Apa Aturan 80/20? Bagaimana Prinsip Pareto Akan Meningkatkan Produktivitas Anda

Jika Anda duduk di meja Anda menatap daftar tugas Anda dan Anda tidak memiliki rencana di mana Anda harus memulai, Anda harus menerapkan Teori Pareto, jika tidak dikenal sebagai Aturan 80/20.

Prinsip Dasar Pareto, atau Aturan 80/20, adalah prinsip dasar umum yang digunakan di berbagai industri dan perusahaan untuk membantu memastikan pekerjaan prioritas maksimum yang menghasilkan efek paling besar. Ketika Anda telah mengidentifikasi pekerjaan yang berdampak besar, Anda mungkin dikonfirmasi untuk meningkatkan efisiensi dan penghasilan Anda.

Pada awal 1900-an, Vilfredo Pareto melihat peristiwa ini ketika mempelajari distribusi kemakmuran Italia. Pareto memperhatikan bahwa 80% dari tanah Italia dimiliki oleh hanya 20% dari populasi. Pareto juga mengamati kejadian 80/20 yang sama dalam hal-hal lain, seperti produktivitas tanaman kacang polong di pekarangannya.

Penting untuk memiliki pemahaman tentang Aturan 80/20 bukan rumus matematika. Sebagai gantinya, ini adalah pengamatan yang merinci korelasi antara kerja keras dan hasil akhir. Jika hanya 20% dari daftar periksa usaha Anda yang dianggap sebagai prioritas utama dan tanggung jawab prioritas utama tersebut menghasilkan pengembalian terbaik, mengapa tidak mencurahkan waktu dan kerja keras Anda di sana?

Ilustrasi Teori Pareto

Dalam bisnis kecil, misalnya, ini berarti 80% pendapatan Anda muncul dari 20% pendapatan Anda. Jadi, ini akan memungkinkan jika Anda mengarahkan daya listrik Anda pada klien individu yang merupakan 20% dari penjualan produk tertinggi Anda.

Jika Anda seorang pemasar, Anda mungkin telah mengamati bahwa 20% dari pesan promosi Anda menyumbang 80% dari hasil akhir kampanye Anda. Atau, jika Anda menjalankan bisnis periklanan yang signifikan, Anda mungkin melihat bahwa 20% dari inisiatif awal Anda dapat diandalkan untuk 80% dari hasil akhir.

Jika Anda seorang penasihat ekonomi, Anda dapat melihat bahwa 80% pendapatan usaha kecil Anda berasal dari 20% klien Anda. Mungkin yang terbaik adalah berusaha melindungi romansa dengan pelanggan unik ini.

Prinsip Pareto tidak hanya berlaku untuk pengamatan hasil secara keseluruhan.

Sebagai gantinya, Aturan 80/20 dapat digunakan di hampir setiap bagian hari kerja Anda untuk membantu meningkatkan upaya dan efisiensi.

Cara Menggunakan Aturan 80/20 untuk Keuntungan Anda

Menurut Aturan 80/20, 20% dari inisiatif Anda menciptakan 80% dari efek Anda.

Jika Anda mempertimbangkan prinsip Pareto Basic dalam kondisi produktivitas, tidak serta merta berarti Anda hanya perlu melakukan pekerjaan 20% dari waktu atau pergi ke kantor satu hari dalam 7 hari.

Perlu diketahui bahwa prinsip Pareto Basic tidak merekomendasikan Anda untuk bekerja jauh lebih sedikit.

Sebagai gantinya, ketika menggunakan Aturan 80/20 untuk hari kerja Anda, Prinsip Pareto dapat mendukung Anda mengenali pekerjaan yang ingin Anda fokuskan untuk meningkatkan waktu dan manfaat Anda.

Dengan istilah lain: bekerja lebih tahan lama pada tanggung jawab yang paling banyak menuntut dan benar-benar tidak memusingkan hal-hal yang lebih kecil.

Bagaimana Menerapkan Aturan 80/20 untuk Meningkatkan Produktivitas

Jika Anda bertanggung jawab atas kru atau mengawasi usaha, menerapkan Prinsip Pareto dapat membantu Anda mengenali pekerjaan prioritas besar tim Anda. Aturan 80/20 mengasumsikan bahwa bahkan jika tim Anda menghabiskan jumlah uang waktu yang setara untuk setiap upaya pada catatan tugas, hanya dua tugas individu yang akan membawa sebagian besar efek untuk pekerjaan itu.

Jadi, untuk menerapkan prinsip Pareto Basic, Anda harus membuat daftar semua pekerjaan yang harus diselesaikan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Pastikan Anda memuat hampir semua yang ada di daftar usaha ini. Segera setelah membuat daftar, lihat tugas mana yang akan memiliki dampak paling besar pada usaha untuk memberikan hasil akhir yang optimal. Beberapa tanggung jawab mungkin tampak sederhana, tetapi terkadang pekerjaan yang lebih rendah memiliki hasil yang paling signifikan.

Delegasikan tugas dengan pengaruh yang lebih tinggi ini ke tim Anda dan khawatir tentang tanggung jawab lainnya nanti.

Anda dapat menggunakan prinsip yang sama untuk daftar tugas pribadi Anda. Kenali tugas mana yang akan menghasilkan hasil akhir paling banyak dan targetkan upaya Anda di sana.

Bagaimana Menerapkan Prinsip Dasar Pareto untuk Mengambil Keputusan Perusahaan

Aturan 80/20 juga dapat membantu Anda membuat pilihan bisnis yang sulit. Mungkin Anda memiliki catatan tugas untuk berbagai pelanggan yang berbeda, tetapi Anda berlari kecil tepat waktu. Jika Aturan 80/20 itu asli, Anda akan ingin memfokuskan waktu dan upaya Anda untuk memuaskan dan membangun interaksi yang baik dengan 20% klien Anda yang menghasilkan manfaat paling banyak untuk Anda (periksa: keuntungan).

Ini bukan untuk mengatakan Anda harus tidak profesional dan tidak menghormati pembeli Anda yang lain. Tetapi, jika Anda sedang emosi kewalahan atau ketat pada waktu, mungkin akan membantu untuk mengidentifikasi di mana Anda memperoleh sebagian besar keuntungan Anda dan mencurahkan waktu dan energi Anda untuk klien individu.

Prinsip Pareto Basic juga dapat membantu Anda membayangkan tentang tantangan perusahaan dan solusi prospektif. Untuk menerapkan Teori Pareto untuk membantu Anda mengatasi tantangan Anda, asumsikan semua alternatif yang bisa dilakukan, dan lakukan mundur. Anda pasti ingin menyelesaikan pekerjaan pada dua opsi terbaik yang menyelesaikan masalah Anda.

Mencegah Kesalahan Prinsip Pareto

Seperti semua prinsip, Teori Pareto memiliki beberapa hal negatif.

Sangat penting untuk mencoba mengingat bahwa Aturan 80/20 bukan tentang mengurangi beban kerja Anda. Sebagai alternatif, Teori Pareto akan membantu Anda mengidentifikasi pekerjaan yang paling penting dan berpengaruh besar pada daftar tugas Anda. Namun, jangan mengabaikan tanggung jawab kecil, pekerjaan yang tidak penting. Pada akhirnya, tugas-tugas kecil orang-orang itu akan menjadi signifikan jika Anda membiarkan mereka duduk terlalu lama.

Aturan 80/20 mungkin dapat membantu Anda menemukan personel mana yang paling berhasil menyelesaikan pekerjaan jika Anda menjalankan tim. Mencari di 20% staf yang menyelesaikan 80% dari operasi tidak selalu berarti Anda benar-benar harus menyalakan orang lain. Alih-alih, gunakan hasil Aturan Pareto untuk mendelegasikan tanggung jawab kepada tim Anda secara wajar.

Dorong kelompok Anda untuk berkolaborasi dalam tugas-tugas penting yang diutamakan. Atau tetapkan peluang kerja khusus untuk berbagai orang hari ini dan verifikasi dengan semua orang untuk memastikan mereka benar-benar merasa dapat diandalkan untuk bagian persamaan mereka. Karyawan Anda akan didorong untuk melakukan pekerjaan lebih keras jika mereka tahu bahwa mereka berkontribusi pada bagian penghargaan yang paling signifikan—bukan hanya aspek kecil.

Pahami prinsip Dasar Pareto

Perlu diingat, angka 20% dan 80% bukanlah data yang benar, hanya perkiraan dan pengamatan. Tempat Aturan 80/20 bukanlah kuantitas. Intinya adalah segala sesuatu di perusahaan tidak dibuat setara. Ada beberapa poin yang berbobot dengan reward yang jauh lebih besar jika dibandingkan dengan hal lainnya.

Luangkan waktu Anda melakukan pekerjaan pada tugas atau berfungsi dengan klien yang akan menghasilkan efek terbaik. Menerapkan Teori Pareto ke perusahaan bisnis Anda membuat Anda jauh lebih mungkin untuk meningkatkan pendapatan Anda meskipun memotong kembali waktu dan usaha yang terbuang.

Catatan editor: Posting ini awalnya diposting di [Bulan Tahun] dan telah diperbarui untuk kelengkapan.