Considerazioni sulla scelta di un provider di archiviazione cloud aziendale
Pubblicato: 2022-04-07L'archiviazione dei dati veloce e affidabile è fondamentale per la gestione della tua attività e ti consente di conservare, eseguire il backup e condividere i file in modo sicuro e protetto.
A seconda dell'azienda, potrebbe essere necessario gestire grandi quantità di dati da più origini: profili dei clienti, vendite, dati finanziari aziendali, processi operativi, politiche, informazioni sui dipendenti e altro ancora. Con una gamma così diversificata di informazioni importanti, come trovi il miglior provider di archiviazione cloud (si apre in una nuova scheda) ?
Il miglior punto di partenza è capire esattamente di cosa ha bisogno la tua azienda dallo storage su cloud. Hai bisogno di backup giornalieri o continui? Condividerai i file nel cloud storage? Di che tipo di crittografia hai bisogno? Come si integrerà lo storage dei dati con i sistemi esistenti? Sono tutte considerazioni vitali.
In questa guida, decomprimeremo ciascuno di essi, coprendo tutte le aree più importanti per aiutarti a scegliere il miglior cloud storage per la tua azienda (si apre in una nuova scheda) .
Entriamo in esso.
Passaggio 1: decidi il giusto equilibrio tra archiviazione aziendale locale e basata su cloud
Le aziende si stanno spostando sempre più verso software, sistemi e storage basati su cloud, ma ciò non significa che tutti siano pronti ad abbandonare i dati archiviati localmente. L'archiviazione locale varia in modo significativo, dall'utilizzo del disco rigido del computer per un'azienda composta da una o due persone, a un file server dedicato per le PMI o un intero data center per grandi aziende e imprese.
L'archiviazione cloud aziendale può sostituire o affiancare soluzioni di gestione dei dati locali tramite l'archiviazione cloud ibrida (si apre in una nuova scheda) . Potresti decidere di archiviare quasi tutti i dati in locale con backup periodici sul cloud, o spostare tutte le tue informazioni online, utilizzando esclusivamente SaaS e prodotti simili per accedere ai dati tramite una connessione Internet.
Per la maggior parte delle aziende, è auspicabile un equilibrio tra questi due, utilizzando la velocità e la praticità dei file locali, combinata con la sicurezza dei backup off-site basati sul cloud. Quando stai decidendo il giusto mix di archiviazione delle informazioni per le tue esigenze tra cloud e archiviazione locale (si apre in una nuova scheda) , pensa a come utilizzerai, eseguirai il backup, condividerai e gestirai i tuoi dati. Usa questa comprensione per guidare la tua scelta del giusto provider di archiviazione aziendale.
Passaggio 2: comprendi i requisiti aziendali per trovare la migliore soluzione di archiviazione dati
Il miglior cloud storage aziendale lavorerà insieme ai tuoi requisiti di gestione dei dati, invece di costringerti ad adattarti al modo di fare le cose del provider. Ecco come definire esattamente ciò di cui hai bisogno da una soluzione di archiviazione dati.
Hai bisogno di condividere e collaborare su file o vuoi semplicemente eseguirne il backup?
Alcune aziende utilizzeranno principalmente un sistema basato su cloud per i backup dei dati fuori sede. Se svolgi la maggior parte del tuo lavoro sul tuo computer locale e salvi i file sul tuo disco rigido, una soluzione di solo backup è un'ottima scelta. Creerai file e informazioni localmente, quindi un sistema basato su cloud può scansionare il tuo computer alla ricerca di file aggiornati e caricarli in modo sicuro per proteggerti dalla perdita di dati.
Altre aziende vorranno condividere file tra utenti (si apre in una nuova scheda) , consentendo a ciascun dipendente di aggiornare il file secondo necessità. Questi tipi di servizi in genere si collegano a directory specifiche su due o più computer locali e aggiornano i file con le ultime modifiche in ciascuna directory una volta che il file viene salvato e chiuso. Questo è un buon modo per gestire i dati su più PC, purché non sia necessaria la collaborazione in tempo reale.
Se desideri consentire a due utenti di lavorare su un file o informazioni contemporaneamente, avrai bisogno di un diverso tipo di soluzione di archiviazione che consenta più autori ed editori. In questi tipi di archiviazione, gli utenti possono visualizzare le modifiche apportate da altri in tempo reale, consentendo una vera collaborazione e condivisione.
Stai eseguendo anche il backup dei dati locali o delle unità di rete?
Le piccole aziende con uno o pochi dipendenti stanno probabilmente solo creando file sui dischi rigidi dei singoli PC. Questo è un caso d'uso facile per i migliori fornitori di servizi di archiviazione cloud aziendali: il loro software eseguirà la scansione del disco rigido alla ricerca di file e caricherà tutte le informazioni aggiornate nel cloud.
Man mano che le aziende crescono, le loro esigenze di archiviazione dei dati diventano più complesse. Queste organizzazioni avranno spesso file server in rete: si tratta di hardware locale condiviso contenente unità in rete in cui gli utenti possono salvare le informazioni. Non tutti i tipi di backup di archiviazione dati cloud (si apre in una nuova scheda) funzionano con i file server, quindi se utilizzi questo approccio, dovrai scegliere un fornitore che supporti le unità in rete.
Stai già archiviando i dati nel cloud tramite un'app SaaS dedicata o altri servizi?
Molte aziende utilizzano già piattaforme SaaS (Software as a Service) basate su cloud per eseguire le proprie operazioni. Questi possono includere la gestione delle relazioni con i clienti, siti Web ed e-commerce, comunicazioni o fatturazione e contabilità.
Se stai utilizzando un'app SaaS, i tuoi dati sono già stati sottoposti a backup nel cloud ed è molto probabile che tu possa condividere e collaborare ai file senza sforzo. In questi casi, potrebbe non essere necessario uno spazio di archiviazione cloud aggiuntivo al di fuori di ciò che già fornisce la piattaforma SaaS. In effetti, molti fornitori SaaS non forniscono nemmeno l'accesso diretto alle informazioni e ai file di root, sebbene spesso sia possibile esportare i dati su base ad hoc.
È anche possibile che tu stia già utilizzando un tipo di soluzione di archiviazione dati o collaborazione. Ad esempio, se utilizzi Google Drive (si apre in una nuova scheda) o Documenti, i tuoi dati sono già archiviati online. Allo stesso modo, se salvi i file su OneDrive (si apre in una nuova scheda) da Microsoft Office, anche quei file vengono archiviati online. È utile comprendere i servizi che stai già utilizzando, quindi puoi scegliere un provider di archiviazione cloud aziendale che si integra con le tue soluzioni esistenti.
Passaggio 3: definisci i tuoi requisiti di crittografia, sicurezza e archiviazione dei dati speciali
È importante proteggere i tuoi dati in ogni momento tramite il miglior cloud storage sicuro (si apre in una nuova scheda) , indipendentemente dal fatto che tu stia caricando, scaricando o semplicemente archiviando informazioni nel cloud. Ciò significa cercare fornitori di servizi di archiviazione cloud aziendali che offrono il miglior spazio di archiviazione cloud crittografato (si apre in una nuova scheda) .
Fortunatamente, la crittografia viene fornita di serie con la maggior parte dei fornitori, con i tuoi dati crittograficamente codificati quando sono "in transito" o "inattivi". Ciò rende molto più difficile per i malintenzionati intercettare e decodificare le tue informazioni aziendali sensibili.
L'archiviazione sicura nel cloud (si apre in una nuova scheda) è un'area che può fare la differenza per la sicurezza dei dati, in particolare in termini di modalità di accesso e accesso al cloud storage aziendale. In genere, ti consigliamo di scegliere un provider che offre l'autenticazione a due fattori (si apre in una nuova scheda) o a più fattori (si apre in una nuova scheda) . Questa protezione dell'accesso richiede un nome utente, una password e qualche altro fattore di sicurezza come un codice di messaggio di testo o una chiave di autenticazione monouso per accedere ai dati.
A seconda del tipo di dati che stai archiviando, il tuo fornitore potrebbe dover soddisfare ulteriori normative e conformità. Ad esempio, se sei in possesso di dati su cittadini europei, l'archiviazione dei tuoi dati deve essere conforme al GDPR (si apre in una nuova scheda) . Se gestisci le informazioni mediche, dovrai prestare attenzione all'HIPAA. Se hai a che fare con pagamenti con carta di credito, saranno necessari fornitori conformi a PCI DSS.
Passaggio 4: integrarsi con i processi di ripristino di emergenza esistenti
La perdita di dati può verificarsi in diverse circostanze. Guasti hardware, disastri naturali, errori umani, modifiche mal configurate, malware e hacking possono danneggiare o distruggere le informazioni. La mancanza di un piano di backup è dannoso per le aziende: oltre la metà di tutte le aziende ha perso dati (si apre in una nuova scheda) a causa di backup inadeguati. Perdite catastrofiche di dati sono una delle principali cause di fallimento aziendale (si apre in una nuova scheda) e fallimento.
Le aziende utilizzano spesso framework come il ripristino di emergenza (DR) (si apre in una nuova scheda) o la pianificazione della continuità aziendale (BCP) per definire e gestire il modo in cui continueranno a funzionare e a riprendersi in caso di perdita di dati. Quando scegli il miglior cloud storage aziendale, è importante capire se sono in atto politiche o procedure di DR o BCP. In questo modo, puoi comprendere i passaggi che dovrai seguire per gestire i problemi relativi alle informazioni e assicurarti che il tuo provider di archiviazione dati si integri con tali processi.
Se non disponi ancora di processi DR o BCP, vale sicuramente la pena svilupparli. È possibile creare pianificazioni di backup dei dati, decidere i tipi di backup necessari e testare i processi di ripristino. In questo modo, sarai pronto in caso di disastro!
Passaggio 5: altre considerazioni per i provider di archiviazione cloud aziendali
Ciascuna delle aree che abbiamo già elencato ti aiuterà a definire ciò di cui hai bisogno dal tuo cloud storage aziendale, ma ecco alcune considerazioni aggiuntive per rendere la tua ricerca ancora più semplice.
Scambia tra personalizzazione e usabilità
Molte soluzioni di backup e condivisione dei dati aziendali sono progettate per essere veloci e facili da usare. Ciò significa che non sono particolarmente sofisticati quando ti consentono di scegliere cosa eseguire il backup, con quale frequenza, quando o dove. Questo non sarà un problema per la maggior parte delle aziende, ma se hai bisogno di una personalizzazione più approfondita, potresti aver bisogno di una soluzione più specialistica.
Accordi sul livello di servizio per il backup e il ripristino delle informazioni
La maggior parte dei provider di archiviazione dati offre tempi di attività molto buoni, ben oltre il 99,5% di disponibilità. Questo è più che sufficiente per la maggior parte delle esigenze aziendali, ma, se hai requisiti di backup e ripristino molto severi, cerca fornitori che offrono accordi sul livello di servizio commerciale con tempi di attività garantiti ancora migliori.
Configurazione iniziale e costi di supporto per l'archiviazione dei dati basata su cloud
Il backup dei dati basato su cloud ha un buon prezzo (si apre in una nuova scheda) , spesso in base alla quantità di dati che desideri archiviare. In genere pagherai per lo spazio di archiviazione su base mensile o annuale, senza costi iniziali. Spesso puoi trovare l'archiviazione dei dati aziendali a un costo di $ 100 o meno per un anno. È un affare se lo si confronta con il costo potenziale della perdita di dati e dell'impossibilità di recuperarli.
Passaggio sei: elenca i tuoi requisiti e inizia la ricerca
Gli argomenti che abbiamo esplorato in questa guida dovrebbero coprire la maggior parte delle tue considerazioni sulla scelta del provider di archiviazione cloud aziendale perfetto. Esamina ciascuna di queste aree a turno e poni le domande a te stesso e ai tuoi colleghi, in base alle tue esigenze aziendali attuali e future. Questo ti aiuterà a creare un elenco di requisiti "indispensabili" che puoi utilizzare per restringere la ricerca.
Quando si tratta di soddisfare le tue esigenze con il fornitore e la soluzione di storage giusti, abbiamo già fatto molto del lavoro pesante. Abbiamo creato diverse guide approfondite che esaminano il miglior cloud storage per le aziende, con dettagli su molte delle aree in questo articolo, tra cui: il miglior cloud storage (si apre in una nuova scheda) ; il miglior cloud storage per le aziende (si apre in una nuova scheda) ; le migliori app per condividere file (si apre in una nuova scheda) ; e il miglior cloud storage crittografato (si apre in una nuova scheda) .
Dopo aver esaminato le migliori opzioni per le tue esigenze di archiviazione cloud, è il momento di testare le soluzioni per trovare quella giusta per te.
Ulteriori letture sul cloud storage
Dai un'occhiata alle nostre altre guide all'acquisto sull'archiviazione su cloud, incluso il miglior archivio su cloud per le foto (si apre in una nuova scheda) e i migliori servizi di backup su cloud (si apre in una nuova scheda) , per i quali abbiamo delineato una guida su come scegliere archiviazione cloud per i backup (si apre in una nuova scheda) . Abbiamo anche spiegato come scegliere e utilizzare al meglio l'archiviazione cloud (si apre in una nuova scheda) e, se stai cercando spazio di archiviazione con un budget limitato, esplora i migliori servizi di archiviazione cloud gratuiti.