5 migliori idee per l'archiviazione delle informazioni nel cloud per le aziende
Pubblicato: 2022-01-31Quindi, hai selezionato solo uno dei migliori fornitori di cloud storage e hai spostato i file di dati della tua azienda sul cloud. Ma stai ottenendo il massimo dall'archiviazione dei dati nel cloud e stai facendo tutto il possibile per mantenere le tue informazioni al sicuro e protette?
Il miglior cloud storage per le aziende ha alcune funzionalità che potrebbero premiare la tua impresa. Ti consente di accedere ai tuoi documenti da qualsiasi luogo, il che è fantastico per il personale che svolge il lavoro da casa o in movimento, e include anche una buona quantità di applicazioni collaborative che possono considerare le difficoltà tecnologiche del lavoro di squadra.
Inoltre, le società cloud più significative mantengono le tue prestazioni crittografate e sicure, tuttavia ci sono probabili rischi per la stabilità per te e per i tuoi potenziali clienti se davvero non gestisci il tuo spazio di archiviazione cloud per i backup in modo appropriato.
In questo articolo, ti guideremo attraverso cinque modi in cui puoi migliorare la tua esperienza di archiviazione delle informazioni nel cloud e mantenere i tuoi documenti al sicuro.
1. Tieni il massimo della stabilità
I principali fornitori di archiviazione delle informazioni nel cloud dispongono di dispositivi di protezione all'avanguardia e regolarmente aggiornati, insieme a crittografia e firewall, quindi i tuoi file di dati sono probabilmente più sicuri sul cloud che se li avessi archiviati a livello nazionale.
Esistono anche ora potenziali pericoli, ma la maggior parte di questi può essere contrastata comprendendo e utilizzando efficacemente queste capacità di protezione e insegnando al personale una protezione online superiore.
È fondamentale che tutti gli utenti dispongano di password potenti. Molte persone usano la stessa password per tutti i loro account Internet, il che è pericoloso: se 1 sito Web su cui un personale ha un account privato viene violato, molto probabilmente gli hacker potrebbero ottenere anche i loro account di funzione.
L'opzione è utilizzare i migliori amministratori di password, questi sono estremamente sicuri e consentono agli acquirenti di avere password distintive per tutti i loro account senza doverle richiamare tutte.
Gli utenti finali delle piccole imprese del cloud dovrebbero anche utilizzare l'autenticazione a due variabili, il che significa che, anche se una password è compromessa, c'è un ulteriore livello di stabilità che impedirebbe a un hacker di entrare nell'account. In qualità di amministratore, devi essere in grado di rendere obbligatorio per tutti gli acquirenti configurarlo.
Inoltre, vengono attivati gli avvisi sul conto di garanzia. Ciò suggerisce che, in caso di azioni come indicazioni da una nuova macchina, verrai avvisato. Il più delle volte, questi avvisi non saranno quasi nulla di cui preoccuparsi, ma ti aiutano ad agire rapidamente nel raro caso in cui qualcuno non autorizzato tenti di accedere alle tue informazioni.
2. Ottieni il massimo dalla sincronizzazione
Un enorme vantaggio dell'archiviazione su cloud è la rapida sincronizzazione delle informazioni e delle cartelle. Con le società di condivisione di file più efficaci fornite da società di archiviazione dei dettagli nel cloud, tutta la tua forza lavoro sarà in grado di accedere ai file di dati più aggiornati ovunque si trovino, il che è particolarmente utile con uomini e donne sempre più numerosi che si esibiscono dalla proprietà .
Se non sei un amante delle interfacce di archiviazione cloud predefinite basate principalmente su browser, un attributo pratico fornito da molti fornitori è la capacità di combinare le tue cartelle cloud nella composizione dei file del tuo sistema di lavoro, questo tipo di file di Windows Explorer o il Finder del Mac.
Non appena avrai scaricato un'applicazione vitale, i tuoi file salvati nel cloud verranno visualizzati come una cartella sul tuo personal computer e, finché avrai una relazione online, la sincronizzazione dovrebbe essere informatizzata e senza interruzioni. Se disponi di un sacco di documenti che non vengono sincronizzati regolarmente, ad esempio un archivio di informazioni precedenti non consultate spesso, vale la pena esaminare se la tua società di archiviazione ha un'opzione per vendere questi documenti "a freddo".
Questo è quando i documenti vengono archiviati su componenti meno impegnativi come il nastro e non sono sincronizzati in tempo reale, quindi devono essere recuperati manualmente per accedervi. Il vantaggio è che può risparmiare una grande quantità di denaro. Google e Microsoft Azure sono due piattaforme che ti offrono la conservazione a freddo.
3. Tenere i fattori organizzati
L'archiviazione delle informazioni nel cloud ti consente di ordinare le tue informazioni in una semplice struttura di cartelle, come faresti con una classica spinta difficile. Se intendi condividere il file con il tuo team, è essenziale disporre di un framework chiaramente pianificato e creare criteri per una denominazione dei file affidabile in modo che ogni persona possa scoprire le informazioni di cui ha bisogno.
Fallo dall'inizio, invece di ordinare mentre procedi, o finirai inevitabilmente con un pasticcio non navigabile. Anche un'ottima struttura delle cartelle è importante per la sicurezza, principalmente perché ti aiuterà a regolare i permessi. Ad esempio, se hai creato una cartella e hai limitato l'accesso ai supervisori dell'organizzazione, tutti i file che hai impostato in essa saranno mantenuti riservati. Questo è molto più semplice che inserire i permessi dei file per ogni singolo file persona.
Oltre a una tecnica di cartella standard, dovresti davvero capire quali ulteriori risorse organizzative arrivano con il tuo cloud storage. Questi cambiano da un unico fornitore di servizi a un altro, ma, a titolo illustrativo, un particolare software vantaggioso osservato in Google Travel di cui potresti non essere a conoscenza è la capacità di incorporare un collegamento a un file in una cartella diversa.
Per fare ciò, scegli il file e premi Maiusc+Z. Sarai quindi in grado di decidere una seconda cartella in cui inserire un collegamento. Ai fini della modifica, questo è esattamente lo stesso file, anziché rimanere due copie indipendenti. Ciò è utile quando un fascicolo è applicabile a più di un singolo gruppo o impresa.
4. Collaborare con i documenti in vita
Con i file di dati archiviati su unità di area, avresti potuto provare a far aprire il file esatto a più di un singolo staff, solo per sovrascrivere le prestazioni degli altri. Ma con l'archiviazione dei dati nel cloud, è possibile accedere e modificare tutti i documenti contemporaneamente, il che tende a semplificare notevolmente una grande quantità di compiti.
Ad esempio, se disponi di un foglio di lavoro degli account ospitato su Fogli Google, chiunque nella forza lavoro dei tuoi account può aggiungere contemporaneamente i dettagli degli account con cui stanno lavorando da gadget separati. Inoltre, non è necessario preoccuparsi di chiudere il foglio in modo che un'altra persona possa acquisire un interruttore per accedervi!
È anche abbastanza semplice monitorare le modifiche. Se il supervisore della forza lavoro dell'account ritiene che una varietà nel foglio non sia corretta, può vedere il record di modifica della cella adatta e scoprire chi l'ha inserito e quando, il che aiuterà a scoprire come è stato prodotto l'errore. Anche se questo aspetto unico è esclusivo di Google Push, altre società di collaborazione cloud includono le proprie caratteristiche di record di modifica.
Potresti comunque essere nervoso sul fatto che, con più acquirenti che svolgono il lavoro su un file, un solo utente potrebbe eliminare accidentalmente il lavoro di un altro. Ma molti servizi di esperti cloud presentano il controllo delle versioni, la capacità di ripristinare un modello precedente del documento con una serie di clic. Questo è incredibilmente utile se i cavi si incrociano e vuoi annullare le modifiche che un membro dello staff ha progettato per errore di calcolo.
5. Usa le integrazioni
Altre applicazioni che usi nella tua azienda possono essere integrate con il tuo fornitore di servizi di archiviazione di informazioni sul cloud, che consente una conversazione fluida tra le procedure.
Ad esempio, potresti usare l'app di chat Slack per l'interazione con il personale. Può essere integrato con numerose società cloud, tra cui Google Travel e Dropbox. Ciò significa che puoi cercare i tuoi file senza dover uscire dall'applicazione Slack, condividere file cloud solo nelle chat o persino avere un concetto automatico pubblicato quando ci sono modifiche a una cartella.
Un'altra illustrazione è HelloSign, che consente ai clienti di indicare rapidamente e rapidamente i documenti. Con questa integrazione montata in Dropbox o Google Drive, puoi indicare i documenti cartacei nel tuo spazio di archiviazione con un paio di clic.
Dropbox si integra particolarmente perfettamente con Salesforce, il metodo di amministrazione della partnership con i clienti utilizzato da numerose organizzazioni. Puoi configurarlo per trasferire le informazioni da Dropbox direttamente ai tuoi dati Salesforce, il che può semplificare il tuo flusso di lavoro e significare che hai accessibilità ai documenti di vendita ovunque tu sia.
Questi sono solo alcuni esempi delle numerose integrazioni disponibili tramite alcuni provider di servizi cloud. Tuttavia, per continuare a mantenere una procedura di pulizia ed economica e per ridurre i potenziali rischi per la sicurezza, è necessario ricordarsi di esaminare periodicamente quali app hanno accessibilità al proprio archivio di conoscenze nel cloud e ripulire quelle che non si hanno più. .
Riepilogo
Aderendo a questi suggerimenti, puoi essere certo che i tuoi file di dati sul cloud sono sicuri e protetti, e molti fattori della tua attività lavorativa quotidiana funzioneranno in modo notevolmente più fluido grazie ai vantaggi offerti dall'archiviazione dei dati nel cloud .
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