Panduan Lengkap Manajemen Pemangku Kepentingan

Proyek yang berhasil mendapat dukungan dari pemangku kepentingan di seluruh organisasi. Itulah mengapa manajemen pemangku kepentingan sangat penting untuk setiap inisiatif.

Manajemen pemangku kepentingan memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi dan memenuhi kebutuhan pemimpin sekaligus menjaga komunikasi tetap terbuka.

Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari apa itu manajemen pemangku kepentingan, mengapa itu penting, dan cara membuat rencana manajemen pemangku kepentingan.

Daftar isi

Mengapa manajemen pemangku kepentingan penting?

Proyek gagal ketika kepentingan dan kebutuhan pemangku kepentingan diabaikan. Hal ini menyebabkan kurangnya dukungan dari pemangku kepentingan utama, yang dapat membahayakan keberhasilan proyek.

Ketika pemangku kepentingan merasa kebutuhan mereka terpenuhi, mereka lebih cenderung mendukung proyek. Di sisi lain, jika kebutuhan mereka tidak terpenuhi, mereka mungkin mencoba menghalangi inisiatif Anda. Manajemen pemangku kepentingan membantu membangun hubungan positif yang membuat proyek Anda berjalan lancar.

Strategi manajemen pemangku kepentingan yang efektif dapat membantu Anda:

• Menghindari atau menyelesaikan konflik antar pemangku kepentingan.
• Amankan pembelian dan dukungan dari pemangku kepentingan utama.
• Berkomunikasi secara efektif dengan pemangku kepentingan.
• Mengelola ekspektasi pemangku kepentingan.
• Memantau keterlibatan pemangku kepentingan di seluruh proyek.

Manfaat Manajemen Pemangku Kepentingan

Ada banyak manfaat dari strategi manajemen pemangku kepentingan yang efektif, termasuk:

• Komunikasi yang lebih baik. Dengan mengidentifikasi kepentingan dan kebutuhan pemangku kepentingan, Anda dapat menyesuaikan komunikasi Anda dengan kebutuhan khusus mereka. Ini memastikan bahwa pesan Anda diterima dan dipahami.
• Peningkatan pembelian. Menurut KPMG, 61% proyek memiliki sponsor yang sangat terlibat. Ketika pemangku kepentingan merasa kepentingan dan kebutuhan mereka dipertimbangkan, mereka cenderung mendukung proyek tersebut.
• Mengurangi risiko. Dengan melibatkan pemangku kepentingan, Anda dapat mengidentifikasi potensi risiko sejak dini dan mengambil langkah-langkah untuk menghindari atau memitigasinya. Ini dapat membantu mengurangi keseluruhan risiko proyek.
• Peningkatan kinerja. Strategi manajemen pemangku kepentingan yang efektif dapat membantu Anda mengoptimalkan sumber daya dan menyelaraskan aktivitas proyek dengan kepentingan pemangku kepentingan. Hal ini dapat menyebabkan peningkatan kinerja proyek.

Di dalam Proses Manajemen Pemangku Kepentingan

Sementara manajemen pemangku kepentingan mungkin tampak intuitif bagi sebagian orang, Anda dapat mulai membangun kepercayaan secara sistematis dengan peta jalan yang lebih formal.

Enam langkah berikut dapat membantu Anda memahami prioritas pemangku kepentingan dan bagaimana Anda dapat memenuhi kebutuhan ini.

1. Identifikasi pemangku kepentingan.

Stary dengan mengidentifikasi semua individu dan kelompok yang dapat memengaruhi proyek Anda, baik secara positif maupun negatif. Ini termasuk pemangku kepentingan internal (seperti anggota tim) dan pemangku kepentingan eksternal (seperti pelanggan atau pemasok).

Untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan Anda, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut.

• Siapa yang akan terkena dampak proyek Anda?
• Siapa yang berkepentingan dengan proyek Anda?
• Siapa yang memiliki kekuatan untuk mempengaruhi proyek Anda?
• Siapa yang ingin proyek Anda gagal?
• Siapa yang ingin proyek Anda berhasil?

2. Memprioritaskan pemangku kepentingan.

Setelah Anda mengidentifikasi semua pemangku kepentingan Anda, langkah selanjutnya adalah membuat prioritas. Ini akan membantu Anda memusatkan perhatian pada pemangku kepentingan yang paling penting bagi keberhasilan proyek Anda.

Anda harus mengidentifikasi di mana letak harapan mereka, tingkat pengaruh mereka, informasi apa yang mereka inginkan dari Anda, dan seberapa sering mereka ingin melaporkan dari tim Anda. Anda dapat menggunakan pemetaan pemangku kepentingan untuk membantu Anda memprioritaskan pemimpin kunci.

Jalankan Latihan Pemetaan Pemangku Kepentingan

Sumber Gambar

Latihan pemetaan pemangku kepentingan di atas meminta Anda untuk memplot pemimpin pada kisi dua-dua. Satu sumbu diberi label kekuasaan dan kepentingan lainnya.

Pada poros kekuatan, Anda menilai setiap pemangku kepentingan berdasarkan kemampuan mereka untuk memengaruhi proyek. Pada sumbu minat, Anda menilai setiap pemangku kepentingan berdasarkan tingkat minat mereka terhadap proyek. Ini akan memberi Anda gambaran yang jelas tentang pemangku kepentingan mana yang paling penting untuk dilibatkan dan cara terbaik untuk melakukannya.

Ada beberapa cara berbeda untuk memetakan pemangku kepentingan, termasuk:

• matriks RACI. Ini adalah metode pemetaan pemangku kepentingan populer yang menggunakan huruf R (bertanggung jawab), A (bertanggung jawab), C (berkonsultasi), dan I (diinformasikan) untuk menilai pemangku kepentingan pada tingkat keterlibatan mereka dalam proyek.
• Jaringan kekuasaan/kepentingan. Ini adalah cara sederhana untuk memetakan pemangku kepentingan yang dapat digunakan untuk memprioritaskan keterlibatan. Ini juga dikenal sebagai model Salience.
• Matriks pengaruh/dampak. Ini adalah metode pemetaan pemangku kepentingan yang lebih rinci yang dapat digunakan untuk menilai dampak potensial dari setiap pemangku kepentingan terhadap proyek.

3. Menilai kebutuhan dan kepentingan pemangku kepentingan.

Kunci untuk rencana manajemen pemangku kepentingan yang sukses adalah memahami pemangku kepentingan Anda. Ini akan membantu Anda menilai apa yang mereka inginkan dari proyek dan cara terbaik untuk terlibat dengan mereka.

Pada tahap ini, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut.

• Apakah Anda memahami kebutuhan, prioritas, dan masalah mereka?
• Apakah mereka memiliki kekuatan untuk mempengaruhi proyek?
• Kepentingan finansial atau emosional apa yang mereka miliki terhadap hasil proyek?
• Apa yang memotivasi mereka?

Dengan memahami jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini, Anda dapat mengembangkan rencana pengelolaan pemangku kepentingan yang sesuai dengan masing-masing pemimpin dengan lebih baik.

4. Tentukan motif pemangku kepentingan.

Setelah Anda mengidentifikasi dan menilai pemangku kepentingan Anda, Anda dapat mulai menentukan motif mereka. Ini akan membantu Anda memahami apa yang mereka inginkan dari proyek dan cara terbaik untuk terlibat dengan mereka.

Ada beberapa cara untuk menentukan motif pemangku kepentingan, termasuk:

• Wawancara. Anda dapat mewawancarai pemangku kepentingan untuk mendapatkan pandangan mereka tentang proyek tersebut. Ini dapat dilakukan secara langsung, melalui telepon, atau melalui email.
• Survei. Anda dapat mengirimkan survei kepada pemangku kepentingan untuk mendapatkan umpan balik mereka tentang proyek tersebut. Ini adalah cara cepat untuk mengumpulkan data dari sejumlah besar pemangku kepentingan.
• Grup fokus. Anda dapat mengadakan kelompok fokus dengan para pemangku kepentingan untuk mendapatkan masukan mereka tentang proyek tersebut. Ini dapat digunakan untuk menghasilkan ide dan mengidentifikasi masalah.

Dengan memahami motif pemangku kepentingan, Anda dapat mengembangkan rencana pengelolaan pemangku kepentingan yang efektif yang memenuhi kebutuhan dan kepentingan mereka.

5. Kembangkan rencana keterlibatan.

Tujuan keterlibatan pemangku kepentingan adalah untuk mengelola ekspektasi dan membangun hubungan. Ini dapat dilakukan melalui beberapa metode berbeda, termasuk:

• Komunikasi yang sering. Ini adalah aspek terpenting dari keterlibatan pemangku kepentingan. Anda harus secara teratur berkomunikasi dengan pemangku kepentingan untuk memperbarui proyek dan mendapatkan umpan balik. Ini dapat dilakukan melalui pertemuan tatap muka, panggilan telepon, email, atau alat online seperti perangkat lunak manajemen proyek. Setiap pemangku kepentingan mungkin membutuhkan strategi komunikasi mereka sendiri.
• Konsultasi. Ini melibatkan konsultasi pemangku kepentingan dalam pengambilan keputusan. Hal ini dapat dilakukan melalui pertemuan, survei, atau kelompok fokus.
• Kolaborasi. Ini melibatkan bekerja dengan pemangku kepentingan untuk menyelesaikan tugas atau mencapai tujuan. Ini dapat dilakukan melalui kreasi bersama, perencanaan bersama, atau pengambilan keputusan bersama.

Cara terbaik untuk terlibat dengan berbagai pemimpin akan bergantung pada pemangku kepentingan dan proyek. Anda harus menyesuaikan rencana keterlibatan Anda untuk setiap individu.

Templat Rencana Manajemen Pemangku Kepentingan

Setelah Anda mengidentifikasi pemangku kepentingan, saatnya mengembangkan rencana pengelolaan untuk setiap kelompok.

Templat di bawah ini dapat membantu Anda membuat rencana keterlibatan dan mengatur komunikasi pemangku kepentingan Anda.

asana

Jika Anda baru mengenal manajemen pemangku kepentingan, template dari Asana ini menawarkan cara sederhana untuk tetap teratur. Dalam rencana ini, Anda menuliskan setiap pemangku kepentingan, tingkat minat mereka terhadap proyek Anda, dan seberapa besar pengaruh mereka terhadap pekerjaan Anda.

Kemudian, Anda dapat mencentang kotak untuk mengidentifikasi preferensi komunikasi mereka. Itu termasuk seberapa sering mereka ingin mendengar dari tim Anda dan bagaimana mereka ingin Anda menghubungi mereka.

Apa yang kami sukai: Dengan template ini, Anda tahu pemimpin mana yang lebih memilih Slack cepat dibandingkan email formal secara sekilas.

Dokumen Manajemen Proyek

Jika Anda mencari rencana keterlibatan yang lebih mendetail, pertimbangkan opsi ini dari Dokumen Manajemen Proyek. Dengan dokumen ini, Anda dapat sepenuhnya menjabarkan visi proyek Anda dan departemen mana yang akan terpengaruh oleh inisiatif Anda.

Yang kami sukai: Templat ini menyertakan bagan dan tabel yang dapat Anda gunakan untuk menentukan tingkat kepentingan setiap pemangku kepentingan untuk proyek Anda. Anda dapat menggunakan dokumen ini untuk bertukar pikiran dan menguraikan draf akhir Anda.

KnowledgeHut

Jika Anda mencari panduan lengkap untuk menulis rencana keterlibatan, KnowledgeHut siap membantu. Templat ini menyertakan bagian yang membantu Anda mengidentifikasi pemangku kepentingan dan membuat garis waktu untuk keterlibatan setiap orang. Anda juga dapat melacak biaya dan keterlibatan sumber daya manusia.

Yang kami sukai: Templat ini menampilkan bagan yang dapat Anda isi dengan data pemangku kepentingan. Jika Anda mengalami kebuntuan, setiap bagian dilengkapi dengan pertanyaan berguna untuk refleksi diri guna memandu Anda sepanjang jalan.

Pelatihan PM

Jika Anda telah mencari spreadsheet sederhana untuk mengelola pemangku kepentingan Anda, tidak perlu mencari lagi. Template dari PMTraining ini menawarkan pendekatan langsung untuk mengelola pemangku kepentingan.

Yang kami sukai: Templat ini menunjukkan siapa saja yang terlibat, apa yang perlu mereka lakukan untuk proyek Anda, dan bagaimana Anda berencana untuk membuat mereka tetap terlibat. Jika Anda mencari cara cepat untuk mengembangkan panduan manajemen pemangku kepentingan satu halaman, ini dia. Plus, semuanya bisa diedit di Google Docs.

Kiat untuk Manajemen Pemangku Kepentingan

Memformalkan manajemen pemangku kepentingan dapat terasa seperti proses yang luar biasa. Apakah Anda baru memulai atau memiliki pengalaman bertahun-tahun, tips berikut dapat membantu Anda memastikan pengelolaan pemangku kepentingan yang berhasil.

1. Tentukan tujuan proyek.

Menurut PMI, 44% proyek gagal karena kurangnya keselarasan antara tujuan bisnis dan proyek.

Sebelum Anda mulai terlibat dengan pemangku kepentingan, penting untuk menentukan tujuan proyek. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi dengan siapa Anda perlu terlibat dan tujuan mereka.

2. Tentukan peran dan tanggung jawab.

Di awal proyek, tentukan dengan jelas peran dan tanggung jawab setiap pemangku kepentingan. Ini akan membantu memastikan bahwa setiap orang jelas tentang keterlibatan mereka dalam proyek.

3. Berkomunikasi secara teratur.

Komunikasi reguler sangat penting untuk keberhasilan manajemen pemangku kepentingan. Anda harus memperbarui pemangku kepentingan tentang proyek secara teratur dan meminta umpan balik mereka.

Tujuan strategis Anda harus selalu jelas dalam komunikasi pemangku kepentingan. Hal ini memungkinkan tim Anda mengelola ekspektasi pemangku kepentingan dan menciptakan hubungan yang positif.

4. Bersikaplah transparan.

Penting untuk transparan dengan pemangku kepentingan tentang proyek. Ini akan membantu membangun kepercayaan dan memastikan semua orang berada di halaman yang sama.

5. Cari umpan balik.

Umpan balik sangat penting untuk keberhasilan manajemen pemangku kepentingan. Anda harus mencari umpan balik dari pemangku kepentingan di setiap tahap proyek.

Lacak saran mereka dan terapkan wawasan mereka. Anda kemudian dapat melaporkan kembali bagaimana Anda menerapkan solusi mereka untuk mendapatkan dukungan mereka lebih lanjut.

6. Pilih perangkat lunak yang tepat.

Saat ini, hanya satu dari empat tim yang menggunakan perangkat lunak manajemen proyek. Menerapkan salah satu alat ini dapat membantu Anda tetap teratur.

Itu berkisar dari perangkat lunak manajemen proyek, seperti Basecamp atau Asana, hingga perangkat lunak kolaborasi, seperti Google Drive atau Trello. Pilih tumpukan teknologi yang paling sesuai dengan kebutuhan proyek Anda.

7. Jadilah fleksibel.

Manajemen pemangku kepentingan bukanlah proses satu ukuran untuk semua. Anda harus fleksibel dan menyesuaikan pendekatan Anda dengan setiap individu yang bekerja dengan Anda.

Membuat Rencana Pengelolaan Pemangku Kepentingan yang Efektif

Pemangku kepentingan memiliki kekuatan untuk memengaruhi proyek Anda, jadi melibatkan para pemimpin sambil menjaga kebutuhan mereka di garis depan akan membantu menjaga semuanya berjalan lancar.

Ingatlah kiat-kiat ini saat Anda mengembangkan strategi manajemen pemangku kepentingan untuk tetap berada di jalur yang benar.