Menavigasi Perubahan: Portal Dewan dan Evolusi Tata Kelola

Teknologi telah menjadi keunggulan kompetitif bagi perusahaan dari waktu ke waktu. Hal ini karena teknologi membantu mengotomatiskan proses, sehingga meningkatkan efisiensi kerja secara keseluruhan. Perusahaan saat ini sangat fokus pada penyederhanaan kolaborasi dan komunikasi di semua tingkatan, terutama manajemen puncak.

Dalam hal praktik terbaik tata kelola dewan, perangkat lunak portal dewan merupakan salah satu solusi yang paling banyak digunakan untuk komunikasi dewan. Ini adalah solusi digital lengkap yang mengatasi semua permasalahan utama dewan perusahaan, seperti kolaborasi jarak jauh, keamanan platform, manajemen dokumen dewan, dll. Singkatnya, hal-hal tersebut adalah bagian penting dari evolusi tata kelola perusahaan.

Berikut adalah panduan terperinci mengenai perangkat lunak portal dan bagaimana mereka memainkan peran penting dalam tata kelola yang lebih baik.

Apa itu perangkat lunak papan?

Portal dewan adalah perangkat lunak rapat dewan virtual berbasis cloud, aman, dan bersertifikat yang digunakan secara global oleh dewan perusahaan, CEO, direktur perusahaan, dan pejabat tingkat tinggi lainnya di organisasi publik, swasta, dan nirlaba.

Istilah “aman” berarti bahwa portal dewan adalah perangkat lunak rapat dewan yang sepenuhnya aman. Dengan portal dewan, lebih mudah untuk berbagi dokumen sensitif sebelum, selama, dan setelah rapat tanpa memerlukan aplikasi tambahan. Perangkat lunak dewan tidak hanya melindungi data tetapi juga menjaga rapat tetap terenkripsi secara end-to-end. Keamanan portal dewan dapat dengan mudah dibandingkan dengan sistem perbankan.

Kedua, kata “bersertifikat” berarti perangkat lunak dewan direksi bukan sekadar alat rapat. Solusi ini mematuhi standar manajemen dan perlindungan data tertinggi yang ditetapkan oleh badan global dan regional seperti ISO, GDPR, FINRA, HIPAA, FISMA, dll. Perangkat lunak manajemen dewan yang patuh juga memungkinkan perusahaan untuk mengikuti standar keamanan terbaru tanpa kesulitan.

Perangkat lunak portal dewan—komponen kunci evolusi tata kelola

Perangkat lunak portal dewan bertindak sebagai pusat bagi manajemen senior perusahaan. Anggota dapat berbagi dokumen, mengatur pertemuan, mendiskusikan urusan penting, memulai mosi, memberikan suara, dan bahkan menandatangani dokumen secara elektronik. Inilah hal lain yang dihadirkan oleh portal papan.

1. Kelancaran kolaborasi dan komunikasi

Ketika kita berbicara tentang manajemen dewan tradisional, kita memikirkan banyak dokumen, daftar email yang tidak ada habisnya, dan kurangnya kejelasan dalam agenda rapat. Faktor-faktor ini memperlambat segalanya dan mempengaruhi proses pengambilan keputusan. Namun, hal berbeda terjadi pada perangkat lunak tata kelola dewan; inilah caranya.

Kolaborasi waktu nyata

Perangkat lunak papan adalah platform berbasis cloud digital. Di sini, anggota dapat berbagi dan memperbarui data serta berkomunikasi secara real-time. Ada papan diskusi, perangkat lunak rapat, dan alat perpesanan pribadi. Demikian pula, alat manajemen dokumen di portal dewan memungkinkan pengguna untuk memperbarui file secara real time dan memberi tahu pengguna yang bersangkutan tentang perubahan yang dilakukan.

Konferensi video terintegrasi

Selain alat kolaborasi dasar, perangkat lunak board menyediakan integrasi bawaan dengan alat konferensi video. Artinya, Anda tidak perlu menggunakan alat pengelolaan rapat pihak ketiga, yang bahkan dapat membahayakan keamanan rapat.

2. Transparansi dan akuntabilitas yang lebih tinggi

Sulit untuk memastikan transparansi dalam praktik manajemen dewan tradisional. Misalnya, sulit untuk melacak akses dan penggunaan dokumen dalam dokumentasi kertas tradisional. Hal ini mempengaruhi kepercayaan antara anggota dewan, investor, dan pemegang saham.

Dengan perangkat lunak manajemen dewan, Anda dapat melacak setiap hal yang terjadi di ruang rapat Anda dan membatasi akses tidak sah; inilah caranya.

Akses dokumen terkontrol

Di portal dewan, administrasi memiliki otoritas penuh atas protokol akses data. Anda, sebagai admin, dapat memutuskan dokumen mana yang dapat diakses oleh semua anggota dewan. Anda juga dapat memutuskan apakah mereka dapat mengunduh atau membagikan file sensitif atau tidak. Ketika izin akses ditetapkan, mustahil bagi siapa pun untuk membuka file atau folder yang dibatasi.

Akses dokumen yang terkontrol juga bermanfaat dalam hal lain. Misalnya, jika ada kebocoran data, pelakunya mudah diidentifikasi berdasarkan tingkat aksesnya.

Log audit terperinci

Perangkat lunak papan menawarkan aktivitas terperinci atau log audit. Ini adalah laporan aktivitas terperinci yang mengungkapkan semua rincian yang diperlukan tentang setiap aktivitas yang dilakukan oleh pengguna di ruang rapat. Log audit membuat anggota mana pun tidak mungkin melakukan sesuatu yang mencurigakan dan kemudian lolos begitu saja. Ketika semua orang mengetahui aktivitas mereka dipantau dan dicatat, kemungkinan penipuan dan penipuan berkurang secara signifikan.

3. Produktivitas dan efisiensi yang lebih baik

Perangkat lunak dewan direksi menghilangkan duplikasi pekerjaan dan menyederhanakan tugas-tugas yang melelahkan. Dengan cara ini, akan menghemat waktu bagi anggota dewan dan penyelenggara untuk meningkatkan produktivitas mereka; inilah caranya.

Manajemen data terpusat

Perusahaan atau organisasi dapat menyimpan data dewan mereka di satu tempat menggunakan perangkat lunak dewan. Ketika peran akses ditentukan, anggota dapat dengan mudah mengakses data yang diperlukan dari satu tempat dan kapan saja. Hal ini akan memungkinkan pengurus dewan untuk mengerjakan tugas-tugas penting lainnya sementara pengguna dewan tidak harus bergantung pada manajemen setiap saat.

Pertemuan yang disederhanakan

Dengan perangkat lunak manajemen dewan, lebih mudah untuk menyederhanakan rapat dewan. Anda cukup membuat agenda rapat online, mendapatkan saran, membuat perubahan secara real-time, menandatanganinya oleh ketua, dan mendistribusikannya ke seluruh anggota dalam waktu singkat.

Demikian pula, peserta rapat dapat mengakses file, membagikan presentasi mereka, memberikan suara secara anonim, dan menandatangani dokumen secara elektronik. Penyelenggara rapat dapat menyiapkan catatan rapat menggunakan templat bawaan dan membagikannya kepada anggota terkait. Semuanya terjadi di satu tempat—portal dewan.

Kesimpulannya

Perangkat lunak portal dewan telah merevolusi tata kelola di sektor korporasi. Hal ini telah menjadikan segalanya lebih transparan dan meningkatkan akuntabilitas—berkat log audit dan kontrol akses data. Manajemen perangkat lunak dewan juga membuat komunikasi, manajemen data, dan rapat dewan menjadi lebih sederhana, cepat, dan aman.