4 suggerimenti per migliorare l'efficienza del flusso di lavoro nella tua azienda

La maggior parte degli uffici e delle aziende oggi opera con un programma di otto ore. Potresti pensare che sia abbastanza lungo per portare a termine tutti i compiti che devono essere eseguiti durante la giornata. Ma, quando approfondisci il modo in cui vengono trascorse quelle ore, sei sicuro che ogni minuto venga speso in modo produttivo? Oppure, ci sono ore sprecate per essere inefficienti con processi, strumenti e altre funzioni per portare a termine il lavoro?

Al giorno d'oggi, le aziende sono così sotto pressione per fare di più, fornire di più e produrre di più nello stesso numero di ore. La tecnologia sta diventando sempre più avanzata e c'è l'aspettativa per le aziende di utilizzare tutte le risorse disponibili a proprio vantaggio per migliorare l'efficienza del flusso di lavoro. Spetta alla tua azienda cercare gli strumenti necessari e leggere le fonti, come un grafico di confronto CRM, in modo da poter prendere le decisioni giuste nell'automazione del flusso di lavoro aziendale. Quando ciò viene raggiunto, la tua azienda sarà in grado di lasciar andare qualsiasi perdita di tempo sul lavoro, in modo tale che anche la produttività e la redditività della tua azienda aumentino successivamente.

In questo articolo, avrai quattro dei migliori suggerimenti su come migliorare l'efficienza complessiva del flusso di lavoro nella tua azienda. Quindi, continua a leggere!

1. Scopri come assegnare priorità alle attività

Una delle cose che potrebbero danneggiare il tuo flusso di lavoro generale è quando non sai come dare priorità a determinate attività che devi svolgere. Non esiste una regola rigida e non negoziabile quando si tratta di assegnare priorità alle attività, poiché ciò varia in base a ciò che deve essere fatto durante la giornata e alle scadenze urgenti.

La sfida, tuttavia, inizia a sorgere quando ti senti come se tutto nella tua lista fosse importante da realizzare. Come dare la priorità a uno rispetto agli altri? Ecco una guida:

Concentrati sui compiti più importanti. Scegli, al massimo, tre compiti che devi mettere in cima alla lista delle priorità. Questi tre compiti dovrebbero essere completati entro la mattinata quando potresti essere ancora nella tua stagione più produttiva, mentalmente. In questo modo, avrai "tempo libero" nel pomeriggio per finire tutto ciò che puoi sulla lista. Quindi, ricomincia lo stesso ciclo il giorno successivo in cui ti presenti al lavoro.

Evidenzia ciò che è urgente, rispetto alle scadenze. In questo modo, sarai sicuro di non perdere nessuna scadenza imminente lavorando prima su quei compiti con una scadenza ancora abbastanza lontana.

Entra presto al lavoro. Se riesci a farlo funzionare almeno 15 minuti prima del tuo solito orario di entrata, in realtà fa un'intera differenza per fare più cose al mattino. Quel momento indisturbato in cui non ci sono ancora così tanti colleghi può permetterti di concentrarti maggiormente su qualcosa che devi fare. Poiché sei arrivato 15 minuti prima, ciò potrebbe anche permetterti di lasciare il tuo posto di lavoro 15 minuti prima di tutti gli altri.

Quando esegui le strategie di cui sopra, potresti iniziare a realizzare cambiamenti nelle tue operazioni aziendali poiché ora puoi finalmente permetterti di fare più cose nel corso della giornata.

2. Analizza i tuoi processi attuali

Prima di apportare modifiche al flusso di lavoro aziendale, è importante analizzare anche i processi del flusso di lavoro correnti. Questo è importante in modo da poter essere certi che qualunque cambiamento applichi sul posto di lavoro è ciò che è necessario per renderlo più efficace. Quando esegui questo processo, dovresti coinvolgere tutti, compresi i tuoi dipendenti. In questo modo, puoi ottenere da loro il feedback necessario per determinare cosa funziona per quei dipendenti e cosa no.

Per garantire che l'analisi del flusso di lavoro risulti efficace per la tua azienda, tieni presente i passaggi e le strategie seguenti:

Automatizza il tuo flusso di lavoro. Dopo aver identificato le aree problematiche nel tuo flusso di lavoro che stai ancora ostinatamente operando manualmente, vale la pena considerare di automatizzarle, una procedura alla volta.

Trova determinati colli di bottiglia nel tuo flusso di lavoro e crea strategie. I colli di bottiglia nel flusso di lavoro sono le aree problematiche che rallentano il flusso regolare del lavoro. Ad esempio, ci sono passaggi che richiedono più tempo di altri per essere completati? C'è un dipartimento che sta lottando ripetutamente per completare la fine del processo? Questi sono colli di bottiglia che devono essere affrontati.

L'analisi del flusso di lavoro avvantaggia la tua azienda in tanti modi, rendendolo ancora più necessario per te. Questi vantaggi includono:

Aumentare l'efficienza complessiva sul posto di lavoro. L'analisi del flusso di lavoro consente alla tua azienda di avere uno sguardo nuovo su come eseguire determinate attività in modo che tali inefficienze possano essere identificate e anche la tecnologia adeguata possa essere aggiornata.

Rendere i clienti più felici. Le modifiche implementate dall'analisi del flusso di lavoro possono anche portare a clienti più felici. Quando è necessario prendere decisioni sugli aspetti del flusso di lavoro che influiscono sui clienti, è possibile disporre di solide basi per il flusso di lavoro, migliorando così le operazioni aziendali.

Aumentare il morale dei dipendenti. Certamente, nessun dipendente vorrebbe essere lasciato indietro ancora utilizzando processi antichi quando i dipendenti di altre attività sono già passati a sistemi più moderni.

3. Assegna i dipendenti giusti

Potresti già avere un processo di assunzione completo. Quindi, anche la tua azienda ha investito negli strumenti giusti per portare a termine il lavoro. Tuttavia, noti che c'è ancora un movimento lento da un'estremità all'altra del flusso di lavoro. Quando ciò accade, il problema può essere che stai assegnando i dipendenti sbagliati al lavoro, ad esempio assegnando dipendenti nel reparto marketing quando non li hai nemmeno formati per il marketing digitale.

L'assegnazione corretta è molto importante, quindi saprai con certezza che ogni dipendente è adatto alla posizione assegnata loro. Possono fare bene, semplicemente perché le loro funzioni lavorative sono i loro punti di forza. Quando ciò viene raggiunto, la tua azienda può avere maggiori probabilità di successo.

Per garantire che i dipendenti giusti siano abbinati alle corrette funzioni lavorative, ecco alcuni suggerimenti collaudati che potresti voler applicare:

Sviluppare descrizioni di lavoro accurate. Ciò significa che le descrizioni del tuo lavoro dovrebbero, per quanto possibile, essere molto specifiche. Lasciare descrizioni di lavoro vaghe creerà solo una scappatoia che rende più difficile per la tua azienda decifrare se quelle descrizioni di lavoro sono effettivamente soddisfatte o meno.

Supporta la crescita e il talento di ogni membro del tuo team. Ogni volta che ci sono opportunità di crescita per ogni membro del tuo team, sfrutta al massimo queste opportunità. Dai ai tuoi dipendenti la possibilità di crescere e affinare le proprie competenze inviandoli a corsi di formazione e seminari retribuiti dall'azienda. Potrebbero sembrare spese aggiuntive per la tua azienda, ma i ritorni quando sono in grado di fare bene e ottenere di più per la tua attività sono maggiori.

Stabilisci una serie chiara di obiettivi per ciascuna attività in modo che ciascuno dei tuoi dipendenti abbia un'idea di ciò che deve realizzare per ciascuna attività. Suddividere le responsabilità in attività più piccole rende il processo più chiaro e snello, eliminando ogni possibilità di aree grigie quando i dipendenti non sono sicuri di cosa dovrebbero ottenere per ciascuna attività, oltre ad aiutarli a determinare se ciò che stanno facendo o meno, in effetti, porta risultati.

4. Dai priorità alla condivisione di file e alla documentazione

I file sono una parte intrinseca di qualsiasi attività commerciale. Ci sono documenti che devono essere condivisi da un'estremità all'altra del flusso di lavoro per garantire il corretto flusso di informazioni. Non importa quanto siano buoni o ben automatizzati tutti gli altri aspetti del tuo flusso di lavoro, non riuscirai comunque a raggiungere i tuoi obiettivi quando il tuo team non avrà altra scelta che cercare manualmente i documenti di cui ha bisogno.

Uno dei tuoi obiettivi per automatizzare l'efficienza del tuo flusso di lavoro deve essere correlato a dedicare più tempo a raggiungere i tuoi obiettivi piuttosto che perdere tempo a cercare determinati documenti che altrimenti sarebbero stati facilmente trovati.

Con questo in mente, ecco i suggerimenti che puoi applicare per garantire una condivisione sicura dei file attraverso un sistema automatizzato:

· Scegli un software di condivisione file che consenta la crittografia end-to-end per garantire che password e altre misure di sicurezza siano in atto per evitare furti di dati e identità.

· Esegui un regolare controllo dei file in modo da essere aggiornato su chi ha accesso a determinati file e chi attualmente ha il controllo sui file. Il processo di controllo dei file è necessario anche per rimuovere immediatamente i file indesiderati dal tuo sistema cloud.

· Scegli un sistema di condivisione file di livello aziendale poiché i sistemi di livello consumer sono più suscettibili a perdite, violazioni e furti, con misure di sicurezza inferiori in atto. Un sistema di condivisione file di livello aziendale ti consente di avere più controlli di sicurezza, come i controlli di conformità e visibilità, tra molti altri.

· Formare ed educare il tuo team sui metodi di condivisione file automatizzati in atto poiché il tuo software di condivisione file sarebbe comunque inutile se il tuo team non è nemmeno aggiornato su come utilizzarli in modo appropriato ea vantaggio della tua azienda.

Conclusione

I suggerimenti di cui sopra funzionano indipendentemente dal tipo di attività che hai e dal dipartimento a cui appartieni. Quando consideri ogni reparto come un frammento dell'intero puzzle, la tua attività può migliorare e diventare più produttiva. I processi del flusso di lavoro sono fondamentali per portare a termine le cose e spetta a te garantire che tutti i tuoi processi contribuiscano a una maggiore probabilità di successo per la tua azienda. Quando i tuoi processi aziendali hanno iniziato a diventare travolgenti, questo è un segnale di partenza per spostarti e adattare effettivamente il tuo flusso di lavoro per renderlo più snello.