Oltre 15 abilità organizzative di cui ogni leader ha bisogno [+ modi per svilupparle]

Avere capacità organizzative significa che puoi rispettare le scadenze ed essere efficiente nella gestione del flusso di lavoro. In effetti, le capacità organizzative possono essere nella maggior parte dei casi sinonimo di gestione dell'energia e del tempo.

Tutte queste abilità sono molto importanti sul posto di lavoro e i potenziali datori di lavoro vogliono assicurarsi che tu possa essere al passo con le cose.

In questo post, approfondiremo cosa sono le capacità organizzative, esempi specifici di come appaiono in azione e come sviluppare le capacità organizzative sul posto di lavoro.

Le capacità organizzative riguardano la costruzione della struttura, l'aumento della produttività e l'assegnazione delle priorità alle attività giuste al momento giusto.

L'antitesi delle capacità organizzative è la procrastinazione, il disordine, l'inefficienza e la cattiva comunicazione.

Le capacità organizzative significano che sei in grado di mantenerti calmo mentre elabori un piano programmato. Molte persone con buone capacità organizzative suddividono i progetti in obiettivi più piccoli in modo che siano più facili da realizzare.

Importanza delle capacità organizzative

Le capacità organizzative sono importanti in ogni area della tua vita, ma in particolare sul posto di lavoro.

I manager vogliono sapere che puoi gestire i tuoi compiti e lavorare in modo indipendente. Questo ti aiuterà a ottenere promozioni e creare referenze quando cercherai opportunità in futuro.

Dal punto di vista personale, se non hai un piano in atto su come realizzare qualcosa, sarà molto più difficile raggiungerlo.

Dovrai anticipare quanto tempo impiegherà un'attività, di quali risorse avrai bisogno per completare quell'attività e avere la disciplina per bloccare il tempo necessario per portarla a termine: ecco dove l'organizzazione è fondamentale.

Tipi di capacità organizzative

Il processo decisionale

• Pianificazione strategica
• Impostazione degli obiettivi
• Risoluzione dei problemi
• Produttività
• Programmazione
• Analisi dei dati
• Previsione
• Gestione del tempo

Lavoro di squadra

• Delegazione
• Addestramento
• Condivisione del feedback
• Rispettare le scadenze

Comunicazione

• Ascolto attivo
• Empatia
• Gestione dei conflitti
• Persuasione
• Presentare

Esempi di abilità organizzative su un curriculum

Quando elenchi le abilità organizzative nel tuo curriculum, potresti considerare di scomporle in insiemi di abilità più specifici. Entriamo negli esempi seguenti.

• Comunicazione
• Gestione del tempo
• Delegazione
• Attenzione ai dettagli
• Il processo decisionale
• Pianificazione strategica
• Impostazione degli obiettivi
• Pensiero creativo
• Risoluzione dei problemi
• Produttività
• Gestione delle priorità
• Lavoro di squadra/collaborazione
• Scadenze
• Programmazione
• Gestione dei conflitti
• Gestione dell'ufficio

Come migliorare le capacità organizzative

1. Possiedi il tuo calendario.
2. Fare liste.
3. Scopri quali strumenti ti aiuteranno.
4. Comunica con la tua squadra.
5. Riordina il tuo spazio di lavoro.

1. Possiedi il tuo calendario.

Il modo migliore per sviluppare capacità organizzative è possedere il tuo calendario. Blocca il tempo in cui è necessario svolgere il lavoro. Quindi, crea un programma per te che sia realistico attenersi. È difficile rimanere organizzati quando sul calendario compaiono riunioni casuali.

Inoltre, è importante sapere come lavori al meglio. Ad esempio, mi piace avere riunioni consecutive perché è difficile per me portare a termine il lavoro con incrementi di 30 minuti tra una riunione e l'altra. Voglio che tutte le mie riunioni rientrino nello stesso periodo di tempo, così posso bloccare l'orario di lavoro e quindi l'orario di riunione.

2. Crea elenchi di cose da fare.

Quando hai molte cose da fare nella tua lista di cose da fare, puoi creare elenchi separati per ciò che deve essere fatto e quando.

Di solito ho una lista di cose da fare in cui aggiungo tutto ciò che devo fare per la settimana. Quindi, lo analizzerò in elenchi di cose da fare quotidiane. Puoi organizzare i tuoi elenchi per attività, riunioni, promemoria, ecc.

Suggerimento: inizia scrivendo tutte le tue attività, quindi organizzale per priorità in modo da sapere quali affrontare per prime.

3. Scopri quali strumenti ti aiuteranno.

Ognuno lavora in modo diverso. Ecco perché è importante capire come si lavora al meglio.

Ti piace usare un calendario fisico o un calendario digitale? Indipendentemente da ciò, avrai bisogno di strumenti per aiutarti a rimanere organizzato. Di seguito è riportato un rapido elenco di strumenti fisici e digitali per aiutarti a iniziare.

Strumenti fisici

• Pianificatore
• Calendario
• Bloc notes
• Cartelle
• Diari

Strumenti digitali

4. Comunica con il tuo team.

Un altro modo per sviluppare capacità organizzative è comunicare con il tuo team. Questo non solo ti aiuterà a rimanere responsabile, ma consentirà anche al tuo team di supportarti.

Se stai lavorando a un progetto con più persone, puoi comunicare gli aggiornamenti da parte tua del progetto man mano che si verificano o alla fine della giornata. Questo è un ottimo modo per mantenere il team organizzato e in attività.

5. Riordina il tuo spazio di lavoro.

Infine, per essere veramente organizzato, il tuo spazio di lavoro dovrebbe essere libero da disordine.

Anche se non a tutti piace tenere tutto sempre pulito e ordinato, dovresti comunque avere solo gli oggetti necessari sulla scrivania in modo da non distrarti. Questo aiuterà la produttività e l'organizzazione in generale.

Capacità organizzative sul lavoro

Ora ti starai chiedendo: "Come posso utilizzare queste capacità organizzative sul posto di lavoro?" e "Come posso evidenziare queste abilità?"

Il primo passo è elencare queste competenze nel tuo curriculum quando fai domanda per un lavoro. Invece di dire "capacità organizzative", elenca quelle specifiche in base ai tipi descritti sopra.

Se stai partecipando a un colloquio di lavoro, pensa a storie ed esempi di come sei rimasto organizzato e di come ti ha aiutato a risolvere un problema o a completare un progetto con successo. È importante discutere di come hai programmato il tuo tempo, come gestisci più incarichi e come deleghi le attività.

Anche se un potenziale datore di lavoro potrebbe non porre domande specifiche sulle capacità organizzative, puoi evidenziare queste storie in domande come "Quali sono i tuoi punti di forza?" e "Perché sei adatto per questo ruolo?"

Una volta che lavori per un'azienda, puoi mettere in evidenza le tue capacità organizzative durante progetti o riunioni. È una buona idea usare queste abilità ogni volta che puoi perché sicuramente impressionerà il tuo capo e ti aiuterà ad andare avanti nella tua carriera.

Le capacità organizzative non significano solo tenere elenchi di cose da fare. Significa che gestisci il tuo tempo in modo efficiente, sei produttivo, puoi risolvere problemi e pensare in modo critico. Ecco perché è importante sviluppare le tue capacità organizzative ogni volta che puoi.

Nota del redattore: questo post è stato originariamente pubblicato a settembre 2021 ed è stato aggiornato per completezza.