5 migliori software di collaborazione sui documenti per potenziare il tuo team

"Il lavoro di squadra fa funzionare i sogni." John Maxwell

Nessuno può negare l'importanza del lavoro di squadra in ogni organizzazione, dalle grandi aziende tecnologiche come Apple o Microsoft alle piccole e medie imprese.

Non è esagerato affermare che il lavoro di squadra e la collaborazione sono le basi che possono creare o distruggere la tua attività. Questa è nota come una delle 4 abilità più vitali per il successo dei dipendenti. Ricerche recenti dimostrano che la collaborazione è considerata importante dal 75% dei dipendenti.

Per costruire una squadra che collabori in modo corretto e produttivo, oltre allo spirito collettivo, è necessario anche l'aiuto degli strumenti giusti in modo che tutti i membri possano lavorare insieme in modo efficace. Pertanto, il software di collaborazione sui documenti è qualcosa che non dovresti perdere.

In questo articolo, definiremo brevemente cos'è il software di collaborazione sui documenti e perché è vantaggioso per la tua azienda. Quindi ti forniremo un elenco selezionato dei 5 migliori strumenti di collaborazione sui documenti. Le loro caratteristiche, pro e contro saranno trattati con attenzione in questo post.

• Che cos'è il software di collaborazione per la documentazione?
• Caratteristiche principali del software di collaborazione per la documentazione
• #1 Documenti Google
• # 2 lunedì
• #3 Documenti360
• # 4 Riscrivi
• # 5 Zoho

Che cos'è il software di collaborazione per la documentazione?

Uno strumento di collaborazione sui documenti offre al tuo team un'opportunità ideale per lavorare insieme sullo stesso documento. Può essere un file di testo, un foglio di calcolo o anche un documento PDF.

I membri del team possono modificare, aggiornare e lasciare commenti su questo documento mentre vedono cosa stanno facendo gli altri. Questo non solo li libera dal dover salvare più file alla volta, ma impedisce anche conflitti di versione.

Vantaggi del software di collaborazione per la documentazione

Una piattaforma di collaborazione sulla documentazione è vantaggiosa per la tua azienda in vari modi. Aiuta a migliorare la produttività del team, in particolare i team remoti e allo stesso tempo rende la tua azienda più ben organizzata.

• Migliora la produttività dei dipendenti

Si stima che gli strumenti di collaborazione aumentino la produttività del team fino al 30%.

Il fatto che tutti i membri lavorino sullo stesso documento ti consente di tenere traccia del flusso di lavoro del team. L'incomprensione dei compiti assegnati o del lavoro altrui non sarebbe mai accaduto.

Inoltre, ogni persona può gestire una determinata sezione e conoscere i progressi della squadra. Sono in grado di intervenire quando necessario per garantire il risultato.

• Abilita feedback rapido

Senza uno strumento di collaborazione online, la tua casella di posta sarà un pasticcio di e-mail avanti e indietro. Sia i datori di lavoro che i dipendenti non possono fare a meno di inviare e ricevere tonnellate di e-mail al giorno, il che si traduce in più versioni del documento.

Per fortuna, la maggior parte dei software di collaborazione offre agli utenti la possibilità di aggiungere commenti. Ciò consente al responsabile del team o ai datori di lavoro di fornire rapidamente un feedback. Da allora, anche il team può apportare modifiche al documento rapidamente.

• Supporta il lavoro a distanza

Il lavoro a distanza è diventato sempre più popolare in questi giorni, soprattutto durante questo periodo di pandemia. La giusta opzione di collaborazione consente al team di visitare luoghi fisici o di rimanere a casa per condurre progetti in modo flessibile. Un dispositivo connesso a Internet per accedere ai file del team è la sine qua non.

Questo modello di lavoro incoraggia ancora il team a condividere i propri pensieri e idee. Tutti possono avere conversazioni aperte come se fossero in ufficio.

Caratteristiche principali del software di collaborazione per la documentazione

Ogni strumento viene fornito con una serie di funzioni utili per soddisfare scopi specifici. È difficile trovare una soluzione all-in-one per le esigenze di ogni persona. Prima di scegliere una piattaforma su misura, diamo un'occhiata alle funzionalità indispensabili di uno strumento di collaborazione sui documenti.

• Editor in tempo reale – Naturalmente, il tuo documento è "attivo", quindi le modifiche e i commenti degli utenti vengono aggiornati in tempo reale.
• Salvataggio automatico dei file : salva automaticamente i progressi del team quando sono presenti aggiornamenti sul documento.
• Versioni del documento : consentono di mantenere diverse versioni di un file, dandoti la possibilità di ripristinare una versione precedente.
• Commenti : consente di fornire feedback e porre domande nei commenti. Ciò non influisce sul lavoro corrente del team e allo stesso tempo rende il processo di modifica più approfondito.
• Archiviazione nel cloud – Concedi grande spazio di archiviazione per consentire a tutti i membri del tuo team di accedere e salvare facilmente il proprio lavoro.
• Notifiche : traccia tutte le modifiche sul documento. Aggiorna i membri del team su eventuali modifiche lì.

5 migliori strumenti di collaborazione sui documenti

Ecco i 5 migliori strumenti che puoi prendere in considerazione per l'archiviazione e la gestione dei file online.

#1 Documenti Google

La prima opzione in questo elenco è Google Docs.

Vale la pena ricordare che Google Docs non costa una fortuna per iniziare. Richiede solo di possedere un ID Google o un account Gmail per utilizzare l'app.

È come la versione basata su cloud di Microsoft Word, ma consente alle persone di accedere ai tuoi file tramite qualsiasi dispositivo connesso a Internet, dai computer ai cellulari e ai tablet. Puoi modificare il file in modo simile a Word con le opzioni della barra in alto.

Condividere un file Google non è mai stato così semplice grazie alla sua capacità di condivisione dei link. Puoi invitare persone specifiche ad accedere al documento o lasciare la porta aperta a chiunque. Per limitare le autorizzazioni, puoi consentire loro di modificare, commentare o semplicemente visualizzare il file.

Google offre 15 GB di spazio di archiviazione cloud gratuitamente. Tuttavia, puoi eseguire l'upgrade a un account premium per più spazio di archiviazione, in particolare per i team enormi. Il prezzo mensile è di $ 10 per 100 GB per ogni utente.

Professionisti

• Elimina il processo di registrazione.
• Invia notifiche e-mail quando hai condiviso un documento o quando qualcuno commenta il tuo file.
• Visualizza le versioni del documento e ripristina quelle precedenti.
• Vieni con un'interfaccia facile da usare.

contro

• Forza la connettività Internet per modificare i file.
• Limita stili e temi.
• Mancanza delle funzionalità avanzate di Word.

# 2 lunedì

Monday.com è responsabile della gestione dei progetti per soddisfare qualsiasi dimensione del team. Offre tutte le funzionalità necessarie che una piattaforma di collaborazione sui documenti dovrebbe avere.

Puoi assegnare compiti, seguire i progressi dei membri e taggare un membro con @. Inoltre, puoi modificare i file in tempo reale, salvare automaticamente, condividere commenti e trascinare il testo senza influire sugli altri compagni di squadra.

In particolare, Monday.com si integra perfettamente con molte applicazioni in modo da poter trasferire file da tali app sulla piattaforma, ad esempio Google Drive e Dropbox.

Professionisti

• Interfaccia utente fresca, pulita e intuitiva.
• Disponibile su Web, Android, iPhone e iPad.
• Offri una versione gratuita.

#3 Documenti360

Document360 aiuta il tuo team ad acquisire e archiviare informazioni importanti in un luogo. Tutti i membri possono lavorare sullo stesso documento alla volta e i loro aggiornamenti verranno salvati automaticamente. È anche possibile ripristinare le versioni.

Alcune altre funzionalità chiave di Document360 includono cronologia delle versioni, commenti, tag e promemoria di revisione.

Inoltre, il software supporta l'accesso al ruolo utente, consentendoti di controllare chi può visualizzare o modificare quale documento.

Professionisti

• Avere un'interfaccia utente pulita.
• Integra con app popolari come Slack, Microsoft Teams e Chrome.
• Abilita backup automatici e manuali.

contro

• Difficile da mettere in marcia a causa delle limitazioni nella documentazione e nei materiali didattici.

# 4 Riscrivi

ReSkript risulta essere uno dei più comuni software online per la gestione dei file e la collaborazione sui documenti grazie alla sua vasta gamma di utili funzionalità. La piattaforma è progettata per gestire il flusso di lavoro del team in modo più efficiente.

Lo strumento ti offre il quadro generale di chi accede al tuo file, la loro frequenza, quanto tempo ci hanno dedicato e persino a quale sezione sono passati. Oltre a questi, puoi organizzare file, taggare e commentare i documenti.

Professionisti

• Avere un design estetico e un'interfaccia utente facile da usare.
• Consenti videochiamate e chat.
• Lavora su squadre di qualsiasi dimensione.

# 5 Zoho

Simile a Google Docs, Zoho si occupa della creazione di documenti, fogli di lavoro e presentazioni. Puoi collaborare con altri per aggiungere, archiviare, modificare e condividere file in un attimo.

Rafforza i legami tra i team e mantiene strette connessioni classificando i file in base a team, progetti, tipi di file e autori. I collaboratori possono anche chattare con gli altri in tempo reale per velocizzare la revisione o la discussione.

Ciò che impressiona di più gli utenti è la sua capacità di impostare autorizzazioni, proteggere con password e far scadere i file per bloccare l'accesso non autorizzato.

Professionisti

• Carica musica, film e altri tipi di file su Zoho.
• Crea cartelle per una migliore organizzazione dei documenti.
• Sincronizza con i desktop.
• Avere una sicurezza rigorosa.

contro

• Nessuna versione gratuita. Il piano Starter parte da $ 2,00 per utente al mese.

Qual è il tuo software ideale per la collaborazione sui documenti?

Uno strumento di gestione dei file online consente al tuo team di elaborare il lavoro sullo stesso documento. Aiuta a facilitare il progetto di collaborazione in team e a rispettare le scadenze.

Ti abbiamo presentato i 5 migliori software di collaborazione sui documenti. Se cerchi una soluzione semplice con funzionalità di condivisione e gestione dei file di base, Google Docs è proprio quello che fa per te. Nel caso in cui cerchi una piattaforma potente con forti opzioni di sicurezza, scegli Zoho.

Mentre Google Doc e Zoho non ti costano nulla per iniziare e concedono fino a 5 GB, altri richiedono la registrazione di un piano premium.

Qual è la tua soluzione preferita? Condividi con noi i tuoi pensieri nella sezione commenti qui sotto!