Panduan Utama Untuk Strategi Email NPO yang Sukses

Pemasaran email dan buletin yang efektif sangat penting untuk kesuksesan organisasi nirlaba (NPO). Dengan sumber daya yang langka, staf yang terbatas, dan perhatian kepemimpinan yang terbagi, berinvestasi dalam upaya pemasaran sering kali dapat mengesampingkan hal-hal yang lebih mendesak.

Untungnya, pemasaran email hemat biaya dan lebih sedikit memakan waktu dibandingkan strategi pemasaran NPO lainnya. Dikirim secara teratur, buletin yang dibuat dengan baik dapat memberikan otoritas nirlaba Anda sekaligus membantu Anda tetap berada di garis depan pikiran donor Anda.

Dengan membaca postingan ini, Anda akan mengetahui bagaimana lembaga nonprofit Anda dapat tetap terhubung dengan donatur dan menarik prospek baru yang menarik melalui pemasaran email yang dipersonalisasi dan bermakna.

Daftar isi

Mengapa email berfungsi untuk organisasi nirlaba?

Studi menunjukkan bahwa email terus menawarkan laba atas investasi (ROI) tertinggi dari semua strategi penjangkauan. TruConversion melaporkan bahwa kampanye pemasaran email dapat memberikan pengembalian sebesar $40 untuk setiap $1 yang dibelanjakan. Hal ini menjadikan email sebagai saluran dengan ROI tertinggi yang dapat digunakan lembaga nonprofit untuk menjangkau calon donatur.

Selain itu, 91% dari semua konsumen AS masih menggunakan email setiap hari. Oleh karena itu, email dapat memungkinkan NPO menjangkau audiens yang mungkin tidak terlibat dengan upaya pemasaran mereka di media sosial.

Kiat pro: Sebelum memulai kampanye email baru, pastikan kampanye tersebut selaras dengan rencana pemasaran nirlaba Anda dan membantu Anda mencapai sasaran organisasi.

Praktik Terbaik Pemasaran Email untuk Organisasi Nirlaba

1. Berkomitmen untuk pengiriman reguler.

Organisasi nirlaba sering kali kehabisan sumber daya, dan mudah untuk menyisihkan pemasaran untuk hal-hal yang tampaknya lebih mendesak. Namun, pemasaran email reguler adalah salah satu cara paling efektif untuk mengembangkan organisasi Anda. Jadwal konten untuk email Anda dapat membuat Anda tetap teratur sehingga Anda dapat sering terlibat dan terus mengembangkan basis donatur Anda.

Membuat email mengirimkan bagian "selalu aktif" dari strategi pemasaran Anda akan memainkan peran besar dalam kesuksesan Anda di saluran. "Selalu aktif" tidak berarti Anda membombardir daftar email Anda dengan pesan terus-menerus — ini berarti Anda berkomitmen pada konsistensi dalam seberapa sering Anda mengirim email.

Kirim email informatif dengan jadwal yang dapat diprediksi, bukan hanya saat Anda aktif menjalankan kampanye atau mencari donasi. Ini akan membantu memupuk audiens Anda menuju bentuk keterlibatan yang lebih dalam (seperti menyumbang atau menghadiri acara) di masa mendatang. Ingat: tujuannya adalah membangun hubungan jangka panjang.

Menetapkan irama yang tepat untuk email Anda penting untuk membuat anggota daftar Anda tetap terlibat dengan organisasi Anda. Saat Anda pertama kali memulai, ini membutuhkan tindakan penyeimbangan yang hati-hati. Anda tidak ingin mengirim terlalu sedikit email, tetapi Anda juga tidak ingin membelok ke wilayah spam potensial. Lebih lanjut tentang itu di bagian selanjutnya.

Kiat pro: Periksa ulang apakah email Anda menawarkan nilai bagi pembaca Anda sebelum dikirim. Nilai dapat mencakup informasi terbaru tentang lembaga nonprofit Anda, cara untuk terlibat, acara mendatang, atau proyek terbaru yang telah diselesaikan organisasi Anda.

2. Berhati-hatilah terhadap folder spam.

Jika audiens Anda hanya terbiasa mendengar dari Anda sekali saja, Anda perlu beralih secara bertahap untuk mengirim lebih banyak email. Peralihan tiba-tiba dapat memicu klien email beberapa pengguna untuk mengirim Anda ke folder spam.

Keterkiriman email bisa menjadi subjek yang rumit, tetapi berikut adalah beberapa hal penting yang perlu diingat jika Anda beralih ke pemasaran email yang lebih sering.

• Jangan langsung menyematkan formulir atau menyertakan lampiran di email Anda. Menautkan ke halaman web dengan formulir adalah praktik yang lebih baik.
• Kirim email Anda dari alamat yang dapat dikenali. Jika bisa, hindari mengirim dari alamat [email protected] . Gunakan nama yang akan dikenali oleh pembaca Anda.
• Pimpin dengan baris subjek yang informatif alih-alih panggilan langsung untuk sumbangan. Lihat posting blog kami tentang memilih baris subjek email yang bagus.
• Jika Anda mengirim email ke daftar yang tidak sering dikirim, beri tahu mereka apa yang terjadi. Beri tahu pembaca Anda bahwa Anda berencana untuk mulai mengirim email yang lebih informatif, dan yang paling penting, izinkan mereka untuk memilih keluar. Ini mungkin tampak berlawanan dengan intuisi dalam jangka pendek, tetapi membersihkan orang-orang yang tidak terlibat dari daftar email Anda penting untuk kesehatan program email Anda dalam jangka panjang.

Kiat Pro: Tetapkan anggota staf untuk mengirim buletin bulanan Anda menggunakan nama mereka. Ini meningkatkan peluang Anda untuk menghindari folder spam donor.

Untuk tips lebih lanjut tentang cara meningkatkan keterkiriman email Anda, lihat entri blog kami tentang masalah ini di sini.

3. Manfaatkan koneksi pribadi dengan audiens Anda.

Mempersonalisasi email Anda adalah langkah sederhana — namun ampuh — yang dapat Anda ambil untuk membuat hubungan pribadi dengan pembaca.

Pertama, pastikan Anda menggunakan alat email yang memungkinkan personalisasi. Ini mungkin merupakan investasi di muka, tetapi memiliki akses ke fitur personalisasi akan sangat meningkatkan nilai yang didapatkan audiens Anda dari pengiriman email Anda.

Khawatir akan terlihat menyeramkan atau tidak yakin harus mulai dari mana? Berfokuslah pada personalisasi email berdasarkan tindakan yang dilakukan penerima email Anda di situs web Anda, saran Rachel Leist, VP pemasaran, otomasi, dan pembuatan permintaan di HubSpot. Alih-alih menggunakan data pribadi dalam sistem manajemen kontak Anda, mungkin berterima kasih kepada mereka atas sumbangan atau mengunduh laporan.

“Jika seseorang menerima email yang merujuk pada tindakan yang mereka lakukan di situs web Anda, mereka tidak akan segugup jika Anda mempersonalisasi informasi pribadi tertentu yang kebetulan Anda miliki tentang mereka,” jelas Leist.

Kiat pro: Personalisasikan email Anda dengan menggunakan nama depan dan tagline yang menarik. Email dengan baris subjek yang dipersonalisasi menghasilkan tingkat transaksi enam kali lebih tinggi.

4. Segmentasikan basis data Anda.

Daftar email tersegmentasi dapat membantu Anda memastikan bahwa orang yang tepat menerima email yang tepat pada waktu yang tepat. Meskipun semua orang di daftar email Anda percaya pada organisasi Anda, Anda tidak perlu mengirimkan setiap email ke semua orang. Setiap orang di database Anda berada pada tahap yang berbeda dalam perjalanan mereka dengan organisasi Anda, dan email yang mereka terima harus mencerminkan hal itu.

Misalnya, seseorang yang telah menyumbangkan $5 ke organisasi Anda pada tahun lalu mungkin tidak terlibat seperti seseorang yang telah menyumbangkan $1.000 ke organisasi Anda pada bulan lalu.

Faktor-faktor seperti jumlah donasi, acara yang dihadiri, dan tindakan yang dilakukan di situs web atau saluran media sosial Anda semuanya dapat menjadi indikator penting tingkat keterlibatan, dan tidak boleh diabaikan saat Anda mengirimkan email.

Anggota audiens yang lebih terlibat kemungkinan besar akan merespons email yang lebih sering secara lebih positif, sementara orang dengan poin kontak yang lebih sedikit harus menerima lebih sedikit email yang memberi mereka lebih banyak informasi dasar tentang NPO Anda.

Kiat pro: Saat orang mengunduh konten Anda atau berlangganan buletin Anda, pastikan Anda memasukkan mereka ke dalam kampanye tetes khusus yang mengirimkan email otomatis yang relevan dengan topik yang mereka minati.

5. Menguji, menganalisis, dan menyesuaikannya.

Terakhir, menjalankan program email bukanlah strategi pemasaran “sekali pakai”. Anda harus mencatat indikator kinerja utama dan membuat perubahan pada pendekatan Anda berdasarkan data dunia nyata.

Jika Anda baru memulai, tolok ukur industri dapat menjadi titik perbandingan yang berguna. Tapi ingat, tidak semua NPO sama, dan tidak semua audiens NPO akan merespons email dengan cara yang sama.

Untuk memulai, pantau beberapa metrik email utama, ukur dengan setiap pengiriman email, dan cari tren dari waktu ke waktu. Artikel kami tentang metrik pemasaran email untuk pemula menawarkan tempat awal yang bermanfaat jika Anda tidak yakin apa yang harus dilacak.

Kiat pro: Pantau rasio buka email Anda secara teratur menggunakan alat kesehatan email Hubspot.

Cara Menulis Nawala Nirlaba yang Menakjubkan

1. Tulis baris subjek yang menarik.

Baris subjek bisa rumit. Anda sedang mencari frasa singkat yang mengomunikasikan maksud Anda sambil mempertahankan suara unik nirlaba Anda. Baris subjek yang menarik harus mencakup elemen-elemen berikut.

1. Urgensi. Anda ingin penerima merasakan urgensi untuk membuka email dari NPO Anda dan mengambil tindakan.
2. Kekhususan. Jika Anda memiliki statistik atau poin data yang menarik untuk dibagikan, pastikan untuk mencantumkannya di baris subjek.
3. Acara Mendatang. Untuk meningkatkan keterlibatan, buletin Anda harus memberi tahu orang-orang tentang acara mendatang yang dapat mereka hadiri atau menjadi sukarelawan.
4. Pengenalan nama. Kekesalan minat audiens Anda dengan memasukkan nama mereka di baris subjek (bila perlu).
5. Relevansi. Jika peristiwa atau politik saat ini memengaruhi tujuan lembaga nonprofit Anda, mereferensikan peristiwa tersebut dapat membuat buletin Anda lebih relevan dan tepat waktu.

Kiat pro: 46% pembukaan email dilakukan di perangkat seluler, jadi pastikan baris subjek Anda terdiri dari 50 karakter atau kurang sehingga pemirsa perangkat seluler dapat membaca keseluruhan pesan.

Jelajahi blog ini untuk praktik terbaik baris subjek lainnya.

2. Berikan pembaruan yang menarik.

Buletin nirlaba yang luar biasa harus menyertakan yang terbaru dan terhebat dari organisasi Anda. Beri tahu penerima Anda tentang tujuan yang dicapai baru-baru ini, kisah-kisah yang mengharukan dari orang-orang yang Anda bantu, pembaruan kehidupan staf dan sukarelawan, dan hal lain yang perlu diperhatikan.

Kiat pro: Untuk membuat email Anda menarik secara visual, ambil gambar selama acara untuk disertakan dalam buletin Anda. Dengan izin, cantumkan nama-nama relawan dalam foto dan jelaskan kegiatan apa yang dilakukan.

3. Memiliki sikap syukur.

Penyebab Anda dekat dan disukai oleh mereka yang berlangganan buletin Anda. Waktu yang mereka habiskan untuk menjadi sukarelawan dan uang yang disumbangkan harus selalu diterima dengan semangat syukur.

Beri tahu penerima email tentang dampak langsung dari donasi mereka dengan poin data yang menarik. Misalnya, “Donasi Anda membantu x jumlah keluarga” atau “Upaya sukarela Anda memberi makan x jumlah anak”.

Kiat pro: Beberapa penerima buletin Anda akan lebih terlibat daripada yang lain. Pertimbangkan untuk membuka jalur komunikasi dengan para donatur ini dengan mengirimkan email yang dipersonalisasi dan tidak otomatis yang merujuk pada upaya khusus mereka untuk tujuan tersebut.

4. Sertakan Ajakan Bertindak

Ajakan bertindak (CTA) adalah undangan kepada audiens Anda untuk melakukan sesuatu. Dalam email atau buletin, CTA Anda harus berupa tombol yang tertaut ke tindakan yang Anda ingin penerima lakukan selanjutnya.

Contoh CTA untuk email nirlaba Anda dapat berupa "Berlangganan buletin", "Beri donasi sekarang", "Referensikan teman", atau lainnya. Jangan takut untuk berkreasi dengan CTA Anda, dan pastikan untuk mengukur tingkat konversi Anda.

Kiat pro: Ada banyak alat CTA yang dapat Anda gunakan untuk mempermudah penautan ke langkah berikutnya. Jelajahi opsi umum di sini.

Contoh Email Penggalangan Dana Nirlaba

Ingin menyusun email penggalangan dana yang efektif? Lihat beberapa contoh untuk mengetahui seperti apa buletin Anda nantinya.

Asosiasi Alzheimer

Email Selamat Datang dari Asosiasi Alzheimer ini tidak mengarah pada permintaan sumbangan. Sebaliknya, tim menghubungkan penerima dengan penyebabnya dengan memberi mereka sumber daya untuk mempelajari penyakit tersebut.

CTA utama mendesak pembaca untuk "mempelajari fakta". Dengan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang penerima email Alzheimer didorong untuk bertindak — baik dengan mengadvokasi kelompok, menjadi sukarelawan, atau menyumbang.

Yang kami sukai: Ada beberapa sumber daya yang ditampilkan dalam email ini, yang menargetkan berbagai kelompok yang terkena penyakit Alzheimer. Orang yang dicintai dapat mengakses grup pendukung. Keluarga yang mencari solusi perawatan dapat mengeksplorasi pilihan mereka. Yang terpenting, orang yang hidup dengan Alzheimer diberikan otonomi dan dapat dicocokkan dengan tim perawatan.

Kode Gadis Hitam

Email dari Black Girls Code ini berfokus pada satu webinar yang terbuka untuk semua. Dengan menyertakan acara dan peluang partisipasi, organisasi nirlaba ini menunjukkan nilai bagi mereka yang ada di daftar emailnya. Sebagai pelanggan, Anda akan memastikan bahwa Anda tidak akan pernah melewatkan suatu acara.

Yang kami sukai: Email ini menggunakan desain untuk memfokuskan perhatian pembaca secara strategis. Grafik yang mencakup informasi dan waktu speaker panel dirancang dengan indah dengan warna menarik yang muncul di atas latar belakang hitam. Satu-satunya elemen warna-warni lainnya? Dua CTA pendaftaran tebal di lavender.

Koalisi End Child Poverty California (ECPC)

Email ECPC menunjukkan pentingnya memberi informasi kepada donatur dan relawan Anda. Bagian dari buletin grup ini menjelaskan seberapa banyak kampanye Imagine Campaign dari koalisi diamankan dan ke mana dana digunakan. Infografis membuat pemahaman tentang kompleksitas penganggaran negara menjadi mudah.

Apa yang kami sukai: ECPC telah menguasai transparansi. Kelompok ini mengakui bahwa tidak semua prioritasnya masuk dalam APBN. Setelah itu, koalisi merayakan kemenangan yang mampu mereka capai. Penggunaan kejujuran membuat organisasi nirlaba merasa dapat dipercaya dan mendapatkan lebih banyak dukungan.

Proyek Trevor

Hari peringatan, hari libur, dan peringatan penting menawarkan peluang khusus untuk melibatkan audiens Anda. Hal ini terutama benar jika Anda dapat mengaitkan acara tersebut dengan misi atau riset nirlaba Anda.

Proyek Trevor mengirimkan email khusus pada Hari Kesadaran Interseks. Dalam email tersebut, organisasi tersebut menjelaskan apa artinya menjadi interseks dan pentingnya mengakui komunitas ini. Kemudian, itu ditautkan ke laporan di mana orang dapat mempelajari lebih lanjut tentang kesejahteraan remaja interseks.

Yang kami sukai: Email ini tidak hanya menyoroti Hari Kesadaran Interseks, tetapi juga mengingatkan penerima bahwa Oktober adalah Bulan Sejarah LGBTQ. Pembaca yang kalendernya tidak ditandai kini mendapat informasi dan kemungkinan besar akan terlibat dengan penelitian Proyek Trevor lainnya.

Komite Penyelamatan Internasional

Komite Penyelamatan Internasional (IRC) menghadapi tugas mendesak untuk membantu orang-orang di zona konflik dan daerah bencana. Email ini menjelaskan apa yang dilakukan organisasi dan dampak historisnya.

Yang kami sukai: Menyoroti artikel dan sejarah organisasi meningkatkan investasi emosional pelanggan. Pembaca juga akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang nilai-nilai IRC.

Institusi Smithsonian

Smithsonian Institution adalah salah satu museum dan jaringan penelitian terbesar di dunia. Mengikuti setiap museum dan departemen akan melelahkan. Untungnya, tim pemasaran nirlaba telah mengumpulkan sorotan menjadi satu buletin yang mudah dibaca.

Apa yang kami sukai: Saat kami pergi ke museum, kami mengagumi artefak dan benda yang dipamerkan. Buletin Smithsonian menggunakan foto untuk mereplikasi pengalaman ini di perangkat apa pun.

Selamatkan Anak-Anak

Saat orang pertama kali mendaftar ke email Anda, ini merupakan indikator bagus bahwa mereka merasa terlibat dengan misi Anda. Lihat email selamat datang otomatis dari Save the Children ini memperkenalkan organisasi kepada pelanggan baru dan meminta sumbangan di akhir. Audiens Anda ingin membantu — jangan buat mereka menunggu!

Yang kami sukai: Save the Children membuat infografis sederhana untuk menunjukkan bagaimana donasi kecil dapat memberikan dampak yang besar. Hal ini dapat mendorong pendukung untuk berkontribusi.

Lobi Iklim Warga

Lobi Iklim Warga (CCL) mendemonstrasikan dalam email di bawah ini cara memberi tahu pelanggan tentang acara terkini yang penting. Dengan mereferensikan perubahan kebijakan terbaru yang membantu tujuan mereka, CCL dapat berterima kasih kepada pelanggan email mereka atas kerja keras mereka sekaligus membuat mereka bersemangat tentang kemajuan di masa mendatang.

Hal yang kami sukai: Email ini berfungsi dengan baik dalam memberikan relevansi dan ketepatan waktu untuk percakapan lembaga nonprofit.

826 Boston

826 Boston adalah organisasi nirlaba menulis, mengajar, dan menerbitkan yang bekerja dengan siswa dan anggota komunitas. Sebagai organisasi nirlaba lokal, acara komunitas menawarkan kesempatan bagi penduduk Boston untuk terlibat dan belajar lebih banyak tentang organisasi tersebut. Email ini menyoroti Books for Breakfast, termasuk informasi penting tentang tempat dan waktu diadakannya acara tersebut.

Kiat pro: Jika organisasi Anda mengandalkan donasi dari sponsor korporat, email menawarkan kesempatan untuk memamerkan kemitraan Anda. Ini menciptakan nilai tambah bagi bisnis tempat Anda bekerja.

Wikimedia

Tidak setiap donor atau pelanggan harus diemail setiap hari. Wikimedia hemat dengan panggilan untuk sumbangan, membuat pengiriman mereka yang jarang lebih berdampak. Dengan menyoroti tindakan masa lalu dan menunjukkan urgensi untuk donasi berulang, penerima akan lebih cenderung memberi.

Jenis email ini berfungsi paling baik untuk donor sebelumnya dan anggota yang kurang aktif dari daftar email Anda. Meskipun mereka tidak mengunjungi situs web Anda setiap hari, mereka mungkin bersedia memberikan donasi sesekali.

Apa yang kami sukai: Email dari Wikimedia ini menunjukkan berapa persentase donasi Anda yang masuk ke bagian organisasi mana. Ini menciptakan transparansi dan membuat donor merasa nyaman dengan kontribusi mereka.

Perangkat Lunak Pemasaran Email Gratis untuk Organisasi Nirlaba

Ingin menggunakan perangkat lunak email profesional untuk nirlaba Anda tanpa merusak bank? Ada beberapa versi gratis perangkat lunak pemasaran profesional yang dapat Anda gunakan. Lihat apa yang ditawarkan beberapa program paling populer. Kemudian, putuskan opsi mana yang paling cocok untuk Anda.

1. Perangkat Lunak Pemasaran Email HubSpot

HubSpot menawarkan versi gratis dari perangkat lunak pemasaran email berbayarnya yang terintegrasi dengan perangkat lunak CRM gratisnya. Pengguna dapat menjalankan kampanye pemasaran yang canggih dan mendapatkan akses ke formulir, halaman arahan, dan iklan Facebook, Instagram, Google, dan LinkedIn, serta template.

HubSpot juga memiliki akses ke manajemen kontak dan kemampuan live chat. Alat-alat ini memungkinkan Anda mengoptimalkan pengalaman untuk setiap pelanggan. Ada juga kemampuan analitik lalu lintas dan konversi untuk pengoptimalan kampanye.

2. Pengirim

Ingin menjangkau banyak orang dengan email yang indah dan dipersonalisasi? Pengirim mungkin tepat untuk Anda. Program ini memiliki kemampuan pengeditan dan personalisasi HTML yang ekstensif. Pengirim juga memiliki kemampuan analitik yang mengesankan yang memungkinkan Anda melacak pengiriman dan pembukaan email individu. Anda juga dapat membuat profil penerima individual untuk lebih mengoptimalkan strategi Anda.

3.Sendinblue

Jika Anda mencari variasi dalam email Anda, Sendinblue siap membantu Anda. Program ini menyertakan lebih dari 70 templat responsif untuk email yang dapat dirancang untuk layar apa pun. Versi gratisnya memberi Anda kemampuan untuk mengirim 300 email sehari.

Anda juga memiliki kemampuan untuk menggunakan pengujian A/B untuk menemukan konten email yang berfungsi dan opsi segmentasi untuk memastikan orang yang tepat menerima pesan Anda.

4. KirimGrid

SendGrid berspesialisasi dalam kampanye email yang disesuaikan dengan preferensi individu. Versi gratisnya memberi Anda akses ke berbagai alat personalisasi, termasuk API, Webhook, dan STMP Relay.

Anda juga akan memiliki kontrol terperinci atas siapa yang menerima email Anda dengan berbagai alat pengoptimalan pengiriman. Selain itu, Anda dapat mengakses alat pengeditan dan analitik email canggih yang memungkinkan Anda mengoptimalkan pengiriman untuk audiens target Anda.

Mulai hari ini

Anda tidak perlu menjadi pemasar profesional untuk mendapatkan hasil profesional dari pemasaran email. Namun, Anda perlu menyisihkan waktu untuk memulai.

Ingat, pemasaran email bila dilakukan dengan serius, dapat memberikan hasil yang besar. Mulailah hari ini jika Anda belum melakukannya, dan Anda dapat menghasilkan lebih banyak buzz untuk organisasi Anda daripada sebelumnya!