Cara Menulis Memo [Template & Contoh]

Memo (juga dikenal sebagai memorandum, atau "pengingat") digunakan untuk komunikasi internal mengenai prosedur atau urusan resmi dalam suatu organisasi.

Tidak seperti email, memo adalah pesan yang Anda kirim ke sekelompok besar karyawan, seperti seluruh departemen atau semua orang di perusahaan. Anda mungkin perlu menulis memo untuk memberi tahu staf tentang acara yang akan datang atau menyiarkan perubahan internal.

Jika Anda perlu memberi tahu karyawan Anda tentang bisnis internal resmi, kami akan menunjukkan cara menulis memo untuk mengkomunikasikan pesan Anda dengan lebih baik. Namun sebelum kita memecahnya, mari kita bicara tentang berbagai tujuan memo.

Memorandum dibagikan untuk memberi tahu pembaca tentang informasi baru dan memiliki aplikasi untuk komunitas dan bisnis yang berbeda.

Komunitas dapat menggunakan memo untuk memberi tahu orang-orang di dalamnya tentang pedoman keselamatan publik, mempromosikan berbagai acara, meningkatkan kesadaran tentang hal-hal yang memengaruhi kehidupan mereka.

Bisnis dapat menggunakan memo untuk menyampaikan informasi yang melibatkan kebijakan yang baru diperbarui, perubahan prosedur, atau membujuk karyawan untuk mengambil tindakan, seperti menghadiri rapat, konvensi, atau perayaan yang akan datang untuk pencapaian organisasi.

Selanjutnya, kami akan memandu Anda menulis memo Anda sendiri.

Anda dapat menyusun memo dalam beberapa langkah singkat. Semua memo harus mencakup hal-hal berikut:

1. Tulis judul.

Apa pun jenis memo yang Anda tulis, Anda harus menyertakan tajuk. Bagian ini harus menyertakan untuk siapa memo itu (apakah individu atau departemen), tanggal, dari siapa memo itu berasal, dan baris subjek.

Baris subjek Anda harus pendek, menarik perhatian, dan memberi pembaca gambaran umum tentang isi memo tersebut.

2. Tulis pengantar.

Pengantar Anda harus meringkas tujuan memo Anda dalam dua hingga tiga kalimat. Itu harus menyoroti masalah atau masalah dan solusi yang Anda putuskan untuk maju.

3. Berikan latar belakang tentang masalah tersebut.

Pada bagian ini, jelaskan alasan di balik memo tersebut. Misalnya, perubahan anggaran, restrukturisasi perusahaan, atau peluncuran prosedur baru. Penjelasan ini harus memberikan pembenaran untuk perubahan yang diterapkan.

4. Garis besar item tindakan dan garis waktu (Opsional).

Bergantung pada tujuan memo Anda, Anda mungkin memiliki item tindakan untuk diselesaikan karyawan atau memberikan garis waktu kapan perubahan akan dilakukan. Misalnya, mereka mungkin harus menyelesaikan tugas atau memberikan informasi dengan tenggat waktu tertentu. Bagian ini harus mencakup hal-hal berikut:

• Ketika karyawan dapat mengharapkan perubahan berlaku
• Perubahan apa yang telah dilakukan dan apa yang diharapkan di masa depan
• Batas waktu yang harus mereka patuhi

Jika tidak ada tindakan yang diperlukan atas nama karyawan, Anda dapat mengabaikan bagian ini.

5. Sertakan pernyataan penutup.

Pernyataan penutup Anda akan menyertakan informasi apa pun yang ingin Anda perkuat. Apakah ada kontak khusus yang harus dihubungi pembaca untuk pertanyaan? Jika ya, sertakan mereka di sini.

6. Tinjau dan koreksi sebelum mengirim.

Langkah ini mungkin tampak seperti no-brainer tetapi penting untuk meninjau dokumen Anda sebelum mengirimkannya. Memo dimaksudkan untuk memberi tahu pembaca tentang perubahan yang akan datang dan menyampaikan informasi penting. Anda tidak ingin mengambil risiko menyebabkan kebingungan dengan kesalahan ketik atau salah saji.

Untuk mulai membuat memo bisnis Anda sendiri, inilah template memo bisnis yang mudah diikuti dengan contoh bagaimana menggunakannya untuk melayani berbagai kebutuhan sebagai panduan.

Templat Memo Bisnis

NOTA

KE:

DARI:

TANGGAL:

SUBJEK:

Saya menulis untuk memberi tahu Anda bahwa [alasan menulis memo].

Saat perusahaan kita terus berkembang… [bukti atau alasan untuk mendukung paragraf pembuka Anda].

Beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan. Sementara itu, saya menghargai kerja sama Anda saat [informasi bisnis resmi] berlangsung.

Format Templat Memo Bisnis

Format template memo bisnis dirancang untuk mengomunikasikan pesan Anda secara efektif. Sebuah memo harus menyebarkan informasi yang diperlukan dengan cara yang mudah dicerna oleh sejumlah besar karyawan.

Baris subjek yang akurat akan memberi tahu mereka bahwa memo ini relevan bagi mereka secara khusus. Dan dimulai dengan ringkasan eksekutif memungkinkan penerima untuk memahami pesan umum sebelum mereka masuk lebih dalam ke detailnya. Informasi latar belakang menawarkan konteks pesan, dan ikhtisar serta garis waktu harus menjawab pertanyaan yang mungkin muncul.

Tajuk:

Di header Anda, Anda ingin memberi label yang jelas pada konten Anda "Memorandum" sehingga pembaca Anda tahu persis apa yang mereka terima. Seperti yang disebutkan sebelumnya, Anda ingin memasukkan "TO", "FROM", "DATE", dan "SUBJECT". Informasi ini relevan untuk menyediakan konten, seperti siapa yang Anda tuju, dan mengapa.

Paragraf Satu:

Di paragraf pertama, Anda pasti ingin menyatakan tujuan memo Anda dengan cepat dan jelas. Anda dapat memulai kalimat Anda dengan frasa, "Saya menulis untuk memberi tahu Anda …" atau "Saya menulis untuk meminta …". Memo dimaksudkan untuk menjadi singkat, jelas, dan to the point. Anda pasti ingin menyampaikan informasi terpenting Anda di muka, lalu gunakan paragraf berikutnya sebagai peluang untuk menyelami lebih detail.

Paragraf Dua:

Di paragraf kedua, Anda ingin memberikan konteks atau bukti pendukung. Misalnya, memo Anda memberi tahu perusahaan tentang reorganisasi internal. Jika demikian, paragraf kedua harus mengatakan sesuatu seperti, “Seiring dengan pertumbuhan perusahaan kami, kami telah memutuskan untuk memisahkan tim produksi video kami dari tim konten kami. Dengan cara ini, tim-tim tersebut dapat lebih fokus pada tujuan individu mereka.”

Paragraf Tiga:

Di paragraf ketiga, Anda ingin menyertakan permintaan khusus Anda untuk setiap karyawan — jika Anda merencanakan tamasya tim, ini adalah ruang yang akan Anda sertakan, “Silakan RSVP dengan pembatasan diet,” atau “Silakan email saya dengan pertanyaan.”

Sebaliknya, jika Anda memberi tahu staf tentang konstruksi gedung yang akan datang, Anda dapat berkata, "Saya akan menghargai kerja sama Anda selama ini." Bahkan jika tidak ada tindakan khusus yang Anda harapkan dari karyawan, akan sangat membantu untuk menyertakan bagaimana Anda berharap mereka akan menangani berita tersebut dan apakah Anda mengharapkan mereka melakukan sesuatu untuk menanggapi memo tersebut.

Templat Memo yang Dapat Diunduh

Ingin melihat format memo di atas dalam bentuk akhirnya? Unduh templat memo bisnis gratis HubSpot, ditunjukkan di bawah ini. Dokumen tersebut memberi Anda kerangka kerja yang memilah memorandum Anda ke dalam subtopik untuk membantu karyawan mencerna informasi dengan lebih baik dan memahami apa yang diharapkan dari mereka setelah membacanya.

Unduh Templat ini

Contoh Memo

Industri atau situasi yang berbeda akan membutuhkan memo yang sedikit berbeda. Yang tertentu perlu lebih panjang atau lebih pendek, yang lain mungkin tidak memiliki garis waktu, dan beberapa akan memiliki informasi latar belakang yang luas. Format memo Anda harus diubah agar sesuai dengan pesan yang ingin diterima karyawan Anda.

Luncurkan Memo Penundaan

Tujuan dari memo ini adalah untuk mengumumkan bahwa peluncuran suatu produk akan ditunda. Pendahuluan menyertakan tanggal baru, jadi garis waktu atau ikhtisar panjang tidak diperlukan. Format memo ini dapat diterapkan pada situasi lain di mana perubahan sederhana namun penting terjadi.

Apa yang Kami Suka : Memo peluncuran memberi pembaca wawasan di balik penundaan peluncuran produk, yang dapat mengurangi rasa frustrasi yang mungkin dirasakan pelanggan atau karyawan jika mereka tidak diberi tahu.

Perubahan tanggal, promosi, pencapaian, atau pengumuman produk lainnya juga dapat menggunakan format ini.

Membuat Memo Pembaruan

Ada aspek logistik bisnis yang menyangkut karyawan Anda, tetapi tidak harus melibatkan pekerjaan mereka. Memo ini menggambarkan contoh perombakan dapur di kantor. Ini sedikit merepotkan tetapi tidak terlalu besar.

Apa yang Kami Suka : Memo ini menunjukkan pemahaman bisnis tentang dampak renovasi terhadap karyawan dan menunjukkan rasa hormat dan pertimbangan untuk kebutuhan mereka.

Format memo ini dapat diterapkan pada pembaruan gedung lainnya, hari kerja dari rumah, atau pengumuman lain yang tersebar luas namun kecil.

Memo Komunitas

Perayaan, acara, hari bertema, atau hal menyenangkan lainnya untuk karyawan Anda juga dapat dikomunikasikan melalui memo. Memo komunitas seperti contoh ini umumnya lebih pendek karena tidak memerlukan banyak informasi latar belakang atau banyak detail.

Apa yang Kami Suka : Memo ini memiliki petunjuk yang jelas tentang di mana menemukan acara berlangsung, sesuatu yang akan kurang efektif jika hanya menyertakan nomor lantai.

Memo semacam ini harus menyertakan ringkasan, tanggal, dan lokasi minimal.

Memo Persuasi

Memo persuasi digunakan untuk mendorong pembaca mengambil tindakan terkait suatu peristiwa atau proposisi, seperti pemungutan suara atau petisi.

What We Like : Memo persuasi ini mengutamakan pemberian informasi kepada pembaca untuk belajar sendiri dan mengambil keputusan berdasarkan temuan mereka.

Komponen utama memo persuasi harus mencakup ikhtisar tugas yang ada, konteks untuk mempelajarinya lebih lanjut, dan seruan untuk bertindak yang menekankan dampak yang berpotensi dibuat oleh pembaca.

Tulis Memo Anda To the Point

Perbedaan utama antara memo dan hanya email bukanlah tingkat kerumitannya, melainkan ukuran audiensnya. Memo bisa sederhana atau rumit, asalkan mengkomunikasikan pesan Anda secara efektif dan relevan dengan kelompok karyawan penerima. Dan pesan itu sendiri harus jelas dan ringkas, apa pun format memo yang Anda gunakan.

Catatan editor: Posting ini awalnya diterbitkan pada Oktober 2018 dan telah diperbarui untuk kelengkapannya.