11 e-mail hack gratuite per aumentare la tua efficienza

Se sei qualcosa come me, una parte importante della tua giornata lavorativa è setacciare la tua casella di posta, inviare messaggi di posta elettronica alla posta indesiderata e rispondere a e-mail urgenti.

Devi avere qualche abilitazione per controllarlo? Abbiamo ottenuto hack di posta elettronica gratuiti che ti consentiranno di controllare meglio la tua casella di posta in modo da poter mirare alle cose essenziali.

11 hack di posta elettronica totalmente gratuiti per aumentare la tua produttività

1. Converti le tue notifiche o metti in pausa le email.

Oltre ai social media, la posta elettronica è il luogo in cui la maggior parte delle persone viene inondata di notifiche. Questo può essere solo uno dei più importanti ostacoli all'efficienza considerando che la tua consapevolezza rimane attratta in altri luoghi.

Soluzione? Converti semplicemente le notifiche e-mail per concentrarti sulle tue responsabilità più urgenti. Meglio ancora, puoi impedire alle e-mail in arrivo di apparire anche nella tua casella di posta, se il tuo servizio di posta elettronica lo consente.

Risorsa grafica

Gli utenti di Outlook possono sospendere le notifiche grazie all'app Boomerang e riattivarle quando sono pronti a gestirle.

2. Bloccare i tempi per la valutazione della posta elettronica in batch.

L'e-mail può arrivare a tutte le diverse ore della giornata lavorativa e se stai lavorando con un team asincrono, non ci sono ore libere.

Quindi, invece di esaminare continuamente le tue e-mail e rispondere a ogni singola persona come verrà, stabilisci dei periodi di tempo nel corso della giornata per valutarli.

Può essere la mattina presto, il tardo pomeriggio o qualsiasi momento in cui prevedi di avere dei tempi di inattività.

Suggerimento professionale: una volta stabilito questo periodo di tempo, inseriscilo nel tuo calendario per evitare conflitti con altre attività operative.

3. Genera modelli.

Sai come i siti web hanno sezioni FAQ? Nelle nostre occupazioni esperte, in genere comunichiamo lo stesso dettaglio più che e soprattutto ai nostri clienti, colleghi e parti interessate.

Per rendere questo un po 'più semplice, genera modelli per evitare di ricominciare da capo ogni volta che redigi un messaggio di posta elettronica.

I tuoi modelli si baseranno principalmente sulle query che ricevi più frequentemente, sulle frasi che usi di più e sui messaggi che condividi di più. Cose come:

• E-mail fredde
• Reindirizzamenti ad altri gruppi
• Notifiche settimanali del team
• OOO concetto

Per configurarlo in Gmail, vai alle tue impostazioni, fai clic sulla scheda Sofisticati e fai clic su "Abilita" arrivando alla parte Modelli.

4. Produrre cartelle.

Il business è il massimo vitale per la produttività e i messaggi di posta elettronica spesso cadono nel dimenticatoio. L'ironia è che è probabile che conservino alcune delle informazioni più critiche che utilizziamo nella nostra giornata lavorativa.

La creazione di cartelle all'interno della posta elettronica non solo renderà gli elementi molto più facili da trovare, ma anche molto più gestibili quando si assegna la priorità alle e-mail.

Ad esempio, puoi creare categorie per:

• Priorità (ad es. Azione necessaria, informativa)
• Operare (ad es. risorse umane, finanza, copertura assicurativa)
• Gruppi (es. Management, esperienze dirette, colleghi, ecc.)

5. Filtra le tue e-mail in arrivo.

Perché gentile tramite messaggi di posta elettronica quando puoi chiedere al tuo provider di posta elettronica di farlo meccanicamente per te?

L'attributo filtro, ottenibile tramite la maggior parte dei fornitori di posta elettronica, consente di ordinare, eliminare, contrassegnare e inoltrare i messaggi di posta elettronica.

Puoi farlo applicando le seguenti informazioni:

• Indirizzi di posta elettronica
• Parole e frasi e/o frasi
• Linea tematica
• Attaccamento

Nel momento in cui crei il filtro, designi l'azione automatizzata di conformità.

I casi d'uso implicano l'inclusione di e-mail dalla direzione in una particolare cartella, l'eliminazione della posta indesiderata, la marcatura dei promemoria come studio.

6. Utilizzare uno scheduler di posta elettronica.

Sono assenti i giorni in cui ti svegli alle 6 del mattino solo per spedire un'e-mail che non potevi spedire alle 22:00 della sera precedente quando l'hai redatta.

Alcuni provider di posta elettronica ti consentono di programmare una data e un'ora per consegnare la tua posta in modo da poterla stabilire e dimenticarla – senza paura.

Se la tua azienda non ha questo aspetto, pensa a un'estensione come Boomerang, che puoi combinare con la tua posta elettronica per pianificare la posta elettronica.

7. Abilitare la funzione "unsend".

Lo facciamo tutti: invia un'e-mail, quindi rileggi obbligatoriamente l'e-mail che ora riesamini cinque volte prima di inviare SOLO in caso, anche se non puoi fare quasi nulla al riguardo. Fino ad ora.

Gmail e altri fornitori di posta elettronica ora ti consentono di annullare l'invio di un'e-mail per un paio di secondi dopo aver fatto clic su "Invia", proprio nel caso in cui avessi individuato un errore o semplicemente avessi cambiato idea.

Pro-suggerimento: aumenta i destinatari solo quando la tua posta elettronica è pronta per essere inviata: in questo modo, non invierai mai più un'e-mail incompiuta.

8. Studia le scorciatoie.

Le scorciatoie ti consentono di completare rapidamente i tuoi lavori di posta elettronica senza saltare una conquista.

Con le scorciatoie e-mail, puoi:

• Componi nuova e-mail.
• Includi destinatari cc e bcc.
• Inserisci link in entrata.
• Apri suggerimenti per l'ortografia.
• Formatta il testo con grassetto, corsivo, sottolineato, rientri e allineamenti.
• Archivia la posta elettronica

E questo è solo per citarne alcuni. Se c'è una funzione che usi di solito, molto probabilmente c'è una scorciatoia per arrivarci con un solo clic o sequenza di tasti.

Naturalmente, le scorciatoie differiranno in base all'azienda e alla macchina. Quindi, prima di iniziare a usarli, assicurati di utilizzare quelli ideali.

9. Annulla l'iscrizione.

Se la tua casella di posta è quasi come la mia, ci sono alcune migliaia di email da modelle con cui non interagisci quasi mai.

Sebbene l'eliminazione di queste e-mail richieda molto tempo, puoi iniziare a ripulire la tua casella di posta annullando l'iscrizione alle e-mail che non hai mai letto. Sfortunatamente, non tutti i modelli hanno flussi di lavoro di disimpegno che ti toglieranno regolarmente da un record di lettura.

In questa circostanza, dovrai annullare manualmente l'iscrizione. Credimi, il tuo sé a lungo termine ti ringrazierà.

10. Ottieni un'estensione del browser grammaticale.

La maggior parte di noi redige le email direttamente dalla casella "Nuova bozza". D'altra parte, questo metodo comporta alcuni pericoli, in particolare errori di ortografia o frasi scomode.

Applicazioni come Grammarly fungeranno da correttori di bozze, rilevando i tuoi errori non appena li commetti. Grammarly ha anche caratteristiche chiare che ti trasmetteranno il tono del tuo messaggio e proporranno frasi alternative.

Con questo dispositivo, non devi mai preoccuparti di come audio o se c'è un errore di battitura nascosto. Elimina tutte le congetture in modo che tu possa concentrarti solo sulla pressione di "Invia".

11. Dai la priorità ai tuoi messaggi di posta elettronica.

Se continui a lottare con la gestione della grande quantità di e-mail che stai ricevendo, prova a seguire questa regola popolare: se l'e-mail richiede una risposta che richiederà due minuti o meno, reagisci rapidamente.

Se ci vorrà più tempo, conservalo per dopo. Questa tattica ha lo scopo di aiutarti a liberarti dalla confusione senza essere sopraffatto.

Ecco qua – hack di posta elettronica gratuiti che ti aiuteranno a ottenere la tua casella di posta sotto regolare e ottimizzare la tua produttività.

Attenzione dell'editore: questo articolo è stato originariamente pubblicato nell'agosto 2016 ed è stato aggiornato per completezza.