5 Fase Manajemen Tugas

Tantangan dan hambatan apa yang Anda hadapi sebagai pengawas tugas? Bagi banyak orang, ruang lingkup merayap, interaksi yang lemah, dan upaya menunda catatan terbaik.

Untuk kondisi yang jelas, manajemen proyek bisa jadi sulit. Tanpa penjadwalan dan strategi yang hati-hati, Anda mungkin merasa buta.

Jadi, jika Anda berada dalam posisi manajemen usaha, memulai dengan fundamental adalah taruhan terbaik Anda. Di sini, kami akan membagi proyek menjadi 5 tahap untuk membantu Anda lebih memahami apa yang harus diselesaikan dan kapan.

Siklus Hidup Manajemen Tantangan

5 Tahapan Manajemen Ventura

Fase 1: Menantang Konsepsi dan Inisiasi

Tahap 2: Pengaturan Tugas

Fase 3: Melakukan Eksekusi

Tahap 4: Pengecekan & Pengelolaan Usaha

Fase 5: Melakukan Close

Masa depan administrasi pekerjaan terlihat lebih cerah dari sebelumnya.

Siklus Hidup Administrasi Pekerjaan

Tidak peduli ukuran atau ruang lingkup, semua proyek mengikuti proses yang sebanding. Dalam manajemen usaha, tindakan ini disebut siklus hidup tugas.

Siklus hidup tugas biasanya terdiri dari empat fase: inisiasi, persiapan, pelaksanaan, dan penutupan. Namun, beberapa manajer tantangan menggabungkan tahap kelima yang disebut pemantauan dan pengendalian.

Langkah tambahan dapat membantu para profesional menjaga proyek tetap pada jalurnya dan memastikan bahwa masalah ditentukan dan ditangani dengan segera.

Hasilnya, produk 5 periode dianggap lebih gesit dan berguna dalam membantu keberhasilan tugas. Sebenarnya, Job Management Institute (PMI) juga mendorong siklus hidup 5 periode.

Di area berikut, kita akan melihat sekilas lebih dekat pada setiap tahap individu dalam siklus hidup administrasi tugas.

5 Tingkat Administrasi Pekerjaan

Setiap pekerjaan yang efektif melewati 5 fase yang sama: inisiasi, pengorganisasian, pelaksanaan, pemeriksaan, dan pengendalian.

Fase 1: Menantang Konsepsi dan Inisiasi

Setiap proyek dimulai dengan konsepsi dan inisiasi. Selama tahap ini, strategi mencakup sistem bisnis kecil, diakhiri dengan rencana, piagam usaha, dan pemangku kepentingan.

Ini juga saat grup proyek muncul bersama—dengan manajer proyek—untuk membuat peta jalan yang luas untuk pekerjaan itu.

Kelompok perlu menjawab sejumlah pertanyaan pada tahap ini, bersama dengan:

• Apa alasan dari usaha ini?

• Apa saja penghalang jalan peluang?

• Siapa pemangku kepentingan utama?

• Apakah ada jumlah minimum atau anggaran optimal?

• Berapa lama proyek ini akan berlangsung?

Sebagai bagian dari tahap ini, sponsor proyek (orang yang meminta penyelesaian proyek) menyetujui anggaran dan garis waktu.

Tahap 2: Perencanaan Proyek

Setelah Anda menggambarkan tantangan pada tingkat yang lebih luas, sekarang saatnya untuk menentukan secara spesifik.

Selama tahap ini, manajer usaha mengembangkan persiapan yang komprehensif untuk melaksanakan, memeriksa, dan mengendalikan usaha. Ini biasanya dimulai dengan ambisi lokasi.

Saat menentukan target tantangan, metodologi SMART dan Crystal clear adalah yang paling umum.

Akronim SMART adalah singkatan dari Specific, Measurable, Achievable, Real looking, dan Timely. Menerapkan kerangka kerja ini memastikan rencana Anda diuraikan dengan jelas, praktis, dan dapat dicapai.

Mari kita telusuri sebuah ilustrasi. Sasaran yang tidak jelas mungkin adalah, "Kembangkan aplikasi yang mempersingkat kesuksesan pembelian". Dengan menggunakan proses SMART, target ini akan terlihat seperti, "Kembangkan perangkat lunak yang mengurangi waktu keberhasilan pesanan sebesar 20%."

Akronim CLEAR adalah singkatan dari Collaborative, Restricted, Psychological, Appropriate, and Refined.

Dalam metodologi ini, kelompok proyek efektif menuju tujuan yang berbeda dan dapat dicapai dalam tenggat waktu dan keuangan usaha. Setiap orang harus bersemangat untuk mencapainya, dan itu perlu berhubungan dengan tujuan tugas secara keseluruhan.

Rencana tersebut juga perlu melibatkan tonggak dan hasil sehingga benar-benar semua orang tahu persyaratan apa yang harus dicapai, siapa yang menangani apa, dan kapan tonggak perlu dilakukan. Ini juga terdiri dari perincian pekerjaan, garis waktu, rencana interaksi, pendekatan mitigasi ancaman, dan sistem untuk menghadapi kemungkinan situasi terburuk.

Ada beberapa ideologi yang dapat Anda gunakan untuk memprogram fase ini. Dengan menggunakan manajemen pekerjaan yang gesit, sumber kemajuan berhasil digunakan, dan kebutuhan klien tercapai.

Sesempurna menjaga semua orang tetap up-to-date pada pembangunan, itu memungkinkan perubahan singkat dan mudah dilakukan. Administrasi proyek yang gesit akan memungkinkan untuk menangani tugas kemajuan program dengan lebih efektif dan mahir.

Tahap 3: Eksekusi Tantangan

Segera setelah bagian penjadwalan selesai, inilah saatnya untuk mulai menerapkan strategi. Tercantum di sini bahwa pekerjaan nyata diselesaikan.

Selama fase ini, manajer usaha menetapkan alur kerja, menugaskan tanggung jawab kepada anggota tenaga kerja, dan memastikan bahwa setiap orang dalam pengawasan. Mereka juga menjaga pemangku kepentingan dan tim tetap terhubung saat usaha berlangsung.

Dengan begitu banyak detail untuk disulap, banyak manajer proyek memanfaatkan peralatan kolaborasi seperti Asana, Trello, dan Perangkat Lunak Manajemen Pekerjaan HubSpot untuk melacak tugas, garis waktu, dan anggaran di satu lokasi pusat tertentu.

Alat manajemen tantangan yang dikembangkan dengan baik akan membuat Anda tetap di jalur dan membantu Anda mencapai target. Untuk daftar program perangkat lunak manajemen tantangan terbaik, lihat panduan bermanfaat ini.

Fase 4: Pemantauan & Pengendalian Usaha

Tahap 4 biasanya berjalan bersamaan dengan Tahap beberapa. Lagi pula, untuk memeriksa suatu pekerjaan, itu harus berfungsi di tempat pertama.

Selama periode ini, pengawas tantangan berfungsi dengan staf mereka untuk menyelesaikan masalah apa pun. Ini akan melibatkan kritik berkala dan pembaruan strategi untuk mereplikasi perbaikan dalam lingkup tugas atau ketersediaan aset.

Penting juga untuk mengawasi pengembangan versus sistem dan mempertimbangkan tindakan korektif bila perlu. Misalnya, mungkin diperlukan untuk merevisi garis waktu untuk mengakomodasi penundaan atau penyesuaian yang tidak terduga.

Yang terbaik dari itu, manajer usaha dapat melacak perkembangan dari indikator efektivitas kritis (KPI) atau elemen hasil baik yang penting (CSF). Misalnya, Anda dapat mengukur apakah tugas Anda sesuai anggaran rutin dan anggaran atau apakah tugas tertentu tetap diselesaikan.

Fase 5: Tutup Usaha

Ini adalah periode sebelumnya dari siklus hidup manajemen proyek. Ini adalah saat Anda menyerahkan kiriman kepada sponsor usaha untuk diterima. Selama tahap ini, tim dibubarkan dan setiap kontrak yang disewa untuk tugas tersebut akan dihentikan.

Segera setelah penutupan, supervisor pekerjaan melakukan tinjauan akhir yang mendokumentasikan pelajaran yang terungkap dari tantangan, serta informasi apa pun yang diperlukan yang dapat berguna dalam jangka panjang.

Pelanggan grup dan pemangku kepentingan juga fokus pada kegagalan dan keberhasilan selama penyajian laporan. Ini dapat membantu memperkuat fungsionalitas dan efisiensi di seluruh perusahaan.

Masa depan manajemen pekerjaan yang dapat diperkirakan terlihat lebih cerah dari sebelumnya

Secara tradisional, melakukan administrasi diselesaikan dengan pena dan kertas atau, idealnya, spreadsheet. Karena kerumitan penugasan dan penyebaran tenaga kerja, prosedur ini menjadi tidak efektif.

Mempertahankan kemajuan dan memenuhi tenggat waktu memerlukan solusi yang mengutamakan digital. Paket perangkat lunak administrasi tantangan HubSpot adalah salah satu sumber daya yang pasti dapat membantu dalam mengelola manajemen.

Dengan program ini, grup dapat merampingkan alur kerja mereka, memantau kemajuan mereka, berbagi file, dan mengatur pekerjaan mereka.

Selain itu, platform HubSpot CRM memungkinkan Anda untuk dengan mudah menggabungkannya dengan aplikasi penjualan dan promosi lainnya. Hal ini memudahkan untuk terus memantau perkembangan dan memastikan bahwa setiap orang berada di halaman yang sama.

Selain itu, perangkat lunak komputer memberi pelanggan wawasan waktu nyata ke dalam alur kerja mereka, memungkinkan mereka mengidentifikasi kemacetan dan mengatur dengan tepat.

Jadi, jika Anda sedang mencari cara untuk meningkatkan manajemen proyek Anda, inilah kesempatan Anda. Gunakan templat manajemen tugas Anda di bawah untuk memantau kemajuan tim Anda dan merampingkan alur kerja Anda untuk meningkatkan efisiensi.