11 abilità editoriali di cui hai bisogno per diventare un editore più efficiente

Quando ho iniziato a mettere in pratica le mie capacità editoriali sul blog di marketing di HubSpot, non mi rendevo conto di quanto tempo ci avrebbe messo ciascuno.

A seconda della lunghezza, dell'argomento e di altre variabili, possono essere necessari da 20 minuti a un intero pomeriggio per modificare un singolo post del blog.

Questo post non riguarda il taglio degli angoli; si tratta di modificare in modo efficiente. Ciò a volte significa fornire un feedback più ponderato in anticipo in modo che il tuo lavoro sia più facile quando arriva la bozza finale. Altre volte, significa tenere a portata di mano alcuni siti Web chiave in modo da poterli consultare rapidamente, sia che tu stia controllando i calcoli dell'autore o aggiungendo un pulsante Pinterest "Pin It" su un'immagine.

Vuoi alcuni modi per modificare in modo più efficiente mantenendo l'integrità? Ecco 12 modi per risparmiare tempo quando ti siedi e tiri fuori quella proverbiale penna rossa.

11 modi per risparmiare tempo durante la modifica di un pezzo di scrittura

1. Trova uno spazio tranquillo per eseguire le modifiche.

Non cercare di eseguire le modifiche durante una riunione o quando sei con colleghi loquaci.

La ricerca mostra che un multitasking del genere può renderci molto meno efficaci nel nostro lavoro e aumentare gli errori e lo stress. E quando stai modificando, stai cercando di cogliere quegli errori, quindi vuoi essere più diligente.

Invece, trova un posto dove puoi collegarti e concentrarti completamente sul pezzo di fronte a te. Quando arrivi lì, disattiva quelle fastidiose e-mail e notifiche sui social media e metti il ​​telefono in modalità aereo (o, meglio ancora, lascialo nella borsa).

In effetti, per ogni notifica che ricevi, possono essere necessari 23 minuti per tornare in pista, secondo uno studio dell'Università della California.

Se stai lavorando su un pezzo di scrittura che richiederà più di qualche ora di attenta modifica, prendi in considerazione la possibilità di bloccare blocchi di tempo ininterrotto con piccole pause intermedie: il metodo Pomodoro.

2. Assicurati che l'argomento sia in linea con la tua strategia di contenuto.

Potresti essere tentato di scavare nella carne del pezzo e iniziare subito a modificarlo meticolosamente. Ma, come editore, è importante contestualizzare il contenuto prima di immergersi nei dettagli.

Per prima cosa, fai una rapida scrematura del titolo provvisorio e delle idee principali trattate nel pezzo. Pensa a te stesso:

• Questo argomento è in linea con la nostra strategia per i contenuti?
• I nostri lettori e i buyer personas se ne occuperanno?
• Ogni sezione scorre naturalmente nella successiva?

Se sei preoccupato che il pezzo non riguardi un argomento a cui i tuoi lettori saranno interessati, pensa a come modificare l'angolazione.

Dovrai anche riflettere su come il pezzo si adatta a ciò che hai scritto in passato, specialmente se il pezzo è un post di un blog.

I motori di ricerca come Google potrebbero vedere il secondo post come contenuto duplicato e penalizzarti nella ricerca. Anche se Google non lo considera un contenuto duplicato, competere per il ranking delle parole chiave contro un altro post del tuo blog danneggerà la tua strategia SEO.

Le domande da porsi qui sono:

• Abbiamo trattato questo argomento in modo completo in passato?
• Questo offre un angolo e una prospettiva nuovi?

Se entrambe le risposte sono sì, potresti considerare di aggiornare e ripubblicare la bozza originale.

3. Leggi prima i contenuti e le idee, poi la grammatica.

Non iniziare mai a immergerti in modifiche dettagliate prima di aver letto l'intero pezzo. È importante riflettere su di esso in modo olistico in modo da poter individuare i punti in cui il contenuto e le idee possono essere migliorati.

Può sembrare che stiamo aggiungendo tempo qui, ma fidati di me, questo ti farà risparmiare un sacco di tempo e dolore a lungo termine. Se hai mai iniziato a modificare un pezzo riga per riga solo per rendersi conto che deve essere completamente ristrutturato, sai cosa intendo.

La chiave da asporto qui è riconoscere quando il pezzo ha bisogno di più lavoro dall'autore.

"A volte, un autore invia un pezzo prima che sia pronto per essere modificato", ha affermato Corey Wainwright, stratega CRO del sito Web di HubSpot e copywriter presso HubSpot. "Imparare a riconoscere quelle istanze può farti risparmiare un sacco di tempo perché altrimenti inizi a riscrivere il pezzo, il che non è utile a nessuno dei due".

Ginny Soskey, ex responsabile del blog di marketing di HubSpot, è d'accordo.

"Il tuo lavoro, come editore, è preservare la voce del tuo scrittore assicurandoti che soddisfi il tuo livello di qualità".

Potresti notare che il pezzo non scorre bene, o l'introduzione deve essere rafforzata, o non ci sono abbastanza punti nell'articolo per soddisfare i tuoi standard di qualità. In tal caso, invia quel feedback all'autore via e-mail in quanto potrebbe essere più produttivo che cambiare tutto intorno a te.

Se il pezzo ha bisogno di una quantità schiacciante di aiuto per l'editing, allora la scrittura dell'autore potrebbe non essere adatta per la tua pubblicazione e risparmierai un sacco di tempo raccontandolo apertamente al collaboratore.

4. Controlla i posti in cui l'autore può riempire gli spazi vuoti.

Oltre a fornire un feedback più ampio e più ampio, dovresti anche leggere il pezzo per identificare miglioramenti più piccoli su cui potresti volere (o aver bisogno) dell'aiuto dell'autore.

Ecco alcune domande da porsi:

• Ci sono delle incongruenze strutturali nel pezzo? Ad esempio, se includevano un esempio in ogni sezione del pezzo tranne una o due, potresti chiedere loro di trovarne uno per ciascuna di quelle sezioni.
• Ci sono punti che necessitano di prove, maggiori o migliori? Statistiche e dati possono elevare la qualità dei tuoi contenuti e renderli più interessanti per i lettori.
• Ci sono fonti prive di citazioni? Questo è grande.

Mentre leggi, prendi appunti su questi punti in una bozza di posta elettronica all'autore. Una volta terminato, assicurati di ripulire le note in modo che siano comprensibili.

5. Aggiungi ai preferiti siti Web utili per un rapido riferimento.

Una volta che il contenuto, le idee e la struttura del pezzo sono pronti per l'uso, puoi passare al nocciolo della questione.

È qui che mi piace mantenere alcuni siti Web contrassegnati come riferimento. Ecco quelli che preferisco.

6. Tieni a portata di mano frammenti di codice utili.

Insieme ai siti Web utili per il bookmarking, è anche una buona idea avere tutti quegli utili frammenti di codice HTML o altro che tendi a utilizzare facilmente accessibili.

Ad esempio, potresti utilizzare un codice specifico per includere un modulo "Featured Snippet" nel tuo CMS.

Per semplificare questo processo, salvo frammenti di codice nel mio Evernote. Quando arriva il momento di aggiungerli al codice sorgente del mio post sul blog, prendo semplicemente la nota e inserisco gli snippet secondo necessità.

Ecco un'introduzione approfondita all'HTML in modo da poter apprendere utili hack di codifica.

7. Leggi il pezzo ad alta voce.

L'importanza di questo passaggio non può essere sopravvalutata.

Leggere ad alta voce non è solo un bene per la conservazione della memoria, è anche ottimo per individuare gli errori. È più probabile che tu trovi frasi goffe e altre cose che il controllo ortografico non catturerà se leggi ad alta voce.

L'autore di best seller David Sedaris usa questo approccio verbale per mettere a punto la sua scrittura.

Secondo Fast Company , Sedaris mette alla prova i suoi lavori in corso leggendoli ad alta voce al pubblico dal vivo perché lo aiuta a notare le imperfezioni nel testo. Mentre legge, circolerà qualsiasi cosa, dal fraseggio confuso o fuorviante alle parole ripetute da vicino.

"Odiavo quando usciva un libro o veniva pubblicata una storia e sarei stato come Dannazione, come ho fatto a non capirlo?'", ha detto Sedaris. "Ma praticamente lo capisci sempre quando leggi ad alta voce."

Leggere ad alta voce ti aiuterà a cogliere questi errori nel primo go-round, il che ti farà risparmiare tempo in seguito.

8. Usa "Trova e sostituisci" per correggere rapidamente gli errori comuni.

Tutti abbiamo parole che ci fanno inciampare, non importa da quanto tempo scriviamo o modifichiamo.

Pensaci: quali sono gli errori che tendi a commettere quando scrivi o modifichi? Quali cose tendi a perdere?

Inizia a tenerne traccia e ad aggiungerlo a un blog personale. Quindi, durante la modifica, esegui un "Trova e sostituisci" prima di pubblicare per rilevare eventuali errori che sono sfuggiti alle crepe. È un modo molto più rapido per lucidare un pezzo rispetto alla ricerca manuale di queste istanze.

Per eseguire un "Trova e sostituisci", premi Control + F su un PC (o Command + F su un Mac), digita la parola o la frase del problema e fai clic su "Trova".

9. Fai un controllo finale su Microsoft Word.

Non importa quanto meticolosamente hai guardato un pezzo di scrittura: il più delle volte, troverai errori aggiuntivi usando il controllo ortografico che altrimenti ti perderesti.

Se il tuo software di scrittura ha il controllo ortografico, usalo. Ti consigliamo inoltre di incollare il contenuto in Microsoft Word (lunghezza permettendo) per un controllo finale.

Ricordati solo di concedere al documento qualche secondo in più per elaborare il tuo pezzo una volta incollato lì, poiché Word impiega un po' più di tempo per "leggere" il tuo pezzo e scoprire eventuali errori.

Quindi, puoi esaminarlo e valutare eventuali linee ondulate rosse o verdi che vedi.

10. Sapere quando il contenuto è abbastanza buono.

So bene come qualsiasi altro editore che lasciare andare il perfezionismo è difficile. Ma si scopre che il perfezionismo, sebbene utile in determinati contesti, può diventare un importante ostacolo alla produttività.

Ci sarà sempre qualcosa che puoi fare per migliorare un pezzo di scrittura. Potresti pensare a "fatto" come spendere ogni possibile minuto per migliorare, lucidare e rifinire un pezzo fino a renderlo perfetto.

Ma cosa stai sacrificando apportando più, piccoli miglioramenti? E questi sacrifici sono realistici? Valgono il tuo tempo? Ad un certo punto, devi chiederti: " Quando 'abbastanza buono' è abbastanza buono?"

Naturalmente, sapere qual è la soglia per "abbastanza buono" è più facile a dirsi che a farsi. Ecco una formula utile per darti qualche dritta:

1. Il pezzo risolve con successo il problema, affronta il bisogno o trasmette il messaggio inteso.
2. È chiaramente e distintamente sul marchio.
3. La qualità del lavoro è coerente o superiore al livello del lavoro precedente.
4. È stato esaminato a fondo ma oggettivamente da altre persone qualificate.
5. La decisione finale sulla preferenza era stata lasciata nelle mani del creatore.

Assicurati di completare le attività di modifica e correzione di bozze più importanti. Quindi, una volta che hai raffinato un pezzo abbastanza per andare avanti... vai avanti.

11. Tieni a portata di mano questa checklist pre-pubblicazione.

Prima di premere "pubblica", è il momento di fare un'ultima volta per assicurarti di aver selezionato tutte le caselle.

Anche se questo sembra un altro passaggio in più, ricorda che questo è un investimento di tempo che ti eviterà di dover tornare al pezzo in seguito per apportare modifiche e aggiustamenti.

Pertanto, utilizza questa lista di controllo per la modifica e la correzione di bozze online quando esegui il controllo finale. Sentiti libero di aggiungere anche all'elenco, poiché potresti avere passaggi aggiuntivi nel tuo processo.

In definitiva, essere un editor efficiente richiede concentrazione, attenzione ai dettagli e la capacità di sapere quando fermarsi. Con questo elenco a tua disposizione, starai meglio in pochissimo tempo.

Nota del redattore: questo post è stato originariamente pubblicato nell'aprile 2016 ed è stato aggiornato per completezza.