Apa itu KPI? Cara Memilih KPI Terbaik untuk Bisnis Anda

Pertanyaan “Apa itu KPI?” muncul di banyak pertemuan. Jika Anda ingin meningkatkan skala perusahaan Anda, Anda mungkin bertanya-tanya tentang KPI dan bagaimana mereka dapat membantu bisnis Anda berkembang.

Meninjau kinerja melalui indikator kinerja utama (KPI), memberi tahu tim Anda ketika Anda telah memenuhi target atau gagal. Tapi bagaimana Anda memilih KPI yang tepat untuk bisnis Anda?

Dalam posting ini, kami akan memandu Anda melalui apa itu KPI, KPI mana yang harus Anda fokuskan, dan bagaimana Anda dapat mengasah metrik yang paling penting untuk bisnis Anda.

Teruslah membaca, atau lompat ke bagian yang Anda cari:

• Apa itu KPI?
• Mengapa KPI penting?
• Jenis Indikator Kinerja Utama
• KPI vs. Metrik
• OKR vs KPI
• Cara Menentukan KPI
• Contoh KPI
• Bagaimana Mengukur KPI

Baik KPI untuk kampanye satu kali atau inisiatif jangka panjang, KPI dapat membantu tim melacak kemajuan mereka, meningkatkan hasil, dan tetap pada jalurnya.

Bisnis menggunakan KPI untuk mengetahui apakah mereka mencapai tujuan utama mereka. KPI ini biasanya melacak kesehatan dan kinerja organisasi secara keseluruhan.

Departemen menggunakan KPI untuk menunjukkan nilai upaya mereka terhadap bisnis. Indikator kinerja ini membantu tim bekerja menuju hasil yang ditetapkan dan memecahkan masalah yang menghalangi tujuan tersebut.

Dan karyawan menggunakan KPI untuk memahami bagaimana upaya individu mereka berkontribusi pada proyek, tim, dan tujuan organisasi.

KPI juga dapat membantu melacak efektivitas:

• Proyek
• Proses
• Kampanye
• Perubahan strategis

KPI juga berguna untuk kolaborasi lintas departemen, karena memudahkan untuk melihat apa yang sedang dikerjakan tim lain secara sekilas. KPI memberi tahu perusahaan apakah firasat mereka benar dan apakah yang mereka lakukan berhasil.

Catatan penting: KPI harus mengukur indikator terpenting Anda.

Misalnya, tim media sosial Anda mungkin memiliki banyak titik data yang dapat berfungsi sebagai KPI. Namun, mereka hanya harus memilih yang selaras dengan tujuan bisnis yang lebih luas. Katakanlah itu kesadaran merek. Dalam hal ini, jumlah pengikut, jangkauan postingan, dan tayangan kemungkinan akan menjadi metrik KPI media sosial yang akan diukur.

Dengan mengingat hal itu, memiliki KPI berarti mempersempit fokus Anda ke beberapa metrik penting yang akan paling memengaruhi bisnis Anda.

Mengapa KPI penting?

Orang-orang di seluruh dunia menghasilkan dan mengonsumsi 64,2 zettabytes pada tahun 2020. Dan menurut Statista, jumlah itu akan mencapai 181 zettabytes pada tahun 2025.

Berapa zettabyte? Satu miliar terabyte. Dan berapa terabyte? Sekitar satu triliun byte. Itu banyak informasi. Itu berarti bahwa bisnis Anda memproses lebih banyak informasi daripada sebelumnya.

Saat Anda memproses data yang terus bertambah, itu bisa mulai terasa luar biasa. Misalnya, postingan tentang metrik penjualan ini menguraikan lebih dari 140 metrik yang mungkin dilacak oleh seorang manajer penjualan dalam sebulan. Ini adalah metrik berharga yang dapat membantu tenaga penjualan unggul. Tetapi tambahkan metrik mingguan, dan tidak mengherankan bahwa 80% pekerja menderita kelebihan informasi.

Masukkan KPI. Saat Anda memilih KPI untuk bisnis atau tim Anda, itu mempersempit fokus upaya Anda. Strategi yang satu ini dapat membantu tim Anda mengumpulkan apa yang paling berarti. Hal ini dapat mendorong tim untuk mendapatkan hasil lebih cepat, menjadi lebih produktif, dan membuat perubahan yang berguna saat dibutuhkan.

KPI lebih dari sekedar angka. Ini adalah pesan, cerita yang dengan cepat menunjukkan kepada tim Anda apakah Anda bergerak menuju tujuan yang telah Anda tetapkan bersama. Indikator kinerja utama dapat membantu:

• Tetap ingat tujuan tingkat tinggi
• Ubah ide abstrak menjadi target yang dapat dikelola
• Kurangi kelebihan data

KPI yang kuat dapat membantu bisnis Anda menghemat waktu, mendapatkan wawasan penting, memandu manajemen, dan menjaga bisnis Anda tetap pada jalur pertumbuhan jangka panjang.

Karena KPI sangat penting, penting untuk menetapkan KPI yang tepat untuk bisnis Anda. KPI yang salah dapat mengganggu bahkan tim terkuat sekalipun.

Misalnya, tim pemasaran Anda memilih KPI untuk tujuan pertumbuhannya. Peringkat dalam hasil mesin pencari penting untuk sebuah blog, sehingga jumlah peringkat kata kunci # 1 bisa tampak seperti KPI yang bagus.

Tetapi bagaimana jika kata kunci peringkat teratas blog Anda tidak berhubungan dengan tujuan bisnis Anda? Bagaimana jika kata kunci tersebut memiliki volume lalu lintas rendah atau tidak terhubung ke prospek yang memenuhi syarat? Dalam situasi ini, lalu lintas organik mungkin merupakan KPI yang lebih baik.

Memilih KPI yang tepat mungkin memerlukan penelitian ekstra, jadi mari kita bicara tentang berbagai jenis KPI.

Jenis Indikator Kinerja Utama

Meskipun ada banyak indikator kinerja yang berbeda yang dapat diukur oleh bisnis, sebagian besar termasuk dalam dua kategori:

KPI kuantitatif

KPI kuantitatif menggunakan angka untuk mengukur kemajuan menuju tujuan. Mayoritas KPI bersifat kuantitatif, seperti jumlah penjualan yang ditutup, tiket layanan pelanggan, atau pendapatan tahunan.

Sumber Gambar

KPI kualitatif

KPI kualitatif melacak data non-numerik, seperti komentar pelanggan atau keterlibatan karyawan. Meskipun ada cara untuk mendapatkan data kuantitatif dari penelitian kualitatif, KPI ini berfokus pada data non-numerik.

Misalnya, katakanlah sebuah perusahaan baru saja merilis produk baru secara online. Segera setelah daftar produk ditayangkan, mereka akan melacak metrik kuantitatif seperti:

• Penjualan Produk
• Gerobak terbengkalai
• Tampilan halaman produk

Pada saat yang sama, perusahaan juga akan melacak data kualitatif seperti ulasan produk dan survei pelanggan. Ini dapat membantu tim mengetahui bagaimana orang merespons produk dan bagaimana terus meningkatkannya.

Sumber Gambar

Sebagian besar bisnis menggunakan lebih dari satu KPI untuk melacak kinerja dan dapat menggabungkan KPI untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Ada ukuran lain yang digunakan perusahaan untuk mengasah tujuan bisnis mereka.

Indikator Kinerja Utama Lainnya

KPI Terkemuka : Ini adalah data kuantitatif yang membantu bisnis mengukur respons potensial terhadap perubahan. Misalnya, jika bisnis SaaS berencana meluncurkan fitur baru, indikator utama dapat membantunya memproyeksikan hasil di masa mendatang.

KPI tertinggal : Ini mengukur hasil setelah perubahan untuk melacak apakah perubahan itu memenuhi harapan. Ini kadang-kadang juga disebut indikator keluaran. Misalnya, setelah peluncuran bisnis SaaS di atas, indikator lagging akan menunjukkan hasil rilis yang sebenarnya.

KPI terdepan dan tertinggal dapat membantu tim melakukan koreksi lebih awal. Ini dapat menghemat waktu, tenaga, dan investasi bisnis dari waktu ke waktu.

Input KPI : Ini melacak sumber daya yang dibutuhkan bisnis untuk kampanye, proyek, atau proses.

KPI Proses : KPI Proses melacak seberapa baik proses baru bekerja dan membantu menargetkan perubahan potensial. Misalnya, proses umum KPI adalah waktu yang diperlukan untuk menutup tiket dukungan.

KPI Praktis : Ini melacak proses internal perusahaan saat ini dan bagaimana pengaruhnya terhadap bagian lain dari bisnis.

Directional KPIs : KPI ini melihat kinerja perusahaan secara keseluruhan. Mereka mungkin fokus pada tren di dalam perusahaan atau dibandingkan dengan pesaing.

KPI yang Dapat Ditindaklanjuti : Indikator seperti ini melacak seberapa baik perusahaan berkomitmen dan melakukan perubahan bisnis internal. Contohnya termasuk KPI yang melacak perubahan budaya, sentimen karyawan, atau inisiatif DEI. Ini sering mengukur kemajuan dalam jangka waktu tertentu.

KPI vs. Metrik

Ketika Anda masih di sekolah, Anda mungkin telah belajar bahwa persegi bisa menjadi jajar genjang, tetapi tidak setiap jajar genjang adalah persegi. Hal yang sama berlaku untuk KPI dan metrik.

Meskipun KPI bisa menjadi metrik, tidak setiap metrik adalah KPI. Ini karena KPI melacak kemajuan menuju tujuan tertentu. KPI adalah ukuran kinerja yang signifikan .

Saat tim Anda memilih KPI, mereka berkomitmen pada metrik tertentu dan bagaimana mencapai tujuan tersebut dapat menghasilkan pertumbuhan bisnis. KPI juga mempersempit cakupan informasi menjadi data yang perlu diketahui semua orang — mulai dari peserta magang hingga pemangku kepentingan.

Ini tidak berarti bahwa metrik tidak berdampak. Saat tim Anda memecahkan masalah tertentu dan menciptakan proses, ada banyak metrik yang akan Anda lacak. Pada gilirannya, metrik ini dapat membantu tim Anda memenuhi KPI Anda.

Contoh Metrik KPI

Berikut adalah contoh. Katakanlah tim Anda membuat blog untuk tim penjualan Anda untuk menghasilkan prospek yang lebih berkualitas. KPI untuk proyek ini adalah:

Itu adalah indikator kinerja utama yang diyakini tim Anda akan menunjukkan bahwa waktu dan upaya meluncurkan blog baru sepadan dengan bisnis.

Pada saat yang sama, jika Anda pernah memulai sebuah blog, Anda tahu bahwa ada banyak metrik lain yang harus dilacak seperti:

• Waktu pertunangan
• Tingkat bouncing
• Tampilan per pengguna
• Tautan Balik
• Otoritas domain

Metrik ini akan membantu tim Anda memecahkan masalah, memilih topik blog yang tepat, dan membuat perubahan yang meningkatkan pengalaman pengguna.

Metrik sangat penting bagi tim yang bekerja di blog sehingga mereka dapat membuatnya lebih baik. Pada saat yang sama, metrik seringkali terlalu detail untuk setiap pemangku kepentingan. Dalam contoh ini, tim blog Anda memerlukan metrik lain untuk membantu memenuhi KPI-nya.

OKR vs KPI

Tujuan dan Hasil Utama (OKR) dan KPI sering digunakan secara bergantian karena kedua istilah tersebut merujuk pada tujuan yang dilacak dan diukur. Namun, mereka berbeda dalam niat.

Sederhananya, KPI menunjukkan apakah bisnis Anda mencapai targetnya. Mereka sering disebut metrik kesehatan karena memberi tahu Anda bagaimana kinerja perusahaan untuk memenuhi tujuan yang telah ditetapkan.

OKR, di sisi lain, adalah tujuan luas untuk bisnis Anda dengan hasil utama yang akan menandakan pencapaian dalam memenuhi tujuan tersebut. Mereka adalah tujuan agresif dan ambisius yang berbicara dengan visi gambaran besar bisnis.

Misalnya, katakanlah sebuah perusahaan teknologi memiliki tujuan untuk menjadi salah satu dari 10 penyedia teratas di industri mereka pada tahun 2021. Hasil utama mereka dapat berupa:

• Dapatkan 1.000 pelanggan baru sebelum Q3.
• Hasilkan 3.000 prospek setiap bulan.
• Meningkatkan penjualan keanggotaan tahunan sebesar 30%.

Sementara KPI ideal untuk penskalaan, OKR dirancang untuk pertumbuhan dramatis. Mereka lebih ambisius dan mendorong tim untuk mengembangkan kemampuan mereka.

Penting juga untuk dicatat bahwa meskipun KPI dapat menjadi hasil utama dalam OKR Anda, hal yang sebaliknya umumnya tidak benar.

Misalnya, tim pemasaran Anda dapat memiliki KPI 3.000 prospek seperti yang disebutkan dalam contoh di atas. Namun, kecil kemungkinan departemen mana pun akan mencantumkan tujuan “10 Teratas” sebagai KPI mereka karena hal itu menunjukkan visi yang lebih luas dan memiliki garis waktu yang lebih fleksibel.

Sebelum dapat mengukur KPI, Anda harus menentukan metrik mana yang akan dilacak. Ini akan sangat tergantung pada tujuan Anda dan tim Anda.

Setelah Anda mempersempitnya, tetapkan target Anda. Mereka biasanya didasarkan pada kombinasi faktor, termasuk kinerja historis dan standar industri.

Anda juga harus menjawab siapa, kapan, dan mengapa. Siapa yang bertanggung jawab atas KPI ini? Identifikasi orang di tim Anda yang mengelola KPI ini, sehingga mereka bisa menjadi pilihan saat menangani hambatan yang dapat memengaruhi kinerja. Mereka juga akan bertanggung jawab untuk melaporkan kemajuan.

Adapun "kapan", Anda harus mengetahui garis waktu untuk mencapai target ini. Banyak bisnis menetapkannya setiap bulan atau setiap tiga bulan, tetapi garis waktu Anda bisa lebih pendek atau lebih lama tergantung pada tim Anda.

Terakhir: mengapa. Ini adalah hal terpenting yang harus diingat saat mengukur KPI Anda. Memiliki tujuan Anda dengan jelas dapat membantu memotivasi tim Anda dan memastikan semua orang selaras dengan arah yang Anda tuju.

Mari kita membahas beberapa langkah yang dapat membantu membuat proses ini lebih sederhana.

1. Pilih KPI yang terkait langsung dengan tujuan bisnis Anda.

KPI adalah pengukuran kuantitatif atau titik data yang digunakan untuk mengukur kinerja perusahaan Anda relatif terhadap suatu sasaran. Misalnya, KPI dapat dikaitkan dengan tujuan Anda untuk meningkatkan penjualan, meningkatkan laba atas investasi dari upaya pemasaran Anda, atau meningkatkan layanan pelanggan.

Apa tujuan perusahaan Anda? Sudahkah Anda mengidentifikasi area utama untuk peningkatan atau pengoptimalan? Apa prioritas terbesar untuk tim manajemen Anda?

Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini akan membawa Anda selangkah lebih dekat untuk mengidentifikasi KPI yang tepat untuk merek Anda.

2. Pertimbangkan tahap pertumbuhan perusahaan Anda.

Bergantung pada tahap perusahaan Anda – startup vs. perusahaan – metrik tertentu akan lebih penting daripada yang lain.

Perusahaan tahap awal biasanya fokus pada data yang terkait dengan validasi model bisnis sementara organisasi yang lebih mapan fokus pada metrik seperti biaya per akuisisi dan nilai umur pelanggan.

Berikut adalah beberapa contoh indikator kinerja utama yang potensial untuk perusahaan dalam berbagai tahap pertumbuhan:

3. Identifikasi indikator kinerja yang tertinggal dan yang terdepan.

Perbedaan antara indikator lagging dan leading pada dasarnya adalah mengetahui bagaimana Anda melakukannya, versus bagaimana Anda melakukannya. Leading indicator belum tentu lebih baik dari lagging indicator, atau sebaliknya. Anda hanya harus menyadari perbedaan antara keduanya.

Indikator lagging mengukur keluaran dari sesuatu yang telah terjadi. Total penjualan bulan lalu, atau jumlah pelanggan baru atau jam layanan profesional yang diberikan, adalah contoh indikator lagging. Jenis metrik ini bagus untuk mengukur hasil murni, karena berfokus pada keluaran.

Di sisi lain, indikator utama mengukur kemungkinan Anda mencapai tujuan di masa depan. Ini berfungsi sebagai prediktor dari apa yang akan datang. Tingkat konversi, usia peluang penjualan, dan aktivitas perwakilan penjualan hanyalah beberapa contoh indikator utama.

Secara tradisional sebagian besar organisasi hanya berfokus pada indikator tertinggal. Salah satu alasan utama untuk ini adalah mereka cenderung mudah diukur karena peristiwa telah terjadi. Misalnya, mudah untuk menarik laporan jumlah pelanggan yang diperoleh kuartal terakhir.

Tetapi mengukur apa yang terjadi di masa lalu hanya bisa sangat membantu.

Anda dapat menganggap indikator utama sebagai penggerak bisnis karena mereka muncul sebelum tren muncul, yang dapat membantu Anda mengidentifikasi apakah Anda berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan Anda atau tidak. Jika Anda dapat mengidentifikasi indikator utama mana yang akan memengaruhi kinerja masa depan Anda, Anda akan memiliki peluang sukses yang jauh lebih baik.

Dengan setiap bisnis, pertumbuhan adalah tujuannya. KPI membantu Anda melacak kemajuan Anda dan menskalakan secara progresif untuk tumbuh dengan cara apa pun yang penting bagi perusahaan Anda.

4. Fokus pada beberapa metrik utama, daripada banyak data.

Saat Anda mulai mengidentifikasi KPI untuk bisnis Anda, lebih sedikit bernilai lebih. Daripada memilih lusinan metrik untuk diukur dan dilaporkan, Anda harus fokus hanya pada beberapa metrik utama .

Jika Anda melacak terlalu banyak KPI, Anda mungkin kewalahan dengan data dan kehilangan fokus.

Seperti yang dapat Anda bayangkan, setiap perusahaan, industri, dan model bisnis berbeda sehingga sulit untuk menentukan angka pasti jumlah KPI yang harus Anda miliki. Namun, jumlah yang baik untuk dituju adalah antara dua hingga empat KPI per tujuan. Cukup untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang di mana Anda berdiri tetapi tidak terlalu banyak di mana tidak ada prioritas.

Contoh KPI

Model bisnis organisasi Anda dan industri tempat Anda beroperasi akan memengaruhi KPI yang Anda pilih.

Misalnya, perusahaan software-as-a-service (SaaS) B2B mungkin memilih untuk fokus pada akuisisi dan churn pelanggan, sedangkan perusahaan ritel bata-dan-mortir mungkin fokus pada penjualan per kaki persegi atau pembelanjaan pelanggan rata-rata.

Berikut adalah beberapa contoh beberapa KPI standar industri:

Meskipun beberapa KPI sederhana, KPI yang dapat membantu bisnis Anda menargetkan sasaran spesifik bisa jadi lebih sulit untuk dibuat. Contoh indikator kinerja utama untuk bisnis ini dapat menginspirasi KPI yang tepat untuk bisnis Anda.

KPI Pemasaran

KPI untuk pemasaran dapat membantu Anda melacak efektivitas upaya pemasaran. Ini dapat membantu Anda mengetahui nilai kampanye dan inisiatif tertentu, dan menilai saluran media yang berbeda.

Misalnya, video ini menguraikan cara mengatur KPI untuk media sosial:

Ini adalah beberapa KPI pemasaran teratas:

• Pengembalian Investasi (ROI)
• Nilai Seumur Hidup Pelanggan (LTV)
• Biaya Akuisisi Pelanggan (CAC)
• Tingkat konversi

Untuk ide KPI lainnya, lihat referensi berikut:

KPI Penjualan

Penjualan adalah aktivitas yang digerakkan oleh angka dan ini membuat pemilihan KPI semakin penting. KPI penjualan dapat mengukur upaya individu, tim, departemen, atau organisasi. Mereka juga dapat membantu tim penjualan membuat perubahan dan menanggapi perubahan tujuan dan prioritas.

Ini adalah beberapa KPI penjualan yang umum:

• Pertumbuhan penjualan bulanan
• Panggilan bulanan (atau email) per rep
• Peluang untuk menangani rasio
• Nilai pembelian rata-rata

Untuk ide KPI lainnya, lihat referensi berikut:

KPI layanan

KPI layanan pelanggan dapat melacak kinerja tim dukungan. Mereka juga membantu manajer layanan memahami, menganalisis, dan mengoptimalkan pengalaman pelanggan.

Berikut adalah beberapa KPI layanan teratas:

• Jumlah tiket yang diselesaikan
• Skor kepuasan pelanggan (CSAT)
• Waktu respons pertama
• Skor promotor bersih (NPS)

Untuk ide KPI lainnya, lihat referensi berikut:

KPI situs web

KPI situs web dapat menghubungkan kinerja situs web Anda dengan sasaran pemasaran, penjualan, dan layanan. Data situs web dapat membantu bisnis memahami cara menghubungkan departemen yang terpisah dan memperbaiki kesenjangan dalam perjalanan pembeli. Jenis KPI ini sangat berguna untuk situs e-niaga.

Berikut adalah beberapa KPI situs web umum:

• Lalu lintas
• Sumber lalu lintas
• Jumlah sesi
• Jumlah transaksi

Posting ini juga memiliki beberapa saran bagus untuk metrik keterlibatan situs web.

Sekarang setelah Anda mengetahui apa itu KPI dan bagaimana memilih KPI yang tepat untuk bisnis Anda, inilah saatnya untuk bertindak. Mengukur KPI bisa sederhana atau kompleks tergantung pada KPI Anda, tumpukan teknologi Anda, dan cara tim Anda bekerja.

Beberapa perusahaan akhirnya melacak KPI yang salah karena itu adalah data yang paling mudah untuk dilacak. Ini bukan solusi yang memuaskan, dan dapat menyebabkan tantangan bisnis yang lebih besar dalam jangka panjang.

Mari kita telusuri praktik terbaik untuk mengukur KPI Anda.

1. Identifikasi alat atau perangkat lunak yang Anda butuhkan untuk mengukur KPI Anda.

Pengukuran KPI dimulai dengan sumber data Anda dan alat yang digunakan bisnis Anda untuk melacak data. Ada beberapa hal yang ingin Anda cari dalam perangkat lunak yang tepat.

Integrasi

Menurut penelitian tahun 2021 dari Productiv, rata-rata perusahaan menggunakan lebih dari 200 aplikasi. Ini berarti Anda memerlukan solusi perangkat lunak yang terhubung ke berbagai alat untuk mengumpulkan data yang akurat.

Dasbor

Dasbor juga berguna untuk melacak KPI karena memudahkan untuk memvisualisasikan wawasan. Visualisasi dapat membuat informasi yang rumit menjadi lebih sederhana dan lebih cepat untuk dipahami dan ditindaklanjuti.

Laporan khusus dan standar

Ini juga membantu untuk menggunakan perangkat lunak KPI dengan pelaporan standar dan kustom. Sementara beberapa KPI efektif sendiri, yang lain mungkin memerlukan metrik pendukung untuk memperjelas cerita data. Misalnya, katakanlah KPI Anda adalah keterlibatan media sosial. Anda mungkin juga ingin menyajikan data di setiap alat media sosial yang digunakan tim Anda.

Baca di sini jika Anda mencari perangkat lunak pelacakan data yang tepat.

2. Persempit daftar akhir KPI Anda.

Fokus adalah alasan utama untuk membatasi jumlah KPI yang Anda lacak. Jika KPI adalah ukuran paling kritis dari kesuksesan bisnis, Anda ingin melacak hanya dua atau tiga KPI, bukan 10-20.

Pertama, pastikan ada pemisahan yang jelas antara KPI dari metrik. Selanjutnya, kunjungi kembali tujuan Anda untuk memastikan bahwa KPI yang Anda pilih menunjukkan kemajuan yang jelas menuju tujuan tersebut.

Saat Anda meneliti perangkat lunak, Anda mungkin memperhatikan bahwa beberapa KPI lebih mudah dilacak daripada yang lain.

Misalnya, melacak nilai umur pelanggan dengan saluran pemasaran itu mudah jika pendapatan dan sistem pemasaran Anda terhubung. Tetapi bagaimana jika ini adalah dua sistem yang berbeda? Mungkin platform pemasaran Anda menunjukkan bahwa sebagian besar prospek Anda berasal dari blog. Pada saat yang sama, analisis platform pelanggan Anda menunjukkan bahwa sebagian besar prospek Anda berasal dari halaman arahan.

Masalah semacam ini menyebabkan banyak pekerjaan manual, dan KPI yang tidak dapat dipercaya oleh tim Anda. Sampai Anda dapat menyatukan sistem Anda, Anda mungkin ingin memilih KPI yang dapat Anda ukur secara akurat.

Pastikan untuk melihat KPI Anda dalam beberapa bulan pertama dan perhatikan seberapa sering Anda memeriksa setiap KPI. Terkadang Anda memerlukan data nyata untuk mengetahui apakah indikator kinerja itu berguna.

Misalnya, katakanlah di awal kemitraan pemasaran bersama, Anda dan mitra Anda menetapkan KPI untuk prospek bersama. Namun dalam dua bulan pertama, satu-satunya prospek yang dibagikan berasal dari webinar yang diselenggarakan bersama oleh perusahaan Anda. Pada saat yang sama, Anda berdua melihat peningkatan volume prospek dari tautan rujukan.

Jika Anda ingin KPI Anda mengukur efektivitas kemitraan Anda, Anda mungkin ingin mengubah KPI ini.

3. Buat laporan standar dan waktu pelaporan.

Salah satu cara untuk membantu pemangku kepentingan berinvestasi dalam KPI adalah dengan membuat jadwal dan format pelaporan yang konsisten. Anda dapat mengukur dan melaporkan KPI setiap minggu, bulan, kuartal, atau tahun tergantung pada kebutuhan bisnis Anda.

Misalnya, jika Anda memiliki sasaran prospek bulanan, sebaiknya lacak KPI Anda setiap minggu. Jika kinerja sesuai dengan harapan, Anda dapat mengumpulkan wawasan tentang apa yang dilakukan tim Anda dengan baik. Jika tidak, Anda memiliki kesempatan untuk meminta sumber daya, memecahkan masalah, dan membuat perubahan.

Laporan standar memiliki struktur yang sama setiap saat. Anda sering dapat mengotomatiskan laporan ini dan mereka biasanya tidak memerlukan banyak analisis data manual. Bergantung pada industri dan KPI Anda, Anda mungkin ingin menyesuaikan laporan standar Anda. Ini dapat membantu Anda memastikan bahwa laporan Anda dengan jelas menunjukkan informasi yang paling berguna.

4. Rancang visualisasi di dasbor Anda untuk KPI terpenting Anda.

Memindai nomor memuaskan bagi sebagian orang. Tetapi kebanyakan orang memproses dan mempertahankan visual dengan baik. Jadi, Anda ingin memaksimalkan data Anda dengan dasbor visual yang membuat KPI Anda lebih mudah dipahami dan diingat oleh pemangku kepentingan.

Saat Anda membuat dasbor, ada beberapa hal yang berguna untuk dipikirkan. Pertama, coba kelompokkan KPI Anda untuk membuat dasbor khusus audiens. Misalnya, Anda mungkin ingin membuat satu dasbor KPI untuk presentasi C-suite dan satu lagi untuk rapat dengan tim Anda.

Selanjutnya, jaga agar visual Anda tetap sederhana. Pilih bagan terbaik untuk informasi yang Anda sajikan dan jangan tambahkan teks kecil atau grafik tambahan yang dapat mengalihkan perhatian dari data Anda.

5. Bagikan laporan KPI dengan tim lain untuk pemeriksaan kualitas.

Mungkin perlu beberapa saat sebelum KPI Anda menjadi sumber informasi yang andal. Ada banyak hal yang dapat Anda lakukan dengan alat digital, tetapi jangan lupa sumber daya penting lainnya untuk memastikan KPI Anda akurat — tim Anda.

Baik Anda check-in dengan teman-teman Anda di Akuntansi setiap dua hari sekali atau mengadakan check-in mingguan dengan orang-orang di departemen Anda, menjangkau dengan cerdas. Bahkan masalah kecil dapat menyebabkan kesalahan besar dari waktu ke waktu.

Misalnya, apakah Anda ingin mendasarkan KPI Anda pada rata-rata volume panggilan harian layanan pelanggan tujuh hari seminggu atau hanya Senin sampai Jumat? Jika Anda tidak berbicara dengan tim CS Anda tentang struktur dan jadwal mereka, Anda mungkin menarik data yang salah. Hal ini dapat menyebabkan angka miring, keputusan strategis yang buruk, dan banyak lagi.

Semakin bisnis Anda dapat mempercayai KPI Anda, semakin banyak manfaat yang akan mereka dapatkan darinya.

6. Pilih irama pelaporan untuk pemangku kepentingan.

Sebagian besar pembuat keputusan dalam bisnis mengatur pelaporan di sekitar kalender bisnis. Tetapi Anda tetap ingin memikirkan irama pelaporan yang tepat untuk KPI spesifik Anda.

Misalnya, irama bulanan mungkin tidak cukup sering untuk memecahkan masalah. Pada saat yang sama, irama mingguan dapat menciptakan informasi yang berlebihan. Rapat yang terlalu sering juga dapat menyebabkan percakapan tentang metrik. Ini mengalihkan fokus dari indikator kinerja utama Anda.

Jika Anda baru dalam proses ini, mungkin masuk akal untuk bertemu lebih sering di awal, kemudian menciptakan lebih banyak ruang di antara rapat nanti.

Anda ingin membangun budaya dan struktur seputar dukungan untuk KPI Anda. Ingatlah bahwa ini tentang bisnis yang menggunakan alat ini untuk mencapai tujuan Anda.

7. Tetapkan tujuan dan KPI baru berdasarkan hasil Anda.

Beberapa KPI bersifat selamanya, tetapi Anda sebaiknya terus meninjau dan memperbarui KPI berdasarkan hasil. Jadi, jadwalkan waktu setidaknya setahun sekali untuk meninjau KPI Anda.

Saat Anda membuat pembaruan, atur data Anda dengan cara yang memudahkan untuk membandingkan KPI yang berguna dengan indikator yang tidak membantu.

Selanjutnya, luangkan waktu untuk merencanakan dan meneliti perubahan yang mungkin ingin Anda buat. Mengubah KPI terkadang dapat menimbulkan masalah yang tidak diinginkan. Misalnya, KPI kendur dapat menunjukkan hasil kuat yang konsisten, meskipun kinerja tidak sejalan dengan sasaran pertumbuhan.

Saat Anda melakukan penyesuaian, ingatlah bahwa KPI harus berasal dari tujuan bisnis, bukan sebaliknya.

Gunakan KPI Anda untuk Mendorong Pertumbuhan

Dengan setiap bisnis, pertumbuhan adalah tujuannya. KPI membantu Anda melacak kemajuan Anda dan menskalakan secara progresif untuk tumbuh dengan cara apa pun yang penting bagi perusahaan Anda.

Pembuatan dan pelacakan KPI yang kuat dapat memberi Anda dan bisnis Anda keuntungan strategis. Mereka dapat membantu Anda memprioritaskan, memfokuskan, dan menskalakan proses menuju tujuan Anda.

Beberapa KPI mudah. Tetapi jika Anda ingin mendorong ke tingkat berikutnya, Anda mungkin perlu meluangkan waktu ekstra untuk menemukan KPI yang tepat yang dibutuhkan perusahaan Anda.

Posting ini awalnya diterbitkan pada Maret 2021 dan telah diperbarui untuk kelengkapan.