Una guida per principianti ai diagrammi di flusso di dati

Chiedi a qualsiasi atleta professionista o dirigente d'azienda come ha avuto successo e ti dirà che ha padroneggiato un processo. Individuando quali abitudini portavano al successo e quali no, hanno migliorato la loro efficienza e produttività.

Ma implementare un processo in un’azienda, in un dipartimento o anche in un team è una cosa completamente diversa dall’affinare il proprio processo personale. Con così tante parti in movimento, come puoi monitorare e perfezionare ogni aspetto del tuo processo aziendale?

I diagrammi di flusso dei dati forniscono alle organizzazioni un modo semplice ed efficiente per comprendere, perfezionare e implementare nuovi processi o sistemi. Sono rappresentazioni visive del tuo sistema, che lo rendono facile da comprendere e da eliminare.

Prima di approfondire il modo in cui i diagrammi di flusso dei dati possono aiutarti a perfezionare qualsiasi sistema o processo aziendale, esaminiamo di cosa si tratta esattamente.

Fonte immagine

I DFD sono diventati popolari negli anni '70 e hanno mantenuto il loro uso diffuso essendo facili da capire.

Esistono due tipi di DFD: logici e fisici. I diagrammi logici mostrano il processo teorico di spostamento delle informazioni attraverso un sistema, ad esempio da dove provengono i dati, dove vanno, come cambiano e dove finiscono.

I diagrammi fisici mostrano il processo pratico di spostamento delle informazioni attraverso un sistema. Può mostrare in che modo software, hardware, file, dipendenti e clienti specifici del sistema influenzano il flusso di informazioni.

Puoi utilizzare diagrammi logici o fisici per descrivere quel flusso di informazioni. Puoi anche usarli insieme per comprendere un processo o un sistema a un livello più granulare.

I vantaggi dei diagrammi di flusso di dati

I DFD sono rappresentazioni visive che possono aiutare quasi chiunque a comprendere la logica e le funzioni di un sistema o di un processo. Oltre ad essere accessibili, forniscono la chiarezza tanto necessaria e migliorano la produttività. Ecco come.

Accessibilità

Poiché le informazioni visive sono più facili da digerire, i DFD in genere spiegano concetti complessi meglio di quanto possano fare i blocchi di testo.

Anche le presentazioni visive del funzionamento di un processo possono mantenere l'attenzione delle persone più a lungo, facilitando la conservazione delle informazioni.

Chiarezza

I DFD chiariscono i sistemi e i processi necessari affinché il tuo team possa svolgere il proprio lavoro al meglio. Che si tratti di implementare un nuovo sistema a livello aziendale o di perfezionare il processo esistente di un reparto, un DFD mette te e il tuo team sulla stessa lunghezza d'onda.

La creazione di DFD ti darà anche chiarezza sulle operazioni aziendali. Una comprensione più chiara ti consente di perfezionare e monitorare i processi aziendali con meno attriti.

Produttività

L’accessibilità e la chiarezza create con i DFD lasceranno meno spazio agli errori. Il tuo team padroneggerà meglio sistemi e processi perché li comprende.

Una maggiore comprensione, abbinata a un processo ripetibile, probabilmente aumenterà l’efficacia e la produttività del team.

A un livello più ampio, i DFD possono aiutarti a semplificare le operazioni aziendali. Quando delinei i tuoi processi, otterrai informazioni dettagliate su cosa funziona e cosa non funziona.

Queste informazioni aiutano a incrementare la produttività tua e del tuo team. Come bonus, puoi condividere le migliori pratiche tra i dipartimenti.

Simboli del diagramma del flusso di dati

Prima di utilizzare un DFD, è necessario conoscere i simboli utilizzati per descriverlo.

I simboli del diagramma di flusso dei dati sono notazioni standardizzate, come rettangoli, cerchi, frecce ed etichette di testo breve. Questi simboli rappresentano la direzione del flusso di dati, gli input, gli output, i punti di archiviazione e i sottoprocessi di un sistema.

Nei DFD vengono utilizzati quattro metodi comuni di notazione: Yourdon & De Marco, Gene & Sarson, SSADM e Unified.

Tutti utilizzano le stesse etichette e forme simili per rappresentare i quattro elementi principali di un DFD: entità esterna, processo, archivio dati e flusso di dati.

1. Ente esterno

Le entità esterne, note anche come terminatori, sorgenti, sink o attori, sono sistemi esterni che inviano o ricevono dati da e verso il sistema diagrammato.

Sono le fonti o le destinazioni delle informazioni, quindi di solito sono posizionati sui bordi del diagramma.

I simboli delle entità esterne sono simili tra i modelli ad eccezione di Unificato, che utilizza un disegno stilizzato invece di un rettangolo, un cerchio o un quadrato.

2. Processo

Il processo è una procedura che manipola i dati e il loro flusso prendendo i dati in ingresso, modificandoli e producendo un output. Un processo può farlo eseguendo calcoli e utilizzando la logica per ordinare i dati o modificare la direzione del flusso.

I processi solitamente iniziano dall'angolo in alto a sinistra del DFD e terminano nell'angolo in basso a destra del diagramma.

3. Archivio dati

Gli archivi dati contengono informazioni per un utilizzo successivo, come un file di documenti in attesa di essere elaborato. Gli input di dati fluiscono attraverso un processo e quindi attraverso un archivio dati, mentre gli output di dati escono da un archivio dati e quindi attraverso un processo.

4. Flusso di dati

Il flusso di dati è il percorso che le informazioni del sistema seguono da entità esterne attraverso processi e archivi dati. Con frecce ed etichette concise, il DFD può mostrarti la direzione del flusso di dati.

Livelli DFD

I DFD possono variare da semplici panoramiche a rappresentazioni complesse e granulari di un sistema o processo con più livelli, a partire dal livello 0.

I DFD più comuni e intuitivi sono i DFD di livello 0, chiamati anche diagrammi di contesto. Sono panoramiche comprensibili e di alto livello del flusso di informazioni attraverso un sistema o processo, quindi quasi chiunque può capirle.

Livello 0: diagramma del contesto

Questo livello DFD si concentra sui processi o sulle funzioni del sistema di alto livello e sulle origini dati che fluiscono da o verso di essi. I diagrammi di livello 0 sono progettati per essere panoramiche semplici e dirette di un processo o sistema.

Livello 1: decomposizione del processo

Sebbene i DFD di livello 1 siano ancora ampie panoramiche di un sistema o processo, sono anche più dettagliati: scompongono il singolo nodo del processo del sistema in sottoprocessi.

Livello 2: Immersioni più profonde

Il livello successivo dei DFD approfondisce ancora di più i dettagli suddividendo ciascun processo di livello 1 in sottoprocessi granulari.

Livello 3: complessità crescente

I DFD di livello 3 e con numeri più alti sono rari. Ciò è in gran parte dovuto alla quantità di dettagli richiesti, che vanifica il suo scopo originale di essere facile da comprendere.

Esempi di diagrammi di flusso di dati

I professionisti di vari settori, come ingegneria del software, IT, e-commerce e gestione e progettazione di prodotti, possono utilizzare i DFD per comprendere, perfezionare o implementare meglio un nuovo sistema o processo.

Ma come si presenta in pratica un diagramma del flusso di dati e in che modo aiuta la tua azienda? Ecco tre esempi per aiutarti a contestualizzare l'impatto dei DFD.

1. DFD di livello 0

Questo DFD di livello 0 fornisce una mappa contestuale di una piattaforma di negoziazione di titoli.

I dati fluiscono in una direzione dall'assistente del servizio clienti e dal broker alla piattaforma. Inoltre scorre in due direzioni, dai clienti alla piattaforma e ritorno.

2. DFD di livello 1

Questo DFD di livello 1 suddivide il processo del cliente in modo più dettagliato, espandendolo per includere la creazione del conto, i prelievi di contanti e le eventuali transazioni di titoli.

3. DFD di livello 2

Questo DFD di livello 2 scompone il processo “Effettua ordine” per contestualizzare i passaggi necessari per effettuare un ordine, sia da parte di un cliente che di un broker.

Rappresenta anche un centro di borsa di terze parti in cui i dettagli della transazione vengono inoltrati dopo aver effettuato un ordine.

1. Conoscere le basi.

Prima di iniziare a mappare i diagrammi del flusso di dati, è necessario seguire quattro best practice per creare un DFD valido.

1. Ogni processo dovrebbe avere almeno un input e un output.
2. Ogni archivio dati deve avere almeno un flusso di dati in entrata e in uscita.
3. I dati memorizzati di un sistema devono passare attraverso un processo.
4. Tutti i processi in un DFD devono collegarsi a un altro processo o archivio dati.

2. Selezionare un sistema o un processo.

Inizia selezionando un sistema o un processo specifico che desideri analizzare. Sebbene qualsiasi sistema o processo possa essere trasformato in un DFD, più ampio è il processo, più complicato sarà il diagramma e più difficile sarà contestualizzarlo.

Ove possibile, inizia con una piccola funzione o processo che desideri migliorare.

3. Classificare le attività commerciali correlate.

Successivamente, classificare tutte le attività correlate a questo processo in entità esterne, flussi di dati, processi e archivi dati.

Considera un sistema di ordinazione del cibo in un ristorante. I clienti sono entità esterne, il sistema di ordinazione del cibo è un processo e l’interazione tra i clienti e il sistema (che va in entrambe le direzioni) è il flusso.

Vale anche la pena notare? Il sistema di ordinazione funge anche da archivio dati, quindi per un modello SSADA ciò significa disegnarlo come un rettangolo con angoli arrotondati con due linee orizzontali all'interno per rappresentare la sua doppia funzione.

4. Disegna un DFD di contesto.

Ora è il momento di iniziare a disegnare. I DFD possono essere creati manualmente, utilizzando modelli gratuiti disponibili online o tramite estensioni del browser.

Inizia con un semplice DFD di livello 0: inizia con il tuo processo o sistema, quindi mappa tutte le connessioni e i flussi di base.

5. Controlla il tuo lavoro.

Prima di immergerti in DFD più complessi, controlla il lavoro che hai già svolto per assicurarti che sia accurato e completo.

Se hai mancato (o aggiunto) un processo, un'entità o un flusso, i DFD del livello successivo potrebbero non avere senso e potresti essere costretto a ricominciare da capo.

6. Crea diagrammi figli.

Per ogni processo o sistema descritto nel tuo DFD di livello 0, crea un nuovo diagramma figlio con le proprie entità e flussi. Alla fine, puoi utilizzare questi diagrammi figlio per connettere insieme i processi.

7. Espandere i processi in DFD di livello 1.

Utilizzando i diagrammi figlio, dovresti mappare connessioni più approfondite tra ciascun processo.

Nel caso del nostro esempio di ristorante, ciò potrebbe significare scavare più a fondo nel sistema di ordinazione del cibo e nella sua connessione con fornitori, manager, clienti e personale di cucina.

8. Ripetere secondo necessità.

Ogni processo, non importa quanto grande o piccolo, può essere reimmaginato come un diagramma di contesto di livello 0 e il ciclo può ricominciare.

Ripetere questi passaggi secondo necessità per creare tutti i DFD richiesti oppure suddividere ulteriormente i processi per sviluppare DFD di livello 2, 3, ecc.

Perfezionare il processo

Sebbene non esista un diagramma del flusso di dati "perfetto", la pratica continua può aiutare a semplificare il processo e offrire informazioni critiche su cosa funziona, cosa non funziona e dove la tua azienda può apportare miglioramenti di grande impatto.

La soluzione migliore? Ricorda la regola: mantieni le cose semplici. Inizia con il contesto, crea processi connessi e ripeti secondo necessità per mappare connessioni, flussi ed entità chiave all'interno della tua organizzazione.