Cara Menulis Rencana Komunikasi yang Efektif [+ Templat]

Ingat "Tide Pod Challenge?" Waktu yang menghebohkan di awal tahun 2018 ketika remaja memfilmkan diri mereka sendiri menelan deterjen?

Meskipun ini adalah awal tahun baru yang lucu (walaupun berbahaya), peningkatan kecil keburukan ini adalah kekacauan PR untuk merek deterjen yang dimaksud, Tide, yang tim komunikasi krisisnya harus memikirkan bagaimana menanggapi remaja Amerika yang menelan racun mereka. produk. Perusahaan induk Tide, Procter & Gamble, menanggapi dengan cepat, sebagian besar berkat rencana komunikasi mereka.

Dalam postingan ini, Anda akan mempelajari cara membuat rencana komunikasi yang efektif yang mempersiapkan Anda dan perusahaan Anda untuk situasi apa pun.

Rencana komunikasi dapat membantu Anda mengklarifikasi tujuan peluncuran produk atau inisiatif baru dan secara resmi menentukan pesan yang ingin Anda sampaikan kepada audiens yang dituju.

Selain itu, rencana komunikasi dapat membantu bisnis Anda selama masa krisis jika pesan pemasaran atau keputusan bisnis sebelumnya merusak reputasi Anda di mata pemangku kepentingan internal atau pelanggan.

Jika perusahaan tidak memiliki rencana komunikasi, mereka tidak akan siap ketika terjadi bencana. Mungkin tidak mungkin perusahaan Anda akan menemukan remaja memakan produk Anda untuk ketenaran internet, tetapi bukan tidak mungkin bahwa Anda tidak akan pernah menemukan diri Anda memerlukan prosedur untuk menangani situasi sulit secara efektif.

Butuh template rencana komunikasi yang gratis dan mudah digunakan? HubSpot memiliki 12. Lihat toolkit ini untuk semua yang Anda butuhkan untuk membuatnya sendiri.

Ini adalah bagian dari template yang ditawarkan di toolkit. Untuk template khusus ini, organisasi dipisahkan menjadi beberapa fase, deskripsi fase tersebut, dan siapa yang perlu menyelesaikan tindakan tersebut.

Unduh Template Ini Gratis

Sekarang setelah kita membahas bagaimana rencana komunikasi dapat membantu, mari pelajari cara menulis rencana komunikasi yang efektif.

1. Lakukan audit atas materi komunikasi Anda saat ini.

Sebelum duduk untuk menjalankan rencana Anda, pertama-tama Anda harus memutuskan di mana itu akan cocok dengan bisnis Anda. Jadi, penting bagi Anda untuk menyelesaikan "keadaan serikat", atau audit iklim komunikasi saat ini di dalam perusahaan Anda. Ini dapat membantu Anda mengidentifikasi area masalah apa pun.

Misalnya, Anda perlu membuat rencana komunikasi untuk peluncuran produk baru. Untuk membuat rencana Anda, pertama-tama Anda harus melakukan audit untuk mengidentifikasi kesenjangan dalam pendekatan pemasaran Anda saat ini.

Setelah melakukan audit, Anda mungkin menemukan ada celah besar dalam materi pemasaran Anda di mana Anda jarang membahas topik yang selaras dengan produk baru Anda. Anda ingin memastikan topik ini masuk ke dalam rencana komunikasi Anda.

Untuk melakukan audit, Anda harus mengumpulkan dan menginterpretasikan data dengan hati-hati tentang kinerja rencana pemasaran Anda saat ini dan membangun jalur ke depan berdasarkan hasil tersebut. Selain itu, Anda dapat mempertimbangkan mengadakan grup fokus atau mengirim survei ke audiens Anda untuk menemukan celah dalam materi komunikasi Anda saat ini.

Tentu saja, Anda ingin mempertimbangkan tujuan rencana komunikasi Anda saat melakukan audit. Dalam contoh di atas, mengetahui bahwa Anda kekurangan materi tentang subjek tertentu hanya penting jika tujuan Anda adalah mendorong prospek dan konversi ke produk yang selaras dengan subjek tersebut.

Misalnya, jika Anda meluncurkan alat pemasaran email baru dan melihat bahwa Anda kekurangan konten di Google Ads, ini mungkin bukan informasi yang relevan untuk rencana komunikasi Anda. Namun, jika Anda melewatkan konten tentang praktik terbaik pemasaran email, itu adalah informasi penting yang dapat Anda gunakan untuk menyesuaikan rencana komunikasi dengan tepat.

2. Tetapkan sasaran SMART untuk rencana komunikasi Anda berdasarkan hasil audit Anda.

Setelah audit Anda, Anda ingin menyusun beberapa sasaran berdasarkan data dari hasil. Apa yang ingin Anda capai dengan rencana ini?

Jika ragu, ingatlah bahwa tujuan Anda harus SMART: Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Berbasis Waktu.

Misalnya, jika agen kecil menulis rencana komunikasi untuk kliennya, mereka mungkin menulis tujuan seperti ini: "Kami berencana untuk meningkatkan lamaran kerja untuk klien kami sebesar 25% selama satu kuartal."

Alternatifnya, mungkin tim SDM Anda perlu menulis rencana komunikasi untuk merancang matriks pertumbuhan baru bagi kontributor individu yang tidak ingin menjadi manajer.

Jika demikian, tim SDM Anda perlu mengidentifikasi tujuan spesifik yang ingin mereka capai sebagai hasil dari rencana mereka, bahkan jika hasilnya kurang terukur — misalnya, tujuan mereka mungkin untuk “meningkatkan tingkat retensi karyawan sebesar 10% dari tahun berikutnya” atau bahkan “meningkatkan kepuasan karyawan, seperti yang ditunjukkan oleh skor NPS mereka berikutnya”. Mereka harus menyampaikan tujuan ini kepada pemangku kepentingan untuk mendapatkan kepemimpinan.

Unduh Template Sasaran SMART Gratis Anda

3. Identifikasi audiens yang Anda rencanakan untuk menyampaikan rencana komunikasi Anda.

Komunikasi yang baik dimulai dengan mengetahui dan memahami pendengar Anda. Dalam hal ini, jika rencana komunikasi krisis adalah untuk pemangku kepentingan, yang mana yang Anda tulis? Contoh pemangku kepentingan termasuk karyawan, investor, pelanggan, pejabat pemerintah daerah, atau media.

Jika Anda menulis untuk outlet media, siaran pers yang merinci tujuan Anda adalah ide yang bagus untuk audiens tersebut. Harus ada proses tentang siapa yang akan berbicara kepada media, garis besar tentang apa yang akan mereka katakan, dan rencana aksi yang dibuat untuk bergerak maju.

Alternatifnya, jika audiens Anda adalah karyawan Anda, Anda mungkin ingin membuat dokumen internal terbaru untuk dirujuk oleh karyawan, serta informasi kontak untuk DRI internal jika mereka memiliki pertanyaan lanjutan.

4. Buat garis besar dan tulis rencana Anda, ingat audiens Anda.

Saat Anda siap untuk menguraikan dan menulis rencana Anda, kemungkinan paling mudah jika Anda memulai dengan tabel atau bagan untuk mengidentifikasi pesan yang perlu Anda promosikan, kepada siapa Anda menargetkan pesan tersebut, dan di saluran mana.

Setelah Anda membuat garis besar umum, inilah cara yang Anda inginkan untuk menyusun rencana komunikasi Anda (jangan ragu untuk menyalin bagian ini ke dalam Daftar Isi untuk rencana Anda sendiri):

• Tujuan (untuk apa rencana komunikasi ini)
• Kerangka Eskalasi (termasuk 'garis pertahanan pertama' dan 'tim respons yang lebih besar')
• Peran dan tanggung jawab masing-masing karyawan
• Lakukan dan Jangan
• Bagaimana mempertahankan rencana respons yang efektif

(Jika Anda memerlukan bantuan untuk menulis rencana komunikasi, unduh templat rencana komunikasi gratis kami yang siap pakai.)

Saat menulis rencana komunikasi Anda, bekerjalah dengan kelompok atau perwakilan dari pemangku kepentingan Anda untuk meningkatkan akurasi. Strategi harus memecahkan tujuan atau potensi risiko.

Misalnya, jika Anda bekerja untuk biro iklan yang bertujuan mempromosikan produk klien, risikonya mungkin menghabiskan uang untuk iklan berbayar tanpa jaminan ROI. Untuk mengatasi risiko tersebut, agensi harus merinci langkah-langkah berbeda untuk memastikan iklan tersebut efektif sebelum dipublikasikan.

5. Tentukan saluran yang Anda perlukan untuk menyampaikan pesan Anda.

Saluran yang Anda pilih untuk berkomunikasi dengan audiens bergantung pada pesan Anda, dan kepada siapa Anda ingin menyampaikan pesan tersebut. Misalnya, jika Anda membuat rencana komunikasi untuk karyawan internal, Anda dapat mengirimkan rencana komunikasi Anda dalam email seluruh perusahaan, atau menggunakan rapat tim tatap muka untuk menyampaikan pesan Anda.

Alternatifnya, jika Anda berkomunikasi dengan pelanggan, Anda mungkin menentukan cara terbaik untuk berkomunikasi melalui buletin email, atau melalui siaran pers.

Tentu saja, saluran yang Anda pilih akan bergantung pada tujuan Anda, tetapi penting saat Anda menulis rencana komunikasi agar Anda tetap mengingat metode distribusi Anda.

6. Putuskan anggota tim mana yang bertanggung jawab untuk menyampaikan pesan.

Setelah Anda menentukan pemirsa dan saluran tempat Anda akan menyampaikan rencana komunikasi, cari tahu DRI untuk menyampaikan pesan tersebut.

Misalnya, jika tim SDM Anda mengajukan matriks pertumbuhan baru ke kepemimpinan, Anda dapat meminta Direktur SDM Anda untuk menyampaikan promosi awal di rapat pertama. Setelah kepemimpinan bergabung, Anda dapat meminta setiap perwakilan SDM untuk menyampaikan satu sesi pelatihan untuk setiap tim internal guna memastikan setiap karyawan memahami apa yang berubah secara internal, dan mengapa.

7. Perkirakan garis waktu berapa lama setiap langkah harus diambil.

Anda harus memiliki perkiraan kasar tentang berapa banyak waktu yang dibutuhkan setiap langkah dalam menjalankan strategi Anda. Misalnya, jika rencana Anda perlu beralih dari atasan ke bawah ke karyawan, ada baiknya untuk memperhitungkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melewati rantai komando. Juga pintar untuk menyimpulkan berapa lama siklus media akan bertahan.

Misalnya, untuk kesalahan kecil pada kampanye iklan, biro iklan mungkin memperkirakan siklus untuk mengendalikan masalah akan memakan waktu satu bulan — termasuk pertemuan dengan klien, pemangku kepentingan, dan karyawan untuk membahas langkah-langkah selanjutnya.

8. Ukur hasil rencana Anda setelah dipresentasikan kepada pemangku kepentingan, dan tentukan keberhasilan dan area untuk perbaikan.

Selalu ada ruang untuk perbaikan. Ukur hasil rencana setelah dipresentasikan kepada pemangku kepentingan, dan tentukan aspek yang berjalan dengan baik, dan area untuk perbaikan di masa mendatang.

Misalnya, biro iklan mungkin tidak memenuhi tujuannya untuk meningkatkan aplikasi prospektif sebesar 25% dalam satu kuartal. Mereka mungkin menyusun ulang tujuan mereka untuk memberi diri mereka lebih banyak waktu atau memutar fokus triwulan mereka agar sesuai dengan tujuan tersebut.

Alternatifnya, jika Anda melihat bahasa tertentu dalam rencana komunikasi Anda menimbulkan tingkat stres atau ketakutan dengan pemangku kepentingan internal, pertimbangkan bagaimana Anda dapat mengubah kata lain kali untuk memastikan rencana komunikasi Anda terasa bermanfaat, bermanfaat, dan positif.

Beberapa aspek dalam membangun rencana komunikasi dapat menjadi perjalanan “pilih petualangan Anda sendiri”. Kuncinya adalah memilih aspek yang paling mencerminkan kebutuhan bisnis Anda di saat komunikasi yang efektif adalah kuncinya. Apa yang perlu diketahui pemangku kepentingan Anda, dan bagaimana cara terbaik untuk mengomunikasikannya?

Rencana komunikasi bisa jadi rumit, tetapi menulis rencana komunikasi yang efektif akan terbukti dengan umur panjangnya. Rencana komunikasi berikut mencakup analisis untuk pemangku kepentingan yang akan Anda tanggapi dan prosedur tentang apa yang harus disertakan dalam komunikasi tersebut.

1. Rencana Komunikasi Strategis

Rencana komunikasi Bright Hub Project Management menjelaskan bagaimana, kapan, dan mengapa komunikasi terjadi dalam organisasinya.

Contoh ini bagus karena merinci bagaimana manajer komunikasi menulis rencana krisis dan mengakui bahwa terkadang pemasar atau manajer proyek yang sibuk mengambil tanggung jawab ini.

Sumber Gambar

2. Rencana Komunikasi Proyek

Berikut adalah contoh Proyek Peningkatan Penagihan dari Simplicable. Rencana komunikasi ini memetakan semua pertemuan penting dan dokumen yang diperlukan untuk proyek tersebut. Seperti yang Anda lihat, itu juga termasuk bagian yang diperlukan termasuk audiens, tujuan, format, dan DRI.

Sumber Gambar

3. Rencana Komunikasi Pemasaran

Rencana komunikasi pemasaran sangat penting untuk berkomunikasi dengan target pasar Anda, terutama saat meluncurkan produk atau inisiatif baru. Contoh dari Smartsheet ini memungkinkan Anda merencanakan strategi komunikasi pemasaran untuk pelanggan, prospek penjualan, mitra media, pemangku kepentingan internal, dan acara.

Sumber Gambar

4. Rencana Komunikasi Perusahaan

Rencana komunikasi korporat menguraikan bagaimana organisasi berkomunikasi secara internal dan eksternal. Contoh dari Smartsheet ini adalah peta jalan sembilan langkah yang menyertakan ruang untuk pernyataan misi, ringkasan eksekutif, analisis situasi, pesan utama, dan banyak lagi.

Sumber Gambar

5. Rencana Komunikasi Krisis

Daftar periksa komunikasi di bawah ini, oleh Prezly, memberikan gambaran besar tentang rincian rencana krisis dari awal hingga akhir. Ini dapat digunakan sebagai panduan yang efektif saat menyusun strategi manajemen krisis.

Sumber Gambar

Kiat Perencanaan Komunikasi

Perencanaan komunikasi bisa rumit, jadi inilah beberapa tip tambahan yang perlu diingat untuk membantu rencana Anda bersinar: saat menjelaskan prosedur untuk menangani krisis, sertakan siapa yang terlibat dalam situasi tersebut. Hal ini memungkinkan pemangku kepentingan membayangkan proses pengambilan keputusan.

Selain itu, jika Anda adalah bagian dari perusahaan besar dengan daftar pemangku kepentingan yang luas, Anda boleh membagi audiens target untuk rencana Anda.

Misalnya, mungkin audiens Anda lebih dari sekadar "konsumen". Pisahkan kelompok pemangku kepentingan untuk pemahaman yang lebih mudah dan solusi yang lebih berbeda.

Pada akhirnya, rencana komunikasi Anda harus secara jelas dan ringkas memberikan informasi yang diperlukan kepada semua orang yang terlibat dalam keputusan bisnis, peluncuran produk, atau krisis PR. Gunakan strategi yang disebutkan di atas, serta templat rencana komunikasi kami, untuk memastikan strategi Anda seefektif mungkin.

Catatan editor: Posting ini awalnya diterbitkan pada bulan September 2019 dan telah diperbarui untuk kelengkapannya.