Meja layanan TI sangat membutuhkan modernisasi
Diterbitkan: 2022-02-16Terima kasih banyak, terutama, untuk fungsi dua tahun sebelumnya, semakin banyak perusahaan yang membuat tugas transformasi digital sebagai prioritas di dalam organisasi mereka. Upaya ini dilakukan untuk mengoptimalkan operasi dan menghilangkan hambatan yang memisahkan perusahaan dari klien mereka.
Dalam ungkapan yang luas, transformasi ini akan menguntungkan dua organisasi dan individu. Namun, dalam waktu singkat, mereka dapat membuat perjalanan yang bergelombang bagi banyak orang yang terbiasa dengan prosedur lama. Setiap perbaikan yang signifikan membutuhkan bantuan, dan terserah kepada meja layanan TI untuk menyajikannya.
Obat meja penyedia TI umum tidak akan memangkasnya. Anda harus memiliki teknik modern untuk menyelesaikan masalah kontemporer. Meja khusus perusahaan ponsel yang digabungkan dengan eskalasi tiket tunda waktu tidak efektif dan tidak nyaman dibandingkan dengan ruang lingkup transformasi digital dalam sumber daya personel, alur kerja, dan proses yang terjadi di tempat lain di banyak penyedia.
Namun dengan pendekatan omnichannel yang modis, bertenaga AI, untuk membantu, organisasi Anda akan jauh lebih siap untuk membantu pekerja dan konsumen menemukan harga tertinggi dari lingkungan digital baru-baru ini.
Seperti apa meja layanan TI yang benar-benar modis
Meja bantuan tradisional sebagian besar bergantung pada perantara manusia yang hanya dapat menangani panggilan telepon hanya dalam wilayah masing-masing. Di beberapa organisasi, broker ini dapat dihubungi melalui berbagai saluran — ponsel, email, atau teks, untuk mengidentifikasi sejumlah — tetapi semua saluran tersebut bekerja secara individual, tanpa kontinuitas yang melibatkan mereka.
Meskipun ini adalah momen yang diharapkan oleh meja bantuan TI strategi terbaik, inovasi teknologi telah membuka jalan bagi resolusi tambahan yang efektif, efisien, dan skalabel.
AI, secara unik, adalah komponen penting dari meja dukungan TI yang benar-benar modern dan direnovasi secara digital. Meja dukungan TI AI dapat menyalin panggilan telepon yang melibatkan penelepon dan agen dalam waktu yang serius dan kemudian melakukan pencarian dari transkripsi, menemukan opsi untuk masalah dengan cepat dan akurat selama panggilan telepon dan memberikan resolusi tersebut kepada agen untuk bergerak bersama ke penelepon.
Dengan meja perusahaan tradisional, pialang mungkin berjuang untuk menentukan kriteria pencarian yang tepat meskipun pada panggilan, yang memenuhi syarat prospek ke udara mati, dan efeknya dibatasi oleh pengetahuan dan kemampuan agen untuk menyadari akar penyebab dari dilema yang disajikan. Tetapi AI dapat bekerja di belakang layar untuk membuat komplikasi pengguna biasa dan menggunakan istilah pencarian yang tepat untuk menemukan informasi yang berguna.
Meja bantuan TI yang dijalankan AI
Selain transkripsi, AI dapat memberikan fakta sejarah tentang penelepon, menyajikan detail demografis terkait dan ringkasan panggilan telepon sebelumnya yang mungkin dapat dikonfirmasi berguna. Tahapan IT support desk AI bukan untuk mengganti agen tetapi untuk membantu mereka melakukan karir mereka dengan lebih mahir.
Meja perusahaan yang dibantu AI akan mengalami penurunan besar dalam waktu bicara biasa, yang biasanya berarti penelepon dapat menyelesaikan masalah mereka lebih cepat dan lebih sering pada Jumlah 1 meskipun secara bersamaan memungkinkan perusahaan untuk mengurangi karyawan meja bantuan TI Level 1 pengukuran dan menghemat pendapatan. Ini sangat berguna dalam mendorong repetisi baru untuk mengelola lantai.

Semua ini secara khusus praktis untuk perusahaan dengan jejak antarbenua. Karena kebutuhan kepatuhan dan peraturan yang berbeda di antara negara-negara, pialang meja bantuan biasanya sangat minim untuk membantu orang-orang di negara mereka sendiri di seluruh dunia. Dengan bantuan AI, perwakilan global dapat mengakses data regulasi penting di ujung jari mereka.
Meja bantuan TI AI juga meruntuhkan kendala bahasa dengan layanan ahli yang secara rutin dapat menerjemahkan dari satu bahasa ke bahasa lain dan kembali lagi. Semua ini cenderung memungkinkan meja perusahaan Anda untuk membantu bumi, bukan hanya tempat yang sepi.
Meja layanan modern melampaui panggilan khusus yang lebih baik. Ini juga mengubah cara panduan diatur, meruntuhkan batasan di antara saluran untuk meningkatkan pertemuan pengguna yang dekat dan teknisi meja bantuan. Dibandingkan dengan solusi multisaluran umum, solusi omnichannel membuatnya dapat dilakukan untuk berpindah antar saluran tanpa kekurangan kendali. Kontinuitas dijaga bahkan jika seseorang mulai menggunakan ponsel, beralih ke konten tekstual, lalu ke email, dan kembali lagi ke ponsel. Ini adalah teknik yang jauh lebih holistik untuk mendukung yang mengakui keinginan interaksi orang-orang saat ini.
Dari sistem, memodernisasi meja perusahaan TI Anda adalah perusahaan besar bagi dirinya sendiri. Untuk CIO yang sekarang mengelola inisiatif transformasi elektronik di tempat lain, memperbarui help desk Anda TI mungkin tampak seperti prospek yang menakutkan. Tapi itu tidak harus. Anda dapat mengoptimalkan transformasi meja perusahaan TI Anda lebih awal untuk memastikan pekerja dan menyimpulkan pengguna siap untuk menikmati yang paling berharga pada implementasi.
Cara mendapatkan hasil maksimal dari transformasi meja bantuan TI Anda
1. Investasikan yang aman dari total organisasi
Tanpa perlu dukungan dari siapa pun, Anda mengelola risiko personel yang gagal kembali ke cara sebelumnya dalam melakukan faktor dan merusak upaya transformasi Anda. Administrasi peningkatan organisasi yang produktif menuntut interaksi yang nyata tentang realitas dan nilai-nilai dari peningkatan itu.
Terbuka dan transparan dengan organisasi lengkap Anda tentang ke mana pun Anda pergi dan apa yang akan diperoleh untuk sampai ke sana. Buat personel dan pemangku kepentingan yang positif mengetahui sebelumnya apa yang akan mereka dapatkan dari transformasi elektronik ini. Jelas menghubungkan proses baru ke pelanggan akhir dan profesional meja layanan, dan biarkan mereka tahu bagaimana mereka dapat mendukung mendukung transisi untuk mewujudkan keuntungannya.
2. Beri makan detail historis kualitas substansial AI Anda
Meja dukungan TI AI hanya secerdas informasi dan fakta yang Anda berikan. Idealnya, AI dapat melakukan resolusi dari proses tiket lama Anda untuk membuat artikel pengetahuannya sendiri. Kemudian dapat menggunakan ini sebagai faktor referensi untuk panduan yang akan datang. Di sisi lain, mengandalkan bagaimana organisasi Anda sebelumnya mengelola dokumen, Anda tidak dapat memiliki data berkualitas tinggi yang penting untuk membuat ini dapat dicapai.
Jika demikian, ada sumber daya lain yang dapat Anda tarik, seperti konten pengetahuan saat ini atau langganan ke basis pengetahuan perayaan ketiga. Apa pun pasokannya, kuncinya adalah memiliki dasar informasi yang akurat dan mendalam yang dapat diambil oleh AI untuk mengoptimalkan jawaban meja layanan TI Anda.
Ingatlah, ini bukan latihan fisik yang mapan dan mengabaikannya. Anda perlu memiliki advokat AI untuk mengevaluasi kembali data yang diterima AI Anda secara teratur. Advokat ini akan melatih kembali AI meja perusahaan TI Anda bila perlu dan menyingkirkan prosedur, alur kerja, dan detail yang salah yang memandu resolusi yang buruk.
3. Dokumentasikan proses meja layanan baru untuk skalabilitas
Semakin baik Anda mendokumentasikan proses dan proses Anda saat ini, semakin mudah bagi Anda untuk menskalakan operasi Anda dan melatih agen baru di masa mendatang. Alih-alih menginstruksikan setiap agen tentang seluk beluk setiap metode, buat sumber dan dokumentasi yang merinci teknik dan prosedur yang benar yang harus mereka patuhi.
Dokumentasi yang komprehensif dapat sangat berguna untuk meningkatkan solusi bantuan antarbenua Anda. Jika Anda telah mencatat 500 masalah yang dianggap dan dengan jelas menjelaskan cara menanganinya, maka Anda telah mengaktifkan agen dari seluruh dunia untuk memberikan panduan lengkap dengan pelatihan dan orientasi minimal.
Ringkasan
Untuk memastikan pekerjaan transformasi digital yang produktif di seluruh organisasi Anda, Anda harus memiliki opsi meja penyedia TI yang dikembangkan untuk mengikutinya. Jika Anda ingin memajukan perusahaan Anda, saatnya untuk memodernisasi sekarang.
Joseph Esdale adalah Arsitek Opsi Meja Penyedia di CTG .