Vincere le difficoltà alla trasformazione digitale e alla tecnica dell'informazione
Pubblicato: 2022-03-14
Negli ultimi due anni, gli specialisti IT hanno fatto avanzare rapidamente gli obiettivi di trasformazione digitale della loro organizzazione. Quando la pandemia ha colpito, il ritmo di queste scoperte ha accelerato.
Di punto in bianco, ciascuna sfida vissuta per essere affrontata dalla trasformazione digitale: erano le uniche opzioni comunque fattibili e protette da mettere in atto. E con solo un breve periodo di tempo per rispondere all'interruzione completa, le aziende hanno sperimentato di agire rapidamente.
Questa rapida accelerazione nel corso del passaggio ad ambienti remoti ha rimodellato le priorità ei problemi della trasformazione elettronica. Ora, i modelli di lavoro a distanza e ibridi si sono dimostrati efficaci e hanno prodotto vantaggi considerevoli (come consentire alle organizzazioni di sviluppare i propri pool di competenze), motivo per cui il governo federale del Regno Unito propone di offrire a tutti i dipendenti l'ideale per richiedere prestazioni adattabili quando iniziano nuova occupazione.
Ma con così tanti dipendenti permanentemente remoti o che scelgono un modello ibrido, l'ostacolo più recente alla trasformazione elettronica è l'espansione incontrollata dei contenuti che le aziende stanno affrontando e il modo in cui possono controllare i loro articoli elettronici in modo sicuro e con successo.
Che cos'è la dispersione materiale?
L'espansione degli articoli si verifica quando le aziende aiutano gli utenti a creare, copiare e sfruttare i contenuti non gestiti per aiutare le loro attività quotidiane.
Il patrimonio di informazioni digitali è maggiore, creando una massa ingombrante di informazioni difficile da gestire. L'espansione incontrollata dei contenuti scritti renderebbe difficile agli utenti finali di scoprire ciò di cui hanno bisogno e aumenterebbe la minaccia che le informazioni vengano salvate in punti non sicuri, il che è particolarmente correlato alle regole sulla privacy in continua evoluzione dei governi.
Le organizzazioni devono superare i problemi di dispersione del materiale dei contenuti che hanno un impatto negativo sull'efficienza e migliorare le sfide di conformità aggiornando le proprie strategie di gestione e governance delle informazioni per tenere il passo con le altre iniziative di trasformazione elettronica.
Mentre le aziende esaminano come combinano, migrano o eliminano i contenuti scritti nelle loro funzioni, un ostacolo che i decisori finali incontrano è come incorporare la conoscenza non strutturata nei loro scopi. Le forze lavoro disperse vogliono che questi dettagli siano ottenibili e disponibili per il personale, i clienti, i compagni e i sistemi attraverso diversi punti di ingresso, come gli articoli Microsoft.
La maggior parte delle aziende ha articoli distribuiti su Drive condivisi, e-mail, strumenti di collaborazione, VPN e punti extra. Nel tentativo di gestire questa espansione incontrollata materiale, le aziende stanno attraversando questi ostacoli critici:
1. Migrazione al cloud
Lo stoccaggio dei materiali è migliorato per guidare l'infrastruttura delle organizzazioni per le prestazioni da casa e la spinta a ridurre i costi operativi. Le aziende stanno ora segnalando una maggiore adozione delle risposte cloud. Secondo Gartner, nel 2021 il pagamento dei servizi di esperti di cloud pubblico in tutto il mondo aumenterà del 26,7%, poiché i CIO e i leader IT continueranno ad adottare programmi forniti dal cloud, come il pacchetto software come azienda (SaaS).
Sfruttare il cloud offre un prezzo molto più potente e flessibile suggerisce alle organizzazioni di rendere i contenuti ottenibili. Anche così, senza una governance dei materiali di successo, lo storage nel cloud si aggiunge sostanzialmente alle sfide dell'espansione incontrollata del materiale dei contenuti, motivo per cui il 69% delle aziende esprime un problema che supera le insidie di stabilità introdotte dalla forza lavoro che lavora dalla proprietà.
Una migrazione al cloud fiorente e senza minacce dovrà iniziare con la familiarità con l'ampiezza e la profondità del panorama delle conoscenze di un'organizzazione. I leader IT devono sapere in che modo i fatti vengono scambiati e modificati sia nello storage cloud sia in locale per prevedere in che modo la migrazione cloud influirà su programmi e dispositivi. Abbracciare un sistema di indagine di adeguamento che automatizza il rilevamento di come i dettagli vengono creati, archiviati e utilizzati nell'azienda può affrontare questa sfida.
2. Carenza di informazioni e governo dei fatti
Gli odierni processi di governance dell'informazione sono insufficienti in presenza di una crescita incontrollata dell'informazione. Sebbene le aziende stiano tentando di identificare, crittografare e controllare l'accesso a tutte le informazioni delicate, in una grande terra, le aziende dovrebbero davvero essere assolutamente sicure che la loro governance fornisce un potente controllo su come i dettagli vengono classificati e gestiti.
Le aziende devono essere assolutamente sicure che la loro strategia di contenuto stia migliorando l'efficienza e aderisca alle procedure interne e alle specifiche normative esterne. Ad esempio, l'identificazione e la sicurezza dei dati di identificazione personale (PII) in tutte le località geografiche ha un valore specifico, soprattutto considerando la crescente enfasi normativa in tutto il mondo (questi tipi come in Cina, negli Stati Uniti e nell'UE).
Le aziende devono disporre di un'architettura aperta, versatile e scalabile per gestire grandi volumi di materiale. Le soluzioni di gestione dei contenuti devono automatizzare il metodo di governance dei dettagli per gestire in modo sicuro il ciclo di vita delle informazioni aziendali e stabilire chi può accedere, guardare e modificare le informazioni. Gli acquirenti dovrebbero essere attrezzati per conformarsi alla governance aziendale e alle politiche amministrative di governo, sebbene accedano comunque al materiale di contenuto di cui devono disporre.
La grande risoluzione stabilisce le polizze assicurative e le procedure per le informazioni e stabilisce i criteri per un'amministrazione estesa del ciclo di vita per semplificare l'elaborazione e le istanze di reazione, pur garantendo la conformità normativa.
3. Trascurare l'incontro con il personale
Le organizzazioni che stanno affrontando l'espansione incontrollata del materiale dei contenuti attraverso i loro tentativi di trasformazione digitale dovrebbero contemplare l'impatto sul personale e trarre vantaggio dall'opportunità di migliorare le esperienze personali.
Un obiettivo centrale di qualsiasi metodo di informazione dovrebbe essere davvero quello di consentire alle persone di svolgere le proprie opportunità di lavoro, accedere ai servizi ed eseguire le responsabilità in modo molto più efficace, mitigando i rischi legati all'uso improprio di informazioni e fatti. Tieni presente che il miglioramento dell'esperienza utente a lungo termine comporta una maggiore produttività poiché i flussi di lavoro sono semplificati e automatizzati.
Per disporre di un metodo di gestione dei contenuti scritti incentrato sulle persone, le organizzazioni devono disporre di applicazioni con interfacce utente integrate per trovare e controllare i dati di cui avranno bisogno. I consumatori possono acquisire controllo e consapevolezza disponendo di un luogo centrale e modernizzato di funzioni per la segnalazione, l'esplorazione, la visualizzazione e la navigazione dei dati.
Senza i lunghi e snervanti processi manuali del materiale in esecuzione, i dipendenti saranno molto più soddisfatti e produttivi.
4. Devono avere per l'automazione
L'automazione del sistema dell'organizzazione è la più importante per i leader IT mentre evolvono la loro trasformazione elettronica e i metodi di contenuto scritto, ma spesso porta a ostacoli nell'identificazione di cosa e come automatizzare. Ad esempio, le approvazioni esterne e le eccezioni di sistema sono compiti che generalmente vengono sbrigati a seguito dell'e-mail e trarrebbero vantaggio da iniziative di automazione. Con le attività individuali automatizzate, la produttività può aumentare poiché il personale riassegna il proprio tempo a un lavoro più utile.
Anche l'elaborazione delle fatture fornitore e la rendicontazione finanziaria sono valide alternative per l'automazione. L'acquisizione istantanea e l'elaborazione sistematica di volumi significativi di dati fiscali su supporto cartaceo scansionati è possibile con un'opzione di amministrazione automatica dei contenuti. Con l'automazione che attenua parte della complessità di questi processi, le aziende avranno un percorso semplificato per il reporting finanziario.
L'amministrazione dei materiali è molto più critica che in qualsiasi momento per una vera trasformazione elettronica
Attualmente, diverse aziende stanno guardando alla trasformazione digitale per apportare miglioramenti alla loro reattività al cambiamento continuo del panorama finanziario e normativo. In questa posizione, le organizzazioni devono accelerare l'azienda elettronica o rischiare la realizzazione dell'azienda.
Mentre stanno navigando in questa carica amplificata di modifica, è fondamentale che venga applicato un solido sistema di gestione del materiale dei contenuti per gestire i problemi menzionati in precedenza in modo che le aziende possano accedere agli aspetti positivi totali dei loro effetti personali sui contenuti scritti e mitigare il rischio che possono introdurre quando non gestito.