Integrasi QuickBooks WooCommerce: Panduan Komprehensif

pengantar

Jika Anda adalah pemilik toko WooCommerce, maka Anda tahu bahwa melacak keuangan Anda bisa menjadi tantangan. Tapi tahukah Anda bahwa ada alat yang tersedia untuk membantu mempermudah proses ini? Salah satu opsi tersebut adalah QuickBooks, perangkat lunak akuntansi yang dirancang untuk membantu usaha kecil mengelola keuangan mereka.

Dengan menggunakan ekstensi integrasi QuickBooks untuk situs web Anda, Anda dapat melacak inventaris secara efektif dan menganalisis data penjualan Anda secara efektif. Tetapi bagaimana kedua perangkat lunak ini terintegrasi, dan apa sebenarnya artinya bagi Anda sebagai pedagang?

Tutorial ini akan menjelaskan cara mengintegrasikan WooCommerce dengan QuickBooks. Kami akan membahas apa itu perangkat lunak akuntansi, manfaat mengintegrasikan kedua program, dan menjelaskan mengapa ekstensi kami adalah alat integrasi QuickBooks terbaik yang tersedia. Jadi, jika Anda siap untuk memulai, teruslah membaca!

Bagaimana WooCommerce Bekerja dengan QuickBooks?

QuickBooks adalah program perangkat lunak yang dirancang untuk usaha kecil yang membantu mereka melacak transaksi keuangan, mengirim faktur, menerima pembayaran, dan membuat laporan. Jadi, inilah cara kerjanya.

Saat pelanggan melakukan pembelian atau donasi di toko WooCommerce Anda dan menggunakan kartu kredit mereka, informasi transaksi dikirim ke bank mereka. Akhirnya, itu dialihkan ke prosesor kartu kredit untuk verifikasi. Di situlah hubungan antara WooCommerce dan QuickBooks masuk: Salah satu prosesor tersebut adalah Intuit, pembuat QuickBooks.

Dengan kata lain, pembelian atau donasi pelanggan Anda dari toko WooCommerce Anda mengirimkan informasi tersebut ke QuickBooks melalui prosesor pihak ketiganya, Intuit.

Saat WooCommerce mengirim data ke QuickBooks, itu dalam format .QBO. Informasi tersebut kemudian dicatat dalam akun pelanggan Anda dalam perangkat lunak dan diperbarui saat transaksi kartu kredit mereka diselesaikan dan dikirim kembali kepada mereka melalui Intuit. Jika pelanggan menggunakan laporan mutasi bank atau layanan pelaporan lain yang terkait dengan perusahaan kartu kredit mereka untuk mengikuti status transaksi mereka, laporan tersebut tidak akan menampilkan informasi apa pun tentang toko WooCommerce Anda. Hanya QuickBooks yang akan merekam informasi itu untuk mereka.

Prosesnya bekerja sebaliknya juga. Saat Anda perlu memperbarui pesanan atau catatan pembayaran pelanggan Anda di WooCommerce setelah mereka kembali dari QuickBooks, Anda harus menggunakan plugin Intuit. Plugin itu akan menghubungkan kedua program sehingga Anda dapat mengirim informasi terbaru dari WooCommerce ke QuickBooks.

Manfaat Integrasi QuickBooks WooCommerce

Ada banyak manfaat menggunakan WooCommerce dan QuickBooks secara bersamaan. Mari kita bahas mereka:

Menghemat waktu

Karena perangkat lunak ini terintegrasi, memungkinkan semua entri data dan pembaruan terjadi di satu tempat. Tidak perlu beralih di antara platform yang berbeda dan secara manual memasukkan data yang sama beberapa kali (atau lebih buruk, satu sistem). Ini menghemat waktu bagi pengguna dan pemegang buku/akuntan karena QuickBooks dapat merekonsiliasi data keuangan antara dirinya sendiri, WooCommerce, dan perangkat lunak akuntansi lainnya.

Berkurangnya kemungkinan kesalahan manusia

Entri data menjadi dua kali lipat ketika kedua sistem ini digabungkan. Dalam satu program, data langsung dimasukkan ke QuickBooks atau WooCommerce, dan di program lain, itu diverifikasi. Ini membuatnya lebih sulit untuk membuat kesalahan saat memasukkan data karena jari Anda akan disilangkan bahwa Anda melakukan segalanya dengan benar! Setelah entri awal ini dibuat, akan lebih mudah untuk memperbarui.

Pengaturannya cepat dan mudah

Menyiapkan WooCommerce dan QuickBooks untuk jenis integrasi ini cepat, mudah, dan tidak menyakitkan. Setelah Anda mengatur API Anda untuk bekerja dengan QuickBooks, keduanya sudah memiliki koneksi yang mapan yang hanya perlu Anda konfirmasi. Dari sana, Anda dapat membuat pembaruan secara instan. Ini berarti pengguna dapat memiliki lebih banyak waktu untuk melakukan apa yang mereka sukai dan lebih sedikit waktu untuk mempelajari cara menggunakan perangkat lunak akuntansi.

Mempromosikan akuntansi dan pembukuan yang sangat baik

Terakhir, ketika WooCommerce dan QuickBooks digunakan bersama, ini meningkatkan proses akuntansi dan pembukuan (dan membuatnya lebih mudah dikelola). Karena semuanya dilakukan di satu tempat menggunakan dua sistem yang sudah bekerja sama dengan baik, tidak perlu lagi beralih di antara platform yang berbeda atau memasukkan data yang sama beberapa kali secara manual. Ini menghemat waktu, mengurangi kesalahan manusia, dan membuat akuntansi lebih sederhana (dan tidak membuat frustrasi).

Metode Integrasi QuickBooks

Transfer data dapat dilakukan melalui integrasi data satu arah atau dua arah, tergantung pada plugin yang digunakan.

Integrasi Data Satu Arah

Integrasi data satu arah terjadi ketika satu perusahaan, katakanlah QuickBooks, memberikan pengenal unik ke perusahaan yang menerima informasi. Setiap perubahan yang dibuat oleh QuickBooks pada catatan pelanggan segera diperbarui di sistem lain (misalnya, perangkat lunak manajemen perusahaan).

Integrasi Data Dua Arah

Integrasi data dua arah terjadi ketika QuickBooks memperbarui sistem mereka dan sistem lainnya (misalnya, perangkat lunak manajemen perusahaan) secara bersamaan, menggunakan model berbagi informasi dua arah. Kedua perusahaan harus menggunakan pengidentifikasi unik yang sama untuk melacak pelanggan agar ini berhasil.

QuickBooks menyediakan beberapa add-on yang dapat membantu integrasi data dari perangkat lunak manajemen bisnis lainnya seperti Salesforce, Microsoft Dynamics, dan NetSuite.

Secara umum, integrasi data dua arah lebih menguntungkan daripada integrasi satu arah. Ini memberikan tingkat akurasi yang lebih tinggi karena Anda dapat secara otomatis memperbarui kedua sistem secara bersamaan. Selain itu, ini mengurangi tenaga kerja manual, mengurangi kemungkinan kesalahan manusia.

Bagaimana Mengintegrasikan WooCommerce dengan QuickBooks

Mengintegrasikan WooCommerce dengan QuickBooks adalah cara terbaik untuk memperbarui catatan akuntansi Anda dan memungkinkan Anda untuk merekonsiliasi akun Anda dengan cepat. Mari kita lihat bagaimana Anda dapat mencapai integrasi ini menggunakan plugin QuickBooks Sync for WooCommerce oleh MyWorks.

Langkah 1: Unduh dan instal

Pertama, Anda harus menuju ke dashboard WordPress Anda dan arahkan ke Plugins > Add New. Pada kotak pencarian kata kunci, masukkan nama plugin Anda, 'Sinkronisasi Buku Cepat untuk WooCommerce' dalam kasus ini. Setelah Anda mengidentifikasinya, lanjutkan untuk menginstal dan mengaktifkannya dengan mengikuti semua langkah dengan cermat.

Langkah 2: Buat akun di MyWorks

Anda memerlukan akun di MyWorks untuk menghubungkan plugin yang baru saja diinstal dengan akun QuickBooks Anda. Buka situs web resmi MyWorks dan daftar untuk mendapatkan akun.

Langkah 3: Verifikasi kunci lisensi

Selanjutnya, di bawah tab 'Rencana' di dasbor MyWorks adalah kode lisensi yang ditautkan ke plugin pembantu platform di WooCommerce. Pilih paket yang Anda daftarkan dan salin kode kunci lisensi ini.

Sekarang, kembali ke dashboard WordPress Anda, kunjungi MyWorks Sync > Connection dan paste kode yang Anda salin. Tekan tombol 'Enter' untuk mengaktifkan lisensi Anda.

Untuk melanjutkan, gulir ke bawah halaman dan klik 'Hubungkan ke QuickBooks Online'.

Langkah 4: Hubungkan MyWorks ke QuickBooks Online

Sekarang, Anda harus masuk ke akun QuickBooks Anda. Jika Anda tidak memilikinya, Anda selalu dapat membuat akun dengan mengunjungi situs web resmi QuickBooks. Di dasbor MyWorks Anda, klik tombol 'Hubungkan ke QuickBooks'.

Jendela pop-up akan terbuka meminta otorisasi untuk menghubungkan MyWorks ke akun QuickBooks online Anda. Klik tombol 'Connect' untuk memulai proses koneksi. Setelah koneksi berhasil, nama perusahaan Anda yang terdaftar dengan QuickBooks akan terlihat di koneksi QuickBooks.

Langkah 5: Hubungkan WooCommerce ke QuickBooks Online

Setelah Anda berhasil menghubungkan MyWorks ke QuickBooks Online, gulir ke bawah ke bagian 'QUICKBOOKS CONNECTION' (di halaman yang sama) dan salin token Access yang dihasilkan. Kemudian, kembali ke dashboard WordPress Anda, klik MyWorks Sync > Connection dan paste access token di kolom 'Enter Access Token' yang tersedia. Klik tombol 'Simpan' untuk melanjutkan. Halaman akan dimuat ulang, dan sekarang Anda akan melihat bahwa WooCommerce berhasil terhubung ke QuickBooks Online.

Langkah mudah & sederhana untuk diikuti, bukan? Pada titik ini, Anda telah berhasil mengintegrasikan WooCommerce dengan QuickBooks. Sekarang Anda dapat menjelajahi fitur apa yang ditawarkan QuickBooks untuk bisnis Anda.

Keseluruhan

WooCommerce bekerja bergandengan tangan dengan perangkat lunak akuntansi QuickBooks untuk memungkinkan bisnis mengelola inventaris dan penjualan mereka. Bisnis sekarang dapat melihat gambaran besar dengan produk dan solusi manajemen pesanan yang terintegrasi penuh.

Integrasi WooCommerce dengan QuickBooks bisa satu arah atau dua arah. Dan dengan bantuan plugin MyWorks, Anda dapat menggunakan proses otomatis untuk menghubungkan kedua aplikasi.

Singkatnya, menggunakan WooCommerce dengan QuickBooks sangat penting untuk bisnis. Pemilik toko dapat mengoptimalkan bisnis melalui produk dan solusi manajemen pesanan yang terintegrasi penuh. Dengan bantuan plugin MyWorks, pengecer dapat mengotomatiskan proses ekspor dan impor produk antara WooCommerce dan QuickBooks.

Kita telah sampai di penghujung artikel ini. Terima kasih telah meluangkan waktu untuk membacanya. Jika Anda membutuhkan layanan WordPress profesional, jangan ragu untuk menghubungi kami. Anda juga dapat memeriksa situs web kami untuk mempelajari lebih lanjut tentang layanan kami.