Aplikasi Manajemen Tugas Mana yang Lebih Baik? (2022)
Diterbitkan: 2022-03-18Menjalankan bisnis adalah banyak pekerjaan. Ada ribuan hal yang harus dilacak, lebih banyak lagi jika Anda juga mengelola tim karyawan. Perangkat lunak manajemen proyek membuatnya lebih mudah, tetapi ada lusinan opsi untuk dipilih, dan menemukan yang tepat bisa jadi sulit. Panduan Trello vs Todoist ini bertujuan untuk membuat keputusan lebih mudah bagi Anda.
Untuk mencapai ini, kami akan menjelajahi kedua program dan mengevaluasinya dalam empat kategori:
Di akhir artikel ini, saya akan membagikan pemikiran saya tentang tujuan terbaik dari setiap program.
Tapi pertama-tama, mari kita lihat premis dasar dari setiap alat:
Trello vs Todoist: sebuah pengantar
Trello
Trello adalah alat manajemen proyek visual yang menggunakan tampilan bergaya pinboard untuk mengatur tugas. Kartu, padanan digital dari catatan tempel, digunakan untuk menampilkan dan menjelaskan tugas individu, yang kemudian dapat dipindahkan dari satu area ke area lain menggunakan fungsionalitas drag-and-drop.
Trello juga menawarkan beberapa opsi otomatisasi yang mengesankan, termasuk otomatisasi yang dibuat sebelumnya dan kemampuan untuk membuat aturan otomatisasi Anda sendiri, yang semuanya termasuk dalam paket gratis (perhatikan bahwa ada batasan jumlah otomatisasi yang dapat diatur oleh pengguna gratis ). Ini adalah bonus bagus yang tidak akan Anda dapatkan dengan setiap perangkat lunak manajemen proyek, dan, terlebih lagi, ketika ditawarkan, biasanya tidak ada dalam paket gratis.
Todoist
Todoist adalah alat perencanaan gaya daftar yang dirancang untuk membantu setiap aspek kehidupan Anda. Anda dapat membuat tugas, menugaskannya ke berbagai proyek, dan menetapkan tenggat waktu untuk itu. Anda juga dapat mengatur tingkat prioritas untuk tugas, sehingga lebih mudah untuk memilah apa yang harus Anda lakukan pertama kali saat memulai hari Anda.
Todoist juga memiliki sistem Sasaran di mana Anda dapat membuat sasaran produktivitas dan membuat aplikasi melacak kemajuan Anda. Memenuhi tujuan ini memberi Anda "Karma", dan Anda dapat melihat tingkat Karma Anda meningkat seiring waktu. Ini adalah cara yang bagus untuk mengukur kemajuan saat Anda mengerjakan proyek yang sulit.
Trello vs Todoist: fitur
Sekarang setelah Anda mengetahui apa yang dilakukan setiap alat, saatnya untuk melihat lebih dekat fitur yang mereka tawarkan. Secara khusus, kita akan melihat fitur yang terkait dengan paket gratis untuk setiap alat. Jika Anda ingin tahu lebih banyak tentang paket premium, Anda dapat menuju ke bagian harga artikel ini.
Trello
- Hingga 10 papan
- Pengguna tak terbatas di ruang kerja/papan individu
- Kartu tugas tak terbatas
- Penyimpanan tidak terbatas (10MB/file)
- Peningkatan Daya Tanpa Batas (pengaya)
- Log aktivitas tidak terbatas
- 250 perintah otomatis Workspace per bulan
- Otentikasi dua faktor
- Aplikasi iOS dan Android
- Latar belakang & warna yang dapat disesuaikan
Todoist
- Hingga 5 proyek aktif
- Hingga 5 pengguna di setiap proyek
- Unggahan file hingga 5MB/file
- Tingkat prioritas
- Tampilan kalender
- Pelacakan produktivitas
- Aplikasi iOS dan Android
Pemenang
Trello adalah pemenang yang jelas di sini. Paket gratis Trello menawarkan beberapa otomatisasi, dan ada beberapa Power Up eksklusif yang dapat membuat Trello lebih bertenaga. Saya juga senang dapat menyesuaikan tampilan ruang kerja, meskipun itu fitur yang relatif kecil.
Trello vs Todoist: antarmuka
Trello
Untuk mulai menggunakan Trello, Anda perlu menyiapkan Workspace. Anggap ini sebagai hub perusahaan tempat Anda dapat melihat semua proyek Anda. Anda juga dapat mengundang anggota tim untuk bergabung dengan Ruang Kerja Anda di sini. Perhatikan bahwa menambahkan anggota tim ke Ruang Kerja gratis memberi semua anggota tersebut kemampuan untuk menambahkan anggota baru dan mengubah izin anggota yang ada. Jika Anda ingin membiarkan anggota tim melihat Ruang Kerja tanpa kemampuan ini, Anda harus meningkatkan ke salah satu paket berbayar.
Anda juga dapat mengedit berbagai pengaturan Ruang Kerja Anda, termasuk apakah Ruang Kerja dapat dilihat secara publik atau tidak, dan menghubungkan Ruang Kerja Anda ke Slack perusahaan di sini.
Jika Anda mendaftar untuk paket Premium, Anda juga dapat mengakses tabel Workspace, yang memungkinkan Anda melihat tugas dari beberapa Papan di satu tempat.
Papan Trello
Setiap Ruang Kerja Trello dibagi menjadi Papan. Ini adalah tampilan visual dengan kolom untuk daftar tugas yang berbeda. Anda dapat menyesuaikan nama kolom agar sesuai dengan tujuan Anda. Misalnya, jika Anda membuat Trello Board untuk blog multi-penulis, Anda dapat membuat kolom terpisah untuk setiap penulis yang bekerja dengan Anda. Anda juga dapat menggunakan setiap kolom untuk mencantumkan posting blog di bagian tertentu dari proses penerbitan, seperti "Dalam Penyusunan", "Terjadwal", dll.
Saat kolom Anda disiapkan, Anda dapat mulai menambahkan tugas dalam bentuk kartu. Anda mulai dengan menambahkan judul saja, lalu klik judul untuk melihat tampilan kartu lengkap dan menambahkan lebih banyak detail, termasuk menugaskan rekan satu tim dan menetapkan tanggal jatuh tempo. Anda juga dapat menambahkan daftar periksa untuk tugas yang lebih besar. Jika Anda memilih paket berbayar, Anda juga akan mendapatkan kemampuan untuk menambahkan bidang khusus, seperti jumlah kata target untuk artikel.
Otomatisasi
Aspek terakhir dari Trello yang ingin saya lihat untuk analisis saya tentang Trello vs Todoist adalah opsi otomatisasi.
Cara utama untuk mengotomatiskan Trello Workspace Anda adalah dengan membuat "Aturan." Aturan-aturan ini menentukan apa yang terjadi ketika orang mengambil tindakan tertentu. Misalnya, jika Anda menjalankan blog dan kartu di area "Dalam Pengeditan" ditandai sebagai selesai, Anda mungkin memindahkannya secara otomatis ke kolom "Siap Menjadwalkan".
Sebagai pengguna gratis, Anda dapat mengotomatiskan hingga 250 tindakan per bulan. Jika Anda ingin menyiapkan otomatisasi yang lebih ekstensif, Anda harus menggunakan salah satu paket berbayar.
Todoist
Sekarang kita telah melihat antarmuka Trello, saatnya untuk melihat antarmuka Todoist.
Hal pertama yang Anda lihat saat membuka Todoist adalah daftar tugas Anda hari ini. Anda dapat menambahkan tugas ke daftar dengan mengklik tautan “+Tambahkan Tugas”, yang membuka kotak teks di bagian bawah halaman. Area ini juga memungkinkan Anda mengatur tanggal jatuh tempo untuk tugas dan tingkat prioritas. Tugas kemudian akan terdaftar dalam urutan prioritas.
Satu hal yang sangat saya sukai dari Todoist adalah kemampuan untuk mengatur tugas yang berulang. Anda dapat melakukannya dengan mengetikkan frekuensi, seperti "setiap dua hari", atau waktu berulang seperti "Senin pukul 8 pagi" ke dalam area nama tugas. Ketika tugas selesai, tanggal jatuh tempo akan diatur ulang, secara otomatis menempatkan tugas itu pada hari yang sesuai. Perhatikan bahwa Anda hanya dapat melihat satu contoh tugas berulang dalam satu waktu.
Hal lain yang perlu diperhatikan tentang tanggal jatuh tempo di Todoist adalah bahwa tanggal tersebut benar-benar tanggal "Tugas". Jika Anda menetapkan tanggal jatuh tempo di masa mendatang untuk suatu tugas, tugas tersebut akan secara otomatis dipindahkan ke daftar untuk hari itu. Ini membuatnya penting untuk memecah proyek menjadi bagian-bagian terkecilnya, sehingga Anda dapat mengerjakannya secara konsisten.
Anda dapat melihat daftar tugas di masa mendatang kapan saja dengan membuka area "Mendatang". Anda juga dapat memindahkan tugas ke tanggal baru di sini.
Proyek
Apa pun yang mengharuskan Anda menyelesaikan lebih dari satu tugas dapat diubah menjadi Proyek. Ini pada dasarnya adalah folder tempat Anda dapat membuat dan mengelola tugas terkait, tetapi mereka juga menyediakan beberapa fitur menarik yang tidak dapat Anda gunakan dengan tugas biasa:
- Berbagi dengan hingga lima orang per proyek dengan paket gratis (lebih lanjut tentang paket berbayar; lihat bagian Harga di artikel ini).
- Subtugas memungkinkan Anda untuk memecah satu item yang harus dilakukan menjadi tugas-tugas yang lebih kecil.
- Komentar agar orang yang terlibat dalam suatu tugas dapat mendiskusikannya.
Fungsi-fungsi ini berguna untuk mengatur proyek yang lebih kompleks dan berkolaborasi dengan anggota tim Anda yang lain.
Pemenang
Pemenang dalam kategori ini sangat tergantung pada apa yang ingin Anda lakukan. Trello sedikit lebih kompleks dan terasa lebih seperti alat manajemen bisnis, dengan berbagai opsi kolaborasi dan alat otomatisasi. Todoist lebih ramping, tetapi terasa lebih seperti alat manajemen tugas pribadi – dengan beranda yang dikhususkan untuk daftar tugas pribadi Anda dan opsi kolaborasi terbatas pada Proyek.
Trello vs Todoist: Pengaya dan integrasi
Trello
Trello menawarkan lusinan Power Up yang dapat memperluas fungsionalitas papan dan kartu Anda. Ini dapat digunakan untuk menambahkan hal-hal seperti pelacakan set Pomodoro, alat manajemen file lanjutan, dan lebih banyak alat kolaborasi ke papan Anda yang ada. Mereka juga dapat digunakan untuk menghubungkan Papan Trello Anda ke alat populer seperti Google Drive, HelpScout, dan Zapier. Anda dapat menggunakan Power Up sebanyak yang Anda inginkan, terlepas dari paket yang Anda gunakan.
Perhatikan bahwa semua Power Up tersedia untuk pengguna di semua paket, tetapi beberapa Power Up pihak ketiga mungkin membebankan biaya berlangganan terpisah.
Todoist
Todoist memiliki rentang integrasi yang lebih kecil, tetapi terhubung ke berbagai alat pelacak waktu dan alat komunikasi. Anda juga dapat menghubungkannya ke Zapier untuk opsi otomatisasi.
Pemenang
Trello adalah pemenang yang jelas di sini. Ini terhubung ke berbagai alat yang lebih luas, termasuk alat untuk penjualan dan manajemen hubungan pelanggan, dan Power Up juga sangat mudah ditambahkan ke Papan Anda.
Satu hal yang menarik untuk diperhatikan di sini adalah Anda juga dapat mengintegrasikan Todoist dengan Trello. Ini memungkinkan Anda menggunakan Trello sebagai alat manajemen bisnis Anda dan Todoist sebagai daftar tugas pribadi Anda.
Trello vs Todoist: harga
Trello
Ada empat paket Trello:
- Gratis. Ini adalah paket yang saya bahas di area fitur artikel. Anda akan mendapatkan kemampuan untuk mengundang pengguna tak terbatas ke Ruang Kerja Anda, hingga 10 papan, 250 otomatisasi/bulan, penerima tugas dan tanggal jatuh tempo, penyimpanan tak terbatas, dan akses ke aplikasi iOS dan Android.
- Standar. Tersedia untuk $5 per pengguna per bulan, ditagih setiap tahun ($6/bulan jika ditagih bulanan). Mencakup semua yang ada dalam paket Gratis + papan tak terbatas, daftar periksa lanjutan, bidang khusus, 1.000 otomatisasi/bulan, tamu papan tunggal, dan pencarian tersimpan.
- Premium. Tersedia untuk $10 per pengguna per bulan, ditagih setiap tahun ($12,50/bulan jika ditagih bulanan). Mencakup semua yang ada dalam tampilan paket + dasbor Standar, tampilan garis waktu, tampilan kalender, tampilan kalender Workspace, otomatisasi tak terbatas, template tingkat Workspace, dan berbagai fitur administratif dan keamanan.
- Perusahaan. Paket harga ini bekerja pada skala geser, dengan biaya per pengguna individu menurun seiring dengan peningkatan jumlah pengguna. Mulai dari $17,50 per pengguna per bulan, ditagih setiap tahun (tidak tersedia versi bulanan). Anda akan mendapatkan semuanya mulai dari paket Premium + Ruang Kerja tak terbatas, dewan di seluruh organisasi, izin di seluruh organisasi, tamu multi-papan, manajemen dewan publik, izin lampiran, administrasi Power Ups, dan SSO gratis dan pemrosesan pengguna.
Perhatikan bahwa semua anggota Workspace dan tamu Multi-board diperhitungkan dalam biaya penagihan, tetapi Anda tidak akan dikenakan biaya untuk tamu single-board.
Todoist
Todoist menawarkan tiga paket harga:
- Gratis. Ini adalah paket yang saya lihat di bagian fitur artikel ini. Anda akan mendapatkan akses ke fungsionalitas inti Todoist, lima proyek, lima kolaborator per proyek, unggahan file 5MB, tiga filter, dan riwayat aktivitas satu minggu.
- Pro. Tersedia untuk $3/bulan, ditagih setiap tahun ($4/bulan bila ditagih bulanan). Anda akan mendapatkan semuanya dalam paket Gratis + hingga 300 proyek aktif, 25 kolaborator per proyek, unggahan file 100MB, 150 filter, pengingat, riwayat aktivitas tak terbatas, tema, dan pencadangan otomatis.
- Bisnis. Tersedia untuk $5 per pengguna per bulan, ditagih setiap tahun ($6/bulan bila ditagih bulanan). Anda akan mendapatkan semuanya dalam paket Pro + 500 proyek aktif per pengguna, 50 orang per proyek, kotak masuk tim, penagihan tim, peran admin & anggota, dan dukungan prioritas.
Anda dapat melihat detail lengkapnya di halaman harga Todoist.
Pemenang
Pada pandangan pertama, Todoist tampak seperti pemenang yang jelas, dan jika Anda berbicara murni tentang biaya, maka paket Todoist lebih terjangkau. Namun, ketika Anda mempertimbangkan berbagai fitur yang ditawarkan oleh Trello, alasan untuk biaya yang lebih tinggi menjadi jelas: Trello hanya melakukan lebih banyak, dan terhubung dengan alat yang lebih berorientasi bisnis.
Trello vs Todoist: keputusannya
Trello dan Todoist adalah alat yang sangat baik, dengan beberapa fitur yang tumpang tindih. Pada akhirnya, alat manajemen proyek terbaik untuk Anda bergantung pada apa yang ingin Anda capai:
- Jika Anda ingin mengelola proyek kolaboratif yang kompleks atau mengintegrasikan alat manajemen proyek Anda dengan alat bisnis lainnya , Trello adalah pilihan terbaik untuk Anda.
- Jika Anda sedang mencari solusi manajemen tugas pribadi atau Anda sedang merencanakan proyek kolaboratif sederhana , Todoist adalah pilihan yang lebih baik.
Dalam beberapa kasus, Anda bahkan mungkin ingin menggunakan kedua alat tersebut. Misalnya, Anda mungkin ingin melacak proyek grup dan menetapkan tugas ke anggota tim di Trello, lalu menggunakan Todoist untuk mengimpor tugas yang telah Anda tetapkan ke diri Anda sendiri ke dalam daftar tugas yang akan datang.
Apa pendapat Anda tentang alat-alat ini? Manakah pilihan yang lebih baik untuk Anda secara pribadi, Trello atau Todoist?