Apa itu Piagam Proyek? Panduan Lengkap

Piagam proyek memberikan cahaya penuntun untuk setiap inisiatif baru. Jadi, apakah Anda bekerja sebagai manajer proyek atau profesional operasional, Anda harus menjadi ahli dalam menulis dokumen-dokumen ini.

Selain memberi Anda otorisasi untuk memulai proyek, piagam proyek membantu Anda menjual kelayakan proyek Anda kepada pemangku kepentingan. Dokumen ini juga akan membantu seluruh tim Anda bergabung dengan rencana dan tenggat waktu Anda.

Dalam panduan ini, kami akan menjelajahi semua yang perlu Anda ketahui tentang piagam proyek. Kami akan membahas:

Manfaat Membuat Piagam Proyek

“Piagam proyek adalah dokumen yang sangat penting sehingga sebuah proyek tidak dapat dimulai tanpa dokumen tersebut,” kata Rita Mulcahy, seorang manajer proyek, pelatih, dan penulis ternama. Dokumen ini dapat membuat tim Anda tetap pada jalurnya untuk mencapai tujuan proyek Anda sesuai tenggat waktu.

Berikut adalah manfaat lain dari membuat piagam proyek yang ditulis dengan baik:

• Anda akan memutuskan anggaran proyek.
• Anda dapat menentukan hasil proyek.
• Anda akan menghindari scope creep dan memenuhi tenggat waktu Anda.
• Anda bisa mendapatkan dukungan pemangku kepentingan untuk proyek Anda.
• Anda dapat mengatur tanggal awal dan akhir proyek yang diharapkan.
• Anda dapat dengan jelas menjelaskan bagaimana tujuan proyek Anda selaras dengan tujuan organisasi.

Selanjutnya, kita akan menjelajahi praktik terbaik untuk menulis piagam proyek.

Cara Menulis Piagam Proyek

Saat menulis piagam manajemen proyek Anda, penting untuk melakukannya dengan benar sejak awal. “Anda tidak boleh mengubah piagam proyek setelah persetujuannya,” kata Mary Beth Imbarrato, penulis The Project Roadmap. Perubahan menit terakhir dapat membuat pemangku kepentingan mempertanyakan kelayakan proyek.

Panduan langkah demi langkah ini akan membantu Anda menulis piagam proyek yang bagus sejak awal.

1. Kumpulkan wawasan dari tim proyek Anda.

Berbicara dengan anggota tim Anda sangat penting saat membuat piagam proyek. Kolega Anda dapat membantu Anda menetapkan jadwal proyek yang realistis. Mereka juga dapat membantu Anda mengungkap tujuan, ruang lingkup, dan rencana mitigasi risiko untuk proyek tersebut.

“Anda harus menyisihkan waktu untuk anggota tim Anda untuk mendiskusikan proyek, bagaimana pendekatan yang mereka inginkan, dan berapa bandwidth mereka saat ini,” kata Will Yang, Kepala Pertumbuhan di Instrumentl. “Melakukan ini memastikan tim proyek Anda berada di halaman yang sama.”

2. Simpan piagam di lokasi sentral.

Untuk memupuk kolaborasi, simpan piagam proyek Anda di hub pusat sehingga anggota tim dapat mengomentari dan mengeditnya.

Ini memberi setiap orang rasa memiliki proyek. Program seperti Google Drive dan Dropbox menawarkan kemampuan pengeditan bersama.

3. Jaga agar piagam proyek tetap singkat.

Anda mungkin tergoda untuk menangkap setiap detail dalam piagam proyek Anda. Tapi ingat: Anda harus mendalami dokumen perencanaan proyek Anda, bukan dalam piagam proyek.

“Pemangku kepentingan tidak akan memiliki waktu untuk membaca piagam 15 halaman yang panjang lebar karena mereka memiliki prioritas lain,” saran Konstandinos Christofakis, kepala pemasaran di ULTATEL. “Itulah mengapa piagam harus menjadi ikhtisar proyek tingkat tinggi, tetap cukup singkat untuk berguna, dan cukup panjang untuk menjadi berharga.”

Jika informasi dapat dicerna, kemungkinan persetujuan proyek meningkat, menurut Christofakis.

4. Tambahkan visual ke piagam Anda.

Menggunakan gambar atau elemen desain dapat membantu meningkatkan keterbacaan piagam proyek Anda dan membuat dokumen Anda tetap singkat.

Misalnya, jika Anda ingin menguraikan rencana komunikasi yang panjang atau pencapaian dalam piagam Anda, bagan Gantt dapat membantu. Bagan ini juga menonjol dalam piagam proyek, memungkinkan anggota tim untuk mereferensikannya dengan mudah.

Sumber Gambar

5. Buat template piagam proyek.

Pernahkah Anda menulis piagam proyek di masa lalu? Atau mungkin dokumen yang baru saja Anda selesaikan adalah mahakarya. Ubah dokumen ini menjadi template yang dapat Anda gunakan di masa mendatang.

Memiliki template untuk piagam manajemen proyek membantu Anda menghemat waktu dan menjaga konsistensi di masa mendatang. Pendekatan piagam proyek ini juga memastikan Anda tidak melewatkan elemen penting dalam dokumen Anda.

Kiat pro: Jika Anda belum memiliki template, Anda dapat menelusuri opsi secara online. HubSpot menawarkan template piagam proyek gratis yang dapat Anda unduh kapan saja.

Sumber Gambar

Sekarang setelah Anda mengetahui dasar-dasar pembuatan piagam manajemen proyek, mari kita bahas anatomi piagam proyek.

Anatomi Piagam Manajemen Proyek

Setelah mengembangkan piagam proyek, manajer proyek mengirimkannya ke sponsor proyek untuk mendapatkan persetujuan. Sponsor dapat mencakup pemerintah, pemodal individu, atau manajemen puncak organisasi yang melaksanakan proyek.

Berikut adalah elemen-elemen yang diperlukan piagam proyek Anda untuk mendapatkan persetujuan dari sponsor.

1. Tujuan Proyek

Tujuan proyek adalah alasan tingkat tinggi untuk melaksanakan proyek. Mengikat tujuan dengan tujuan perusahaan Anda adalah cara yang brilian untuk membangkitkan minat pemangku kepentingan dalam proyek Anda.

Kiat pro: Gunakan kerangka kerja SMART untuk membuat sasaran Anda Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Realistis, dan Terikat Waktu.

2. Tinjauan Proyek

Tinjauan proyek Anda memberikan detail yang lebih besar tentang garis waktu dan kepemilikan proyek. Bagian ini menguraikan detail seperti nama proyek, sponsor proyek, Manajer proyek, tanggal mulai dan penyelesaian yang diharapkan, dan perkiraan anggaran.

Kiat pro: Tambahkan tabel ke ikhtisar proyek Anda. Ini membuat informasi skimmable dan mudah ditemukan.

Sumber Gambar

3. Hasil Proyek

Ini adalah daftar layanan atau produk yang akan diberikan tim proyek kepada pemangku kepentingan. Perjelas apa yang disampaikan tim Anda untuk menghindari ketidaksepakatan yang akan membuat Anda memperpanjang tenggat waktu.

4. Lingkup Proyek

Ruang lingkup proyek menjelaskan batas-batas proyek. Sementara PM biasanya menulis cakupan proyek yang terperinci, menjaganya tetap singkat dalam piagam proyek adalah praktik terbaik. Mengapa? Anda dapat membuat pernyataan cakupan terperinci dalam fase perencanaan proyek.

5. Pemangku Kepentingan Proyek

Ini adalah daftar nama dan tanggung jawab pihak-pihak yang terlibat dalam proyek. Menyatakan siapa yang bertanggung jawab atas tugas yang berbeda membuat anggota tim Anda bertanggung jawab.

6. Risiko Proyek

Menguraikan risiko suatu proyek akan membantu Anda mengidentifikasi penghambat keberhasilan proyek Anda dan potensi dampaknya. Melakukan hal ini memungkinkan Anda menyusun strategi mitigasi risiko.

Kiat pro: Buat tabel potensi risiko. Pastikan untuk menjelaskan mengapa risiko menimbulkan ancaman bagi proyek Anda dan strategi mitigasi yang Anda rencanakan untuk diberlakukan.

Sumber Gambar

7. Sumber Daya Proyek

Selalu buat daftar sumber daya yang dibutuhkan proyek Anda. Dan itu bukan hanya uang. Sumber daya Anda harus mencakup anggota tim, fasilitas, peralatan, dan item penting lainnya yang sangat penting untuk keberhasilan proyek Anda. Ini membantu Anda memperhitungkan semua yang Anda butuhkan untuk membawa proyek ke garis akhir.

Sumber Gambar

Contoh Piagam Proyek

1. Piagam Manajemen Proyek untuk Lean Six Sigma

Sumber Gambar

Piagam proyek sampel ini mengikuti format Lean Six Sigma, satu metodologi untuk manajemen proyek. Tim yang sudah menggunakan kerangka kerja ini dapat memilih untuk menyusun piagam proyek mereka dengan cara ini.

Apa yang kami sukai: Piagam proyek Lean Six Sigma menawarkan ruang lingkup pekerjaan yang jelas. Sasaran proyek juga mengikuti kerangka kerja SMART, membuat bagaimana proyek akan menguntungkan perusahaan dengan sangat jelas.

Batasan piagam proyek: Meskipun piagam ini menguraikan informasi penting, termasuk tujuan proyek dan pernyataan masalah, beberapa informasi penting hilang. Pemilik proses tidak menyatakan biaya atau risiko proyek. Jika Anda meniru format ini, pastikan untuk menyertakan informasi ini.

2. Piagam Manajemen Proyek untuk Desain Ulang Situs Web

Sumber Gambar

Dalam piagam proyek ini, University of Guelph mengeksplorasi dengan tepat apa yang harus dilakukan oleh tim webnya untuk mendesain ulang situs web perpustakaan sekolah. Itu termasuk semua pemangku kepentingan yang diperlukan dan siapa yang memiliki proyek.

Apa yang kami suka: Proyek ini memiliki ruang lingkup dan garis waktu yang jelas. Sponsor tahu persis siapa yang mengerjakan apa dan kapan.

Batasan piagam proyek: Sementara proyek ini mengeksplorasi risiko yang terkait dengan proyek, rencana mitigasi akan meningkatkan bagian dokumen ini.

Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Membuat Piagam Manajemen Proyek

1. Kehilangan Pernyataan Tujuan yang Jelas

Setiap proyek harus memiliki tujuan dan sasaran yang jelas. Namun terkadang, tujuan utama menjadi tidak jelas. Untuk mengatasi ini, terapkan efek kebenaran ilusi, yang menyatakan bahwa penggunaan informasi berulang meningkatkan pemahaman.

Lauren Carter, konsultan utama di Lauren Ashley Consulting, mengatakan dia menggunakan strategi ini untuk membantu timnya mengingat tujuan proyek. Dalam kata-kata Lauren:

“Anggota proyek sering kehilangan 'Bintang Utara' di tengah-tengah pekerjaan. Salah satu cara efektif saya mencegah hal ini adalah dengan memiliki pernyataan tujuan yang jelas dalam piagam, yang saya ulangi dalam beberapa cara selama siklus hidup proyek.”

“Ini bisa sebagai tajuk pada dokumen proyek, meletakkannya di bagian atas garis waktu atau bagan, atau menggunakannya sebagai metrik untuk mengevaluasi aktivitas terencana dan tidak terencana yang muncul.”

2. Membuat Piagam Pertengahan proyek

Piagam proyek harus memulai inisiatif Anda. Menulis dokumen ini setengah jalan dapat menyebabkan ruang lingkup merayap, tanggung jawab yang tidak jelas, dan kebingungan.

“Mengubah piagam proyek setelah inisiasi dan perencanaan berarti Anda harus meninjau setiap pekerjaan yang telah Anda selesaikan dan bahkan mengerjakan ulang beberapa tugas yang telah selesai,” kata Mary Beth Imbarrato, seorang veteran 25 tahun di industri manajemen proyek.

Dia menambahkan, “Hal ini dapat menyebabkan penundaan, peningkatan biaya, dan menciptakan lebih banyak risiko proyek.”

Mary Beth juga mengatakan perubahan piagam dapat berdampak pada bagaimana anggota tim melihat proyek. Hasil? Mengurangi komitmen dan keterlibatan.

Intinya: Membuat piagam sebelum memulai proyek akan membantu Anda menghindari creep creep, mencegah waktu terbuang percuma dengan mengulang pekerjaan, dan mencegah risiko ekstra pada proyek Anda.

3. Mengabaikan Template Piagam Proyek Perusahaan Anda

Menggunakan piagam proyek yang ada sebagai template dapat menghemat waktu Anda dan memastikan konsistensi.

Alih-alih membuat piagam baru dari awal, mintalah contoh dokumen piagam lengkap yang disukai perusahaan dan gunakan sebagai templat Anda. Templat ini akan membantu Anda memahami bagaimana organisasi Anda lebih suka menyajikan ide, memungkinkan Anda untuk mengikutinya dan memulai proyek dengan langkah yang tepat.

Mulai Proyek Baru Tanpa Salah Langkah

Piagam yang dipikirkan dengan matang adalah peta jalan untuk mencapai tujuan proyek Anda dalam waktu singkat.

Mulailah dengan mengumpulkan masukan dari tim Anda dan membuat piagam proyek yang akan mendapat lampu hijau dari pemangku kepentingan.