I lavoratori moderni devono affrontare quotidianamente tantissime interruzioni, dai ping dei messaggi alle notifiche via e-mail, ai social media e ad altre distrazioni personali.

I lavoratori statunitensi, ad esempio, controllano la posta elettronica in media ogni 37 minuti. Ciò equivale a 15 volte al giorno.

Per i lavoratori remoti, le riunioni non necessarie rappresentano un’altra grande distrazione. Secondo Zippia, compiti di scarso valore come questi occupano il 51% della giornata lavorativa di un dipendente aziendale. L'American Psychological Association ha scoperto che se questi piccoli compiti continuano a interrompere altri compiti più importanti, ciò porta a un calo del 40% nella produttività di un dipendente.

Per prevenire perdite finanziarie dovute al calo di produttività causato da interruzioni del lavoro, è necessario concentrarsi sull’aiutare i dipendenti ad adottare migliori capacità di gestione del tempo.

In questo articolo vengono delineati i metodi più efficaci per gestire correttamente il tempo di lavoro e migliorare la produttività. Imparerai anche come monitorare i dipendenti che lavorano da casa per supportare ulteriormente gli effetti positivi delle pratiche di gestione del tempo.

Vantaggi di una gestione efficiente del tempo in ambienti di lavoro remoti

Implementare e adattare strategie di gestione del tempo nella routine quotidiana del tuo team remoto può aiutare in diversi modi:

1. Gestire le distrazioni: gli ambienti di lavoro remoti a volte possono ostacolare la disciplina. Aiutare i tuoi dipendenti a implementare un metodo efficace di gestione del tempo può rendere più semplice per loro ignorare le distrazioni e rimanere concentrati sul compito.
2. Produttività migliorata: un’abile gestione del tempo porta a una maggiore concentrazione e produttività. Una volta che i tuoi dipendenti avranno imparato a gestire in modo efficiente il tempo, saranno in grado di svolgere più lavoro di qualità in un periodo di tempo più breve.
3. Maggiore affidabilità: si può contare su dipendenti concentrati e produttivi che porteranno a termine tutte le loro attività in tempo, indipendentemente dalla loro posizione. In altre parole, per avere una forza lavoro affidabile ed efficiente, assicurati che i tuoi dipendenti remoti abbiano le necessarie competenze di gestione del tempo.
4. Migliore qualità del lavoro: dedicare tempo a compiti impegnativi offre ai tuoi dipendenti la possibilità di entrare in uno stato di lavoro profondo. Ciò garantisce una migliore qualità del lavoro, migliora la soddisfazione dei dipendenti e riduce lo stress.
5. Equilibrio tra lavoro e vita privata: una cattiva gestione del tempo sul lavoro spesso significa che il lavoro si riversa nel tempo personale. Quando aiuti i tuoi dipendenti a gestire le loro attività in modo efficiente, possono raggiungere più facilmente un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.

Strategie e strumenti per una migliore gestione del tempo

Queste sono le strategie e gli strumenti comprovati che possono aiutare il personale a gestire il proprio tempo e le proprie attività in modo più efficiente:

1. Imposta una routine

Lavorare da casa può compromettere la disciplina di una persona. Nonostante abbiano orari di lavoro flessibili, suggerisci ai tuoi dipendenti di creare un programma giornaliero e di fare del loro meglio per rispettarlo.

Possono inserire in questo programma il tempo per le commissioni personali e le pause. Evidenziare che i membri della famiglia devono avere familiarità con i loro orari.

Consigliare loro di allestire anche uno spazio di lavoro dedicato. In questo modo riducono la possibilità di interruzioni di persona e creano una mentalità strutturata per la giornata lavorativa che migliora la disciplina.

2. Resisti alle distrazioni

Resistere alle distrazioni può essere ancora più difficile a casa, dove i dipendenti sono i supervisori principali di se stessi.

Parla con i tuoi dipendenti e indica le perdite di tempo più frequenti quando lavorano da remoto. Di solito si tratta della TV, delle faccende domestiche, del telefono cellulare personale e dell'accesso a contenuti di intrattenimento.

Spiega che è meglio che scelgano un angolo di lavoro dove non possano vedere o sentire nessuno dei soliti distrattori. Inoltre, ricorda loro di disattivare l'audio del telefono e di programmare diverse pause lavorative per verificare la presenza di notifiche perse.

3. Definire gli obiettivi

Avere obiettivi a breve e lungo termine migliora la motivazione e il senso di responsabilità. Per aiutare i tuoi dipendenti a stabilire i propri obiettivi di gestione del tempo, pensa a organizzare una sessione di formazione.

Seguire il quadro SMART può essere la soluzione più efficace a questo scopo. Ciò significa stabilire obiettivi che siano:

• Specifico.
• Misurabile.
• Realizzabile.
• Realistico.
• Puntuale.

Alcuni buoni esempi di obiettivi di gestione del tempo sono:

• Ridurre il tempo trascorso sui social media a 15 minuti durante le pause di lavoro
• Rendere la routine mattutina più veloce per iniziare il lavoro prima

4. Stabilisci le priorità

Sii chiaro sul livello di priorità di ciascun progetto. Ciò aiuterà i manager a stabilire le priorità delle attività e a fornire informazioni pertinenti ai dipendenti.

Consiglia ai tuoi dipendenti di stilare un elenco di cose da fare basato sulle priorità all'inizio di ogni settimana. Consiglia di creare elenchi giornalieri simili. Quindi, possono creare programmi dettagliati e bloccare il tempo per attività particolarmente impegnative.

Ricordare loro di includere anche del tempo libero nei loro programmi. In questo modo possono adattare l'elenco se si presenta una nuova attività urgente.

5. Puntare alla massima produttività

Per raggiungere la massima produttività, ci sono diverse pratiche di gestione del tempo che i tuoi dipendenti possono implementare:

Usa la tua conoscenza su te stesso

Suggerisci ai tuoi dipendenti di pianificare le attività più impegnative durante le ore di massima concentrazione. Se sono insicuri riguardo ad alcuni dei loro compiti, incoraggiali a riservare periodi più lunghi per tali compiti.

Blocca il tempo per un lavoro ininterrotto

Blocchi di lavoro ininterrotto consentono la massima produttività. Chiedi ai tuoi dipendenti di pianificare il tempo di concentrazione per un'attività impegnativa e di disattivare ogni fonte di notifiche personali e relative al lavoro.

Prova la Tecnica del Pomodoro

Alcune persone lavorano meglio quando fanno pause brevi ma frequenti. Pomodoro consiste in periodi di lavoro mirato di 25 minuti, combinati con pause di 5 minuti. La parte difficile qui è attenersi agli intervalli.

6. Affidati al software di monitoraggio

L'implementazione di un software di monitoraggio aiuta principalmente a tenere traccia del tempo più facilmente. Tuttavia, versioni più robuste di questi strumenti possono aiutare la tua azienda e i tuoi dipendenti in molti altri modi:

• Resistere più facilmente alle distrazioni: sapere di essere monitorati aiuta i dipendenti a essere più disciplinati.
• Monitorare il modo in cui i dipendenti rispettano i periodi di tempo designati: monitorare il tempo aiuterà i tuoi dipendenti a vedere meglio quanto tempo effettivamente dedicano a un'attività.
• Misurare meglio la disciplina dei lavoratori: un potente software di monitoraggio misura ogni minuto di inattività, fornendo quindi un quadro realistico della disciplina di un dipendente.
• Fornire prova del lavoro: anche gli strumenti di monitoraggio del computer che tengono traccia delle risorse utilizzate dai dipendenti e abilitano gli screenshot forniscono anche prova del lavoro. Ciò consente ai dipendenti di disattivare le notifiche durante i periodi di lavoro concentrato e di non rispondere ai messaggi senza preoccuparsi che i loro manager possano pensare che stiano rallentando.

Conclusione

Aiutare i tuoi dipendenti ad apprendere e rispolverare le competenze di gestione del tempo avvantaggia sia l'azienda che i dipendenti. Grazie a una migliore organizzazione, i dipendenti possono raggiungere la massima produttività senza dover lavorare per più ore. In questo modo garantisci la stabilità finanziaria mentre la tua azienda rimane competitiva e i tuoi dipendenti rimangono soddisfatti e fedeli.