Cara Menulis Email Hebat Dalam 16 Langkah Cepat

Apakah Anda ingin menjadi pengusaha yang lebih percaya diri dan sukses? Berhenti mengirim email biasa-biasa saja.

Ungkapan "kesan pertama itu penting" lebih benar dari sebelumnya di dunia email.

Jika Anda melihat dinding berisi teks tebal atau istilah yang salah eja, kemungkinan besar Anda akan terpental atau kehilangan konsentrasi, terlepas dari apakah email tersebut dikirim oleh eksekutif tingkat-c, anggota keluarga, atau pemasar yang menjual cerita.

Etiket email yang buruk dapat merusak hubungan dengan klien, kolega, dan mitra.

Setelah gagal berkomunikasi karena email saya sendiri yang rusak dan kemudian membimbing penulis dan klien lain melalui masalah yang sering terjadi ini, saya mengizinkan prinsip-prinsip berikut untuk mendorong email yang jelas dan penuh perhatian.

Berikut ini adalah 16 saran tentang cara berhenti mengirim email yang membosankan. Jadilah unik.

1. Pertama dan terpenting, jangan gunakan alamat email yang aneh.

Gunakan nama yang sebenarnya, bukan yang konyol, yang terlihat profesional.

Untuk email pribadi, rumus berikut selalu valid: nama depan dan inisial nama belakang atau nama lengkap, seperti [email protected] atau [email protected]

Gunakan nama yang lebih umum untuk email lain yang digunakan oleh tim, seperti akses ke situs web klien atau data kinerja, seperti [dilindungi email], [dilindungi email], dan seterusnya.

2. Baris topik yang berguna

Jangan mengelak. Dua aspek utama baris subjek adalah tentang isi email dan tindakan apa yang diperlukan. Ini menyederhanakan banyak hal dan menghilangkan kesalahpahaman.

Rumus ini juga membantu dalam penemuan email saat mencari.

Anda juga dapat memengaruhi pembukaan baris subjek dengan menggunakan tanda kurung dan tanda kurung di awal baris subjek. Gunakan mereka untuk mengatur nada dan huruf besar bagian itu dari email, sambil membiarkan sisa huruf besar kalimat saja. Sebagai contoh anggota tim, pertimbangkan hal berikut:

[Diperlukan Pengeditan] Revisi akhir diperlukan untuk artikel ghostwriting XXX.

Berikut ini contoh untuk klien:

[Diperlukan Tindakan] Persetujuan diperlukan untuk ghostwriting artikel tentang etiket email.

3. Saat merespons, ubah baris topik.

Saat menanggapi email, pastikan untuk mengedit baris subjek agar lebih jelas.

Inilah metode cepat untuk mencapainya:

[Reaksi James] Re: Sudahkah Anda menerima laporan SEO yang diperbarui?

4. Satu topik per utas

Ini adalah hukum kejelasan yang tidak bisa dilanggar. Saat menanggapi email, diskusikan topik utama diskusi saja.

Ini membuat segalanya menjadi lebih mudah dan membuatnya lebih mudah untuk mengidentifikasi jawaban saat memindai utas email (itulah sebabnya baris subjek yang jelas menunjukkan subjek dan tindakan yang relevan selalu diperlukan).

5. Halo… Salam: menyapa penerima

Pertama dan terpenting, selalu panggil orang tersebut dengan namanya. Jangan hanya mulai berbicara. Itu menunjukkan bahwa Anda tidak punya waktu untuk mereka dan tidak peduli (walaupun email harus singkat dan to the point).

Penggunaan slang atau kosa kata jalanan, seperti "Hei," dilarang.

Pertimbangkan bagaimana Anda akan berbicara kepada seorang veteran perang yang dihormati atau seorang wanita berusia 100 tahun. Bersikaplah jujur ​​tetapi terus terang.

Tiga teratas adalah sebagai berikut:

1. Halo (nama)
2. Selamat pagi (nama)
3. Selamat malam (nama)

Saat mengucapkan selamat tinggal, gunakan prosedur yang sama.

Tiga pilihan teratas adalah:

1. Terbaik
2. Terima kasih atas waktu Anda
3. seterusnya

6. Personalisasi tanda tangan Anda untuk membantu Anda dan perusahaan Anda menonjol.

Selalu memiliki tanda tangan yang dipersonalisasi yang mencakup, minimal, sebagai berikut:

• Nama lengkap
• Judul
• Nomor telepon
• Logo perusahaan terhubung ke situs webnya.
• Tautan ke media sosial

Selain itu, jika Anda secara rutin menulis di publikasi pihak ketiga, menerbitkan buku, atau ditampilkan di saluran media terkemuka, berikan informasi berikut di tanda tangan Anda: Baca "judul" buku terbaru saya; baca artikel Pengusaha terbaru saya; dan seterusnya.

7. Format dengan paragraf singkat dan tonton video lucu

Pernahkah Anda menerima email yang hanya terdiri dari satu paragraf panjang? Blok teks ini tampaknya sulit, dan Anda akan kehilangan perhatian.

Buat paragraf Anda lebih pendek. Hanya satu atau dua kalimat.

Juga, jaga agar frasa Anda singkat dan langsung pada intinya. Ini memungkinkan pesan Anda tersampaikan kepada pembaca dengan cepat dan jelas.

Selain itu, hindari penggunaan tanda seru atau emotikon.

8. Jangan pernah membuat karya yang emosional.

Jangan menulis email saat emosi Anda sedang memuncak, terutama jika sedang marah atau tegang. Luangkan waktu sejenak untuk bernapas jika ada sesuatu yang penting, seperti email mendesak dari klien tentang tenggat waktu yang terlewat. Berjalan-jalan cepat. Keluarkan sebuah buku. Lakukan apa pun kecuali khawatir tentang menjawab untuk sementara waktu.

Kemudian, ketika Anda merasa segar kembali, bereaksi, atau jika Anda berurusan dengan seseorang yang menuntut tanggapan yang sangat mendesak, katakan bahwa Anda akan menghubungi mereka kembali sesegera mungkin. Kemudian beri diri Anda istirahat mental.

Ini juga merupakan kecemerlangan juru gambar. Buat mereka untuk email yang paling penting, dan kemudian tidur di atasnya. Hari berikutnya, kemungkinan besar Anda akan berubah pikiran tentang apa yang ingin Anda katakan, dan pesan Anda akan lebih baik dan lebih menarik.

9. Tanggapi sesegera mungkin

Waktu respons bervariasi tergantung pada tingkat urgensi.

Jika Anda tahu Anda akan membutuhkan waktu ekstra untuk merespons, tulis respons cepat dalam jangka waktu 24 jam itu yang menjelaskan mengapa bersama dengan tanggal pasti mereka harus mengantisipasi respons balasan:

Pam di sini.
Saya harap semuanya baik-baik saja. Biarkan saya menyelidiki ini lebih lanjut dan menghubungi Anda kembali pada hari Jumat.

10. Jangan mengirim atau menanggapi email di akhir pekan atau di luar jam kerja.

Kecuali itu persyaratan pekerjaan Anda. Berikut adalah beberapa contoh:

Ini menunjukkan kepada calon klien bahwa Anda putus asa.

Ini menunjukkan kepada klien atau tim Anda bahwa Anda khawatir, yang menunjukkan manajemen waktu yang buruk.

Ini menunjukkan gila kerja, yang berjalan dengan baik dengan kurangnya perhatian.

Anda juga akan mendidik orang untuk percaya bahwa Anda terus-menerus "aktif", dan mereka akan mulai mengantisipasi balasan dari Anda bahkan ketika Anda tidak. Dan, jika itu benar-benar darurat, seperti situs web klien sedang down atau sesuatu yang mengerikan terjadi pada klien/anggota tim, SMS atau telepon.

11. Pahami zona waktu Anda.

Pahami zona waktu orang yang Anda kirimi email. Sekali lagi, ini menunjukkan bahwa Anda menghabiskan waktu tambahan untuk mempelajari sesuatu, yang menunjukkan bahwa Anda peduli.

Pertimbangkan untuk menerima email dari klien di Israel saat mereka memulai hari mereka dan Anda akan pergi tidur yang mengatakan, "Selamat pagi." Ini, sekali lagi, menunjukkan kurangnya konsentrasi mereka.

12. Berikan alamat email penerima Anda.

Berapa kali Anda secara tidak sengaja menekan tombol kirim? Beberapa sistem, seperti Google Gmail, menyertakan zona penyangga untuk transmisi, tetapi tidak semuanya. Saat menarik email yang belum selesai atau belum diedit, ini mungkin membuat Anda tidak terlihat sok.

13. Perhatikan tanggapan Anda.

Email tersedia secara luas. Selalu periksa kembali informasi penerima Anda sebelum mengklik tombol kirim. Anda mungkin berbicara secara berbeda kepada satu orang dari yang lain, dan pesan mungkin menjadi kacau (atau Anda dalam masalah jika ada hal negatif).

Juga, perlu diingat bahwa orang lain mungkin bereaksi semua dengan respons hanya untuk Anda. Ingat ini sebelum mengirim email yang sama ke beberapa orang.

14. Jangan gunakan kata “maaf”.

"Maaf atas keterlambatannya" adalah yang terburuk. Ini menyampaikan pesan bahwa Anda tidak teratur. Sebaliknya, katakan "tolong maafkan keterlambatannya." Tidak perlu masuk ke spesifik.

Pendekatan lain yang masuk akal adalah menghindari penggunaan kata "maaf". Istilah itu menunjukkan kelemahan. Anda tidak ingin terlihat lemah. Pernah.

15. Berinteraksi dengan pembaca

Kurangi penggunaan "Saya" dan bicara langsung kepada penerima. Hal ini terutama berlaku untuk klien.

Selalu sapa penerima secara langsung dan tinggalkan sebanyak mungkin kata "Saya".

16. Negatif harus diubah menjadi positif

Kata-kata memiliki makna baik pada tingkat sadar dan bawah sadar. Hindari frasa seperti "Saya tidak bisa", "Perusahaan saya berharap bisa," dan "Seandainya saya bisa.""

Ini adalah beberapa tingkat komentar negatif yang mungkin mengurangi keseluruhan pesan positif Anda. Interaksi semacam ini, tanpa mempelajari neurobiologi, membuat pemrograman yang buruk untuk Anda dan klien Anda. Dan semakin banyak tindakan ini diulang, semakin menjadi kebiasaan.

Manfaatkan hal-hal yang positif. Ganti kaleng dengan yang tidak bisa untuk menciptakan dialog yang lebih positif. Alih-alih menyatakan, "Perusahaan saya berharap dapat menciptakan hasil yang lebih tepat waktu," katakan, "Perusahaan saya ingin dapat menghasilkan hasil yang lebih tepat waktu." “Saat kami fokus pada kebutuhan Anda, perusahaan saya memberikan pekerjaan yang lebih tepat waktu…”

Email adalah sarana kontak yang bisa membuat atau memutuskan hubungan, terutama sekarang karena pekerjaan jarak jauh telah mengubah aspek komunikasi untuk banyak bisnis.

Ide-ide cepat ini dapat membantu Anda menonjol dari keramaian dengan menyederhanakan dan memperjelas pesan Anda. Mereka akan membuat Anda menjadi penulis email yang lebih baik, yang akan membantu Anda menjadi pengusaha yang lebih baik.