templat Memo yang Dapat Diunduh

Ingin melihat format memo di atas dalam bentuk akhirnya? Unduh templat memo bisnis gratis HubSpot, seperti yang ditunjukkan di bawah ini. Dokumen tersebut memberi Anda kerangka kerja yang mengurutkan memorandum Anda ke dalam subtopik untuk membantu karyawan mencerna informasi dengan lebih baik dan memahami apa yang diharapkan dari mereka setelah membacanya.

Unduh Templat ini

Contoh Memo

Industri atau situasi yang berbeda memerlukan memo yang sedikit berbeda. Ada yang perlu lebih panjang atau lebih pendek, ada yang mungkin tidak memiliki garis waktu, dan ada yang punya informasi latar belakang yang luas. Format memo Anda harus diubah agar sesuai dengan pesan yang Anda ingin karyawan Anda terima.

Luncurkan Memo Penundaan

Tujuan dari memo ini adalah untuk mengumumkan bahwa peluncuran suatu produk akan ditunda. Pendahuluan menyertakan tanggal baru, jadi garis waktu atau ikhtisar panjang tidak diperlukan. Format memo ini dapat diterapkan pada situasi lain di mana perubahan sederhana namun penting sedang terjadi.

Yang Kami Suka : Memo peluncuran memberi pembaca wawasan di balik penundaan peluncuran produk, yang dapat mengurangi rasa frustrasi yang mungkin dirasakan pelanggan atau karyawan jika mereka tidak diberi tahu.

Perubahan tanggal, promosi, pencapaian, atau pengumuman produk lainnya juga dapat menggunakan format ini.

Memo Pembaruan Bangunan

Ada aspek logistik dalam bisnis yang menyangkut karyawan Anda, namun tidak selalu melibatkan pekerjaan mereka. Memo ini menggambarkan contoh perombakan dapur di kantor. Ini sedikit ketidaknyamanan tetapi tidak terlalu besar.

Yang Kami Suka : Memo ini menunjukkan pemahaman bisnis tentang dampak renovasi terhadap karyawan dan menunjukkan rasa hormat dan pertimbangan terhadap kebutuhan mereka.

Format memo ini dapat diterapkan pada pembaruan gedung lainnya, hari kerja dari rumah, atau pengumuman lain yang tersebar luas namun kecil.

Memo Komunitas

Perayaan, acara, hari bertema, atau hal menyenangkan lainnya untuk karyawan Anda juga dapat dikomunikasikan melalui memo. Memo komunitas seperti contoh ini umumnya lebih pendek karena tidak memerlukan banyak informasi latar belakang atau banyak detail.

Yang Kami Suka : Memo ini memiliki petunjuk yang jelas tentang di mana lokasi acara berlangsung, sesuatu yang akan kurang efektif jika hanya mencantumkan nomor lantai.

Memo semacam ini minimal harus menyertakan ringkasan, tanggal, dan lokasi.

Memo Persuasi

Memo persuasi digunakan untuk mendorong pembaca mengambil tindakan terkait suatu peristiwa atau proposisi, seperti memberikan suara atau mengajukan petisi.

Yang Kami Suka : Memo persuasi ini mengutamakan pemberian informasi kepada pembaca untuk dipelajari sendiri dan diambil keputusan berdasarkan temuannya.

Komponen utama memo persuasi harus mencakup ikhtisar tugas yang ada, konteks untuk mempelajarinya lebih lanjut, dan ajakan bertindak yang menekankan dampak yang mungkin ditimbulkan oleh pembaca.

Tulis Memo Anda Langsung pada Intinya

Perbedaan utama antara memo dan sekadar email bukanlah tingkat kerumitannya, melainkan jumlah audiensnya. Sebuah memo bisa sederhana atau rumit, asalkan memo tersebut menyampaikan pesan Anda secara efektif dan relevan dengan kelompok karyawan penerima. Dan pesannya sendiri harus jelas dan ringkas, apa pun format memo yang Anda gunakan.

Catatan Editor: Postingan ini pertama kali diterbitkan pada Oktober 2018 dan telah diperbarui agar lebih komprehensif.