5 Manfaat Menerapkan Basis Pengetahuan Internal

Semakin banyak organisasi yang menerapkan basis pengetahuan internal karena berbagai alasan. Saat Anda mengembangkan bisnis, Anda juga memerlukan tempat di mana karyawan dapat terhubung dan mengambil informasi berharga yang dapat membantu mereka membuat keputusan yang tepat.

Dengan menerapkan basis pengetahuan internal, Anda dapat menuai banyak manfaat yang datang dengan kumpulan informasi dan pengetahuan yang terorganisir ini dari dalam organisasi Anda. Jadi apa yang sebenarnya terjadi ketika Anda membuat informasi ini tersedia untuk semua orang yang membutuhkannya?

Mari kita lihat lebih dekat dan Anda akan melihat mengapa organisasi Anda membutuhkan basis pengetahuan internal. Singkatnya, ini akan membuat operasi Anda jauh lebih efisien dan karyawan Anda jauh lebih produktif.

Meningkatkan Produktivitas di Semua Departemen

Pentingnya produktivitas tidak perlu dijelaskan sama sekali, tetapi sangat mengkhawatirkan melihat seberapa banyak produktivitas yang turun selama beberapa tahun terakhir. Rata-rata karyawan hanya produktif selama 2 jam 53 menit per hari karena berbagai faktor, dan itu perlu diubah.

Salah satu alasan mengapa produktivitas sangat rendah adalah karena karyawan menghabiskan banyak waktu mereka untuk mencari informasi. Hal ini terutama berlaku untuk organisasi yang lebih besar dengan banyak karyawan dan mereka yang tidak memiliki sistem yang tepat untuk menyimpan dan menemukan informasi.

Jika Anda pernah harus mencari melalui kotak yang berantakan, menelusuri pesan Slack lama, atau menemukan rekan kerja yang mungkin memiliki informasi yang Anda cari, Anda tahu berapa banyak waktu yang bisa terbuang. Namun, jika Anda menerapkan basis pengetahuan internal tempat Anda menyimpan semua data penting, itu akan menjadi masa lalu.

Meningkatkan Keterlibatan Karyawan

Perbedaan antara karyawan yang bertunangan dan tidak bertunangan sangat mengejutkan. Keterlibatan karyawan meningkatkan moral, meningkatkan profitabilitas, dan menyebabkan ketidakhadiran 41% lebih rendah. Salah satu cara termudah untuk memastikan peningkatan keterlibatan adalah dengan memberikan semua akses karyawan Anda ke basis pengetahuan Anda.

Jika Anda membuat semua pengetahuan dan informasi dari organisasi tersedia melalui alat basis pengetahuan, Anda akan menunjukkan bahwa bisnis Anda menghargai transparansi di atas segalanya. Hal ini pada gilirannya akan menumbuhkan kepercayaan karena semua karyawan Anda akan merasa bahwa mereka terus mengikuti perkembangan.

Pekerja yang memiliki keyakinan pada perusahaan tempat mereka bekerja lebih bersedia untuk membagikan pengetahuan mereka, yang dapat mereka lakukan dengan mudah melalui basis pengetahuan Anda. Dan karena pangkalan modern memiliki fitur kolaborasi yang luar biasa, pekerja Anda akan dapat berinteraksi lebih dari sebelumnya.

Berkat fitur yang memungkinkan mereka mengomentari postingan atau dokumen, seperti mereka, menandai kolega lain, mengajukan pertanyaan, mengikuti topik, dan banyak lagi, kolaborasi dan keterlibatan pasti akan meningkat. Tidak masalah jika pekerja Anda duduk berdampingan atau bekerja dari belahan dunia yang berbeda, mereka akan selalu terhubung dan merasa suara mereka dihargai di dalam perusahaan.

Melestarikan Pengetahuan Tentang Karyawan Sebelumnya

Tidak ada yang bekerja dalam satu organisasi selamanya dan ada berbagai alasan karyawan meninggalkan perusahaan, beberapa untuk sementara dan lainnya secara permanen. Tidak peduli apakah seseorang berganti pekerjaan, pensiun, atau pergi berlibur, mereka juga membawa banyak pengetahuan dan informasi berharga.

Setiap pekerja adalah bagian penting dari bisnis Anda, dan jika Anda kehilangan keahlian seseorang hanya karena mereka tidak lagi berada di perusahaan Anda, ini dapat menyebabkan bencana dan menimbulkan masalah. Untungnya, ini semua dapat dihindari jika Anda tahu cara menangani transfer pengetahuan dengan mudah.

Dorong semua orang yang bekerja di perusahaan Anda untuk mendokumentasikan setiap proyek yang mereka selesaikan, pertanyaan yang mereka ajukan, konten yang mereka tulis, protokol yang mereka kembangkan, dan seterusnya. Dengan begitu, akan jauh lebih mudah untuk mentransfer tugas dan informasi apa pun dari satu orang ke orang lain.

Selain itu, jika Anda mempekerjakan ahli materi pelajaran, Anda perlu menggunakan platform yang memungkinkan pengguna untuk berbagi konten dalam format yang berbeda. Jika Anda mengizinkan posting gambar, audio, video, dan teks di basis pengetahuan Anda, Anda mengizinkan para ahli untuk berbagi informasi dengan cara yang paling nyaman bagi mereka.

Memberdayakan Pekerja Jarak Jauh

Hari-hari 9 hingga 5 jam kantor perlahan-lahan digantikan dengan bentuk kerja yang berbeda, dan itu adalah kerja jarak jauh. Anda tidak perlu berbagi kantor dengan seseorang untuk berkolaborasi dengan mereka, terutama karena semakin banyak orang yang beralih ke bekerja dari rumah.

Jumlah pekerja jarak jauh terus meningkat setiap tahun, dan jumlah itu menjadi lebih tinggi sejak dimulainya pandemi COVID-19. Ada kemungkinan besar Anda memiliki sejumlah karyawan jarak jauh di perusahaan Anda juga, tetapi itu tidak berarti kolaborasi harus menderita.

Selama Anda memiliki basis pengetahuan internal berbasis cloud dan mobile-friendly, setiap karyawan akan dapat mengaksesnya, di mana pun mereka berada.

Dan jika Anda mengadopsi model kerja yang fleksibel dan mengizinkan pekerja Anda untuk bekerja kapan pun mereka mau, mereka dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan kapan pun mereka membutuhkannya. Jadi, bahkan jika seseorang tidak tersedia pada waktu tertentu, keahlian mereka akan selalu tersedia.

Jika seseorang dari perusahaan Anda perlu mengakses informasi sensitif waktu, dan basis pengetahuan yang mudah diakses adalah senjata terbaik Anda. Misalnya, jika perwakilan layanan pelanggan yang bekerja dari jarak jauh perlu segera menjawab pertanyaan pelanggan, mereka dapat melakukannya tanpa masalah.

Ingatlah bahwa reputasi perusahaan dapat sangat bergantung pada seberapa cepat ia dapat memberikan layanan kepada pelanggan atau klien. Jika bidang pekerjaan Anda mengharuskan karyawan Anda untuk membantu tepat waktu, basis pengetahuan di mana mereka dapat menemukan jawaban dan informasi dengan segera sangat penting.

Mengurangi Kebutuhan Akan Email

Untuk waktu yang lama, pekerja dalam suatu organisasi mengandalkan email dan berbagai platform pengiriman pesan untuk berbagi pengetahuan satu sama lain, dan praktik ini masih ada di banyak bisnis. Namun, berbagi konten seperti ini memiliki satu masalah mencolok, dan itu adalah kontrol versi.

Saat Anda berbagi dokumen dengan seseorang melalui email dan orang yang menerimanya perlu mengeditnya, mereka harus mengirim ulang versi baru dan terbaru. Terkadang beberapa orang harus mengerjakan satu dokumen pada saat yang sama, dan itu menghasilkan banyak versi berbeda dari dokumen tersebut.

Selain itu, masalah dapat muncul jika ada beberapa percakapan satu lawan satu mengenai dokumen ini melalui email, dan itu biasanya menyebabkan informasi tersebut menjadi kotor.

Jika Anda belajar untuk mendorong pekerja Anda untuk menggunakan basis pengetahuan dan mempostingnya setiap kali mereka mengerjakan proyek dengan banyak orang, Anda dapat memastikan semua konten selalu terbarui. Dan Anda juga akan dapat melihat siapa yang membuat perubahan apa dari waktu ke waktu, yang akan meningkatkan akuntabilitas.

Pikiran Akhir

Semua manfaat yang telah kita bahas di sini bukanlah spekulasi, melainkan fakta sederhana yang telah terbukti berulang kali. Setiap perusahaan yang telah menerapkan basis pengetahuannya sendiri telah mengalami peningkatan produktivitas karyawan, keterlibatan, dan banyak lagi.

Ukuran dan ceruk bisnis Anda tidak relevan karena jenis pelestarian dan berbagi pengetahuan ini dapat bermanfaat bagi organisasi mana pun. Selama Anda memastikan bahwa semua karyawan Anda memahami bahwa basis pengetahuan ada untuk membuat pekerjaan mereka lebih mudah dan lebih efisien, Anda tidak akan mengalami masalah dalam mengimplementasikannya.