Panduan Utama Akuntansi WooCommerce untuk Pemula

Apakah Anda mencoba mengatur sistem akuntansi WooCommerce fungsional untuk toko online Anda? Meskipun akuntansi bukanlah perjuangan bagi banyak pemilik toko WooCommerce, ini adalah pekerjaan yang membosankan tetapi penting. Ini memungkinkan Anda mengetahui berapa banyak uang yang Anda hasilkan sebagai bisnis.

Sistem akuntansi yang berkualitas juga akan mencegah terjadinya masalah hukum. Untungnya, sistem pembukuan WooCommerce yang baik mudah diatur.

Mengapa Akuntansi Penting untuk Bisnis yang Menggunakan WooCommerce ?

Baik Anda menjual melalui Amazon FBA atau di toko Anda sendiri dengan bantuan platform WooCommerce atau Shopify, sangat penting untuk mengetahui angka Anda. Ini penting jika Anda ingin menjalankan bisnis yang menguntungkan dan berkelanjutan.

Sebagian besar pemilik toko melacak nomor pendapatan teratas mereka. Namun, KPI keuangan ini sama pentingnya dengan menentukan kesehatan bisnis Anda:

• Laba: sisa setelah pendapatan dan biaya operasional
• Arus kas masuk: jumlah uang yang masuk ke bisnis setiap bulan
• Arus kas keluar: jumlah uang yang keluar dari bisnis setiap bulan
• Biaya operasional: semua biaya menjalankan bisnis Anda, termasuk gaji karyawan
• Aset: apa yang dimiliki perusahaan
• Kewajiban: setiap hutang atau pinjaman yang terutang oleh bisnis
• Biaya akuisisi pelanggan (CAC)
• Harga pokok penjualan (COGS)

Misalnya, beberapa bisnis mendapat masalah ketika mereka terlalu fokus pada pendapatan dan laba tetapi tidak cukup pada siklus arus kas. Akibatnya, perusahaan berjuang untuk mendapatkan gaji atau membeli persediaan yang cukup, meskipun secara teknis menguntungkan.

Bagaimana Cara Mengatur Sistem Akuntansi Berkualitas untuk Toko WooCommerce ?

Tautkan WooCommerce dengan Perangkat Lunak Akuntansi

Platform akuntansi yang baik memiliki daftar fitur yang luas, memastikan bahwa setiap transaksi yang dikirimkan melalui toko WooCommerce Anda dicatat dan siap untuk laporan di masa mendatang.

Menemukan platform akuntansi seperti itu adalah langkah pertama dalam menyiapkan alur kerja akuntansi untuk toko WooCommerce. Beberapa bahkan menyediakan plugin atau ekstensi gratis untuk merampingkan prosesnya.

Oleh karena itu, tujuannya tidak hanya untuk menemukan platform akuntansi yang memiliki reputasi baik, tetapi juga platform dengan plugin dan proses sinkronisasi yang layak.

Di bawah ini adalah beberapa software akuntansi terbaik untuk WooCommerce:

Sinkronisasi WooCommerce untuk QuickBooks Online

Plugin ini mengintegrasikan toko WooCommerce Anda dengan salah satu alat akuntansi paling populer untuk bisnis dari berbagai ukuran—QuickBooks Online. Ini menyediakan sinkronisasi waktu nyata untuk inventaris, produk, dan nomor penjualan.

Cukup tautkan ke rekening bank Anda untuk melacak pengeluaran dan gunakan dukungan pajak dan mata uang global QuickBooks untuk mencatat semua pajak dan transaksi dari mana saja.

Xero

Xero adalah perangkat lunak akuntansi terkemuka lainnya yang memiliki ekstensi WooCommerce. Ekstensi melakukan segalanya, mulai dari merekonsiliasi transaksi rekening bank Anda hingga memeriksa inventaris dan melacak penggajian.

Hebatnya adalah semua data pajak, produk, dan pengiriman dikirim dengan mulus ke Xero langsung dari WooCommerce.

Buku Cepat

Ketika kebanyakan orang menemukan istilah "perangkat lunak akuntansi bisnis kecil", mereka mungkin memikirkan QuickBooks. Intuit memperkenalkan produk 20 tahun yang lalu. Ini telah berkembang menjadi salah satu platform manajemen keuangan paling populer dan banyak digunakan di dunia saat ini. Satu-satunya pesaing nyata mereka adalah Xero.

QuickBooks saat ini digunakan oleh lebih dari 80% dari semua bisnis kecil. Banyak usaha kecil dan menengah menghargainya sebagai sumber daya yang berharga. QuickBooks dapat digunakan untuk memenuhi persyaratan akuntansi, pelaporan, dan faktur. Ini juga menyediakan sejumlah add-on untuk pemrosesan kartu kredit, pelacakan inventaris, dan pemrosesan penggajian.

Satu hal yang perlu diingat adalah bahwa QuickBooks dan WooCommerce tidak terhubung langsung. Ekstensi pihak ketiga diperlukan untuk menyelesaikan integrasi.

Tugas ini dapat diselesaikan dengan menggunakan berbagai sumber daya. Mengetahui perbedaan cara WooCommerce dan QuickBooks mengirimkan data adalah langkah pertama dalam memilih solusi terbaik untuk perusahaan Anda.

Koneksi antara WooCommerce dan QuickBooks dimungkinkan oleh MyWorks, Zapier, dan plugin pihak ketiga lainnya. Integrasi dapat sesederhana mengintegrasikan informasi penjualan atau serumit memperbarui inventaris Anda secara real-time saat terjadi perubahan. Plugin atau ekstensi yang Anda pilih harus didasarkan pada kebutuhan perusahaan Anda.

Anda memerlukan akun QuickBooks aktif yang dapat diintegrasikan dengan toko WooCommerce Anda sebelum Anda dapat membuat jenis koneksi apa pun. QuickBooks Online adalah solusi yang sangat baik untuk banyak usaha kecil.

Ini adalah solusi berbasis cloud untuk melacak pelanggan, pengeluaran, pendapatan, dan transaksi penjualan Anda. QuickBooks Online juga dapat digunakan untuk mengelola inventaris, faktur, pembelian, dan banyak lagi. Harga mulai dari $20 per bulan, menjadikannya sumber daya yang sangat terjangkau.

Integrasi QuickBooks dan WooCommerce berkomunikasi dan mengirim informasi bolak-balik dalam berbagai cara: Integrasi untuk Transfer Satu Arah dan Sinkronisasi Dua Arah

Mengetahui apa yang penting bagi perusahaan Anda akan membantu Anda menemukan solusi QuickBooks terbaik. Kepemilikan tunggal atau bisnis rintisan kecil mungkin hanya memerlukan plugin satu arah dengan biaya satu kali yang kecil agar pesanan WooCommerce mereka secara otomatis diposting di QuickBooks untuk mereka.

Organisasi atau bisnis yang lebih besar dengan volume pesanan tinggi mungkin memerlukan integrasi dua arah untuk menjaga data mereka tetap mutakhir. Ini adalah fitur yang berguna, tetapi sering kali dikenakan biaya dalam hal biaya bulanan untuk layanan ini.

Buku Segar

FreshBooks adalah plugin akuntansi WooCommerce lain yang dapat secara otomatis terhubung ke situs web WooCommerce Anda.

Anda dapat menggunakan FreshBooks untuk membuat faktur secara otomatis setiap kali pesanan dilakukan di situs WooCommerce Anda. Akun pelanggan akan dibuat, dan setiap pembayaran yang dilakukan ke akun tersebut akan dicatat.

Selanjutnya, Anda dapat memilih akun mana yang akan ditautkan ke FreshBooks berdasarkan sumber pesanan, status pemenuhan, atau status pembayaran. Opsi lanjutan memberi Anda lebih banyak kontrol atas bagaimana akun Anda terintegrasi.

Anda juga dapat memetakan kode pajak ke FreshBooks secara otomatis. Produk dalam pesanan online WooCommerce menghasilkan item baru di akun FreshBooks Anda.

Anda dapat menentukan rekening kliring tertentu untuk pembayaran atau menetapkan metode pembayaran berbeda yang saat ini diterima.

Saat produk diperbarui atau dibuat di toko WooCommerce, item juga dapat dibuat di akun FreshBooks.

WooCommerce Zapier

Ekstensi WooCommerce Zapier merupakan alternatif bagi mereka yang sudah menggunakan platform akuntansi selain QuickBooks atau Xero.

Zapier bertindak sebagai integrator universal untuk menautkan toko WooCommerce Anda dengan perangkat lunak akuntansi apa pun yang tidak memiliki ekstensi/plugin resmi WooCommerce.

Selain akuntansi, integrasi WooCommerce Zapier juga dapat mengotomatiskan aspek lain dari toko WooCommerce Anda, seperti pemasaran, dukungan pelanggan, pelacakan pesanan, dan banyak lagi.

Siapkan Pelacakan dan Pelaporan untuk Angka Penting.

Idealnya, dengan satu klik, platform akuntansi akan mulai menyinkronkan data penjualan dan memasukkannya ke dalam kolom dan laporan pelacakan yang tepat.

Namun, Anda juga harus melacak metrik utama lainnya untuk melihat perkembangan toko WooCommerce Anda dari waktu ke waktu dan membuat laporan dengan lebih mudah di masa mendatang.

Laporan akuntansi WooCommerce membantu mempertahankan kendali atas keuangan Anda. Anda juga dapat mengirimkannya ke pemangku kepentingan yang perlu memeriksa stabilitas keuangan bisnis Anda. Terakhir, Anda mungkin harus membaca ulang laporan ini sebelum batas waktu pajak.

Siapkan Tarif Pajak WooCommerce

Sementara perangkat lunak akuntansi melakukan banyak pekerjaan untuk menyinkronkan pendapatan dan pengeluaran Anda, Anda masih bertanggung jawab untuk area penting lainnya: pajak. Anda membutuhkannya agar Anda dapat mematuhi hukum dan memastikan Anda tidak perlu membayar denda saat musim pajak tiba.

Singkatnya, jika Anda tidak mengonfigurasi aturan pajak di toko WooCommerce Anda, bisnis Anda tidak akan bertahan lama karena faktur menumpuk dengan cepat.

Selain itu, perhitungan pajak yang akurat membuat pelaporan yang lebih baik dalam perangkat lunak akuntansi. Pembayaran tersebut diklasifikasikan sebagai pajak dan dapat disisihkan untuk membayar pemerintah ketika saatnya tiba.

Karena subjeknya rumit, kami sudah menulis artikel khusus tentang tarif pajak WooCommerce yang harus Anda periksa!

Atau, ada plugin pajak—mulai dari kalkulator pajak bisnis kecil yang sederhana hingga pengelola pajak eCommerce yang lebih kompleks—untuk Anda gunakan.

TaxJar adalah contohnya. Plugin gratis ini terintegrasi dengan WooCommerce dengan mulus dan menarik tarif pajak waktu nyata dari berbagai lokasi. Oleh karena itu, Anda tidak perlu mengetahui tarif pajak wilayah Anda.

Selain itu, TaxJar menawarkan pelaporan lanjutan, pengarsipan otomatis, dan penghitungan pajak waktu nyata yang memberi tahu Anda saat ambang batas pajak telah dipenuhi di setiap wilayah Anda.

Tip Akuntansi WooCommerce Teratas

Di bawah ini adalah beberapa praktik terbaik akuntansi dan pembukuan untuk toko WooCommerce yang harus Anda ikuti.

Buat Proses Akuntansi Bulanan

Anda memerlukan data keuangan yang akurat jika Anda ingin membuat keputusan berdasarkan data. Ini berarti membangun proses bulanan (idealnya setiap minggu jika Anda menjual banyak barang) bagi akuntan untuk memperbarui bagan akun.

Beralih ke Akuntansi Akrual

Ada dua bentuk akuntansi: akuntansi kas dan akuntansi akrual. Yang pertama bekerja dengan baik ketika Anda baru memulai atau menjalankan bisnis kecil dan sederhana.

Namun, jika Anda memiliki toko WooCommerce tempat Anda cenderung melihat lonjakan penjualan—seperti selama musim liburan, Anda harus beralih ke akuntansi akrual.

Akuntansi akrual berarti bahwa pendapatan dan pengeluaran dicatat dalam bagan akun Anda saat diperoleh, bukan saat uang masuk atau keluar dari rekening bank Anda.

Gunakan Plugin Manajemen Inventaris untuk Toko WooCommerce Anda

Jika Anda memiliki lebih dari selusin SKU, berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen inventaris yang disinkronkan dengan perangkat lunak akuntansi Anda akan menghemat banyak waktu dan sakit kepala. Itu karena Anda juga dapat menggunakannya untuk memperkirakan stok, menghitung penyusutan inventaris, dll., Selain melacak inventaris Anda.

Ketahui Tenggat Pajak Anda

Tenggat waktu pajak bervariasi tergantung pada lokasi perusahaan Anda. Anda harus mengingatnya jika Anda ingin menghindari kemungkinan denda dan inspeksi.

Mari kita lihat AS sebagai contoh. Secara tradisional, Hari Pajak jatuh pada tanggal 15 April di sini. Setiap tahun memiliki batas waktu pengajuan pajak yang diperpanjang, yang dapat Anda temukan secara online jika ada alasan Anda terlambat.

Juga, Anda mungkin harus membayar taksiran pajak sebagai pemilik bisnis. Meskipun ini tidak selalu diperlukan, sebagian besar pemilik tunggal, kemitraan, perusahaan, dan S-Corps memiliki persyaratan pembayaran.

Siapkan Dasbor Keuangan

Cara berkelanjutan untuk menjalankan bisnis (dan menyelamatkan kesehatan mental Anda) adalah dengan membangun dasbor keuangan dengan semua KPI keuangan penting yang menunjukkan kesehatan bisnis Anda.

Jika Anda melacak pembukuan Anda dan melihat dasbor ini setidaknya setiap minggu, Anda akan selalu mengetahui kinerja bisnis Anda.

Pemikiran Terakhir tentang Akuntansi WooCommerce

Dunia perpajakan dan akuntansi tidak selalu menyenangkan. Tetapi taruhan terbaik Anda adalah mengatur proses akuntansi WooCommerce dengan benar sejak awal. Jadi Anda tidak perlu khawatir dengan kejutan-kejutan menakutkan dari pemerintah.

Pekerjakan seorang akuntan, sinkronkan data penjualan Anda dengan perangkat lunak akuntansi WooCommerce berkualitas, dan pastikan Anda menjalankan laporan secara teratur.

Terakhir, temukan lebih banyak cara untuk meningkatkan toko WooCommerce Anda dan alur kerjanya dengan melihat koleksi plugin WooCommerce gratis terbaik kami.