Penjelasan Otomatisasi Alur Kerja & 6 Perangkat Lunak Alur Kerja Terbaik untuk 2022

Entri data manual mungkin merupakan salah satu tugas yang paling membosankan dan tidak efisien di dunia usaha. Tidak hanya membuat Anda tertidur, tetapi juga membuang waktu dan sumber daya yang berharga, memangkas produktivitas Anda hingga berkeping-keping.

Menurut Zapier, 94% pekerja melakukan tugas yang memakan waktu dan berulang. Untungnya, ada teknologi yang dapat mengotomatiskan tugas-tugas yang mematikan pikiran ini, menghilangkan kesalahan manusia dan membiarkan Anda fokus pada pekerjaan yang benar-benar penting — otomatisasi alur kerja.

Dengan memanfaatkan proses operasi mandiri yang menjalankan tugas manual, otomatisasi alur kerja dapat membantu bisnis Anda menghemat waktu dan uang, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan produktivitas.

Daftar isi

Bagaimana cara kerja otomatisasi alur kerja?

Otomatisasi alur kerja biasanya bergantung pada serangkaian pernyataan if/then untuk memicu tugas lain. Kemudian bercabang tergantung pada tindakan yang diambil oleh seorang pemimpin, karyawan, atau pemangku kepentingan lainnya.

Mari kita telusuri contoh alur kerja untuk mengubah pengiriman formulir menjadi peluang transaksi.

• Seorang pengunjung situs web mengirimkan formulir.
• Tindakan tersebut secara otomatis mendaftarkan pengunjung dalam kampanye tetes. Ini membuat kesepakatan baru dan menetapkan status ke "Baru."
• Email pertama dari kampanye tetes dikirim ke pimpinan, meminta untuk menjadwalkan pertemuan.
• Prospek mengklik ke penjadwal rapat dan membuat janji temu.
• Email terima kasih dikirim ke pimpinan, mengonfirmasi tanggal dan waktu.
• CRM membuat tugas baru dan menugaskannya ke perwakilan penjualan.
• Tenaga penjualan kemudian menjangkau secara pribadi, mengakhiri alur kerja otomatis.

Berikut adalah tampilan alur kerja dari awal hingga akhir.

Sumber Gambar

Hampir setiap departemen dalam bisnis Anda dapat memperoleh manfaat dari otomatisasi alur kerja. Baik itu pemasaran, sumber daya manusia, atau keuangan, teknologi dapat membantu Anda bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras.

Di bawah ini, kami akan membahas beberapa contoh otomatisasi alur kerja yang paling populer.

Otomatisasi alur kerja dapat digunakan di hampir semua tim dan dalam skenario bisnis apa pun. Meskipun sebagian besar terkait dengan pemasaran dan penjualan, ini juga dapat digunakan dalam layanan pelanggan, operasi, sumber daya manusia, dan keuangan.

Otomatisasi Alur Kerja Pemasaran

Sumber Gambar

Beberapa tugas yang paling berulang dalam pemasaran, seperti mengirim email dan memposting pembaruan media sosial, dapat diotomatisasi dengan otomatisasi alur kerja. Dengan perangkat lunak otomatisasi pemasaran, Anda dapat menjadwalkan seluruh kalender media sosial dan mengatur alur kerja yang memelihara jenis prospek tertentu dengan penawaran email.

Alur kerja otomatis dalam pemasaran meliputi:

• Berlangganan pengguna ke kampanye tetes ketika mereka mengunduh sumber daya dari situs web Anda
• Menyambut pengguna ke perusahaan Anda setelah mereka membeli produk
• Mengingatkan pengguna untuk check out setelah mereka menambahkan berbagai item ke keranjang mereka
• Menjadwalkan posting media sosial di berbagai platform
• Mendistribusikan tugas pemasaran ke seluruh anggota tim

Bacaan Tambahan

Otomatisasi Alur Kerja Penjualan

Sumber Gambar

Otomatisasi alur kerja penjualan menyederhanakan tugas manajemen prospek dan prospek yang membosankan, sehingga perwakilan dapat fokus pada penjualan, bukan memasukkan data. Selain mengambil prospek secara otomatis melalui saluran berdasarkan tindakan mereka, alur kerja penjualan otomatis dapat mendaftarkan prospek dalam kampanye tetes dan memperbarui tahapan kesepakatan saat kesepakatan bergerak maju.

Tugas otomatis dalam penjualan meliputi:

• Menempatkan setiap prospek pada tahap saluran yang berbeda ketika mereka mengambil tindakan tertentu
• Memindahkan prospek dari jalur jika mereka berhenti merespons email
• Mengirim email perkenalan dari perwakilan penjualan ke prospek setelah mereka mengunduh eBook
• Memperbarui tahap kesepakatan setelah pemimpin menjadwalkan janji temu atau rapat
• Membuat tugas untuk perwakilan penjualan setelah pemimpin menjadwalkan rapat

Bacaan Tambahan

Otomatisasi Alur Kerja Layanan Pelanggan

Sumber Gambar

Otomatisasi alur kerja sangat berguna dalam layanan pelanggan. Selain meluncurkan survei, otomatisasi alur kerja dapat menangani tiket, kasus, dan pertanyaan umum dengan mengirimkan serangkaian email atau membuat tugas.

Tugas otomatis dalam layanan pelanggan meliputi:

• Membuat tiket baru di sistem ketika seseorang menjangkau melalui media sosial atau email
• Orientasi pelanggan dengan serangkaian email bermanfaat
• Mengirim survei NPS dan mendaftarkannya ke kampanye email yang berbeda tergantung pada peringkatnya
• Menetapkan tiket label prioritas tergantung pada nada pesan atau email
• Menyelesaikan dan mengarsipkan tiket setelah resolusi tercapai

Bacaan Tambahan

Otomatisasi Alur Kerja Operasi

Sumber Gambar

Operasi adalah sumber kehidupan organisasi mana pun, dan juga dapat diotomatisasi untuk mengurangi contoh entri data manual.

Tugas otomatis dalam operasi meliputi:

• Menghapus duplikat setelah terdeteksi atau menggabungkan dua properti jika keduanya sama
• Mengelola izin tim untuk anggota tim baru
• Menetapkan prioritas untuk proses bisnis yang berbeda
• Secara otomatis menyusun laporan di akhir setiap kuartal
• Membuat tugas di alat pihak ketiga seperti Asana, Slack, atau Zoom

Bacaan Tambahan

Otomatisasi Alur Kerja Sumber Daya Manusia

Daripada harus memasukkan semua informasi pribadi karyawan baru Anda secara manual — seperti alamat, nomor jaminan sosial, dan informasi karyawan lainnya ke dalam sistem penggajian, pengeluaran, dan asuransi — perangkat lunak otomatisasi SDM dapat melakukannya untuk Anda dalam hitungan menit.

Tugas otomatis dalam sumber daya manusia meliputi:

• Menghapus kandidat dari database jika mereka tidak aktif untuk jangka waktu tertentu
• Mengirim email ke kandidat yang belum lolos ke babak final
• Memfilter kandidat dengan kata kunci tertentu dalam riwayat pekerjaan mereka
• Mengirim W2 ke karyawan saat ini
• Mengumpulkan umpan balik karyawan setelah mereka berada di perusahaan untuk jangka waktu tertentu

Otomatisasi Alur Kerja Keuangan

Sumber Gambar

Dengan memungkinkan Anda membuat formulir, merancang alur kerja, dan melacak proses, perangkat lunak otomatisasi proses keuangan dapat menyederhanakan semua permintaan perjalanan, penggantian biaya, dan persetujuan anggaran Anda.

Tugas otomatis di bidang keuangan meliputi:

• Mengambil proses persetujuan pengeluaran dari awal sampai akhir
• Mengelola vendor dan persetujuan kontrak
• Menetapkan prioritas untuk permintaan ACH dan kabel
• Mengelola permintaan biaya perjalanan tergantung pada lokasi dan aktivitas
• Menyetujui anggaran berdasarkan serangkaian parameter yang telah ditentukan

Sekarang setelah Anda mengetahui segalanya tentang menggunakan alur kerja otomatis, mari kita lihat alat teratas yang dapat Anda gunakan.

Perangkat Lunak Otomasi Alur Kerja Terbaik di 2022

1. HubSpot: Perangkat Lunak Otomatisasi Alur Kerja All-in-One Terbaik

Sumber Gambar

Perangkat lunak pemasaran, penjualan, layanan, dan operasi HubSpot beroperasi pada satu platform, menjadikannya salah satu pilihan terbaik untuk otomatisasi alur kerja all-in-one. Semuanya terhubung bersama, memungkinkan Anda untuk menyelaraskan semua proses tim Anda dan mengurangi gesekan dari tugas ke tugas.

Anda dapat dengan mudah menyerahkan prospek dari pemasaran ke penjualan, menghubungkan tiket layanan dengan catatan kontak yang ada, dan membersihkan data pelanggan — semuanya dalam satu platform yang mudah digunakan.

Terbaik untuk : HubSpot sangat direkomendasikan untuk bisnis yang sedang berkembang yang belum mencoba otomatisasi alur kerja dan untuk bisnis perusahaan dengan proses yang sudah mapan. Anda dapat mulai dengan langganan Pemula, lalu tingkatkan karena Anda memerlukan lebih banyak fungsi. Terutama direkomendasikan untuk departemen pemasaran, penjualan, layanan, dan operasi.

Harga untuk Hub Pemasaran: Gratis; $50/bulan (Pemula); $890/bulan (Profesional); $3.200/bulan (Perusahaan)

Harga untuk Pusat Penjualan: Gratis; $50/bulan (Pemula); $500/bulan (Profesional); $1.200/bulan (Perusahaan)

Harga untuk Pusat Layanan: Gratis; $50/bulan (Pemula); $400/bulan (Profesional); $1.200/bulan (Perusahaan)

Harga untuk Hub Operasi: Gratis; $50/bulan (Pemula); $800/bulan (Profesional)

2. Nintex: Perangkat Lunak Otomatisasi Alur Kerja Perusahaan Terbaik

Dengan lebih dari 3 juta aplikasi alur kerja yang beroperasi di platform mereka saat ini, Nintex membantu lebih dari 8.000 pelanggan perusahaan mengelola, mengotomatisasi, dan mengoptimalkan proses bisnis mereka, tanpa memerlukan pengalaman pengkodean.

Dengan menawarkan banyak alat otomatisasi alur kerja — seperti pemetaan proses, alur kerja lanjutan, dan kecerdasan proses — bisnis Anda dapat memetakan setiap proses Anda, menjalankannya, dan memantau kinerjanya.

Terbaik untuk : Nintex sangat direkomendasikan untuk bisnis perusahaan dengan proses yang sudah mapan. Ini adalah perangkat lunak tangguh yang memasangkan alat desain alur kerja yang mudah digunakan dengan integrasi canggih yang akan menghubungkan setiap aplikasi Anda. Terutama direkomendasikan untuk departemen IT, hukum, SDM, dan keuangan.

Harga : $910/bulan (Standar); $1.400/bulan (Perusahaan)

3. Kissflow: Perangkat Lunak Otomatisasi Alur Kerja Ramah Pemula Terbaik

Dipercaya oleh lebih dari 10.000 perusahaan, termasuk Domino's, Michelin, dan Pepsi, Kissflow menawarkan perangkat lunak otomatisasi alur kerja lengkap yang memungkinkan bisnis Anda membuat alur kerja yang mengotomatiskan tugas di departemen sumber daya manusia, penjualan, keuangan, administrasi, pemasaran, dan pembelian Anda .

Dengan lebih dari 50 aplikasi manajemen proses bisnis pra-instal — seperti pengeluaran dan pesanan penjualan, kondisi dan pemicu, dan dasbor pelaporan untuk alur kerja Anda — Kissflow dapat menyederhanakan hampir semua proses bisnis Anda.

Terbaik untuk : Kissflow sangat direkomendasikan untuk perusahaan kecil yang baru saja mulai mencoba otomatisasi alur kerja. Kesederhanaan alat dan keramahan pengguna akan memudahkan untuk memulai proses otomatisasi. Terutama direkomendasikan untuk departemen pengadaan, SDM, dan keuangan.

Harga : $200/bulan (Dasar); $495/bulan (Lanjutan); $1,900/bulan (Termuat Penuh)

4. Integrify: Perangkat Lunak Otomatisasi Alur Kerja Administrasi Sehari-hari Terbaik

Integrify adalah perangkat lunak otomatisasi alur kerja yang memungkinkan Anda membangun alur kerja di pembuat drag-and-drop dan menjalankan alur paralel atau berurutan. Dengan dapat berkolaborasi dalam tugas dan permintaan, menguji proses, dan menyiapkan pengingat, Anda dapat dengan mudah merampingkan proses bisnis dan mengotomatiskan tugas manual.

Integrify juga menawarkan contoh alur kerja dan basis pengetahuan pengguna, API terbuka berbasis istirahat yang memungkinkan Anda untuk berintegrasi dengan database eksternal, dan kemampuan untuk mengimpor dan mengekspor data dari Excel dan bahkan PDF.

Terbaik untuk : Integrify sangat direkomendasikan untuk usaha kecil-menengah yang ingin mengotomatisasi tugas sehari-hari. "Process Builder" drag-and-drop membuatnya sederhana dan mudah untuk mengambil proses dari awal hingga selesai. Terutama direkomendasikan untuk departemen administrasi.

Harga : Harga tersedia berdasarkan permintaan

5. Zapier: Perangkat Lunak Otomatisasi Alur Kerja Terbaik untuk Menghubungkan Aplikasi

Dengan kemampuan untuk terhubung dan berbagi data dengan lebih dari 1.000 aplikasi web, seperti Facebook, QuickBooks, dan Google Drive, Zapier dapat mengotomatiskan hampir semua jenis proses bisnis. Yang harus Anda lakukan adalah membangun alur kerja di editor mereka, memilih aplikasi yang ingin Anda sertakan dalam alur kerja Anda, dan mendesainnya.

Misalnya, jika Anda ingin dapat menyimpan semua lampiran Anda di Dropbox, Anda bisa mendesain alur kerja yang secara otomatis menyalin lampiran apa pun dari kotak masuk Gmail Anda ke Dropbox dan kemudian mengirimi Anda pesan Slack tentang pengunduhan.

Terbaik untuk : Zapier sangat direkomendasikan untuk pekerja lepas dan usaha kecil-menengah yang menggunakan berbagai macam alat yang tidak saling berhubungan. Misalnya, jika Anda menggunakan MailChimp untuk mengirim email dan Typeform untuk mengumpulkan prospek, Anda dapat menghubungkan kedua alat tersebut menggunakan Zapier. Terutama direkomendasikan untuk departemen pemasaran dan layanan.

Harga : Gratis; $19.99/bulan (Pemula); $49/bulan (Profesional)

6. Flokzu: Perangkat Lunak Otomatisasi Alur Kerja Manajemen Proyek Terbaik

Tanpa menulis kode apa pun, Flokzu memungkinkan Anda membuat tugas, tenggat waktu, aturan bisnis, dan notifikasi. Perangkat lunak mereka juga mengirimkan tugas yang tertunda ke setiap kotak masuk penerima tugas proyek Anda, dan saat setiap tahap alur kerja selesai, itu akan secara otomatis menetapkan setiap tugas baru ke pengguna atau peran.

Selain itu, Flozku menawarkan dasbor pelaporan yang menampilkan proses bisnis Anda.

kinerja dan metrik, seperti jumlah tugas yang tertunda saat ini, tugas yang ditetapkan untuk setiap pengguna dan peran, tugas yang diselesaikan, dan waktu yang dibutuhkan setiap tugas, yang akan memberi Anda data yang diperlukan untuk menyempurnakan dan mengoptimalkan alur kerja Anda di masa mendatang.

Terbaik untuk : Flokzu sangat direkomendasikan untuk tim individu yang ingin mengoptimalkan manajemen waktu dan alur kerja tugas mereka. Fitur utama dari alat ini adalah bahwa pengguna akan menerima tugas yang tertunda di kotak masuk mereka, menjadikannya alat manajemen proyek yang sangat baik. Direkomendasikan untuk tim mana pun.

Harga : Gratis; $19.99/bulan (Pemula); $49/bulan (Profesional)

Otomatisasi Alur Kerja Akan Membantu Anda Tumbuh Lebih Baik

Otomatisasi alur kerja sangat penting untuk bisnis yang ingin skala dan tumbuh tanpa membiarkan apa pun jatuh melalui celah. Dengan membiarkan teknologi menyelesaikan tugas manual, Anda dapat mengembangkan bisnis Anda secara efektif tanpa kesulitan.

Catatan editor: Posting ini awalnya diterbitkan pada Januari 2019 dan telah diperbarui untuk kelengkapan.