Apa Itu dan Bagaimana Menulisnya [+5 Template]

Dokumen persyaratan bisnis (BRD) adalah titik awal untuk setiap proyek perangkat lunak atau solusi bisnis. Dokumen ini menyelaraskan anggota tim tentang apa yang harus dibangun, mengapa membangunnya, dan bagaimana menyelesaikannya.

Artikel ini membahas dasar-dasar dokumen persyaratan bisnis. Itu termasuk mengapa Anda membutuhkannya, bagaimana menulisnya secara efektif, dan banyak lagi. Kami juga menyertakan 5 contoh BRD paling keren dari perusahaan besar.

Baca terus untuk panduan lengkapnya.

Daftar isi

Apa itu Dokumen Persyaratan Bisnis
Mengapa Penting untuk Mendokumentasikan Persyaratan Bisnis
Cara Menulis Dokumen Persyaratan Bisnis dalam 9 Langkah Mudah
Contoh Dokumen Persyaratan Bisnis

BRD menangkap setiap langkah pengembangan produk, dari ringkasan eksekutif hingga hasil yang diharapkan. Dokumen persyaratan bisnis sering kali mencakup:

• Titik nyeri saat ini dan tujuan proyek.
• Sumber daya apa yang dibutuhkan perusahaan.
• Tahapan pengiriman dan pencapaian proyek.
• Persyaratan fungsional dari solusi baru (teknis dan non-teknis).
• Kendala proyek (segala sesuatu yang dapat memperlambat atau menghambat kemajuan proyek).
• Pemangku kepentingan.
• Risiko.
• ROI yang diharapkan.

Struktur dokumen persyaratan bisnis dapat bervariasi tergantung pada jenis proyek. Misalnya, Anda akan memotong persyaratan fungsional teknis jika solusi yang ingin Anda bangun bukanlah perangkat lunak.

Kami akan menjelaskan cara menulis BRD secara lengkap. Anda dapat melihat contoh template di bawah ini.

Sumber Gambar

Mengapa Dokumen Persyaratan Bisnis Penting?

BRD melukiskan gambaran lengkap tentang proyek potensial. Dokumen-dokumen ini menyatukan semua tim yang terlibat dalam peluncuran proyek dan memastikan pengiriman proyek yang sukses.

Faktanya, Institut Manajemen Proyek menemukan bahwa tim tanpa perencanaan sebelumnya gagal mengerjakan proyek dua kali lebih sering daripada tim yang siap. PMI juga mengungkapkan bahwa perencanaan membantu tim mencapai 77% dari tujuan mereka, dibandingkan 56% untuk mereka yang memiliki kematangan manajemen proyek yang rendah.

BRD juga memungkinkan tim Anda untuk:

• Pantau kesehatan proyek secara keseluruhan.
• Satukan pemangku kepentingan dan anggota tim untuk menciptakan konsensus dan kolaborasi.
• Lindung nilai risiko perubahan proyek yang tidak terduga.
• Pahami anggaran Anda dan ROI yang diharapkan.
• Pahami kendala proyek Anda dan temukan solusi optimal untuk mengatasinya.
• Tingkatkan akuntabilitas di antara tim Anda dengan menetapkan tujuan yang jelas dan transparan.

Cara Menulis Dokumen Persyaratan Bisnis

Di sini, Anda akan mempelajari apa yang harus ditulis di setiap bagian dokumen persyaratan bisnis. Untuk membuat prosesnya mudah dipahami, kami akan menjelaskan setiap langkah dalam sebuah contoh.

Jadi untuk memulai, bayangkan perusahaan Anda ingin membuat sistem manajemen konten untuk spesialis TikTok. Apa yang Anda miliki sekarang adalah kekacauan Google Spreadsheet dan catatan di atas kertas. Tujuan Anda adalah merencanakan, mengelola, dan mengukur kinerja TikTok di satu tempat.

Dengan mengingat hal itu, mari kita mulai menguraikan persyaratan bisnis kita.

1. Mulailah dengan ringkasan eksekutif Anda.

Ringkasan eksekutif menggambarkan proyek secara ringkas untuk eksekutif Anda atau pihak lain yang terlibat (misalnya, mitra bisnis). Bagian ini menawarkan pernyataan tujuan proyek tingkat tinggi. Ringkasan eksekutif harus mencakup hal-hal berikut:

• Titik nyeri saat ini dan bagaimana pengaruhnya terhadap bisnis.
• Apa yang Anda tawarkan sebagai solusi.
• Data yang relevan, seperti ROI yang diharapkan.
• Batas waktu untuk proyek.

Ringkasan eksekutif Anda harus mudah dimengerti. Pembaca Anda harus mempelajari mengapa proyek ini penting dan layak untuk diinvestasikan hanya dengan membaca bagian ini.

Untuk proyek CMS TikTok kami, ringkasan eksekutif akan berbunyi sebagai berikut:

Organisasi kami sedang mencari sistem manajemen konten TikTok untuk mengukur kinerja tim TikTok. Kami bertujuan untuk menganalisis kampanye, pengeluaran iklan, dan ROI untuk menskalakan kampanye yang paling menguntungkan.

Kami berharap produk akan dibangun pada akhir kuartal ketiga.

2. Mengkomunikasikan tujuan bisnis.

Buat daftar tujuan bisnis yang ingin Anda capai dengan proyek tersebut. Sistem SMART HubSpot menawarkan metode penetapan tujuan yang sederhana. Tujuan Anda harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu.

Mari kita tetapkan tujuan untuk CMS TikTok kami:

• Tingkatkan ROI iklan TikTok sebesar 10% di bulan November.

• Percepat pembuatan postingan untuk mempublikasikan 2 postingan setiap hari.

• Buat laporan analitis untuk mengakses dan menganalisis metrik TikTok di satu tempat.

• Tentukan kampanye berkinerja terbaik TikTok untuk menskalakannya.

Jika Anda tidak dapat menentukan angka atau sulit untuk memprediksinya, detailkan hasil spesifik yang ingin Anda capai dari implementasi penuh proyek.

3. Jelaskan latar belakang proyek dan mengapa itu diperlukan.

Sebutkan beberapa masalah mendesak yang ingin Anda selesaikan dengan proyek. Berikan data dan penelitian untuk mendukung pernyataan Anda. Misalnya, Anda dapat membandingkan pengeluaran saat ini dan yang diharapkan. Pastikan untuk menyertakan ringkasan eksperimen atau proyek sebelumnya di bagian ini.

Inilah latar belakang untuk contoh TikTok kami:

Tim kami tidak memiliki catatan rinci tentang ROI TikTok kami. CMS TikTok akan membantu memangkas biaya kampanye TikTok dan meningkatkan ROI. Kami juga akan menentukan kampanye dengan kinerja terbaik dalam hal ROI.

4. Tetapkan ruang lingkup pekerjaan Anda.

Ini adalah bagian terpenting dari BRD Anda. Bagian ini harus mencakup:

• Sebuah gambaran rinci tentang tujuan proyek.
• Tonggak sejarah.
• Hasil proyek.
• Kriteria penerimaan.

Lingkup pekerjaan Anda mengidentifikasi apa yang perlu dilakukan dalam periode tertentu. Pastikan untuk mengomunikasikan dengan jelas persyaratan proyek untuk setiap langkah pengembangan. Ini memupuk komunikasi yang jelas antara pemangku kepentingan dan anggota tim yang akan mengerjakan proyek. Anda juga akan mengurangi risiko proyek menyimpang dari jalur.

5. Tentukan persyaratan fungsionalitas proyek.

Daftar semua fitur dan fungsionalitas yang diperlukan dari produk. Bagian ini mencakup apa yang perlu dibangun dan fitur apa pun yang dibutuhkan proyek baru Anda. Anda juga dapat menjelaskan bagian ini di bawah Lingkup Pekerjaan.

Untuk CMS TikTok kami, kami membutuhkan:

• Tampilan tugas kalender untuk manajemen konten.

• Analisis kinerja bulanan untuk pos yang berdiri sendiri dan sekelompok pos.

• Pemfilteran menurut kampanye yang berbeda.

6. Identifikasi pemangku kepentingan utama Anda.

Bagian BRD Anda ini mencantumkan pemangku kepentingan utama untuk proyek Anda. Luangkan waktu untuk menguraikan peran dan tanggung jawab setiap orang. Pastikan untuk menyertakan pihak internal dan eksternal.

Mari selami contoh kita.

• Chief Marketing Officer: Menyetujui pembuatan TikTok CMS.

• Manajer proyek: Bertanggung jawab untuk menguraikan proyek, menugaskan anggota tim, dan memastikan proyek selesai sesuai jadwal.

• Pemimpin tim TikTok: Bertanggung jawab untuk membuat konten dan mengumpulkan metrik kinerja.

7. Komunikasikan kendala proyek.

Sangat penting untuk menentukan batas-batas yang ada yang mempengaruhi pengembangan proyek. Kendala Anda bisa apa saja dari anggaran Anda, toolkit saat ini, keterbatasan teknis, ketersediaan tim, atau ketergantungan.

Berikut adalah contoh batas proyek yang bagus untuk produk teknis:

Sumber Gambar

8. Tetapkan jadwal.

Bekerja sama dengan manajer proyek Anda untuk menentukan tenggat waktu untuk setiap fase inisiatif Anda. BRD untuk klien eksternal harus mencakup tenggat waktu akhir dan perkiraan tanggal pengiriman di sekitar pencapaian.

Untuk CMS TikTok kami, berikut adalah jadwal kami.

• Fase 1. Selesaikan X pada Desember 2022

• Fase 2. Mengembangkan dan melakukan penjaminan kualitas fitur X pada Maret 2023

9. Ringkaslah analisis biaya-manfaat Anda.

Analisis biaya-manfaat menentukan apakah manfaat proyek lebih besar daripada biayanya. Buat spreadsheet yang menguraikan pengeluaran dan anggaran saat ini yang hilang karena inefisiensi. Perkiraan jumlah uang dan manfaat lain yang akan diperoleh perusahaan.

Tujuan Anda adalah untuk meyakinkan para eksekutif bahwa proyek baru bernilai investasi. Dukung kasus Anda dengan menyajikan fakta dan angka.

Sumber Gambar

5 Contoh Dokumen Persyaratan Bisnis yang Luar Biasa

Kami telah mengumpulkan koleksi 5 templat dokumen persyaratan bisnis. Lihat masing-masing dan pilih satu yang paling cocok dengan proyek Anda. Pastikan untuk menyesuaikan setiap template untuk memenuhi persyaratan proyek Anda.

Templat BRD PandaDoc

Ini adalah template yang fantastis jika Anda ingin menyiapkan BRD untuk pengembangan produk. PandaDoc memberikan contoh langsung tentang teks apa yang harus Anda masukkan di setiap bagian. Anda juga akan menemukan praktik terbaik untuk setiap entitas yang disebutkan dalam template.

Sumber Gambar

Templat BRD TechWhirl

Template ini dirancang khusus untuk solusi teknologi baru. TechWhirl mencakup 17 bagian yang merinci ringkasan proyek, ruang lingkup, ikhtisar proses bisnis, persyaratan bisnis, dan banyak lagi. Anda bahkan dapat memasukkan data dalam bagan dan grafik.

Terbaik untuk: Menjelaskan proses dan ketergantungan bisnis yang kompleks.

Sumber Gambar

Templat BRD Asana

Asana menyediakan template BRD gratis yang dapat Anda edit secara real-time. Templat ringkas ini hanya mencakup bidang yang diperlukan, dan setiap bagian memiliki tip tentang apa yang harus ditulis. Template ini paling baik untuk mendapatkan dukungan dari pemangku kepentingan internal.

Sumber Gambar

Template BRD Smartsheet

Smartsheet menawarkan template BRD satu ukuran untuk semua. Anda dapat menggunakannya untuk proyek internal kecil dan untuk proyek yang rumit dan mahal untuk vendor eksternal. Setiap bagian dilengkapi dengan deskripsi singkat atau contoh apa yang harus ditulis.

Ingin melihat lebih banyak template? Berikut adalah 10 template BRD gratis dari Smartheet (semua mengikuti pola yang sama).

Sumber Gambar

Template BRD ClickUp

Mencari BRD sederhana untuk memandu proyek Anda? Coba template ini dari ClickUp. Hanya ada bagian dasar (dengan lembaran) yang dapat Anda isi dengan mudah secara online. Tim pemasaran dan penjualan dapat menggunakan template ini untuk mendapatkan dukungan untuk tweak CRM, pengembangan konektor API, dll.

Terbaik untuk: Proyek internal kecil dengan sedikit persyaratan dan hasil.

Sumber Gambar

Menulis Dokumen Kebutuhan Bisnis Anda

Apa pun cakupan proyek Anda, dokumen persyaratan bisnis dapat membantu Anda menjaga proses tetap rapi. Dengan dokumen ini, Anda akan memiliki rencana yang jelas untuk memandu proyek Anda. Plus, Anda akan memiliki ringkasan ringkas tentang kasus bisnis yang memicu inisiatif Anda.

Jika Anda ingin mempromosikan bisnis Anda secara keseluruhan, jelajahi template proposal bisnis gratis HubSpot. Kami akan menjelaskan cara meringkas solusi Anda, membagikan harga, dan menetapkan jadwal.